Структура отношений в процессе коммуникации зависит от того, какие фазы проходит этот процесс

3. Структура отношений в процессе коммуникации зависит от того, какие фазы проходит этот процесс .

Следствие3.1: Способ разбиения процесса коммуникации на фазы, то есть повторение определенной последовательности разговора, изменение значимости сообщений в ходе разговора – влияют решающим образом на ход процесса коммуникации.

Следствие 3.2: Качество восприятия информации зависит от степени внимания собеседника, а оно изменяется. Наиболее высокий уровень внимания – в начале и в конце разговора, поэтому правильное вступление и заключение беседы – решающий фактор успеха процесса коммуникации.

4. На уровне содержанияи на уровне отношений используются разные языки и разные способы восприятия информации.

Следствие 4.1:Передаваемая в процессе коммуникаций на уровне содержания информация всегда содержит текст (то, что сообщено) и контекст (то, что подразумевалось).

Следствие 4.2:Вы должны всегда учитывать, что используемый Вами контекст может быть не ясен партнеру по коммуникации. Непонимание не должно вызывать у Вас раздражения – и Ваш партнер, да, кстати, и Вы сами, просто подчиняетесь закону природы.

Следствие 4.3: Если коммуникация опосредованная (т.е. происходит обмен документами, а не беседа между людьми), контекст, как правило, теряется, и информация передается с ошибками. Поэтому, если ошибки не допустимы, стоит предпочесть личную беседу обмену документами.

Следствие 4.4:В коммуникационной цепочке информация искажается и из-за искажений текста, и из-за потери контекста. Такое искажение – не злой умысел, а свойство человеческой природы. Хотите избежать искажений – укорачивайте цепочку передачи информации.

Следствие 4.5:Степень искажения зависит и от формы информации. Образ, рисунок искажаются меньше, чем текст, поэтому используйте графическую форму для снижения искажения.

Следствие 4.6: Текст воспринимается на логическом уровне, а контекст – на ассоциативном, образном уровне.

5. Процесс коммуникации может быть симметричным (когда оба партнера имеют, или оба считают, что оба имеют, одинаковый статус) или комплиментарным (когда статусы обоих партнеров неравноправны).

Следствие 5.1: В ходе коммуникаций формируется соглашение о статусах. Это соглашение формируется на уровне отношений, а не на уровне содержания.

Следствие 5.2: Ход процесса формирования соглашения зависит от базовых психологических установок участников. В ходе успешной коммуникации первоначальное различие между самооценкой статуса и оценкой его партнером – сгладилось, в ходе неудачной коммуникации – осталось или усилилось.

Следствие 5.3: Успешная коммуникация – такая, которая завершается как симметричная, пусть даже она начиналась, как комплиментарная.

Понятно, что такой сложный процесс, как процесс межличностных коммуникаций, часто сопровождается конфликтами. Эти конфликты можно условно разделит на 2 основные группы:

1-я группа: конфликты, вызванные неадекватными базовыми психологическими установками участников.

Например, один или оба участника конфликта являются манипуляторами. Для предотвращения конфликта при общении с манипулятором следует стараться избежать навязывание себе антагонистической манипулятивной роли – т.е. постараться не выглядеть Тряпкой при общении с Диктатором, Прилипалой – при общении с Вычислителем и т.д.

2-я группа: конфликты, вызванные несоблюдением законов и аксиом коммуникации.

Понятно – чтобы предотвратить или сгладить конфликт, хотя бы одна из сторон должна хотя бы стремиться соблюдать эти законы и правила. Поэтому эксперт должен не только хорошо знать эти законы, но и стараться постоянно и повсеместно их выполнять.

В любом случае эксперт должен стремиться сгладить, а еще лучше – предотвратить конфликт, но, безусловно, не любой ценой. Именно поэтому к личным качествам эксперта предъявляются достаточно высокие требования.

Этика поведения Сотрудник должен быть внимательным слушателем, но вместе с тем он должен следить за тем, чтобы ход не слишком страдал от пространных заявлений опрашиваемых лиц; Сотрудник должен оставаться спокойным и деловитым, даже в экстремальных ситуациях не поддаваться провокациям (проявлять надлежащую реакцию в спорах с эмоциональным накалом); Сотрудник должен выступать искренне, но дипломатично, то есть,: он не должен задавать вопросы-ловушки или вопросы инквизиторского характера; он должен поддерживать контакт глазами с собеседником; он должен быть вежливым и предупредительным, но не подольщаться; он не должен играть на слабых сторонах собеседников, а должен оказывать им помощь; он не должен пытаться маскировать собственные слабости искусственным поведением, он должен избегать личных намеков и подозрений; Сотрудник не должен пускаться в дискуссию во время разговора, а только в ходе заключительной части беседы; Сотрудник не должен делать преждевременных выводов, а должен выяснять только фактическое состояние; Сотрудник не должен выступать “этаким умником” (критика должна помогать и мотивировать, а не обижать). Правила ведения беседы Требуется умелое открытие беседы, с юмором, с тем, чтобы заинтересовать собеседников. Любой собеседник запоминает начало беседы и ее окончание. В ходе беседы следует смотреть на собеседнику на переносицу или выше, (а не только на свой галстук), поддерживать контакт глазами. Придерживайтесь делового характера беседы. В любой момент следует обсуждать только один вопрос. Обязательно дайте собеседнику выговориться. Выдерживайте правильную "дистанцию" с собеседником (без фамильярности, но и без лишней официальности). При возникновении беспокойства или недопонимания нужно прибегать к иной формулировке вопроса. Постарайтесь обязательно втянуть в беседу всех участников разговора. Запомните имена собеседников и в ходе разговора почаще обращайтесь к ним обращаясь по имени. Для каждого человека собственное имя лучшая музыка в мире. Следите за своими жестами, не стоит играть пуговицей пиджака и т д. В заключении беседы нужно обязательно призвать к действию или подвести резюме беседы. Не следует задавать наводящих вопросов типа: "А вы вчера разве не сказали, что..." . Собеседник в таких случаях считает, по при помощи подобных вопросов вы хотите навязать ему свое мнение или "подставить" его, и реагирует соответственно. Не следует задавать альтернативных вопросов типа: "Вы это сказали или нет?". Альтернативные вопросы допускают только ответ: "Да" или "Нет". В любом случае лучше задавать открытые вопросы с деловой направленностью, например: "Как вы собираетесь обеспечивать, чтобы.... "; "Как это регламентировано?"; "Как у вас организовано решение того или иного вопроса?"; "В чем причина появления этого распоряжения?"; "Почему принято именно такое решение?". Вопросы должны быть целенаправленными и иметь деловую, предметную основу. Не следует во время беседы задавать каверзные, туманные вопросы. Вопросы должны быть четко сформулированы, и повторять их следует только с определенной целью. Если во время беседы вы допустили ошибку, то в этом надо признаться, а не пытаться подсунуть ошибку другому по схеме: "Но вы же это сказали...!". За допущенную ошибку можно извиниться, но при этом не следует сразу "вставать на колени". Надо уметь проявлять и гибкость. Часто в беседах бывают резкие повороты. Но прежде всего надо идти навстречу собеседникам. ЛИТЕРАТУРА Круглов М.Г. и др. Менеджмент систем качества.М.: Изд-во стандартов, 1997 г. Обеспечение качества. Программа обучения инструкторов.