Документооборот на предприятии, содержание и требования, предъявляемые к информации

3. Документооборот на предприятии, содержание и требования, предъявляемые к информации

Аспекты управленческой деятельности, которые являются общими для всех руководителей во всех организациях, гораздо менее очевидно, чем различия в их работе.

Суть управленческой деятельности.

В качестве убедительного примера, подтверждающего, что увидеть общее в работе всех руководителей довольно трудно, можно указать на суть управленческого труда, т.е. того, в чем состоит работа по управлению в повседневной практике. Большинство людей, в том числе и сами руководители-практики полагают, что рутинная работа начальника цеха не намного отличается от работы тех, кем он руководит. Это тем более кажется резонным, если принять во внимание, что они постоянно взаимодействуют и получают почти одинаковое вознаграждение за свою работу.

Но исследования показывают, что управленческая работа по сути своей очень сильно отличается от неуправленческой. И действительно, работа начальника цеха имеет гораздо больше общего с работой президента компании, чем с работой людей, которые находятся под его управлением. Комментируя это, Мицберг обобщивший более ранние исследования и проведший фундаментальное исследование по изучению труда пяти руководителей высшего звена, отмечает в своей книге “Природа управленческого труда”: “Почти всякая работа в обществе требует специализации и концентрации.

Станочники, овладев техникой изготовления какой-то детали на своем станке, могут потом в течение многих недель заниматься этой операцией, инженеры и программисты затрачивают порой месяцы на разработку какого-то моста или компьютерной программы, торговцы большую часть жизни проводят, продавая один и тот же вид продукции. Руководитель же не вправе ожидать такой однородности в своей работе. Скорее, характерным для него будет кратковременность, разнообразие и фрагментарность осуществляемой деятельности. Гест, согласно исследованиям которого мастера выполняют в среднем 583 различных операции по управлению в день, замечает:

“Интересно отметить, что характеристики работы мастера, включающие разнообразие прерывистость в выполняемых действиях и их фрагментарность, диаметрально противоположны работе многих механиков-повременщиков, работа которых очень рационализирована, носит повторяющийся характер, не прерывается и выполняется в

постоянном, устойчивом, неизменном ритме движущегося конвейера.”

Роли руководителя.

Касаясь содержания работы менеджера, Минцберг находит еще одну общую черту управленческой работы - роли руководителя. Роль, по его определению, является “набором определенных поведенческих правил, соответствующих конкретному учреждению или конкретной должности”. Точно так же, как герои в пьесе имеют свои роли, которые заставляют их вести себя определенным образом, менеджеры занимают определенные должности в качестве руководителей определенных организационных подразделений и именно это определяет их служебное поведение. “Отдельная личность может влиять на характер исполнения роли, но не на ее содержание. Так актеры, менеджеры и другие играют заранее предопределенные роли, хотя как личности могут давать собственную интерпретацию этих ролей”.

В своих работах Минцберг выделяет 10 ролей, которые, по его мнению, принимают на себя руководители в разные периоды и в разной степени. Он классифицирует их в рамках трех крупных категорий: межличностные роли, информационные роли и роли по принятию решений.

В таблице представлена такая типизация ролей и приводятся примеры для каждой роли. Как указывает Минцберг, роли не могут быть независимы одна от другой. Наоборот они взаимозависимы и вазимодействуют для создания одного целого. Межличностные роли вытекают из полномочий и статуса руководителя в организации и охватывают его сферу взаимодействий с людьми. Эти межличностные роли могут сделать руководителя пунктом сосредоточения информации, что дает ему возможность и одновременно заставляет его играть информационные роли, и действовать в качестве центра обработки информации. Принимая на себя межличностные и информационные роли, руководитель способен играть роли, связанные с принятием решений: распределение ресурсов, улаживание конфликтов, поиск возможностей для организации.

Все эти 10 ролей, взятые вместе определяют объем и содержание работы менеджера, независимо от характера конкретной организации.

Например, заведующий секцией магазина каждый день взаимодействует с продавцами.

Они приходят к заведующему для получения специального инструктажа о запросах и нуждах клиента, для решения своих проблем, связанных с работой, а часто просто пообщаться.

Заведующий получает большой объем информации о том, как работают секции. Например, в отношении высказывания клиентов о товарах, информация, по большей части, не может быть получена из формальных источников, таких, например, как отчет о проданной продукции. Информация помогает руководителю принимать правильные решения для урегулирования существующих или потенциальных проблем. И когда заведующий или руководитель низового звена видится с управляющим магазина, он передает своему начальнику особенно важные части информации. Они-то и обеспечивают основу для управленческих решений на более высоком уровне.

В современных условиях рыночной экономики важным фактором стало информационное обеспечение, которое состоит в сборе и переработке информации, необходимой для принятия обоснованных управленческих решений. Передача информации о положении и деятельности предприятия на высший уровень управления и взаимный обмен информацией между всеми взаимными подразделениями фирмы осуществляются на базе современной электронно-вычислительной техники и других технических средствах связи.

