Делопроизводство

Введение

Информация, содержащаяся в документах, необходима для стабильной деятельности любой организации. На основе ее принимаются соответствующие управленческие решения. Документы во многих случаях являются главным аргументом в спорных ситуациях, подтверждая тем самым первичное определение термина «документ» как «способ доказательства».

Вот как выглядит одна из современных рекомендаций российскому предпринимателю: «В деловой жизни бизнес часто соседствует с обманом. Не верьте обещаниям. Только грамотно составленный, имеющий юридическую силу документ является гарантом успешной сделки!».

Сколько происходит заседаний арбитражного суда, сколько убытков несут предприятия из-за случайно или умышленно неправильно составленных документов!

Беспорядок в хранении документов может обернуться риском потери ценной информации, что может негативно отразиться на деятельности предприятия.

Руководители предприятий несут персональную ответственность за состав, сохранность и правильное оформление документов.

При работе с документами необходимо руководствоваться нормативными актами Российской Федерации, которые предусматривают составление документов по определенным правилам, ведение номенклатуры (списка) дел, создание архива организации для обеспечения сохранности наиболее ценных документов.

Требования к бланкам документов предприятия

Следует учитывать, что документы являются составной частью имиджа предприятия, его своеобразной визитной карточкой. Документ на неприглядном, «бедно» сделанном бланке, напечатанный нераз­борчивым шрифтом, производит нежелательное впечатление о пред­приятии. По этой же причине резиновый штемпель с наименованием предприятия, оттиск которого проставляется на листе бумаги, вышел из деловой практики Запада и все меньше применяется в России.

Бланк, в котором много места отводится под эмблему и наименова­ние предприятия и мало для текста, неудобен в работе. Поэтому реко­мендуется отводить под эмблему 1,5-2 см от границы верхнего поля.

Современный дизайн оформления бланка, «свой» фирменный стиль качественная бумага, полный набор сведений о предприятии. Правильное их расположение на листе особенно важны для благоприятного воздействия на делового партнера.

Бланки предприятия изготавливаются типографским способом или с помощью персонального компьютера и имеют установленный ком­плекс реквизитов и определенный порядок их расположения.

Для изготовления бланков в основном используются два формата листов бумаги А4 (210х297 мм) и А5 (148х210 мм). Большая часть доку­ментов предприятия составляется на бланках А4. Для небольших писем, справок используются бланки формата А5. Гораздо реже используются бланки формата A3 (297х420 мм), предназначенные для бизнес-планов, бухгалтерских отчетов, графиков и т.п.

Рекомендуется использовать два вида бланков предприятия:

·     бланк для внутренних документов (приказов, протоколов, решений);

·     бланк для внешних документов (писем, факсов).

Бланк для внутренних документов содержит эмблему предприятия и наименование предприятия.

На бланке для внешних документов указываются: эмблема пред­приятия; наименование предприятия; почтовый адрес предприятия; банковские реквизиты; номер контактного телефона; номер телефакса; дата и номер письма; реквизит «На №___от____», в котором ука­зывается дата и номер того письма, на который предприятие дает от­вет.

Бланки каждого вида могут изготавливаться с угловым и продоль­ным расположением реквизитов.

Продольное расположение заголовочной части документа предпола­гает расположение реквизитов документа вдоль верхней части листа с их центровкой, т.е. равным удалением каждой строки от левого и правого поля.

Наиболее используемое в настоящее время угловое расположение реквизитов предполагает их размещение в верхней левой части листа. Особенно удобен угловой бланк для писем, факсов, т. к. пра­вый верхний угол используется для указания адреса получателя. Правая верхняя часть листа может использоваться также для других реквизитов: грифа утверждения (в актах, инструкциях) и резолюции руководителя (на поступивших документах). По подсчетам специалистов угловое располо­жение экономит до 20% площади листа документа.

Угловое расположение реквизитов имеет два вида: фланговое и центрированное. При фланговом расположении строки бланка начинаются от границы левого поля, правый край не выравнивается. При угловом центрованном расположении все реквизиты, расположенные в углу листа, выравниваются (центруются) относительно половины листа документа, т. е. находятся на равном удалении от границы левого поля и середины листа.

Предприятиям, работающим с зарубежными партнерами, необходи­мы специальные бланки с дублированием реквизитов на языке партнера или английском языке. При угловом расположении реквизитов в левой верхней части печатаются реквизиты на русском языке, справа - на иностранном. При продольном расположении реквизитов бланка сначала печатаются реквизиты на русском языке, а ниже - на ино­странном.

