Навигация
Виды запросов и информационных документов
33790
знаков
2
таблицы
3
изображения
1.1. Виды запросов и информационных документов
Запросы, поступающие в архивные учреждения Российской Федерации, подразделяются на тематические, генеалогические и запросы социально-правового характера. К их числу относятся запросы:
- служебного характера от органов законодательной и исполнительной власти,
- от физических и юридических лиц,
- запросы от российских и иностранных граждан и лиц без гражданства, проживающих за рубежом, так называемые консульские.
Тематический запрос — запрос о предоставлении информации по определенной проблеме, теме, вопросу, событию или факту, которые имеют историко-культурный характер, и необходимы заявителю в исследовательских целях. Разновидностью тематического запроса является биографический запрос, по которому устанавливаются сведения, необходимые для изучения жизни конкретного лица, уточняются факты его биографии.
Генеалогический запрос — запрос, выражающий потребность в документной информации, сведениях устанавливающих родство, родственные связи двух или более лиц, историю семьи, рода заявителя.
Запросы социально-правового характера — запрос конкретного лица или организации, связанный с обеспечением прав и законных интересов граждан: подтверждении трудового стажа, размера заработной платы, имущественных прав, о службе в военных формированиях, об участии в партизанском движении, о награждении, о присвоении почетных, воинских и специальных званий, состоянии здоровья, об образовании, избрании на выборные должности, о факте применения репрессий, актах гражданского состояния.
Выдаваемые информационные документы подразделяются:
Архивная справка — официальный документ архива (выполненный на бланке архивного учреждения), имеющий юридическую силу и содержащий документную информацию (подтверждение) о предмете запроса с указанием поисковых данных документов, на основании которых она составлена.
Архивная копия — официально заверенный документ архива, дословно воспроизводящий машинописным, фотографическим, электрографическим или иным способом, в том числе переданный по другим информационным каналам, текст документа, с указанием его поисковых данных.
Архивная выписка — официальный документ архива, дословно воспроизводящий часть текста архивного документа, относящийся к определенному вопросу, факту, событию или лицу, с указанием поисковых данных документа.
Информационное письмо — официально оформленное архивным учреждением письмо, составленное архивом по своей инициативе или в ответ на запрос пользователя, содержащее информацию об имеющихся в архиве документах по определенной проблеме, теме, содержащий название архивных фондов и краткую характеристику документов или мотивированный отказ от выдачи запрашиваемых сведений или документов.
Тематический перечень документов — систематизированный краткий или аннотированный перечень заголовков документов, единиц хранения, единиц учета по определенной теме (вопросу) с указанием их дат и поисковых данных, составленный по инициативе архива или по запросу пользователя.
Тематическая подборка копий документов — систематизированный комплект копий документов или их частей (фрагментов) по определенной теме (вопросу), подготовленный архивом по запросу пользователя или в инициативном порядке.
Тематический обзор включает систематизированные сведения о составе и содержании части документов одного или группы фондов одного или нескольких архивов по определенной теме. По запросу заявителя в тематическом обзоре указываются основные разновидности документов, их авторы, хронологические рамки, подлинность, поисковые данные. К тематическому обзору должны быть составлены список фондов, информация о которых содержится в обзоре, и библиография по теме, также к тематическому обзору по документам одного архива может быть дополнено сведениями о наличии документов по данной теме в других архивах.
1. 2. Теоретические основы исполнения запросов
Наиболее важной формой использования документов архива является исполнение запросов граждан и организаций. Прием запросов о предоставлении архивной информации от физических и юридических лиц, поступающих в архив, осуществляется службой (отдел, сектор) информационного обеспечения юридических, физических лиц или отделом справочно-информационной работы. Передача запросов в архивы на исполнение осуществляется на основании реестров, составленных в 2-х экземплярах с пометками о факте передачи и получения запросов в виде подписи представителя службы «приема» и представителя архива с указанием конкретной даты. Все полученные запросы регистрируются архивом в Журнале регистрации и контроля выполнения обращений заявителей (граждан, организаций, правоохранительных органов) по фондам архива, а также, при наличии автоматизированного учета в компьютерной базе поступления и исполнения запросов или по Картотеке «служебной корреспонденции».
