Информация о проведении собрания

3. Информация о проведении собрания

Порядок доведения до акционеров информации о проведении собрания регламентирован статьей 52 Закона. Ею предусмотрены две формы информации, одну из которых вправе выбрать общество по своему усмотрению. Во-первых, форма сообщения акционерам о проведении собрания, в том числе орган печати в случае сообщения в виде опубликования информации, определяется уставом общества или решением общего собрания акционеров. Общество вправе информировать акционеров о проведении собрания, используя и иные средства массовой информации - телевидение, радио. При этом необходимо учитывать требования статьи 92 Закона, согласно которой информацию о проведении общего собрания акционеров открытое общество обязано опубликовать в средствах массовой информации, доступных до всех акционеров данного общества.

Во-вторых, если уставом общества не предусмотрена определенная форма сообщения, то уведомление о проведении общего собрания акционеров, в том числе рассылка бюллетеней для голосования, осуществляется заказным письмом.

Сообщение о проведении общего собрания акционеров должно быть сделано не позднее, чем за 20 дней, а сообщение о проведении общего собрания акционеров, повестка дня которого содержит вопрос о реорганизации общества, - не позднее чем за 30 дней до даты его проведения.

В случае, предусмотренном пунктом 2 статьи 53 настоящего Федерального закона, сообщение о проведении внеочередного общего собрания акционеров должно быть сделано не позднее чем за 50 дней до даты его проведения.

Сообщение о проведении собрания должно содержать:

- полное фирменное наименование общества и место нахождения общества;

-форма проведения общего собрания акционеров (собрание или заочное голосование);

-дата, место, время проведения общего собрания акционеров и в случае, когда в соответствии с пунктом 3 статьи 60 настоящего Федерального закона заполненные бюллетени могут быть направлены обществу, почтовый адрес, по которому могут направляться заполненные бюллетени, либо в случае проведения общего собрания акционеров в форме заочного голосования дата окончания приема бюллетеней для голосования и почтовый адрес, по которому должны направляться заполненные бюллетени;

-дата составления списка лиц, имеющих право на участие в общем собрании акционеров;

-повестка дня общего собрания акционеров;

-порядок ознакомления с информацией (материалами), подлежащей предоставлению при подготовке к проведению общего собрания акционеров, и адрес (адреса), по которому с ней можно ознакомиться.

В сообщении о проведении общего собрания, проводимого в форме собрания, помимо вышеуказанных сведений, предусмотренных п.2 ст.52 Закона, должно быть указано время начала регистрации лиц, участвующих в общем собрании (Постановление ФКЦБ РФ от 31.05.2002 N 17/пс).

К информации (материалам), подлежащей представлению акционерам при подготовке годового общего собрания акционеров, относятся годовой отчет общества, заключение ревизионной комиссии (ревизора) общества и аудитора общества по результатам годовой проверки финансово-хозяйственной деятельности общества, сведения о кандидатах в совет директоров (наблюдательный совет) и ревизионную комиссию (ревизора) общества. К этой информации относятся и другие вопросы, включаемые в повестку дня внеочередного общего собрания акционеров.

В случае, если интересы акционеров представляет номинальный держатель акций, сообщение о проведении собрания направляется в его адрес. Номинальный держатель акций обязан довести до сведения своих клиентов сообщение о проведении собрания.

4. Подготовка и проведение собрания

Этому вопросу посвящена статья 54 Закона. При подготовке общего собрания акционеров совет директоров (наблюдательный совет) общества, а в случаях, предусмотренных пунктом 8 статьи 55 Закона, лица, созывающие собрание, определяют:

- дату, место и время проведения собрания;

- повестку дня собрания;

- дату составления списка акционеров, имеющих право на участие в собрании;

- порядок сообщения акционерам о проведении общего собрания;

- перечень информации (материалов), предоставляемой акционерам при подготовке

к проведению собрания;

-      форму и текст бюллетеня для голосования в случае голосования бюллетенями;

-      типы привилегированных акций, владельцы которых обладают правом голоса по вопросам повестки дня общего собрания, проводимого в форме собрания, а также о времени начала регистрации лиц, участвующих в общем собрании.