Все бланки, как и документы, должны иметь поля.

·     левое — 20 мм (8 машинописных знаков или ударов),

·     верхнее — не менее 10 мм,

·     правое и нижнее — не менее 8 мм.

В целях экономии площади листа ряд фирм в верхней части бланка указывают только эмблему и наименование предприятия, а адрес, номе­ра телефонов, факсов и банковские реквизиты располагают прямо на нижнем поле листа.

Границы отдельных реквизитов (например, «заголовок к тексту», «адресат») удобно обозначать уголками, чтобы избежать ошибок в их расположении при печатании

Бланки часто используемых документов такие, как справки, акты приема работ по контракту и другие, могут содержать также части по­стоянного текста, которые при составлении документов дополняются переменной информацией.

Общие правила оформления управленческих документов.

В делопроизводстве существуют единые требования и правила оформления документов управления, которые установлены государственными нормативными актами.

Выполнение единых правил оформления документов обеспечивает:

·    юридическую силу документов;

·    оперативное и качественное составление и исполнение документов;

·    организацию быстрого поиска документов;

·    более активное использование компьютера при составлении документов;

Любой документ состоит из ряда составляющих его документов (даты, текста, подписи и т.д.), которые называются реквизитами. Каждый вид документа (акт, приказ, письмо) имеет определенный набор реквизитов.

В практике работы коммерческих предприятий не используется реквизит «1 - государственный герб». Он ставится только на документах государственных учреждений и предприятий, которым предоставляется такое право. Реквизит «3 - изображение наград» также не используется при разработке бланка фирмы.

К наиболее важным реквизитам документов, используемым в современной практике, относятся:

2 - эмблема организации;

7 - наименование организации;

9 - индекс предприятия связи, почтовый индекс, телефон, факс, номер расчетного счета в банке;

10 - название вида документа;

11 - дата;

12 - индекс (№) документа;

13 - ссылка на индекс и дату входящего документа;

15 - гриф ограничения доступа к документу;

16 - адресат;

17 - гриф утверждения;

18 - резолюция;

19 - заголовок к тексту;

20 - отметка о контроле;

21 - текст;

22 - отметка о наличии приложений;

23 - подпись;

25 - визы;

26 - печать;

27 - отметка о заверении копии;

28 - фамилия исполнителя и номер его телефона;

29 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

31 - отметка о поступлении[1].

Особенно важным является правильное оформление таких реквизи­тов, как дата, подпись, печать, гриф утверждения, которые придают документу юридическую силу.

Каждый документ можно разделить на 3 основные части:

·    заголовочную часть (в нее входят реквизиты, расположенные до текста);

·    основную часть (реквизиты «текст» и «приложения»);

·    оформляющую часть (реквизиты, расположенные ниже текста и приложения).

Реквизит «эмблема организации»

Эмблема предприятия - условное (символическое) графическое изоб­ражение, зарегистрированное в установленном порядке. В качестве эмбле­мы организации может быть использован товарный знак, рисунок, аббре­виатура, комбинированное буквенно-графическое изображение и т. п.

При угловом расположении реквизитов эмблема распо­лагается в левом верхнем углу, а при продольном (центрованном) — в середине верхней части листа.

Реквизит «наименование организации»

Юридическое лицо, являющееся коммерческой организацией, должно иметь фирменное наименование (статья 54 Гражданского кодекса РФ).

Наименование организации пишется в строгом соответствии с наимено­ванием, зарегистрированным в учредительных документах: уставе предприя­тия или учредительном договоре; свидетельстве Регистрационной палаты.

В наименовании используются сокращения типа ООО (общество с ограниченной ответственностью), ОАО (открытое акционерное обще­ство) и т. п.

Реквизит «наименование организации» располагается под реквизи­том «эмблема организации».

Реквизит «индекс предприятия связи, почтовый адрес, номер телефона, факса, номер счета в банке»

Совокупность перечисленных в реквизите данных является юри­дическим адресом предприятия.

На бланках для писем, факсов юридический адрес проставляется ти­пографским способом или с помощью ПК.

Данный реквизит располагается в левом верхнем углу под реквизи­том «наименование организации» или на нижнем поле до­кумента.

Реквизит «название вида документа»

Реквизит «название вида документа» располагают в заголовочной части документа после реквизита «наименование организации» и юри­дического адреса и печатают прописными буквами от границы левого поля, например, АКТ, СПРАВКА.