В деятельности коммерческих структур, представляющих собой комплексы большого числа повседневно связанных и взаимодействующих предприятий, передача информации является первостепенным и непременным фактором нормального функционирования данной структуры. При этом особое значение приобретает обеспечение оперативности и достоверности информации. Для многих фирм внутрифирменная система информации решает задачи организации технологического процесса и носит производственный характер. Это касается прежде всего процессов обеспечения предприятий кооперированной продукцией, поступающей со специализированных предприятий по внутрифирменным каналам. Здесь информация играет важную роль в предоставлении сведений для принятия управленческих решений и является одним из факторов, обеспечивающих снижение издержек производства и повышение его эффективности.

Информация служит основой для подготовки соответствующих докладов, отчетов, предложений для выработки и принятия соответствующих решений.

Содержание любой информации определяется потребностями управленческих звеньев и вырабатываемых управленческих решений. К информации предъявляются определенные требования:

— по объекту и качеству — краткость и четкость формулировок, своевременность поступления;

— по целенаправленности — удовлетворение конкретных потребностей;

— по точности и достоверности — правильный отбор первичных сведений, оптимальность систематизации и непрерывность сбора и обработки сведений.

Для современных условий характерно применение высокоэффективной внутрифирменной системы информации, основанной на использовании новейших технических средств автоматизированной обработки цифровой и текстовой информации на базе компьютеров с процессорами Intel 486 , объединенных в единую внутрифирменную локальную вычислительную сеть

Управленческая внутрифирменная информационная система представляет собой совокупность информационных процессов, для удовлетворения потребности в информации разных уровней принятия решений.

Информационная система состоит из компонентов обработки информации, внутренних и внешних каналов передачи.

информационная система

внутренний канал внешний канал

ОБРАБОТКА

НАКОПЛЕНИЕ

ХРАНЕНИЕ

ВЫДАЧА

ПРИМЕНЕНИЕ

Важную роль в исполнении информации играют способы ее регистрации, обработки, накопления и передачи; систематизированное хранение информации и выдача ее в требуемой форме; производство новой числовой, графической и иной информации.

В 80-е годы произошел переход от отдельных управленческих информационных систем к созданию единой внутрифирменной системы сбора, обработки, хранения и представления информации.

В современных условиях в крупных организациях созданы и эффективно действуют информационные системы, обслуживающие процесс подготовки и принятия управленческих решений и решающие следующие задачи: обработка данных, обработка информации, реализация интеллектуальной деятельности.

Для определения эффективности внутрифирменной системы управления на многих предприятиях в учете и отчетности стал использоваться показатель — отношение получаемой прибыли к затратам на технические средства и обеспечение функционирования внутрифирменной системы информации.

Во внутрифирменной системе информации используются, прежде всего, такие виды вычислительной техники , как компьютеры ,оснащенные необходимым набором периферии, электронные пишущие машинки, средства телекоммуникаций, средства автоматизированной обработки текстовой информации и, прежде всего ЭВМ.

В процессе автоматизации управления ЭВМ используются, преимущественно, для:

— разработки оперативных планов производства и контроля за их выполнением;

— контроля движения запасов материалов, необходимых для процесса производства;

— расчета заработной платы;

— контроля за поступлением заказов;

— анализа данных о сбыте продукции;

— регистрации поступления платежей;

---ведения учета и отчетности.

-

Важную роль играет использование ЭВМ в системе производственного контроля. Установленные на контрольных участках ЭВМ проверяют качество поступающих на сборку частей и деталей (сверка веса, размеров допусков применительно к существующим стандартам).

Развитие систем телекоммуникаций и , в частности, технологий локальных вычислительных сетей, позволило объединить все технические средства обработки цифровой и текстовой информации в единую внутрифирменную информационную систему. Наиболее эффективной системой информации считается система, основанная на одновременном использовании вычислительной техники и средств автоматизированной обработки текстовой информации, объединенных в одну систему.

На основе специальных программ, направленных на облегчение доступа и использования требуемой информации разрабатываются системы введения записей. К важнейшим видам записей относятся:

— расчеты заработной платы рабочих и служащих;

— тексты контрактов и сопроводительная документация;

— тексты годовых отчетов и протоколы собраний акционеров;

— данные для осуществления многовариантных расчетов в рамках программ маркетинга по продукту и по хозяйственному подразделению;

— данные для разработки планов и показатели самих планов.

