Выводы и рекомендации должны вытекать из содержания основной части. Нередко эта часть делового письма бывает плохо связанной с предыдущим содержанием

3.   Выводы и рекомендации должны вытекать из содержания основной части. Нередко эта часть делового письма бывает плохо связанной с предыдущим содержанием.

Порядок написания текста:

 

Подбор слов. Набор слов при общении и письменной речи различен. Действительно, при разговоре наши мысли подкрепляются эмоциями, жестами, мимикой, при чтении невозможно почувствовать всего этого. Именно по этой причине автор должен быть очень аккуратным в выборе слов. Деловое письмо должно быть удобочитаемым, понятным, производящим впечатление. Менеджеру следует придерживаться четырех правил подбора слов: 1)   Использовать больше глаголов активного залога, так как они создают яркие запоминающиеся ощущения.

2)   Подыскивать конкретные, а не абстрактные имена существительные. В тексте превалируют конкретные имена существительные, абстракциям отведено скромное место. Конкретный значит подлежащий измерению, осязанию, наблюдению, представлению (страна, семинар, политика). Абстрактный - выходящий за рамки чувственного восприятия: (структура, консенсус). В принципе разделение на данные понятия – относительно условная функция, так как конкретика и абстракция -субъективные категории. Для одного, скажем, слово «консенсус» — конкретика, а для другого — абстракция.

3)   Умеренно насыщать текст наречиями. Эта часть речи помогает оттенить характер высказывания: Употребление прилагательных и наречий для колоритной оттенки мысли вполне понятно. Трудности возникают, когда они применяются для выражения степени оттенков; «буквально на наших глазах», «с очень высокой степенью огосударствления». Здесь напрашиваются цифры. Однако любовь к цифрам поощряться не должна.

4)   Подбирать короткие слова.

Компановка предложений. Существует неверное мнение о том, что технические и экономические темы невозможно раскрыть обычными словами без потери смысла и точности. Предложения, не отягощенные сложными словами, намного лучше поддаются пониманию, и это очень важно помнить при написании делового письма. В среднем следует придерживаться 18 – 20 слов в предложении, так как доказано, что когда человек сталкивается с фразой, превышающей 20 слов, у него возникает желание вернуться назад и перечитать фразу еще раз.

Как известно предложения делятся на сложные и простые. Безусловно, простые предложения легче для понимания, но без сложных невозможно полностью передать основную мысль, отсюда вытекает несколько правил:

·       Переизбыток информации в одной фразе нежелателен.

·       Вся информация в тексте должна быть объединена на каком-то общем основании.

·       Фразы должны быть компактными.

·       При компановке фраз необходимо придерживаться 18-20 слов.

·       Необходимо одушевлять даже самую сухую информацию.

 

Анализ текста.

Существует много различных методов анализа текста, его количественной и качественной оценки.

В принципе все они схожи между собой:

1.   После завершения письма, прочитать внимательно весь текст. Сформулировать общее впечатление о документе.

2.   Определить среднее количество слов в предложении (оно должно быть 18 – 20)

3.   Подсчитать общее количество глаголов. В тексте должны преобладать глаголы активного (действительного) залога.

4.   Определить общее количество имен существительных, а также абстрактных и конкретных. Вторых должно быть не менее 60%.

5.   Короткие слова должны преобладать над длинными.

6.   После просмотра провести тщательную редакцию текста, обратив внимание на грамматику, правописание, пунктуацию, подбор слов, стиль.

7.   Сверить цифровой материал, проверить таблицы, сноски, цитаты.

Оформление. Очень важно тщательно продумать внешний вид делового письма, так как именно на это в первую очередь обращает внимание читатель

Требования:

1.   наличие полей справа, слева» сверху, снизу;

2.   выделение абзацев в тексте;

3.   четкий и понятный заголовок;

4.   хорошее качество печати;

5.   список литературы (если это информационное сообщение).

слушание собеседника

Слушание - главнейший компонент общения. Все люди слушают, но не все отдают себе отчет в том, что слушая, они оказывают на того, кто говорит, неизменно большее влияние, нежели с жаром произнося перед ним тирады слов. По сведениям, полученным из бесед с зарубежными менеджерами, тот кто обладает мастерством слушания всегда добивается успеха. Тем не менее, как утверждают американские психологи, многие люди совсем не умеют слушать. По данным Д. Барбара американские менеджеры, не прошедшие курсов обучения слушанию, используют 30 % своих возможностей по осуществлению деловой коммуникации

Наблюдения показывают, что по манере слушания всех людей можно поделить на три категории:

а) внимательных;

б) пассивных

в) агрессивных.

Менеджер, если он хочет расходовать свою психическую энергию с расчетом на отдачу, должен стать внимательным слушателем. Для этого ему надо избавляться от пассивности и не впадать в агрессивность.

Есть несколько правил, которых надо придерживаться:

1.        Относитесь к говорящему с уважением, цените по достоинству его желание сообщить нечто новое.

2.        В самом начале разговора постарайтесь установить контакт с собеседником. Чтобы установить такой контакт, нужно сформировать у себя установку к искреннему реагированию на речь говорящего.

3.        Смотрите на собеседника. Можно смотреть в глаза, но не всем, так как некоторые люди стесняются.

