Оформление обложки дела

4. Оформление обложки дела.

Обложка дела оформляется после подшивки и нумерации . Её элементы определяет ГОСТ 17914-72. Ряд сведений уже был вынесен на обложку в момент заведения дела:

-наименование учреждения и его подчинённость;

-наименование структурного подразделения;

-делопроизводственный индекс дела;

-номер тома, части;

-заголовок дела;

-срок хранения дела.

При подготовке дела к хранению или сдаче его в ведомственный архив эти элементы уточняются и дополняются. К заголовку дела может быть составлена аннотация к документам ( если оно содержит особо ценные документы). Проставляются также:

-дата дела;

-количество листов в деле;

-архивный шифр дела.

На обложке дела постоянного хранения в соответствии с требованиями ГОСТа в верхней части перед названием учреждения оставляют место для наименования государственного архива, в который дела будут переданы из ведомственного архива. Если в течении года в наименовании учреждения или структурного подразделения произошли изменения или дело передано в другое структурное подразделение, при оформлении к хранению на обложке дела дописывается новое название, а старое заключается в скобки.

Заголовок должен точно, кратко в обобщённой форме отразить основное содержание документа. При этом факты и события, отражённые в документах, должны быть раскрыты. Сначала в заголовке должен бытьуказан вид дела ( дело, переписка, материалы, журнал и т.д.) или вид документов ( протоколы, доклады, приказы, отчёты и т.д.). Затем указывается автор или корреспондент (если это переписка) и далее вопрос, отражающий содержание документов. Если в деле имеются особо ценные документы, документы-приложения к основному документу, документы, содержащие сведения по личному составу, имеющие справочное значение или документы, которые могут служить предметом самостоятельного поиска и наличие которых в деле не может быть определено по его заголовку , к заголовку составляется аннотация. Пишется аннотация после заголовка с красной строки.

Например: Годовой отчёт о работе фирмы за 1998 год.

В отчёте содержится ретроспективный анализ развития фирмы с момента создания в 1995 году.

В заголовке дела, содержащего распорядительные документы( приказы, протоколы) вносятся номера этих документов.

Например : Приказы директора предприятия по производственным вопросам № 1-80.

Подлинность документов дела в заголовке специально не оговариваются, она подразумевается. Копийность документов в заголовке указывается.

Например : Приказы директора фирмы по личному составу за 1998 год.№1-80 копии.

Количество листов в деле выносится на обложку в соответствии с данными заверительной надписи дела. Срок хранения, проставленный к началу делопроизводственного года в соответствии с номенклатурой, может быть уточнён по решению ЭК учреждения.

С целью систематизации и закрепления перечня заголовков дел внутри фонда составляется опись дел. Опись является учётным документом и основной частью научно-справочного аппарата архива, обеспечивающей оперативный поиск документов.

Архивный шифр дела оформляется в архиве учреждения. В нём указывается номер фонда, номер описи и номер дела.

5. Составление описи.

Государственный стандарт «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» определяет опись, как архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения, а также предназначенный для их учёта и закрепления систематизации».

Опись , таким образом, служит основным учётным и справочным пособием в делопроизводстве и архиве. Перед внесением полностью оформленных дел в опись, их систематизируют, т.е. располагают в строго определённом порядке. Для учёта документов определённых категорий дел постоянного и временного ( свыше 10 лет ) хранения, что вызывается спецификой данной документации (приказы по основной деятельности, личные дела , дела на авторские свидетельства и т.д.) составляется также внутренняя опись( приложение 2 ). Внутреннюю опись документов дела необходимо также составлять в делах постоянного и временного ( свыше 10 лет) сроков хранения, сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов. Так как на дела постоянного хранения, дела со сроком хранения свыше 10 лет и дела по личному составу описи составляют раздельно , то и систематизация дел ведётся по каждой указанной группе раздельно. « Основные правила работы ведомственных архивов» предполагают также составлять отдельные описи на дела, состоящие из специфических, характерных только для данной организации документов (судебные следственные дела, научные отчёты и т.п.) и описи на служебные издания.

 При подготовке к передаче в ведомственный архив дел за несколько лет, дела сначала раскладывают погодам, а в пределах года по структурным подразделениям. Такая систематизация дел называется Хронологически-структурная.

Например : 1998 г. 1999 г.

Канцелярия Канцелярия

Отдел кадров Отдел кадров

Плановый отдел Плановый отдел

и т.д. и т. д.