Как видим, в 54 статье ничего не сказано о проведении собрания. Что же касается подготовки к нему, то приводится перечень чисто формальных решений, необходимых для созыва собрания.

В то же время подготовка собрания требует проведения многих мероприятий, в том числе и тех, о которых говорится в статьях 51, 52 и 56 Закона. К тому же большинство чисто технических действий, связанных с подготовкой собрания, в Законе, естественно, не могло найти отражения, в этом нет необходимости. Однако без их проведения подготовить собрание невозможно.

Результативность собрания акционеров в значительной степени зависит от того, насколько четко проработана организация его проведения, налажено взаимодействие ведущего собрание, секретариата, держателя реестра, счетной и ревизионной комиссий и участников собрания.

 Для того, чтобы избежать необоснованных дискуссий, шквала вопросов из зала по процедурным вопросам, необходим регламент (порядок) проведения собрания акционеров, являющийся составной частью устава общества; компании обязаны внести изменения в свои Уставы либо внутренние документы, регулирующие порядок проведения общих собраний акционеров в связи с тем, что в июле 2002 года было опубликовано Постановление ФКЦБ «Об утверждении дополнительных требований к порядку подготовки, созыва и проведения общего собрания акционеров». Это значит, что уже с 18 августа все акционерные общества начали жить по новым правилам принятия корпоративных решений.

В связи с изданием названного документа большинству акционерных обществ придется не только изменить подход к подготовке, созыву и проведению акционерных собраний, но и внести соответствующие изменения в Уставы и внутренние документы акционерных обществ. Следовательно, именно этот нормативный акт в первую очередь повлияет на отечественные компании, и именно его акционерные общества будут наиболее часто применять в текущей деятельности.

На первый взгляд «Дополнительные требования» не содержат никаких существенных изменений, связанных с общими собраниями акционеров. Все вроде бы остается на своих местах. И только внимательное изучение положения раскрывает истинный смысл документа. Дело в том, что «Дополнительные требования», изменяя детали, призваны трансформировать представление об общем собрании акционеров, превратив его из пустой формальности и наглядного примера нарушения прав миноритарных владельцев ценных бумаг в действенный механизм, предполагающий участие в управлении компанией всех ее акционеров.

Удастся ли «Дополнительным требованиям» достичь поставленной цели, покажет время, однако уже сейчас можно сделать некоторые выводы по поводу содержания этого документа.

Так, при подготовки общего собрания акционеров устанавливается исчерпывающий перечень способов, с помощью которых акционер может контактировать с компанией. В частности, для того чтобы внести предложения в повестку дня общего собрания или инициировать проведение внеочередного акционерного собрания, надо воспользоваться одним из следующих средств:

· направит письмо почтой;

·вручить под роспись уполномоченному лицу общества;

· направить иным способом, предусмотренным Уставом или внутренними документами общества (например, с помощью электронной почты).

К сожалению, при почтовом извещении «Дополнительными требованиями» устанавливается возможность послать письмо либо по местонахождению единоличного исполнительного органа общества, либо по иным адресам, указанным в Уставе и внутренних документах юридического лица. Вряд ли это положение существенно поможет акционерам довести свое мнение до компании. Скорее всего оно будет использоваться для того, чтобы неугодные акционеры не смогли внести интересующие их вопросы в повестку дня и выдвинуть кандидатов в органы общества. Если общество устанавливает несколько адресов для приема корреспонденции, лучше направлять письма по местонахождению его генерального директора.

