Инвентаризация МБП в составе материально-производственных ценностей

8. Инвентаризация МБП в составе материально-производственных ценностей.

Как бы качественно ни был организован системный бух­галтерский учет, в организациях возможно возникновение расхождений между данными об остатках запасов, числящих­ся на счетах бухгалтерского учета, и фактическими остатками на складах.

Эти расхождения могут быть объективными, так как про­исходят изменения в состоянии материальных ценностей при хранении и перемещении (естественная убыль и др.). Они мо­гут возникнуть из-за несовершенства весоизмерительных средств, а также в результате бесхозяйственности (порча и т.д.), недостач и хищений. Поэтому действующим законодатель­ством предусмотрено, что на предприятиях систематически должна производиться инвентаризация имущества.

Согласно Положению о ведении бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации инвентаризация хозяйственных средств должна производиться по ус­мотрению руководителя организации, кроме случаев, когда проведение инвентаризации обязательно. Проведение инвентаризации обязательно:

а) при передаче имущества предприятия в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;

б) перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года. Инвентаризация основных средств может проводиться один раз в три года, а библиотеч­ных фондов - один раз в пять лет;

в) при смене материально ответственных лиц;

г) при выявлении фактов хищений или злоупотреблений, а также порчи имущества;

д) в случае пожара или стихийных бедствий или других чрезвычайных ситуаций;

е) при реорганизации или ликвидации предприятия, пе­ред составлением ликвидационного баланса и в других слу­чаях, предусмотренных законодательством Российской Фе­дерации.

Для проведения инвентаризации приказом руководителя создается инвентаризационная комиссия. На крупных пред­приятиях наряду с центральной инвентаризационной комис­сией создаются рабочие комиссии. Инвентаризация проводит­ся при обязательном участии материально ответственных лиц. Если по каким-то причинам материально ответственное лицо не может присутствовать при проведении инвентаризации, то в состав инвентаризационной комиссии включается предста­витель незаинтересованной организации.

К началу инвентаризации в карточках учета МБП должны быть отражены все операции по движению МБП; по каждому из них выведены остатки на день инвентари­зации; первичные документы по движению материалов необ­ходимо сдать в бухгалтерию и подвергнуть бухгалтерской обработке. Факт сдачи всех документов в бухгалтерию и от­сутствие неоприходованных или несписанных ценностей ма­териально ответственные лица подтверждают письменно.

При проведении инвентаризации члены рабочей комиссии осуществляют тщательный подсчет МБП и полученные фактические результаты записывают в инвентаризационные описи. Запись производится по каждому отдельному наименованию матери­алов с указанием номенклатурного номера,, вида, группы, ар­тикула, партии, сорта в единицах счета, массы или меры.

Описи заполняются не менее чем в двух экземплярах, каж­дая страница подписывается всеми членами инвентаризаци­онной комиссии.

При осуществлении инвентаризации учитываются особен­ности отдельных видов материалов. Материально-производственные запасы заносятся в опи­си по каждому отдельному наименованию с указанием вида, группы, количества и других необходимых данных (артикула, сорта и др.).

Комиссия в присутствии заведующего складом (кладовой) и других материально ответственных лиц проверяет фактичес­кое наличие товарно-материальных ценностей путем обяза­тельного их пересчета, перевешивания или перемеривания. Не допускается вносить в описи данные об остатках ценностей со слов материально ответственных лиц или до данным учета без проверки их фактического наличия. Товарно-материальные ценности, поступающие во время проведения инвентаризации, принимаются материально ответ­ственными лицами в присутствии членов инвентаризационной комиссии и приходуются по реестру или товарному отчету пос­ле инвентаризации. Эти товарно-материальные ценности за­носятся в отдельную опись под наименованием «Товарно-ма­териальные ценности, поступившие во время инвентаризации». В описи указываются дата поступления, наименование постав­щика, дата и номер приходного документа, наименование то­вара, количество, цена и сумма. Одновременно на приходном документе за подписью председателя инвентаризационной ко­миссии (или по его поручению - члена комиссии) делается от­метка «после инвентаризации» со ссылкой на дату описи, в которую записаны эти ценности.

