Основные понятия информации в построении организационных систем

13. Основные понятия информации в построении организационных систем

Под информацией понимается совокупность данных, которые могут служить для планирования, прогнозирования организационных систем.

Информация это то, что определяет действия или деятельность организационной системы, поведение которой контролируется достижением, доставленных целей. Информация это то, что лежит при подготовке управленческого решения, выработке и его реализации.

Энтропия это количественная оценка информации, полученной из проведенных исследований, наблюдений. Энтропия характеризует количество разнообразия (неопределенности), которая оценивает или поведение или число состояний объекта (монета имеет два состояния, кубик 6 состояний).

Увеличение энтропии - это разрушение информации, увеличение разнообразия и наоборот. Информация - это то, что ограничивает разнообразие, устраняет неопределенность, снижает энтропию.

Условия неувеличения энтропии - это способность организационной системы сохранять свое организационное состояние несмотря на постоянную тенденцию дезорганизации. Это условие открытой системы, которое постоянно взаимодействует с внешней средой, и наоборот, условия увеличения энтропии в изолированности системы от внешней среды.

Основные требования, предъявляемые к информации:

·     достоверность, т.е. соответствие сведений самой системе своевременность

·     полнота информации доступность сравнимость, количественная оценка

В любой организационной системе присутствует информационная система, которая определяет силу и направленность взаимодействия между элементами, направляет и распределяет информационные потоки и является содержанием и механизмом процесса управления. Информационная система пронизывает все функции менеджмента: планирование, координация, регулирование, контроль, мотивация

Суть коммуникационных процессов как формальной, так и неформальной структуры организации.

Информационную систему можно представить обобщенно в виде следующей формулы:

ЧТО? КТО? ГДЕ? КОМУ? С КАКИМ ЭФФЕКТОМ? С КАКОЙ ЦЕЛЬЮ?

С точки зрения структурного подхода информационную систему можно представить как распределенную систему, модель реализации управленческого решения, т.е. совокупности необходимой информации на каждом уровне управления для реализации своих функций. По данным многочисленных исследований около 90% информационных потоков приходятся на внутренних потребителей и только 10% информации приходится из внешней среды или для нее. Одной из самых главных характеристик непродуктивной организации - это когда основной поток информации происходит путем передачи от служащего к служащему бюрократическая система). Для продуктивных организаций характерно установление информационных связей с потребителями.

TO Лекций №05 (01.10.02)

Научные основы исследования организационных систем.

В качестве основных направлений изучения организационных систем выделяются:

- внутренняя среда организации:

- внешняя среда организации.

Можно выделить следующие объекты (подсистемы) внутренней среды организации:

1.1. Техническая, производственная подсистема;

1.2. Технологическая подсистема (способ обработки ресурсов);

1.3. Кадровая подсистема;

1.4. Структура организации и структура управления;

1.5. Социальная подсистема, т.е. совокупность формальных и неформальных отношений, возникающих в организационной системе;

1.6. Финансовая подсистема - совокупность и направленность финансовых потоков;

1.7. Система материального и морального стимулирования, мотивация;

1.8. Информационная подсистема организации, представляющая собой совокупность информационных потоков и их распределение по структурам управления;

1.9. Маркетинговая подсистема организации. Маркетинг изучает изменяющиеся потребности как внутренней, так и внешней среды организации.

14. Основные закономерности организационных систем.

Организационная система определяется как совокупность взаимосвязанных и действующих элементов. Основными признаками таких систем являются:

1. Множество составляющих элементов.

2. Единство главной цели для всех ее элементов.

3. Наличие устойчивых взаимосвязей между элементами.

4. Целостность и единство элементов.

5. Наличие структуры и иерархичности.

6. Относительная самостоятельность, автономность элементов

7. Требования системы к необходимости управления.

Система может включать достаточно большой перечень элементов, которые является подсистемами. Подсистема это набор таких элементов, которые представляют собой автономную (подчиненную своим целям) деятельность. Например: экономическая, техническая, организационная, правовая и прочие подсистемы.

Совокупность отношений и взаимосвязей между элементами определяет такие важнейшие свойства и закономерности системы как:

2.    Свойства связанности. Т.е. элементы смогут действовать только вместе друг с другом. В противном случае их эффективность резко снижается.

2. Организационная сложность. Это признак того, что добавление новой единицы вводит не только новые отношения этой единиц ко всем другим, но и изменяет отношения между всеми составляющими.

2.    Целостность. Это свойство, при котором каждая часть системы соотносится с каждой другой частью, что изменение в некоторой части вызывает изменения во всех других частях и в системе в целом. Целостность и обособленность (связанность и суммативность) это полярные случаи одного и того же свойства.

2.    Свойство эмерджентности (главное свойство организационных систем) - это проявление качественно новых свойств у системы, отсутствующих у ее элементов и нехарактерных для них

Можно выделить три основные закономерности этого свойства:

4.1. Свойства системы (целого) не являются суммой ее элементов (частей). Это свойство называется синергией.

4.2. Свойства целого зависят от свойств входящих в него элементов, частей.