Этот реквизит является одним из важнейших и проставляется на всех документах, кроме писем и факсов. Для писем указание вида документа используется только в следующем сочетании: ГАРАНТИЙНОЕ ПИСЬМО.

Название вида документа дает общее представление о назначении документа, определяет состав его реквизитов, структуру текста, степень обязательности выполнения его требований.

Реквизит «дата»

Дата — один из основных реквизитов документа, обеспечивающих его юридическую силу. Датой документа является:

·    дата его подписания (для приказов, писем, факсов, справок);

·    дата его утверждения (для планов, отчетов, правил, инструкций);

·    дата события, которое в нем зафиксировано (для протоколов, актов)

Все даты в документе: в заголовочной части, в тексте, в реквизитах «резолюция», «визы», «гриф утверждения» и т.п. - оформляются цифро­вым способом в следующей последовательности: число (2 знака), месяц (2 знака), год (2 знака). Например, дату 6 апреля 1995 года следует оформлять 06.04.95.

В текстах документов, содержащих сведения финансового характера, до­пускается применить словесно-цифровой способ оформления дат, например, 6 апреля 1995 г. Подобный способ оформления даты рекомендуется исполь­зовать также при переписке с иностранными деловыми партнерами.

Для большинства документов дата проставляется при завершении оформления документа. Дата указывается в верхней заголовочной части листа ниже реквизита «название вида документа» от границы левого поля.

Реквизит «индекс (№) документа»

Индексом является условное обозначение документа, присваиваемое ему при регистрации (например, порядковый номер).

Индекс (№) документа проставляется на исходящих, входящих и внутренних документах фирмы рядом с реквизитом «дата».

Порядковые номера с начала года в возрастающей последователь­ности проставляются на таких документах, как протоколы, приказы, акты, справки, трудовые контракты и т. п., например, № 1, № 2, № З... .

Номера коммерческих контрактов имеют двойную нумерацию, на­пример, № 17/21, где 17 — порядковый номер документа в одной фир­ме, а 21 — порядковый номер этого документа в фирме-контрагенте.

Индекс (№) документа в письмах состоит из порядкового номера самого письма, индекса структурного подразделения (или индекса должностного лица), подготовившего документ, и номера дела по номенклату­ре, в которое подшивается письмо, например,

№ 57/01-04: 57 — номер письма по журналу регистрации входящих или исходящих документов, 01 — структурное подразделение, 04 — номер дела в этом подразделении.

Порядковые номера присваиваются отдельно входящим и исходя­щим письмам.

Реквизит «ссылка на индекс и дату входящего документа»

Место для этого реквизита определяется только на бланке для пи­сем, факсов. Заполняется он при оформлении письма-ответа на инициативное (полученное фирмой) письмо.

Дата и номер для ссылки берутся из инициативного письма и оформляются следующим образом:

На №15/01-03 от 08.06.95.

Эта ссылка помогает фирме-контрагенту, получившей письмо-ответ, быстро найти копию инициативного письма. Реквизит «ссылка на ин­декс и дату входящего документа» размещается от границы левого поля под реквизитами «дата» и «индекс».

Реквизит «гриф ограничения доступа к документу «

Этот реквизит проставляют на документах, содержащих секретную или конфиденциальную информацию.

Реквизит располагается в правом верхнем углу документа выше реквизитов «адресат» и «гриф утверждения» и состоит из слова (грифа) «Конфиденциально» или «КТ» (коммерческая тайна). Под этим грифом необходимо проставить № экземпляра данного документа. Реквизит печатается без точек и кавычек после 40 печатных знаков от границы левого поля, например:

КТ

Экз. №2

или

Конфиденциально

Экз. №1

На документах государственных предприятий, содержащих секретную информацию, ставятся грифы «Секретно» и «Совершенно секретно».

Реквизит «адресат»

Этот реквизит оформляется на письмах, факсах и содержит указание почтового адреса получателя (адресата).

Максимальный набор этого реквизита состоит из следующих частей:

·    наименование фирмы в именительном падеже;

·    должность, фамилия и инициалы в дательном падеже;

·    почтовый адрес.

Например:

ОАО «Сталкер»

Отдел рекламы

Начальнику отдела

г-ну Рогову А.В.

113209, Москва

Полянка, 17.

Адресование может быть несколько иного вида, например:

Директору

ООО «Эра»

г-ну Скорину И.В.

127408, Москва

Остоженка, 14.

Слово «господину» печатается в адресе сокращенно «г.» Или «г-ну».