При длительном проведении инвентаризации в исключи­тельных случаях и только с письменного разрешения руково­дителя и главного бухгалтера организации в процессе инвен­таризации товарно-материальные ценности могут отпускаться материально ответственными лицами в присутствии членов инвентаризационной комиссии. Эти ценности заносятся в от­дельную опись под наименованием «Товарно-материальные ценности, отпущенные во время инвентаризации». Оформля­ется опись по аналогии с документами на поступившие товар­но-материальные ценности во время инвентаризации. В рас­ходных документах делается отметка за подписью председателя инвентаризационной комиссии или по его поручению - члена комиссии.

Малоценные и быстроизнашивающиеся предметы, нахо­дящиеся в эксплуатации, инвентаризуются по месту их нахож­дения и лицам, на ответственном хранении которых они нахо­дятся. По МБП, выделенным в индивидуальное пользование работникам, допускается составление групповых инвентари­зационных описей с указанием в них ответственных за эти предметы лиц, на которых открыты личные карточки, с распиской их в описи. На МБП, пришедшие в негодность и не списанные, инвентаризационная комиссия составляет акт на их спи­сание с указанием времени эксплуатации, причин негодности, возможности использования этих предметов на хозяйственные цели.

Тара записывается в опись по видам, целевому назначе­нию и качественному состоянию (новая, бывшая в употребле­нии, требующая ремонта и т.д.). На тару, пришедшую в не­годность, составляется акт на списание с указанием причин негодности и лиц, ответственных за тару.

Отдельные описи составляются на материалы, находящи­еся в пути, на ответственном хранении на складах других пред­приятий, подвергшиеся порче, ненужные, неликвидные.

Материальные ценности, хранящиеся на складах других организаций, заносятся в описи на основании документов, под­тверждающих сдачу этих ценностей на ответственное хранение. В описях на эти ценности указываются их наименование, коли­чество, сорт, стоимость (по данным учета), дата принятия гру­за на хранение, место хранения, номера и даты документов.

В описях на материальные ценности, переданные в перера­ботку другой организации, указываются наименование пере­рабатывающей организации, наименование ценностей, количество, фактическая стоимость по данным учета, дата передачи ценностей в переработку, номера и даты документов.

Данные инвентаризационных описей используются для со­ставления сличительных ведомостей, в которых фактические данные описей сопоставляются с учетными данными. В сличительную ведомость заносятся данные только о тех материальных ценностях, по которым выявлены отклонения от учетных данных. Ее подписывают все члены инвентариза­ционной комиссии и работник бухгалтерии, ее составивший. Материально ответственное лицо делает на сличительной ве­домости следующую запись: «С выведенными результатами инвентаризации согласен». Отказ в подписи подтверждается специальной надписью и подписью всех членов инвентариза­ционной комиссии. При выявлении недостач или излишков материально от­ветственные лица должны дать соответствующие объяснения. Комиссия устанавливает характер, причины, виновников вы­явленных расхождений или порчи материалов и дает заклю­чение о порядке регулирования разниц и возмещении потерь.

 Инвентаризация товарно-материальных ценностей долж­на, как правило, проводиться в порядке расположения ценно­стей в данном помещении. |При хранении ценностей в разных изолированных поме­щениях у одного материально ответственного лица инвента­ризация проводится последовательно по местам хранения. После проверки ценностей вход в помещение не допускается (например, опломбируется) и комиссия переходит для работы в следующее помещение.

Аудитор должен проверить и оценить результаты инвентаризации именно по этим ведомостям, а затем провести анализ содержащихся в них данных. При выявлении отклонений фиксируются замечания и неточности, которые должны быть исправлены.

Независимо от причин возникновения все недостачи запасов по учетным ценам отражаются следующей бухгалтерской записью:

Д-т сч: 84 «Недостачи и потери от порчи ценностей»

К-т счетов 12 «МБП»

После выяснения всех обстоятельств возникновения недо­стач или порчи материалов руководитель организации при­нимает решение о порядке их списания, которое оформляется распоряжением.

При этом материальная ответственность за необеспечение сохранности ценностей должна быть предусмотрена в соот­ветствии с Кодексом законов о труде Российской Федерации. В соответствии со статьей 121.3 ущерб при хищении, недостаче, умышленном уничтожении или умышленной порче мате­риальных ценностей определяется по ценам, действующим в данной местности на день причинения ущерба. Сведения о рыночных ценах можно получить в органах ценообразования или органах государственной статистики. Разница между фактической (балансовой) стоимостью материальных ценно­стей и их стоимостью по рыночным ценам, надлежащая взыс­канию, отражается бухгалтерской записью:

Д-т сч. 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»

К-т сч. 83 «Доходы будущих периодов».

По мере погашения задолженности, учтенной на счете 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», сумма разни­цы в оценке недостающих ценностей списывается бухгалтерс­кой записью:

Д-т сч. 83 «Доходы будущих периодов»

К-т сч. 80 «Прибыли и убытки».

Недостачи ценностей сверх норм убыли и потери от порчи ценностей при отсутствии конкретных виновников списыва­ются на издержки производства, обращения или на уменьше­ние финансирования (фондов).

Выявленные при инвентаризации излишки производствен­ных запасов и готовой продукции отражают в учете по ры­ночной стоимости на дату проведения инвентаризации бух­галтерской записью:

Д-т счета 12 "МБП"

К-т счета 80 «Прибыли и убытки».

Аналитический учет недостач, хищений и порчи ведут в ве­домости по материально ответственным лицам. На каждое лицо и вид материальных ценностей, по которым .выявлены недостачи, отводится отдельная строка, В графах по дебету счета 84 отражают раздельно суммы выявленных недостач и хищений, потерь от порчи и повреждений материальных ценностей. В отдельных графах ведомости отражают суммы спи­саний с кредита счета 84 по назначению: на виновных, на из­держки производства и т.д.

В конце месяца кредитовый оборот по счету 84 переносит­ся в журнал-ордер № 10.

 Заключительным этапом проверки является контроль ведения сводного учета материальных ценностей. Эти данные проверяются по данным журнала-ордера №10, ведомостей 10,11,10с,14,15 и Главной книги.

Анализ использования материальных ресурсов предусматривает получение данных по соответствию запасов установленным нормам, расходу материалов на 1 руб. изготовленной продукции и др.

В качестве путей рационализации учета МБП можно предложить: использование ПК; применение наиболее эффективных методов учета и оценки ценностей, организации движения МБП на складах и списания по ним затрат.

9. Тестирование системы учета МБП.

Для доказательности аудиторского заключения целесообразно в процессе проверки счета 12 осуществить процедуры с использованием тестов, что означает провести испытание или исследование по заранее разработанной стандартной форме. С учетом преследуемых целей их подразделяют на тесты независимые и тесты на соответствие.

Независимые тесты предназначены для получения сведений о полноте, правильности и законности операций, содержащихся в бухгалтерских записях и финансовой отчетности.

Тесты на соответствие применяют для выявления соответствия процедур внутреннего контроля установленным нормам.

Абсолютно все аудиторские тесты классифицируются в соответствии с процедурой их осуществления.

Направления и вопросы тестирования:

1.   Имеет ли доступ к бланкам накладных, требованиям кто-либо, кроме ответственных лиц?

2.   Проверяются ли требования на МБП и накладные на его отпуск после их подготовки зав. складом ?

3.   Проводится ли предварительная нумерация накладных и требований и используется ли она для выявления отсутствующих или фиктивных документов?

4.   Проверяется ли расхождение между данными первичных документов на отпуск МБП и производственных отчетов?

5.   Правильно ли квалифицируются затраты по элементам и статьям калькуляции?

6.   Проверяют ли лица, ответственные за учет затрат, данные учета по сегментам и сводного учета ?

К наиболее типичным ошибкам по учету МБП можно отнести следующие:

·     не заключены договоры о материальной ответственности с кладовщиками (материально-ответственными лицами);

·     неправильно оформляются документы по приходу и расходу МБП;

·     не ведется аналитический учет движения МБП в бухгалтерии;

·     нерегулярно проводится сверка данных по движению МБП в бухгалтерии и на складах предприятия, не проводится ежегодная инвентаризация МБП;

·     на складах хранится большое количество неиспользуемых МБП;

·     неправильно производится списание МБП по направлениям затрат.