Составление деловых писем

1. Выбор вида делового письма.

Чем определяется выбор типа делового письма?

Нужный Вам тип делового письма, прежде всего, определяется целью Вашего сообщения. Хотите ли Вы предложить дополнительные услуги клиентам, ускорить оплату выполненных работ, уточнить условия контракта, избежать конфликта с покупателем или предъявить претензии поставщику — в зависимости от конкретных целей коммуникации Вам необходимо выбрать тот или иной формат делового письма. Поэтому прежде, чем начинать готовить письмо подумайте о том, чего именно Вы хотите добиться в результате.

Второй важный аспект, который будет влиять на форму и содержание Вашего сообщения — это его получатель. В зависимости от того, кто является Вашим адресатом, Вы не просто выберете тип письма, но и, возможно, примете более глобальное решение по поводу того, стоит ли вообще писать этому адресату. Может быть, именно ему Вы можете позвонить по телефону, договориться о личной встрече или использовать другие средства коммуникации. Как уже отмечалось в предыдущих главах, окончательное решение зависит от многих факторов, и по каждому из них взвешиваются все «за» и «против».

Какие виды деловых писем наиболее широко используются в коммуникационной практике?

Следующая таблица представляет собой сводный перечень общеизвестных типов деловых писем с указанием целей разных сообщений и потенциальных адресатов.

Образцы перечисленных типов писем Вы найдете в Практикуме по курсу «Стратегия письменных коммуникаций».

Полезные советы

ВЫБОР ТИПА ДЕЛОВОГО ПИСЬМА ОПРЕДЕЛЯЕТСЯ ЦЕЛЬЮ ВАШЕГО СООБЩЕНИЯ И ЕГО ПОЛУЧАТЕЛЕМ.

2. Разработка структуры делового письма.

С чего лучше начать подготовку делового письма?

Какова тема Вашего письма? Кто его будет читать? Чего Вы хотите добиться этим письмом? — вот вопросы, на которые следует ответить до того, как Вы начнете подготовку письма. И вновь подумайте, нужна ли Вам и Вашему адресату информация именно в виде письма, поскольку на его подготовку Вы затратите время и средства.

Какой должна быть структура делового письма?

Каждое письмо, даже самое короткое, имеет четко определенную структуру. Типовая структура делового письма приведена на рисунке:

О стандартных элементах оформления писем мы подробнее поговорим в одном из следующих разделов данной главы. Здесь мы остановимся на внутренней структуре делового письма. Как видно из приведенной схемы, эта структура всегда содержит вступление, главную часть и заключение.

Деловое письмо должно быть кратким. Зачем тогда нужно вступление?

Действительно, всегда есть соблазн сразу перейти к теме сообщения. Сдержите его. Представьте, что Ваше письмо уже на столе у получателя в куче другой неотложной корреспонденции. Звонит телефон, а у двери кабинета ожидают посетители. Как помочь занятому получателю выбрать время именно для Вашего письма? Вот здесь и нужно вступление, прочитав которое, получатель будет точно знать, о чем Ваше письмо.

Как лучше составить вступление?

Во-первых, включите во вступление краткий заголовок. Фактически это тема письма, которая должна как можно короче идентифицировать цель письма, будучи напечатанной полужирным шрифтом. Например:

О заключении контракта на поставку ксерокса АТ315.

Во-вторых, не забудьте о персональном обращении. Мы уже упоминали об этом в предыдущей главе. При этом лучше все-таки выяснить имя и должность сотрудника компании, к которому Вы обращаетесь. Эту информацию можно получить, позвонив по телефону и спросив, к кому обращаться по данному вопросу, посмотрев домашнюю страницу компании в Интернете, используя личные знакомства и т.д. Проверьте правильность написания имени и должности сотрудника! В компании могут встречаться однофамильцы, занимающие разные должности. Помимо официальной должности и адреса в «шапке» письма, получателю всегда будет приятно увидеть свое имя во вступительной части. Например, «Уважаемая Светлана Ивановна!»

