Правила составления и оформления документов

Министерство высшего образования Российской Федерации.

Институт управления и экономики Санкт-Петербурга.

Новосибирский филиал.

    КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА.   ПО КУРСУ «ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО». НА ТЕМУ: «ПРАВИЛА СОСТАВЛЕНИЯ И ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ».   ВЫПОЛНИЛА:

 

студентка IV курса

 специальность «Социально – культурный сервис и туризм»

 группа СОЦ 43

Воробьева Е.А.

 ПРОВЕРИЛ:

 

Преподаватель

Абрамкина А.С.

НОВОСИБИРСК 2004

Содержание.

1. Классификация документов …………………………………………………… 1

2. Основные правила составления текста документов …………………………. 3

3. Правила оформления реквизитов документов ………………………………... 4

4. Основные требования к документам,

изготовленным машинописным способом …………………………………… 16

1. Классификация документов.

Все документы по отражаемым в них видам деятельности делятся на две большие группы:

1) Документы по общим и административным вопросам, т.е. вопросам общего руководства предприятием (организацией) и его производственной деятельностью. Эти документы могут составлять работники всех подразделений предприятия.

2) Документы по функциям управления. Такие документы составляют работники финансовых органов, бухгалтерии, отделов планирования, снабжения и сбыта, других функциональных подразделений.

Документы классифицируются по именованиям: служебные письма, приказы, протоколы, акты, докладные записки, договоры и т.д. Оформление всех этих документов унифицировано, но они могут быть совершенно разными:

- по месту составления – внутренние (документы, составляемые работниками данного предприятия) и внешние (документы, поступающие из других предприятий, организаций и от частных лиц);

- по содержанию – простые (посвященные одному вопросу) и сложные (охватывающие несколько вопросов);

- по форме – индивидуальные, когда содержание каждого документа имеет свои особенности (например, докладные записки); трафаретные, когда часть документа отпечатана, а часть заполняется при составлении; и типовые, созданные для группы однородных предприятий. Как правило, все типовые и трафаретные документы печатаются типографским способом или на множительных аппаратах;

- по срокам исполнения – срочные, требующие исполнения в определенный срок, и несрочные, для которых срок исполнения не установлен;

- по происхождению – служебные, затрагивающие интересы предприятия, организации, и личные, касающиеся конкретного лица и являющиеся именными;

-     по виду оформления – подлинные, копии, выписки, дубликаты;

-                 - по средствам фиксации – письменные, графические, фотокинодокументы и т. д.

Подлинник – это подписанный и надлежащим образом оформленный экземпляр документа, составленный в первый раз. Копия – повторное, абсолютно точное воспроизведение подлинника (с пометкой «копия»), засвидетельствованное в установленном порядке соответствующим должностным лицом. На копиях служебных документов, требующих особое удостоверения, в обязательном порядке ставятся подпись руководителя и печать.

Иногда для работы требуется не копия с подлинного документа, а выписка из того или иного его раздела. При оформлении выписки обязательно надо указать, из какого документа она сделана. Правильность составления выписки подтверждается подписями должностных лиц и печатью. Предприятиям и организациям предоставлено право в случае утери владельцем подлинного документа выдавать ему соответствующий дубликат (с пометкой «дубликат»), имеющий одинаковую юридическую силу с подлинником.

2. Основные правила составления текста документов.

Документ состоит из отдельных информационных элементов, которые называются реквизитами (подпись, печать, название вида документа, текст документа и т.д.). Совокупность реквизитов документа, расположенных в установленном порядке, составляет формуляр документа.

ГОСТ Р. 6.30 - 97 «Унифицированные системы документации. Унифицированные системы организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» установил формуляр-образец организационно- распорядительных документов, который представляет собой графическую модель или схему построения документа. Формуляр-образец устанавливает размеры полей, расположение постоянных и переменных реквизитов.

ГОСТ Р. 6.30 – 97 устанавливает также состав реквизитов организационно-распорядительных документов и их расположение на бланке документа, правила оформления реквизитов, требование бланков и порядок изготовления и т. д.

Всего государственным стандартом установлено 29 реквизитов. Девятнадцатый реквизит – текст документа.

Текст – основной реквизит документа, который должен содержать достоверную и объективную информацию, изложенную ясно, точно, нейтральным тоном и по возможности кратко. Текст документа должен быть безупречным в юридическом отношении и не допускать двоякого толкования.

Документы составляются на русском или национальном языке в соответствии с законодательством Российской Федерации о государственных языках.

Текст документа может быть представлен в виде таблицы, анкеты, связного текста.

Тексты документов большого объема подразделяются на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруются арабскими цифрами:

1.   Раздел;

1.1.     Подраздел;

1.1.1.  Пункт;

1.1.1.1.Подпункт.

3.   Правила оформления реквизитов документов.

1.   Государственный герб.

В соответствии с Положением о Государственном гербе, утвержденном Указом Президента РФ от 30 ноября 1993 г. № 2050, Государственный герб изображается на бланках:

-     Президента РФ;

-     палат Федерального Собрания;

-     Правительства РФ;

-     Конституционного Суда РФ;

-     Верховного Суда РФ;

-     Высшего Арбитражного Суда РФ;

-     Центральных органов федеральной исполнительной власти (министерств, ведомств);

-     Федеральных судов;

-     Прокуратуры РФ;

-     Уполномоченного по правам человека;

-     Счетной палаты;

-     Дипломатических представительств, консульских учреждений и иных официальных представительств РФ за границей.