В 1986 году «крохотная» не кому не извесная компания Microsoft выпускает свою первую программу, текстовый редактор WORD. Кто бы мог подумать, что через каких то 5-6лет, эта компания станет крупнейшей в мире по производству и разработке программного обеспечения. Сейчас не одна фирма не обходится без таких программных продуктов как Access, Word, Excel, и т.д. все эти продукты объеденены в один программный пакет Office. Программный пакет MS Office наиболее подходит, для организации работы в любой структуре, буть то, крупная фирма или же мелкое частное предприятие, в ней сочетаются лучшие средства для управления, делопроизводства, финасов, бухгалтерии предприятия. В данной дипломной работе мы наглядно видим, как можно эффективно создать универсальный бизнес план с помощью одного из компонентов MS Office программы MS Excel (электронные таблицы)

С помощью MS Excel мы создали ряд таблиц, произвели подсчеты в этих таблицах, сделали наглядные графики и диаграммы. Все эти расчеты наглядно демонстрируют эффективность бизнес плана доказывая эффективность проекта, делают его универсальным. Допустим основные данные по нашему проекту устарели, и нам придется произволить все расчеты заново, но в нашем случие нам достаточнно заменить основные данные на новые, как сразу же в мы сможем убедится в целесобразности проекта. Это делает бищнес план гибким средством в помощь бизнесменам.

Программа MS Excel, являясь лидером на рынке программ обработки электронных таблиц, определяет тенденции развития в этой области. Вплоть до версии 4.0 программа Excel представляла собой фактический стандарт с точки зрения функциональных возможностей и удобства работы. Теперь на рынке появилась версия 5.0, которая содержит много улучшений и приятных неожиданностей.

К значительным достижениям в новой версии программы Excel можно отнести появление трехмерных документов (блокнотов). Установление связей между файлами и таблицами значительно упростилось по сравнению с прежними версиями. Контекстные меню значительно расширены, а дополнительные программные инструменты облегчают решение сложных прикладных задач.

Следует также упомянуть о различных помощниках (Ассистентах), которые помогают пользователю задавать функции и выдают рекомендации, если существует более простой метод решения текущей задачи. В программу Excel встроена удобная подсистема помощи, которая в любой момент готова выдать необходимую справку.

Описанные до сих пор новшества касаются в основном комфорта в работе и быстрого освоения программы. Одним из важнейших функциональных расширений программы, предназначенным для профессионалов, является встроенная в Excel Среда программирования Visual Basic (VBA) для решения прикладных задач. Благодаря VBA фирме Microsoft удалось не только расширить возможности языка макрокоманд Excel 4.0, но и ввести новый уровень прикладного программирования, поскольку VBA позволяет создавать полноценные прикладные пакеты, которые по своим функциям выходят далеко за рамки обработки электронных таблиц. Кроме этого, следует назвать следующие важные новшества программы Excel 5.0:

- менеджер файлов, который выдает подробную информацию о всех файлах;

- диалоговые окна-регистры;

- отдельная пиктограмма для форматирования;

- появление механизма Drag & Plot, предназначенного для быстрой активизации диаграмм.

Похожие работы

Коммерческая деятельность фирмы

Скачать

67428

7

0

... стратегии их достижения, включающие перечень необходимых мероприятий. По каждой стратегии определяются ответственные лица. В этом же разделе помещается информация, дающая представление о фирме, а также все необходимые данные, характеризующие ее коммерческую деятельность.Виды товаров (услуг) В этом разделе бизнес-плана описываются все товары и услуги, которые производит фирма. Написанию данного ...

Информационно-компьютерное обеспечение коммерческой деятельности

Скачать

73574

0

16

... пользователь от этого слияния только выиграл - пополнение модельного ряда принтеров этикеток офисного и коммерческого классов с тенденцией перевода принтеров на язык программирования Zebra снимает вопросы совместимости уже разработанного программного обеспечения предприятия, изначально ориентированного на продукцию фирмы Zebra. Разумеется, усовершенствования коснулись и высокопроизводительных ...

Организация коммерческой деятельности предприятия розничной торговли на региональном рынке компьютеров и комплектующих на примере ООО "Фор-Т"

Скачать

162950

11

11

... , в чем заключаются конкурентные преимущества каждой организации. Зная сильные и слабые стороны, необходимо строить свою стратегию выхода на региональный рынок компьютеров города Тулы. Предлагается рассмотреть особенности организации коммерческой деятельности этих фирм по следующим направлениям: Ø   Оценка ценовой политики, Ø   Предлагаемый ассортимент, Ø   Уровень сервиса, &# ...

Автоматизация управления коммерческого предприятия

Скачать

86790

8

2

... развития коммерческого предприятия ООО Фирма «РИКА» достаточно обширны. Сегодня данная фирма - несомненный лидер среди подобных себе в республике Хакасия. Рассмотрев процессы автоматизации управления коммерческого предприятия, проведя обзор позиции фирмы на рынке, можно дать следующие рекомендательные выводы: Торговому предприятию ООО Фирма «РИКА» необходимо продолжать осуществлять основную ...