В-третьих, предусмотрите связь. Используйте начальные строки письма для ссылки на последний контакт с получателем, даже если он не был связан напрямую с темой Вашего письма. Типовыми начальными строками могут быть:

«Не далее, как в своем письме от 16 марта ...», «Благодарю Вас за факс, датированный 3 апреля...», «Обращаюсь с письмом в связи со вчерашним совещанием...».

Как лучше структурировать основную часть?

В предыдущей главе мы достаточно подробно останавливались на принципах и правилах подготовки письменных сообщений. В полной мере эти правила распространяются на составление писем. Помните, что Ваше сообщение должно состоять из ряда внутренне связанных пунктов. Они должны быть выстроены в логическом порядке по отношению друг к другу. При этом любая законченная мысль должна отделяться вставкой нового параграфа. Наиболее важные, с Вашей точки зрения, мысли должны находиться в первом и в последнем абзаце основной части.

Как обычно заканчивают письмо?

Деловые письма принято заканчивать так называемыми завершающими фразами. В зависимости от темы письма и от степени Вашего личного знакомства с адресатом, эти фразы могут несколько отличаться.

Если Вы не достаточно знаете адресата и обращаетесь к нему нейтрально, то закончить письмо лучше словами «С уважением», под которыми должна стоять Ваша подпись и должность.

Если Вы уже не первый раз общаетесь с адресатом и обращаетесь к нему по имени, завершающей фразой может быть принятое в мировой практике выражение «Искренне Ваш(а)», под которым также ставится Ваша подпись и должность.

Наконец, если за время переписки у Вас с корреспондентом установились отношения более теплые, чем просто формальные, допустимо в конце написать «С наилучшими пожеланиями» или «Всего наилучшего», а должность не указывать.

Полезные советы

ВАШЕ ПИСЬМО ДОЛЖНО ИМЕТЬ ЧЕТКУЮ ВНУТРЕННЮЮ СТРУКТУРУ, ВКЛЮЧАЮЩУЮ ВСТУПЛЕНИЕ, ГЛАВНУЮ ЧАСТЬ И ЗАКЛЮЧЕНИЕ.

Похожие работы

Оформление и составление основных видов управленческих документов

Скачать

62698

5

0

... документы должны строго соответствовать закону, ни один из них не может содержать положений, противоречащих закону. Основные виды распорядительных документов подготавливаются в целом аналогично. Это достаточно сложный процесс, различия же возникают на конечной стадии оформления документов, отражающей результат коллегиальной деятельности (в случае постановлений и решений) и единоначалия (в случае ...

Основные требования к подготовке служебных документов и ведению деловой переписки в деятельности пограничных органов

Скачать

23585

1

0

... :…, только в первый, третий адрес». Заключение   Документы играют важную роль в деятельности пограничных органов управления. Правильное понимание должностными лицами органов управления теоретических основ документоведения, твердое знание современных требований, предъявляемых к составлению и оформлению документов, к организации их движения, учета и хранения, в значительной мере способствует ...

Деловая переписка

Скачать

30539

4

0

... : Enclo (Enclosure) – приложение Enclos – множ.число. например: Enclo.: 32 pages (sheets) 2.3 Электронные письма В последнее время электронная почта занимает все большее место в деловой переписке. Её преимущества очевидны: оперативность, доступность и простота использования. При этом следует помнить, что электронная переписка имеет свои нюансы, правила и этика. Получение писем 1.  ...

Деловое письмо

Скачать

16659

0

1

... деловое письмо в самом полном виде должно выглядеть следующим образом: 2. Цель письма. Текст письма. Общие правила. В самом общем случае деловые письма делятся на две большие группы: письма с предложениями продать (предложение продуктов, товаров, услуг, заявление о приеме на работу и пр.) и письма о предложениями купить (продукты, услуги и пр.). Остальные функциональные письма (жалоба, ...