Уточнение целей системы и выбор критериев эффективности

2. Уточнение целей системы и выбор критериев эффективности

В процессе проектирования организационных систем целесообразно ориентироваться на такие понятия , как официальные, оперативные и операционные цели.

Официальные цели соответствуют общему назначению, миссии стратегическим замыслам организации, они характеризуют внешнюю направленность организации, перспективы её развития и защитные функции. Эти цели содержатся в уставе организации, отражаются в рекламе и официальных изданиях и используются при создании имиджа организации.

Оперативные цели соответствуют текущему моменту деятельности организации и тому, что на самом деле занимается организация. Эти цели отличаются внутренней направленностью, мобилизацией ресурсов и отражаются в планах работы организации.

Операционные цели характеризуются конкретизацией и детализацией задач, более чётки распределением функциональных обязанностей, контролем за исполнительской дисциплиной, возможностью изменения параметров.

Эта классификация позволяет выделить необходимые цели-ориентиры той последовательности, которая наилучшим образом способствует достижению главной цели организации.

После разработки развёрнутой во времени последовательности целей ориентиров необходимо определить стратегическую концепцию организации. Правильный выбор стратегии позволяет перейти к следующему этапу организационного проектирования – к созданию организационной структуры. На рис. 2.1 показана последовательность действий перехода от цели организации к организационной структуре управления с последующей оценкой эффективности построения этой структуры (9).

Выполнение всех этапов организационного проектирования должно сопровождаться экономическим анализом, учитывающим как ресурсные возможности организации, так и потребности внешней среды. Поскольку проектирование организации определяет её будущее и последовательность её развития, все этапы проектирования предусматривают проведение вычислительных экспериментов с использованием процедур моделирования. В частности, цель, определяемая на первом этапе проектирования, - это исходная модель будущего состояния организации. Другие элементы модели организации могут быть представлены в виде развёрнутого алгоритма. Отражающего последовательность действий на этапах организационного проектирования (см. рис. 2.2).

Анализ результатов проведенного опроса руководителей холдинга Сергея и Алены Р. (литературы по проведению опросов в настоящее время достаточно много публикуется, можно привести 10, 11) показал, что существует несколько целей работы всего холдинга в целом и отдельных его составляющих, в частности ООО «Алена». Иерархию целей можно представить следующим образом:

1.  Для всего холдинга в целом главной целью является: всемерное возрастание финансовых и материальных ресурсов холдинга, роста его влияния на социально-экономическую жизнь в городе Н-ске.

2.  Для ООО «Джи-бар» и ООО «Алена». Стать лучшими в городе заведениями для хорошего полноценного отдыха, занять основную долю рынка в этой сфере.

3.  Для ООО «Алена». Предоставить полноценный отдых людям, имеющим средний достаток и немного выше среднего, при сохранении хорошего уровня рентабельности и прибыльности.

Таким образом, указанные цели организации ООО «Алена» можно свести к количественным показателям: среднемесячное количество клиентов, посетившее кафе, объем полученной прибыли. Эти два показателя в какой-то мере противоречат друг другу. Необходимо при дальнейшем проектировании системы управление это момент учитывать.

3. Исследование и проектирование функций управления

Исследование и проектирование функций управления является наиболее трудоемкой задачей, особенно в условиях переходного периода, так как любое их изменение приводит к изменению структуры управления. Выделение функций управления вызвано ещё и многообразием управленческой деятельности, то есть процессами принятия решения. Поскольку каждая отдельная функция характеризует специфическую управленческую деятельность, то совокупность таких функций позволяет формировать конкретную систему управления. На современном

этапе у учёных нет единого мнения о трактовке и содержании функций управление.

Дадим определение (8). Функция управления – это однородный вид деятельности, объективно необходимый для реализации целей функционирования и выделенный по определенному признаку. Выделяются общие и специфические функции управления

К общим функциям управления относятся: планирование, организация, регулирование, контроль, учёт, т.е. те функции, которые характеризуют процесс управления.

К специфическим функциям относят управление:

-   основными производственными процессами;

-  вспомогательными и обслуживающими процессами;

-  оперативное (производством);

-  технической подготовкой производства;

-  сбытом продукции и др.

Поскольку для ООО «Алена» главные количественно сформулированные цели: увеличение числа клиентов, желающих получить полноценный отдых в кафе и прибыльности предприятия. То для реализации этих целей необходимо удовлетворять требованиям клиентов. Для выяснения требований проводился опрос посетителей кафе. Выяснилось клиентов хотят:

1.  посидеть в уютной теплой обстановке;

2.  вкусно поесть качественно приготовленные блюда, пить некрепкие спиртные напитки (пиво, сухие вина);

3.  чувствовать себя в безопасности;

4.  получить вежливое и приятное обслуживание.

Отсюда выстраиваются следующие цепочки:

№ п.п.	Функция	Исполнитель	Кто контролирует
1.	Принятие заказа от клиента	Официант, бармен	Бармен, администратор
2.	Передача заказа в производственный отдел (на кухню)	Официант, бармен	администратор
3.	Изготовление заказанного блюда	Повар	Официант, бармен
4.	Подача блюда клиенту	Официант	Бармен
5.	Наблюдение за безопасностью клиентов	Охранник	Официант, бармен, администратор

Для обеспечения кафе продуктами и напитками выполняются следующие действия:

№ п.п.	Функция	Исполнитель	Кто утверждает, контролирует
1.	Составление меню, списка необходимых продуктов и напитков	Официант, бармен по заказам клиентов	Администратор
2.	Передача списка продуктов в бухгалтерию	Официант, бармен	Администратор
3.	Оплата продуктов и напитков	Бухгалтер	Директор
4.	Получение продуктов и напитков от поставщиков	Водитель, экспедитор	Администратор
5.	Складирование продуктов и напитков	Экспедитор, помощник повара	Администратор

Взаимодействие с предприятиями поставляющими электроэнергию, воду, тепло, контролирующими организациями при необходим осуществляет директор, с налоговой инспекцией бухгалтер. Платежи в эти инстанции готовит бухгалтер по распоряжению директора и под его контролем, за его первой подписью.

Анализ этих управленческих функций показывает: