1.2. Требования к бланкам документов


Конкретный набор реквизитов для каждого документа определяется его видом и разновидностью. Отдельные реквизиты являются обязательными для каждого документа, независимо от его вида. Отсутствие таких реквизитов лишает его юридической силы. К обязательным реквизитам прежде всего относятся постоянные реквизиты, входящие в состав бланка документа. Эти реквизиты заранее наносятся на стандартный лист бумаги типографским способом или с помощью специального штампа и образуют официальный бланк документа.


1.3. Правила машинописного оформления документов


Основные правила при оформлении документов:

– текст документа печатается через 1,5 межстрочных интервала;

– первую строку каждого абзаца текста следует печатать, отступив на 5 знаков от границы левого поля;

– реквизиты (кроме текста), состоящие из нескольких строк, печатают через один межстрочный интервал;

– реквизиты документа отделяют друг от друга 2-3 межстрочными интервалами;

– расшифровку подписи в реквизите “Подпись” печатают на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией;

– если заголовок к тексту превышает 150 знаков (5 строк), его допускается продлевать до границы правого поля;

– точку в конце заголовка не ставят;

– в документах, оформленных на двух и более листах, нумеруются второй и последующие листы;

– номера страниц проставляются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами без слова “страница” на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа.


1.4. Подготовка и оформление основных видов документов

Организационными документами называется комплекс взаимоувязанных документов, регламентирующих структуру, задачи и функции предприятия, организацию его работы, права, обязанности и ответственность руководства и специалистов предприятия.

Организационными документами являются :

устав, структура и штатная численность аппарата управления, штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка, положение о структурном положении предприятия, должностная инструкция работника.


Распорядительные документы регламентируют деятельность предприятия и документируется в основном, посредством издания приказов директором предприятия. По содержанию приказы делятся на два вида: основной деятельности и по личному составу.

Распорядительными документами являются:

приказ, распоряжение, указание, инструкция.

Приказ по основной деятельности является нормативным документом, отражающим управленческие решения по вопросам производственно - хозяйственной деятельности, планирование, отчетности, финансирования, кредитования, реализации продукции, внешнеэкономической деятельности, совершенствования структуры и организации работы предприятия.


Информационно - справочные документы отражают процессы принятия управленческих решений и сами решения. Документирование хода производственных совещаний и оформление документов возлагается на сотрудника, ответственного за ведение работы с документами.

Информационно - справочными документами являются:

протокол, акт, письмо, докладная и объяснительная записки, справка, телеграмма, телефонограмма и др.


2. Технология работы с документами


Документооборот – это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело. Различают три основных потока документации:

– документы, поступающие из других организаций (входящие);

– документы, отправляемые в другие организации (исходящие);

– документы, создаваемые на предприятии и используемые работниками предприятия в управленческом процессе (внутренние).

Документы, поступающие на предприятие проходят:

– первичную обработку;

– предварительное рассмотрение;

– регистрацию;

– рассмотрение руководством;

– передачу на исполнение.

Контролю подлежит исполнение всех зарегистрированных документов. Контроль исполнения включает:

– постановку документа на контроль;

– проверку своевременного доведения документа до исполнителя;

– проверку и регулирование хода исполнения;

– учет и обобщение результатов контроля исполнения документов, информирование руководителя.

Основная цель организации контроля исполнения – обеспечение своевременного и качественного исполнения документов. Сроки исполнения исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а для поступивших – с даты поступления.


Заключение


В ходе практики были получены основные навыки по разработке и оформлению типовых управленческих документов и деловой корреспонденции, информация о документировании деятельности современного предприятия и организации работы с документами в соответствии с требованиями действующих законодательных и других нормативных актов.

В дальнейшем это позволит правильно оформлять документы при работе на предпри


Информация о работе «Документирование управленческой деятельности предприятия»
Раздел: Предпринимательство
Количество знаков с пробелами: 10472
Количество таблиц: 0
Количество изображений: 0

Похожие работы

Скачать
28902
0
0

... работы с официальными документами. Эта отрасль деятельности называется делопроизводством или документационным обеспечением управления. 2.         ОСНОВНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ ПО ДОКУМЕНТИРОВАНИЮ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ Документирование управленческой деятельности охватывает все процессы, относящиеся к записи (фиксации) на различных носителях и оформлению по установленным правилам информации, ...

Скачать
96789
5
6

... производительности труда Для того чтобы рассчитать рост производительности труда [31], необходимо вычислить производительность труда  «до» и «после» проведения мероприятий по совершенствованию документирования управленческой деятельности организации: (4) Производительность труда определяют через показатели оценки автоматизации [30] по формуле: , (5) где — ...

Скачать
60872
0
0

... и качественное исполнение, поиск документов; - Эффективная автоматизированная обработка документов. Благодаря проведению стандартизации и унификации формуляров и текстов документов на пути совершенствования документирования управленческой деятельности организаций можно достичь косвенного (повышение качества управления) и прямого (снижение затрат труда при работе с документами, расход материалов ...

Скачать
77196
2
0

... 03 Отдел кадров 2 04 Бухгалтерия 5 05 Отдел работы с клиентами 8 Всего 67   Глава II. Законодательная и нормативная регламентация документирования приема на работу Совокупность документов, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности сотрудников, называется документацией по личному составу (кадрам, персоналу). К таким документам ...

0 комментариев


Наверх