В связи с данным нововведением компаниям целесообразно внести некоторые изменения в свои Уставы либо внутренние документы, регулирующие порядок проведения общих собраний акционеров. В частности, следует указать точные адреса, по которым акционеры могут контактировать с обществом. Во избежание возможных разногласий необходимо предусмотреть, кому акционер или его представитель будет вручать под роспись свои предложения. Это может быть генеральный директор или председатель Совета директоров компании, корпоративный секретарь общества (если в обществе предусмотрена такая должность), иное лицо, уполномоченное принимать письменную корреспонденцию, адресованную обществу. Если компания предполагает контактировать со своими акционерами иными способами, например посредством факсимильной и телеграфной связи, электронной почты с использованием электронной цифровой подписи и т.д., их необходимо перечислить в Уставе или внутренних документах общества.

Необходимо предусмотреть, что считается датой внесения предложений. Ведь в некоторых случаях указанную дату достаточно сложно определить без соответствующего разъяснения. В случае с факсимильными сообщениями это может быть и получение предложения, к примеру, путем автоматического приема документа факсимильным аппаратом, и непосредственная регистрация документа лицом, ответственным за получение данного вида посланий.

Пожалуй, наиболее значимое положение «Дополнительных требований» — о месте проведения акционерного собрания.

До последнего времени основные владельцы акций, не желавшие по определенным причинам участия в собрании другой группы акционеров, применяли следующий прием: Совет директоров определял местом проведения собрания либо глухую деревеньку на Дальнем Востоке, либо фешенебельный курорт на Тихоокеанском. Основная масса акционеров прибыть к определенному времени в назначенное место не могла.

Во избежание такой ситуации ФКЦБ устанавливает положение, согласно которому общее собрание должно проводиться в поселении (городе, поселке, селе), являющемся местом нахождения общества. Правда, предоставляется право в Уставе или внутренних документах компании закрепить иное место проведения собрания. Эта последняя оговорка может свести на нет все старания пресечь манипуляции с данным положением. Ведь ничто не мешает основным акционерам простым большинством голосов утвердить для проведения собрания целый перечень городов мира.

Если в компании сложилась традиция проводить общие собрания акционеров не по местонахождению общества, необходимо в срочном порядке принимать дополнения к Уставу или внутреннему документу, регулирующему порядок деятельности собрания.

Широко распространена ситуация, когда местонахождение общества, например, во Владивостоке, а все его акционеры — в Москве. Самое интересное в этом то, что собрание, на котором будут вноситься соответствующие изменения, следует проводить в соответствии с рассматриваемыми «Дополнительными требованиями», т.е. по местонахождению компании. В противном случае будет сохраняться опасность судебного обжалования решений, принятых на таком собрании.

Наконец-то решен вопрос об оформлении бюллетеней при выборах членов Совета директоров с помощью кумулятивного голосования. При этой процедуре число голосов, принадлежащих каждому акционеру, умножается на число лиц, которые должны быть избраны в Совет директоров общества, и акционер вправе отдать полученные таким образом голоса полностью за одного кандидата или распределить их между двумя и более кандидатами. В связи с этим возникал логичный вопрос: необходимо ли в бюллетене для голосования приводить графы «против» и «воздержался», ведь если акционер не отдает кому-то свои голоса, это уже говорит о его неодобрении предложенной кандидатуры. В то же время ФЗ «Об акционерных обществах» требовал, чтобы все бюллетени содержали три графы: «за», «против» и «воздержался», не устанавливая никаких исключений.

Теперь все встало на свои места. Согласно «Дополнительным требованиям» варианты голосования в рассматриваемом случае, выраженные формулировками «за», «против» или «воздержался», указываются один раз по отношению ко всем кандидатам. В таком бюллетене напротив имени каждого кандидата должно находиться поле для проставления числа голосов, отданных за него лицом, которое принимает участие в общем собрании и выбирает вариант голосования «за».

Это положение потребует внести изменения во внутренние документы, регулирующие порядок деятельности собрания или Совета директоров. Дело в том, что во многих обществах формы бюллетеней для голосования закреплены одним из этих документов. Поэтому может возникнуть корпоративный конфликт, когда одна часть акционеров будет требовать избирать членов Совета директоров по старой форме бюллетеней, а другая будет призывать руководствоваться требованиями положения ФКЦБ.