 

Раскладывая дела по годам, надо учитывать, что дела относятся к тому году, в котором они начаты делопроизводством.

Внутри каждой структурной части дела располагаются в порядке значимости содержащихся в них документов:

-приказы, распоряжения, указания вышестоящих учреждений, относящиеся к основной деятельности;

-приказы, протоколы и другие распорядительные документы учреждения;

-планы, сметы, отчёты, балансы;

-доклады, переписка и т.д.

Внутри каждой группы дела систематизируются по значимости вопроса, хронологии или по алфавиту. При систематизации дел можно воспользоваться ведомственным или типовым перечнями документов с указанием сроков хранения.

Дела по личному составу систематизируются отдельно, т.к. на них составляется самостоятельная опись. Они располагаются по годам, а в пределах года по значимости документов.

Например : 1998 год.

Приказы директора по личному составу

Лицевые счета начисления з/платы рабочих и служащих

Личные карточки рабочих и служащих

и т. д.

1999 год

то же

Дела по личному составу могут систематизироваться сначала по видам документов, а в пределах вида по годам и уже в таком порядке включаться в опись .

Например : Приказы директора по личному составу за 1997 г.

то же за 1998 г.

то же за 1999 г.

Лицевые счета рабочих и служащих за 1997 г.

то же за 1998 г.

то же за 1999 г.

и т. д.

Личные дела, личные карточки уволенных и невостребованные трудовые книжки систематизируются строго по алфавиту. При большом объёме специальной документации ( технической, рационализаторские предложения и т.п.) на неё так же составляются отдельные описи.

В описание каждого дела входит :

-порядковый номер;

-индекс дела;

-заголовок дела ( в т.ч. аннотация );

-дата;

-количество листов;

-примечание.

В описи дел со сроком хранения свыше 10 лет перед примечанием имеется графа срок хранения дела. Все эти данные переписываются с обложки дела. Дела вносятся в опись в том порядке, в котором они были систематизированы. Каждое дело в описи получает отдельный номер, который тут же проставляется на обложку дела.

В том случае, когда дело состоит из нескольких томов, каждый том вносится в опись под самостоятельным номером.

Если в опись вносятся дела подряд с однотипным содержанием и одинаковыми заголовками, разрешается внести полностью заголовок первого дела, а все остальные обозначить словами « то же». При этом все различия заголовка и другие данные вносятся в опись полностью.

Например : Переписка с фирмой « Агат» об установке

и замене оборудования ;

То же с фирмой « Лотос» ;

и т. д.

В графе описи « Примечания» делаются отметки об особенностях физического состояния дела, о передаче дела или отдельных документов из него другим учреждениям и т.д.

В учреждениях , не имеющих структурных подразделений, образующих в процессе своей деятельности не более 20 дел постоянного хранения в год ,составляется общая опись ( приложение 3 ). В крупных учреждениях описи составляются на дела каждого структурного подразделения в отдельности ( приложение 4).

Обработка дел и отбор их на государственное хранение должны производится регулярно по окончании делопроизводственного года.

Годовой раздел описи на дела, подлежащие постоянному хранению, составляются в каждом структурном подразделении под методическим руководством ведомственного архива работником делопроизводственной службы или лицом , ответственным за ведение делопроизводства в структурном подразделении. В конце описи структурного подразделения после последней статьи проставляется итоговая запись, в которой цифрами и прописью указывается количество дел по описи, первый и последний № дел по описи.

Если есть особенности нумерации дел ( пропущены номера или есть литерные) , они также оговариваются в итоговой записи. Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием должности, согласовывается с руководителем делопроизводственной службы учреждения и утверждается руководителем структурного подразделения. Если структурное подразделение крупное и в нём есть экспертная комиссиия (ЭК), то опись до её утверждения руководством рассматриваеися и одобряется ЭК. Составляется опись в 2-х (при наличии ЭК в 3-х) экземплярах. Один - остаётся в делах структурного подразделения, второй - передаётся в ведомственный архив вместе с делами ( третий подшивается к протоколу ЭК ).

На основе описей дел структурных подразделений ведомственный архив составляет годовые разделы сводной описи дел учреждения и по ней ведомственный архив будет передавать дела на постоянное хранение в государственный архив в соответствии с установленными правилами.

В маленьком учреждении или фирме эту работу выполняет секретарь.