Если же документ направляется в правительственное учреждение, а также постоянным адресатам - почтовый адрес не указывается.

При адресовании частному лицу сначала указывается почтовый адрес, затем фамилия и инициалы получателя, например:

119215, Москва

Ордынка, 32, кв. 17

Лунину П.В.

При адресовании писем в несколько адресов слово «копия» перед адресатом не указывается.

Реквизит «адресат» печатается после 32 печатных знаков от границы левого поля я правой верхней части листа документа, в пределах ограничительных знаков углов.

Реквизит «гриф утверждения»

Утверждаются руководителем, как правило, следующие виды доку­ментов: планы, отчеты, инструкции, правила, некоторые акты. Реквизит «гриф утверждения» должен состоять из

·    слова «УТВЕРЖДАЮ» (без кавычек);

·    наименования должности лица, утвердившего документ;

·    его личной подписи с расшифровкой (инициалы, фамилия) и да­ты, например:

УТВЕРЖДАЮ

Директор ЗАО «Гранд»

Подпись П.Н. Климов

01.03.95

В ряде случаев гриф утверждения заверяется печатью предприятия. Если документ утверждается решением, приказом, протоколом, гриф утверждения должен состоять из слова «УТВЕРЖДЕНО», названия до­кумента в именительном падеже, его даты и номера, например:

УТВЕРЖДЕНО

Приказ директора АО

25.03.95 № 6

Реквизит «гриф утверждения» располагается в правом верхнем углу до­кумента после 40 печатных знаков от границы левого поля.

Реквизит «резолюция»

Реквизит «резолюция» проставляется на входящих и внутренних до­кументах, рассматриваемых руководством, в правой верхней части доку­мента. На письмах, факсах резолюция располагается между реквизитами «адресат» и «текст» на первом листе документа.

Резолюция содержит указания по исполнению документа или отношение руководителя к проблеме или вопросам, поставленным в документе.

Реквизит «резолюция» должен включать:

·    Ф. И. О. исполнителя (кому поручается исполнение);

·    содержание поручения (конкретные действия);

·    срок исполнения;

·    личную подпись руководителя и дату подписания.

Если в резолюции указываются несколько исполнителей, ответ­ственным за исполнение документа является лицо, указанное первым, остальные привлекаются при решении вопроса как соисполнители. Содержание поручения в резолюции может выглядеть так:

«Васильевой О.Р. Отправить факс о согласии до 04.03.95»;

«Скорину А.В. Подготовить проект контракта до 01.05.95».

Иногда резолюцию помещают не на документе, а на прикрепленном к нему листке - поручении Это нежелательно, т. К. в этом случае воз­можна потеря резолюции или ее замена.

Реквизит «заголовок»

Заголовок - краткое изложение основного смысла текста состав­ляемого документа. Заголовок должен грамматически согласовываться с названием вида документа, отвечая на вопрос «о чем?» или «чего?», например «Приказ... о реорганизации АО», «Журнал регистрации входящих документов». Заго­ловки таких Документов, как протокол, инструкция, акт, устав, договор, сочетаются в падеже с названием вида документа, например, «Акт инвентаризации», «Протокол о заседания Совета директоров», «Договор аренды».

3aголовок располагается после реквизитов «дата» и «индекс документа» от границы левого поля на типографских бланках фирмы для рекви­зита «заголовок» устанавливаются ограничительные знаки.

Заголовок не должен превышать двух строк, например:

О поставке груза

по контракту № 249/16

Наличие заголовка избавляет от необходимости чтения документа полностью при его регистрации.

Допускается не указывать заголовок на документах формата А5.

Реквизит «отметка о контроле»

Отметка о контроле обозначается буквой «К» и наносится от руки крас­ным фломастером или специальным штампом на контролируемых по по­ручению руководителя документах. Реквизит «отметка о контроле» располагает­ся на левом поле документа на уровне заголовка.

Реквизит «отметка о наличии приложений»

Если к документу имеются приложения, то в документе ставится от­метка о их наличии. Этот реквизит располагается после текста перед под­писью от границы левого поля.

Если полное наименование приложения к документу упоминается в тексте, то отметка о наличии приложения оформляется в сокращенной форме:

Приложение: на 3 л. в 2 экз.

Если приложения к документу не указаны в тексте, необходимо в отметке о приложении указать полностью наименования документов, входящих в приложение, с указанием количества листов и экземпляров, например:

Приложение: 1. Проект контракта с АО «Траст» на 20 л. в 2 экз;