4.3. Объединенные в систему элементы могут терять свойства присущие им вне системы или приобретать, или получать новые.

Из этих свойств вытекает основной закон организации - закон синергии, заключающийся в том, что сумма свойств (потенциалов, энергии качеств) организованного целого превышает арифметическую сумму свойств, имеющихся у каждого из вошедших в состав целого элементов. Эффект синергии возникает за счет взаимного участия, взаимодействия элементов эффективного управления.

Главная задача менеджмента с точки зрения теории организации - поиск способов наращивания синергетического эффекта.

15. Типы управлений организационными системами.

Подходы, которые внесли существенный вклад в развитие теории и практики управления:

2.1. Процессный подход рассматривает управление как непрерывную серию взаимосвязанных управленческих функций.

2.2. В системном подходе подчеркивается, что руководители должны рассматривать организацию как совокупность взаимозависимых элементов, таких как люди, структура, задачи и технология, которые ориентированы на достижение различных целей в условиях меняющейся внешней среды.

2.3. Ситуационный подход концентрируется на том, что пригодность различных методов управления определяется ситуацией.

Рассматривая организацию как организационную систему взаимосвязанных частей и совокупности отношений между элементами, выделяются два подхода к изучению систем управления:

1. Рассмотрение организаций с точки зрения ее функций.

2. Рассмотрение организаций как структуры, обеспечивающей реализацию функций.

В связи с данной классификацией можно выделить два основных типа систем управления: механистическая и органическая.

Механистическая система управления:

1. Основана на формальном разделении труда и четких операций.

2. Общие цели разлагаются на частные подзадачи, выполнение которых не зависит от решения общих задач

3. Операционные задания (задачи) задаются жестко в терминах конкретного выполнения.

4. В структуре управления преобладают вертикальные потоки информации.

5. Контроль и наиболее важная информация концентрируется ближе к вершине иерархии управления.

6. Выполнение всех видов работ не зависят от персональных качеств работников. Работники взаимозаменяемые.

Основной закон Мэрфи

Если какая-нибудь неприятность может произойти, она случается.

Следствия

1. Все не так легко, как кажется;

2. Всякая работа требует больше времени, чем вы думаете;

3. Из всех неприятностей произойдет именно та, ущерб от которой больше;

4. Если четыре причины возможных неприятностей заранее устранены, то всегда найдется пятая;

5. Предоставленные сами себе, события имеют тенденцию развиваться от плохого к худшему;

6. Как только вы принимаетесь делать какую-то работу, находится другая, которую надо еще сделать раньше;

7. Всякое решение плодит новые проблемы.

Органическая система управления: Она направлена на максимальное высвобождение человеческого потенциала.

Свойства органической системы управления:

1. В системах управления отсутствует жесткое распределение обязанностей, задач, ответственности и целей. Происходит их постоянное перераспределение и корректировка.

2. В структуре управления, управленческих решений иерархия нарушается. Преобладают над вертикальными горизонтальные коммуникации и неформальные связи.

3. Регламентация работ низкая, основная ставка на исполнительность, инициативу и мотивацию.

4. Главным в управлении и организации делается на развитии персональных качеств работников, их творческого потенциала.

Органическая система управления наиболее эффективна для высоко динамичных организационных систем, адаптивных организаций.

Похожие работы

Подробные ответы на билеты по предмету "Экология человека"

Скачать

46541

1

2

... человечества как биологического вида? Насколько человечество изменяет свои свойства, влияет само на себя, изменяя природу и качество окружающей среды? Ответы на эти вопросы выходят за рамки эволюционной экологии человека, значительная их часть рассматривается в социологии и истории. Но и экологическая составляющая очень существенна. С этими вопросами связана оценка экологического потенциала ...

Ответы на билеты по технологии образования (педкласс) 11 класс

Скачать

158395

2

1

... или явлений по какому-либо признаку. 6.    Классификация – разбиение множества каких-либо объектов на группы по определенным признакам. 7.    Систематизация – разбиение, а затем объединение по классам, видам. Если изменить задание и предложить ученикам ответить на вопрос: «Что такое жилище человека?», то для этого обязательно нужно представить себе, как выглядят различные жилища, но этого ...

Ответы на билеты по биологии 11 класс

Скачать

114648

0

0

... . Од­нако эти модификации не наследуются, потому что гены, отве­чающие за развитие растений, не меняются в ответ на измене­ния температуры, влажности, характера питания. Вывод, что признаки, приобретенные в течение жизни организмов, не на­следуются, сделал крупный немецкий биолог А. Вейсман. Иногда модификационная изменчивость называется ненаслед­ственной. Это верно в том смысле, что модификации ...

Ответы на билеты по биологии за 11 класс

Скачать

113223

0

0

... равновесия в биосфере, биологического разнообразия. Создание национальных парков, биосферных заповедников, мониторинг и т. д. 3. Признаки класса и семейства одинаковы, разница в виде.Корень мощнее у садовой, листья крупнее у лесной, у клубники край листа менее зубчатый, плод более крупный у клубники. Билет№5 1. Н20 – самое простое. В клетке Н2О находится в двух состояниях, в свободном (95%) ...