III. Сдача дел в ведомственный архив.

Сдача дел из структурного подразделения в архив учреждения , если он есть, проводится по графику, составленному архивом , согласованному с руководителями структурных подразделений и утверждённому руководителем учреждения. Эта работа должна проводится ежегодно. Дела с постоянными сроками хранения, сроком хранения свыше 10 лет и по личному составу принимаются архивом по описям.

Дела принимаются работником ведомственного архива в присутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела делается отметка о его наличии. После приёма всех дел по описи в конце каждого экземпляра описи делается заверительначя подпись с указанием цифрами и прописью фактического количества дел, переданных в архив и номера отсутствующих дел, если такие будут. Под заверительной подписью ставится дата приёма-передачи дел и подписи лиц, осуществлявших её.

Сверенные с описью дела подбираются и увязываются в архивные связки толщиной до 20 см. Дела укладываются по возрастанию номеров, корешками на обе стороны. Дела в ведомственный архив доставляются сотрудниками структурного подразделения. Канцелярии вместе с делами передают в ведомственный архив регистрационно-контрольные картотеки, включив их в опись.

Дела временного хранения ( до 10 лет) передаются в ведомственный архив по номенклатуре дел. Так как во многих учреждениях архивы не имеют достаточных площадей, « Основные правилв ведомственных архивов» разрешают хранение этих дел « центральной службой делопроизводства или в структурных подразделениях» до истечения срока их хранения, после чего они подлежат уничтожению в установленном порядке.

В недавно созданных коммерческих фирмах секретарь должен через два года провести положенную обработку дел и переложить их в другой шкаф, который образует начало будущего архива фирмы.

IV. Приложения.

Приложение 1.

Образец.

 Лист - заверитель дела №_____

В деле подшито и пронумеровано 200 ( двести ) листов + 1 лист внутренней описи

 в том числе :

литерные листы 58 а, 120 а, 120 б.

Лист 150 имеет физическое повреждение : разрыв и склейка.

Секретарь подпись Ф.И.О.

Дата_______________

Приложение 2.

 Форма внутренней описи документов дела.

Внутренняя опись документов дела №_____________

№№ ! Индекс ! Дата ! Заголовок ! Номера ! Примечание

п/п !докумен. ! документа ! документа ! листов дела !

1 ! 2 ! 3 ! 4 ! 5 ! 6

Итого________________________ документов

цифрами и прописью

Количество листов внутренней описи_______________________________

цифрами и прописью

Наименование должностного

лица, составившего опись подпись расшифровка

подписи

Дата

 

Приложение 4.

Форма описи постоянного и длительного сроков хранения

структурного подразделения.

Утверждаю

Наименование и должность руководите -

ля структурного подразделения

Подпись расшифровка

подписи

 Дата

Опись ___________________ №__________

название структурного

подразделения

Название раздела  

№№ !Индекс ! Заголовок ! Дата ! Кол-во ! Срок ! Примечание

п/п !дела(то-! дела(тома,! дела ! листов в! хранения !

! ма,част.! части ! (т.,ч.)! деле(т.,ч.! дела( т.,ч.) !

1 ! 2  ! 3 ! 4 ! 5 ! 6 ! 7

В данную опись внесено_______________________________ дел

( цифрами, прописью)

 с №__________ по №__________________ , в том числе

литерные номера_______________________

пропущенные номера _____________________

Наименование должности расшифровка

составителя описи подпись подписи

Дата

Приложение 3.

Форма описи дел постоянного и длительных сроков хранения.

Наименование  Утверждаю

предприятия Руководитель предприятия

Подпись расшифровка

подписи

Дата

О П И С Ь №___________

Наименование раздела

№№ п/п

Индекс дела

Заголовок дела

Дата дела

Кол-во листов дела

Срок хранения

Примечание

1

2

3

4

5

6

7

В данную опись внесено ______________________ дел

( цифрами, прописью)

№____________ по №____________ в том числе :

литерные номера_________________________

пропущенные номера_____________________

Наименование должности расшифровка

составителя описи подпись подписи

Дата

Согласованно Одобрено

Наименование должности протокол ЭК руководителя предприятия предприятия

 Подпись расшифровка от__________№_____

дата подписи

Список используемой литературы :

1. Организация работы с документами. Москва, Инфра М ,1998 г.

2. Т.А. Кузнецова., Т.Л. Серова., В.И. Андреева., Н.А. Литвинцева. Секретарское дело. Москва, 1996 г.

3. В.И. Андреева. Делопроизводство. Москва, 1997 г.