К запросам социально-правового характера относятся запросы о подтверждении трудового стажа и размера заработной платы, службы в воинских частях и формированиях, о состоянии здоровья, награждении, присвоении званий, получении образования, применении репрессий, об актах гражданского состояния и т.п.
При подготовке ответов на запросы социально-правового характера следует помнить, что выдача информации, подтверждающей трудовой стаж и размеры заработной платы, осуществляется только собственнику информации (лицу, о котором данная информация), или другому лицу с согласия собственника по доверенности, оформленной в установленном порядке, если не истек 75 летний срок с момента ее создания, или наследнику согласно существующий на это право документов (ст. 11 Федерального закона от 20.02.1995 г. № 24-ф3 «Об информации, информатизации и защите информации»).
По запросам адвокатов (адвокатских) контор выдается информация при наличии доверенности, оформленной в установленном порядке от лица, которое они защищают.
Предоставление информации социально-правового характера, предназначенной для направления за рубеж, осуществляется в соответствии с порядком, установленным МИД РФ и Федеральным архивным агентством.
1.2.1. Основным документом, подтверждающим трудовой стаж, является трудовая книжка. При отсутствии трудовой книжки, а также в тех случаях, когда в трудовой книжке отсутствуют необходимые записи или содержится неправильная или неточный записи о периодах работы заявитель обращается в архив.
В архивную справку о подтверждении трудового стажа включаются данные только за то время, за которое имеются сведения в документах архива. При этом приводится название должности, которую занимал гражданин структурного подразделения и период его работы.
Имеющиеся в личных делах листки по учету кадров, анкеты, автобиографии, собственноручно составленные гражданином, на которых отсутствуют отметки проверке имеющихся в них сведений, на основании представленных подлинных документов или справок, не могут служить основанием для выдачи справок о трудовом стаже. При необходимости содержащиеся в них сведения письменно сообщаются гражданину. В качестве документов подтверждающих трудовой стаж, для составления справки при отсутствии приказов по личному составу используются приказы по основной деятельности, лицевые счета, расчетно-платежные или расчетный ведомости, расчетные книжки, письменные трудовые договоры и соглашения с отметками об их выполнении и произведенных отчислениях страховых взносов; акты о приемке работ, выполненных по трудовому договору (контракту); личные карточки формы Т–2; табели учета рабочего времени и расчета оплаты труда и др. документы, членские билеты профсоюзов, учетные и отчетные карточки о выплате членских взносов с заработной платы или стипендии.
Похожие работы
... контроля за состоянием окружающей среды, при контроле состояния окружающей среды недостаточно полно используются современные информационные технологии, в связи с чем основные направления совершенствования системы управления охраной окружающей среды в Юго-Западном районе должны быть сосредоточены именно в сфере информатизации данного процесса. 2. Исследование методов оценки загрязнения окружающей ...
... акт о государственной регистрации юридических лиц), положения российского законодательства и судебной практики по рассматриваемому вопросу, он приходит к выводу, что акт государственной регистрации юридического лица представляет собой самостоятельное правовое явление и понятие, существующее наряду с такими понятиями и явлениями, как нормативный правовой акт и ненормативный акт[26]. При создании ...
... условий для работы архива отвечает районная администрация. Архивисты тесно сотрудничают не только с ней, но и с организациями, учреждениями и предприятиями муниципального образования, а по вопросам методического обеспечения обращаются в Управление культуры и архивного дела Тамбовской области, государственный архив Тамбовской области, Центр документации новейшей истории Тамбовской области. ...
... за счет совершенствования административных процедур и судебных механизмов". Защита прав граждан в сфере публично-правовых отношений, обозначаемая понятием "административная юстиция", - важнейшее направление административной реформы. В России в отличие от многих европейских государств отсутствует обособленная от общей система административных судов. Административные дела разрешаются в рамках ...
0 комментариев