Созыв общего собрания акционеров

В «Дополнительных требованиях» закреплена формулировка, что в сообщении об общем собрании должно быть указано место его проведения, т.е. адрес, по которому будет проводиться собрание.

Подробно регламентировано, какие документы относятся к дополнительной информации, обязательной для предоставления лицам, имеющим право на участие в общем собрании. Если в Уставе или внутренних документах компании указаны другие документы, необходимо привести эти положения в соответствие с «Дополнительными требованиями».

В частности, на годовом общем собрании акционеров необходимо представлять:

·годовой отчет общества;

· заключение ревизионной комиссии о достоверности данных, содержащихся в годовом отчете общества;

· рекомендации Совета директоров общества по распределению прибыли, в том числе по размеру дивиденда по акциям и порядку его выплаты, и убытков компании по результатам финансового года.

«Дополнительные требования» раскрывают, какая информация должна входить в состав годового отчета общества. Долгое время не существовало общего подхода к составлению данного документа, теперь же компании будут учитывать обязательный перечень сведений:

· положение общества в отрасли;

· приоритетные направления деятельности общества

· отчет Совета директоров о результатах развития общества по приоритетным направлениям его деятельности;

·перспективы развития общества;

· отчет о выплате объявленных (начисленных) дивидендов по акциям общества;
· описание основных факторов риска, связанных с деятельностью общества;
· перечень совершенных обществом в отчетном году крупных сделок и сделок с заинтересованностью;
· состав Совета директоров, включая информацию об изменениях, имевших место в отчетном году, информацию о членах Совета директоров, в том числе их краткие биографические данные и владение акциями общества в течение отчетного года;
· сведения о лице, занимающем должность единоличного исполнительного органа (управляющем, управляющей организации) общества и о членах коллегиального исполнительного органа общества, в том числе их краткие биографические данные и владение акциями общества в течение отчетного года;
· критерии определения и размер вознаграждения (компенсации расходов) лица, занимающего должность единоличного исполнительного органа (управляющего, управляющей организации) общества, каждого члена коллегиального исполнительного органа и каждого члена Совета директоров или общий размер вознаграждения (компенсации расходов) всех этих лиц, выплаченного или выплачиваемого по результатам отчетного года;

· сведения о соблюдении обществом Кодекса корпоративного поведения;
· иную информацию, предусмотренную Уставом или иным внутренним документом общества.

Установлен срок получения копий материалов, подлежащих представлению участникам общего собрания акционеров. Дело в том, что многие компании, не желая знакомить с информацией своих миноритарных акционеров, всячески оттягивали момент представления, пользуясь тем, что в Федеральном законе «Об акционерных обществах» срок не установлен. В результате копии материалов представлялись миноритариям уже после проведения собрания.

Теперь же общество обязано предоставить лицу, имеющему право на участие в общем собрании акционеров, копии указанных документов в течение 5 дней с даты поступления соответствующего требования. В связи с этим нововведением компании должны указать этот срок в своих Уставах и внутренних документах, регулирующих порядок деятельности собрания. Разумеется, компания может установить и меньший срок предоставления копий.

Порядок проведения общего собрания акционеров

Известны случаи, когда некоторые компании, желая не допустить к участию в собрании неугодных акционеров, отказывали их представителям в регистрации на основании того, что в доверенности содержатся неполные паспортные данные. По их мнению, следовало указать практически всю информацию, содержащуюся в паспорте, включая семейное положение и количество детей.

Теперь же не пустить представителя акционера на собрание на данном основании будет нельзя, ведь в «Дополнительных требованиях» четко указывается, что под паспортными данными представителя и представляемого, которые должны содержаться в доверенности на голосование, понимаются нумерация бланка паспорта и дата его выдачи.

