2. Организация отправки документов.
Обработка и отправка исходящих документов так же, как прием и обработка входящих, проводятся обычно централизовано или секретарем, или в экспедиции (экспедитором).
Получив документ к отправке, прежде всего проверяют правильность его оформления:
- наличие подписи;
- наличие даты (если ее нет на отправляемом документе, ее проставляют);
- наличие заголовка;
- правильность адресования;
- если документ предназначен разовому корреспонденту, наличие адреса;
- наличие всех страниц в документе и всех указанных приложений.
Эти элементы оформления обязательны при отправке документа как по почте, так и по факсу. Если документ оформлен не правильно или представлен не в полном комплекте, он возвращается исполнителю для доработки.
При отправке документа по почте он конвертируется. Документы отправляемые в один адрес, вкладываются вместе в один конверт. Конверты адресуются и маркируются. Для постоянных корреспондентов конверты заготавливаются заранее. Все оформление документов, предназначенных к почтовому оформлению, проводится в строгом соответствии с требованиями правил оказания услуг почтовой связи.
Однако в последние годы с развитием передачи документов по телефонным каналам связи (факс, электронная почта) количество корреспонденции, пересылаемой традиционными почтовыми отправлениями, постоянно уменьшается.
Передача документов с использованием электронной почты значительно сокращает время на передачу информации и повышает надежность доставки.
Вместе с тем не следует забывать, что передача документов по электронной почте ставит проблему удостоверения достоверности подписи (авторизации документа), то есть применение специальной программы «электронной подписи» и заключения специального соглашения об авторизации с каждым корреспондентом.
3. Практические задания:
1. Составить служебное письмо конкретной организации с угловым и продольным расположением реквизитов.
а) Пример бланка письма с угловым расположением реквизитов:
ООО «Климат-Сервис»
Россия,
600000, г. Владимир,
ул. Ильича 5
Тел./факс: (0922) 32-34-32
________№________
На №_____ от _____
[ ]
б) Пример бланка письма с продольным расположением реквизитов:
ООО «Климат-Сервис»
Россия,
600000, г. Владимир,
ул. Ильича 5
Тел./факс: (0922) 32-34-32
________№________
Владимир
[ ]
2. Оформить личное заявление о приеме на работу и приказ по нему.
Директору ООО «Климат-Сервис»
Пронькову М.А.
От Сидорова Александра Ивановича
Проживающего, г. Владимир,
Ул. Северная д.45, кв. 5
ЗАЯВЛЕНИЕПрошу принять меня на работу на должность инженера с 21.01.2001г.
20.01.2001г. Сидоров А.И.
ООО «Климат-Сервис»
ПРИКАЗ
12.01.2001г. № 7 л/с
Владимир
По личному составу
1. Принять:
1.1. Сидорова Александра Ивановича на должность инженера с 21.01.2001г. с окладом 10.000 руб. в месяц, согласно личного заявления.
Основание: личное заявление от 20.01.2001г.
С приказом ознакомлен: Сидоров А.И.
Директор ООО «Климат-Сервис» Проньков М.А.
Виды согласования
Заинтересованных
Должностных лиц
В дело 12-23
3. Оформить справку, протокол.
ООО «Климат-Сервис»
Россия,
600000, г. Владимир,
ул. Ильича 5
Тел./факс: (0922) 32-34-32
СПРАВКА
№ 31
13.01.2001г.
Орлов Игорь Николаевич работает инженером по эксплуатации технического отдела ООО «Климат – Сервис» с окладом 3500 рублей.
Директор подпись И.О. Фамилия
Главный бухгалтер подпись И.О. Фамилия
М.П.
ООО «Климат-Сервис»
ПРОТОКОЛ
№ 31
13.01.2001г.
заседания Совета директоров
Председатель: А.Р. Серов
Секретарь: И.В. Розова
Присутствовали: А.В. Громов, И.С. Караев, М.И. Шувалов, М.А. Яров.
Повестка дня:
1. Об организации филиала предприятия в г. Дубне. Докладчик А.В. Громов.
2. …
1. СЛУШАЛИ:
Ярова М.А. – краткое изложение содержания выступления.
ВЫСТУПИЛИ:
Караев И.С. – изложение содержания выступления или вопроса.
Громов А.В. - изложение содержания выступления или вопроса.
ПОСТАНОВИЛИ:
1.1 Подготовить необходимую документацию для организации филиала предприятия до 30.01.2001г. (отв. М.И. Шувалов)
1.2 Доработать бизнес-план филиала предприятия с учетом дополнений А.В. Громова 30.01.2001г. (отв. И.С. Караев)
2. СЛУШАЛИ:
(пункт 2 оформляется так же, как и пункт 1)
Председатель подпись А.Р. Серов
Секретарь подпись И.В. Розова
4. Оформить решение (распоряжение, указание) по конкретным вопросам.
ООО «Климат-Сервис»
РАСПОРЯЖЕНИЕ
№ 31
13.01.2001г.