4.        Не перебивайте говорящего. Надо быть прилежным слушателем, выслушивать собеседника до конца. Терпеливое слушание помогает решить многие вопросы по оказанию воздействия, в частности разоружать агрессивных собеседников.

5.        Не делайте выводов раньше времени.

Приемы, помогающие избавиться от агрессивности

 

1.       Не доминируйте во время беседы.

2.       Не давайте волю эмоциям. Когда эмоции берут верх, разум притупляется. Когда чувствуете, что эмоции становятся хозяином положения, подумайте о собеседнике.

3.       Не спешите возражать. Дайте собеседнику выговориться. Когда говорящего перебивают, чтобы сделать возражение, поступают необдуманно. Во-первых, останавливая человека, не успевшего выговориться, мы порождаем у него чувство досады. Оно-то и не позволяет ему согласиться с возражениями. Другое дело возражать после того, когда собеседник исчерпает себя словами. Разрядившись, человек готов выслушать аргументацию. Во-вторых, если слушать внимательно, возможно и возражать не придется: под влиянием внимательного и терпеливого слушателя гаснет пыл оппонента.

4.       Не принимайте «позы обороны». Когда слушающий скрещивает руки на груди, сжимает мышцы, напрягается, говорят, что он «уходит в оборону». Действительно, напряжение различных участков тела — это свидетельство несогласия.

5.       В разговоре всегда находите паузу для остановки. Пауза нужна, во-первых, чтобы дать собеседнику вклиниться в разговор, а во-вторых, чтобы погасить свой пыл.

Преодоление пассивности

1.   Не будьте молчуном. Молчание — это не слушание, хотя многие так и думают. Пауза в разговоре — это прием слушания. Однако если пауза превышает 5—6 секунд, она воспринимается как молчание. Молчание гасит активность говорящего.

2.   Сдерживайтесь в меру. Терпение и сдержанность — это приемы воздействия. Однако, когда они переходят границу, то обращаются в свою противоположность. Безмерное терпение и сдержанность слушающего могут породить у говорящего ответное действие в виде психологической защиты. Мерилом здесь выступает чувство меры.

3.   Не выставляйте из себя умника. Натянутость и витиеватые замечания по поводу того, что говорит собеседник, часто порождают скуку. Когда говорящий в ответ на свое высказывание слышит что-то невнятное, он не может не думать о безразличном отношении к нему.

4.   Следите за своим расслаблением. Раскованность стимулирует говорящего. Но это не значит, что надо полностью расслабляться. Расслабление (релаксация) ослабляет внимание.

5.   Если устали, извинитесь. Контролируйте свое состояние. Когда почувствуете скованность в суставах или потребность к потягиванию, не встряхивайтесь. Это сразу замечается. Лучше всего сослаться на самочувствие или подыскать какой-нибудь предлог для перерыва.

Очень важно уметь слушать своего собеседника, и не только на работе, но и в реальной жизни. Человек, который обладает умением слушать, никогда не останется не уделом.

Повышение эффективности слушания.

Ответ может быть вполне определенным: «Проявляйте к собеседнику максимум внимания». Менеджер, если он поставил перед собой задачу делать свое общение с подчиненными (посетителями) эффективным инструментом побуждения людей к деятельности, должен повысить свою культуру слушания. Приведенные выше 15 правил помогут ему организовать самотренировку. Для оценки умения слушать предлагается несложный тест.

ТЕСТ - «ЭФФЕКТИВНОСТЬ СЛУШАНИЯ

Он состоит из 10 вопросов, ответы на которые помогут убедиться в том, как эффективно тестируемый слушает своих собеседников.

Вопросы 1.   Даете ли вы собеседнику возможность высказаться, не перебивая его?

2.   Обращаете ли Вы внимание на подтекст высказывания собеседника?

3.   Стараетесь ли Вы запомнить, что говорит Ваш собеседник?

4.   Обращаете ли Вы внимание на главные стороны сообщения?

5.   Слушая собеседника, стараетесь ли Вы сохранить в памяти основные факты сообщения?

6.   Обращаете ли Вы внимание собеседника на то, что вытекает из содержания сообщения?

7.   Подавляете ли Вы у себя желание уклониться в беседе от неприятных Вам вопросов?

8.   Воздерживаетесь ли Вы от раздражения, когда собеседник высказывает противоположную точку зрения?

9.   Стараетесь ли Вы удерживать свое внимание на сообщении собеседника?

10.       Проявляют ли Ваши собеседники интерес к беседе с Вами?

Я набрала 32 балла, это значит, что я отлично слушаю собеседника.

техника быстрого чтения

Для менеджера очень важно уметь быстро обработать поток информации, так как за последнее время значительно возросло количество печатного материала. При овладении техникой быстрого чтения, необходимо избавляться от некоторых основных недостатков:

1.   Артикуляция или проговаривание текста при чтении. Восприятие и обработка текста происходит с участием слухового канала, что тормозит скорость чтения (не более 150 слов в минуту)

2.   Малое поле зрения при чтении. Поле зрения - участок текста, воспринимаемый глазами при одной фиксации взгляда. При обычном чтении, когда воспринимаются буквы, в лучшем случае отдельные слова, поле зрения очень мало. В результате глаз вынужден делать много лишних скачков и фиксаций (остановок) при считывании.