После принятия поправок к Федеральному закону «Об акционерных обществах», установившему, что в компаниях с числом акционеров более 500, функции счетной комиссии выполняет регистратор (лицо, которое ведет реестр акционеров общества), возник один интересный вопрос: можно ли привлечь к этим функциям стороннего регистратора, т.е. компанию, которая не ведет реестр акционеров именно этого общества?

«Дополнительные требования» попытались устранить расплывчатость пунктов Закона, пояснив, что если ведение реестра акционеров осуществляется определенным регистратором, функции счетной комиссии общества не могут выполняться иными регистраторами.

К сожалению, по имеющимся сведениям, эта формулировка не сняла проблемы. Некоторые специалисты считают, что ФКЦБ неверно истолковало положение ФЗ «Об акционерных обществах», поэтому можно ожидать появления исков, оспаривающих законность данной нормы права.

Для того чтобы исключить злоупотребления при регистрации участников собрания с целью задержать их и не допустить голосования по некоторым вопросам повестки дня, «Дополнительные требования» устанавливают, что регистрация лиц, участвующих в общем собрании, должна осуществляться по адресу проведения общего собрания.

Уставы и внутренние документы компаний, в которых оговаривается возможность установления места регистрации участников собрания, расходящегося с местом его проведения, должны быть приведены в соответствие с изложенной выше нормой.

Вызывает интерес новое положение, касающееся открытия собрания. В частности, если к началу собрания нет кворума ни по одному из вопросов, включенных в повестку дня, открытие собрания переносится на срок, установленный Уставом или внутренним документом общества, регулирующим деятельность общего собрания, но не более чем на 2 ч. Если же в приведенных документах отсутствует указание на срок переноса открытия общего собрания, его открытие переносится на 1ч. При этом подобный перенос более одного раза не допускается.

Принятое положение разрешает тупиковую ситуацию, возможную при самостоятельном проведении акционерами или иными имеющими на это право лицами внеочередного собрания. Представим ситуацию, что акционеры, владеющие более 10% голосующих акций общества, по собственной инициативе проводят общее собрание, т.к. Совет директоров отказал в созыве. При этом в Уставе общества предусматривается, что председателем общего собрания акционеров может быть только председатель Совета директоров либо, в случае его отсутствия, один из членов Совета. Разумеется, члены Совета директоров не являются на это собрание. Что делать? Ведь оно не может проводиться без председателя.

«Дополнительные требования» разъясняют, как вести себя в подобной ситуации. Председателем общего собрания является лицо, принявшее решение о проведении внеочередного общего собрания (его представитель) или, если решение о проведении внеочередного общего собрания принято несколькими лицами, одно из них, определенное их решением. Т.е. в нашем случае акционеры–инициаторы проведения общего собрания должны принять решение, кто из их числа будет председательствовать на собрании.

В «Дополнительных требованиях» снимается вопрос, что считать датой проведения общего собрания, проходящего в форме заочного голосования акционеров. Подобной датой является дата окончания приема бюллетеней для голосования.

В Уставах и внутренних положениях некоторых компаний может быть определено, что датой проведения акционерного собрания, проходящего в форме заочного голосования акционеров, является дата подведения итогов собрания. Согласно рассмотренному положению ФКЦБ, данная фраза неверна и, следовательно, подлежит исключению из документов.

Помимо упомянутых норм «Требования» содержат большое число мелких нововведений. Пока неясно, способен ли этот нормативный акт коренным образом изменить подход акционерных компаний к проведению общих собраний. С уверенностью можно лишь сказать, что не все положения данного постановления ФКЦБ найдут поддержку среди участников корпоративных отношений. Некоторые нормы будут оспариваться в суде, а другие — просто-напросто игнорироваться. В связи с этим возникает разумный вопрос: хватит ли у уважаемого ведомства сил и возможностей, чтобы проконтролировать надлежащее исполнение этого документа всеми акционерными обществами на всей территории Российской Федерации?