О перераспределении
служебных помещений
В связи с производственной необходимостью:
1. Отделу маркетинга переместить сотрудников из комнаты № 17 в комнату № 21.
Ответственный – нач. отдела Смирнов А.И.
Срок исполнения - 15.01.2001г.
2. Отделу рекламы освободить комнату № 21, разместив сотрудников на имеющихся площадях.
Ответственный – нач. отдела Антонов В.И.
3. Контроль за исполнением распоряжения возложить на главного инженера Терехова А.В.
Директор подпись И.О. Фамилия.
5. Оформить протокол проведения собрания, сделать выписку из него.
ООО «Климат-Сервис»
ПРОТОКОЛ
№ 31
13.01.2001г.
заседания Совета директоров
Председатель: А.Р. Серов
Секретарь: И.В. Розова
Присутствовали: А.В. Громов, И.С. Караев, М.И. Шувалов, М.А. Яров.
Повестка дня:
3. Об организации филиала предприятия в г. Дубне. Докладчик А.В. Громов.
4. …
3. СЛУШАЛИ:
Ярова М.А. – краткое изложение содержания выступления.
ВЫСТУПИЛИ:
Караев И.С. – изложение содержания выступления или вопроса.
Громов А.В. - изложение содержания выступления или вопроса.
ПОСТАНОВИЛИ:
3.1 Подготовить необходимую документацию для организации филиала предприятия до 30.01.2001г. (отв. М.И. Шувалов)
3.2 Доработать бизнес-план филиала предприятия с учетом дополнений А.В. Громова 30.01.2001г. (отв. И.С. Караев)
4. СЛУШАЛИ:
(пункт 2 оформляется так же, как и пункт 1)
Председатель подпись А.Р. Серов
Секретарь подпись И.В. Розова
6. Составить акт о выделении дел к уничтожению.
|
| ||||
О выделении к уничтожению документов,
не подлежащих хранению
На основании _______________________________________________________
Название и выходные данные перечня документов
____________________________________________________________________
с указанием сроков их хранения
отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности
и утратившие практическое значение документы фонда № ______________
№ п/п | Заголовок дела или групповой заголовок дел | Дата дела или крайние даты дел | Номера описей | Индекс дела (тома, части) по номенклатуре или номеру дела по описи | Количество дел (томов, частей) | Сроки хранения дела (тома, части) и номера статей по перечню | Примечания |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
Итого ____________________ дел за ___________________ годы
Описи дел постоянного хранения за __________ годы утверждены, а по личному составу согласованы с ЭПК _______________________________________
(протокол от __________ № __________)
Наименование должности лица, проводившего экспертизу ценности документов
Дата Подпись Расшифровка подписи
ОДОБРЕНО
Протокол ЦЭК (ЭК)
От __________ № _________
3. Литература:
1.”Деньги и кредит”, №6/1996, А.Ю.Симановский, статья “Государственный долг: бремя цивилизации”
2.“Рынок ценных бумаг”, №12/1995, Алексей Грабаров, статья “Новые инструменты на рынке государственного долга”
3.”Финансы”, №7/1995, Г.П.Рыбалко, статья “О внешних заимствованиях России”
4. Страховое дело. Учебник под редакцией профессора Рейтмана Л. И. М., 1992 г.
5. Страховой портфель. Рубина Ю. Б., Солдаткин В. И. - М. : “СОМИНТЕК”, 1994 г.
6. Федеральный закон РФ от 27.11.1992 г. № 4015-1 “О страховании”
... столбец; сумму чисел столбца (356) помещаем в нижнюю клетку шестого столбца. В итоге получим расчетную таблицу 1. Для контроля вычислений пользуются тождеством . Контроль: ; . Совпадение контрольных сумм свидетельствует о правильности вычислений. Вычислим условные моменты первого и второго порядков: ; . Найдем шаг (разность между любыми двумя соседними вариантами): . Вычислим искомые ...
... произношения и запоминания; - термин не должен быть перегружен мало употребительными словами иноязычного происхождения. В качестве примера можно привести анализ монографии «Теория функциональной грамматики. Локативность. Бытийность. Посессивность. Обусловленность». – СПб.: Наука, 1996. Принадлежность данного текста к научному стилю изложения определяет прежде всего построение самого ...
... владелец денежного дохода добавляет к прежнему количеству вариантов его использования еще один, на данный момент, возможно, наиболее привлекательный с точки зрения теории «выбора портфеля»,. Но при всех достоинствах экономических регуляторов существует по меньшей мере пять областей, в которых административные приемы достаточно эффективны, и их применение является обязательным (в силу ...
... способов нанесения их на почву позволяет сделать этот прием распространенным, нетрудоемким и экономически эффективным. 98. Особенности агротехники зеленых культур в утепленном грунте и теплицах. Применяющиеся в овощеводстве виды утепленного грунта очень разнообразны, и трудно провести резкую границу между открытым и самым примитивным утепленным грунтом. Например, имеющий благоприятный ...
0 комментариев