Количественный анализ запросов поступивших в архив

2.2.   Количественный анализ запросов поступивших в архив

В данном разделе проведен количественный анализ социально-правовых запросов исполненных за период с 2004 по 2006 гг. по документам Сектора документов хлебопекарной промышленности Архива кадровой документации Западного административного округа Главного архивного управления города Москвы.

Архив организован в 2004 году в соответствии с Распоряжением Начальника Главархива Москвы «О передаче в ведение Архивов кадровой документации документов находящихся на хранении а Архивных отделах округов».

За указанный период работы сектора, сотрудниками архива исполнено около 800 поступивших запросов социально-правового характера. В соответствии с целью исследования данные показатели были использованы для проведения сравнительного и количественного анализа запросов (Рис. № 1).

Рисунок 1. Соотношение видов социально-правовых запросов в общей

выборке

 

Запросы о размере заработной платы - 50,7%;  о подтверждении страхового стажа работы - 34%; о подтверждении работы в особых (вредных) условиях труда - 3,6%; консульских - 0,4% от общего количества запросов

Данные представленные в диаграмме подробно приведены в отчетной таблице (таб. № 1) по результатам исполнения социально-правовых запросов за 2005 – 2006 гг.

Таблица № 1. Результаты исполнения социально-правовых запросов

	Всего
	2005 г.	2006 г.
Поступило за указанный период (запросов)	415	379
Из них:
о подтверждении работы в особых (вредных) условиях труда	15	14
о подтверждении страхового стажа работы	138	132
о размере заработной платы за период менее 5 лет	39	32
о размере заработной платы за период более 5 лет	170	162
консульских запросов	3	0
Всего выдано документов	475	427
Из них:
архивных справок	365	340
архивных копий и выписок	10	14
отрицательных ответов	100	73

Полученные данные позволяют составить расширенный количественный профиль ответов на запросы социально-правового характера, выдаваемых гражданам и организациям, что является весьма важным для оценки динамики работы сектора архива в целях обеспечения законных прав и интересов граждан. Кроме того, это позволяет сделать вывод об уровне востребованности тех или иных архивных справок, об их качественных особенностях, о степени социально-экономической активности граждан в связи с введением персонифицированного учета пенсионных прав граждан. Полученные данные графически представлена в диаграмме № 1 и № 2.

Диаграмма №1. Соотношение выданных документов сектором АКД ЗАО в ответ на запросы социально-правового характера за 2005 г.* (указано в % от общего кол-ва)

 * (за период с 1 апреля по 31 декабря 2005 г.)

1 - 0,7% консульских запросов;

2 - 2,4% архивных копий и выписок;

3 - 3,6% о подтверждении работы в особых (вредных) условиях труда;

4 - 9,4% о размере заработной платы за период менее 5 лет;

5 - 24% отрицательных ответов;

6 - 33,2% о подтверждении страхового стажа работы;

7 - 40,9% - о размере заработной платы за период более 5 лет.

Диаграмма №2. Соотношение выданных документов сектором АКД ЗАО в ответ на запросы социально-правового характера за 2006 г.* (указано в % от общего кол-ва)

* (за период с 10 января по 30 сентября)

1 – 0 % консульских запросов;

2 – 3,7% архивных копий и выписок;

3 – 3,7% о подтверждении работы в особых (вредных) условиях труда;

4 - 8,4% о размере заработной платы за период менее 5 лет;

5 – 19,2% отрицательных ответов;

6 - 34,8% о подтверждении страхового стажа работы;

7 – 42,7% - о размере заработной платы за период более 5 лет.

Полученные данные позволяют сделать следующие выводы:

- что с большей частотой запрашивалась информация о размере заработной платы (51,1% - 50,3%), а также архивные справки, подтверждающие страховой стаж работы (36,8% - 38,5%);

- так же полученные данные свидетельствуют о достаточно высоком уровне заинтересованности граждан в получении ретроспективной информации, что требует разработки архивами новых форм хранения и работы с подобными архивными документами.

Таким образом, результаты полученные в ходе исследования, явно указывают на необходимость информатизации архивов, приему на государственное хранение и работе с документами по личному составу на электронных носителях, что позволит не только значительно снизить возрастающую загруженность архивохранилищ подобными материалами, но и ускорит сроки исполнения данных запросов, в соответствии с интересами граждан Российской Федерации.

Заключение

В данной работе были проанализированы представленные социально-правовые запросы, их виды, количество и сложность исполнения.

В настоящее время в связи со значительно увеличившемся числом обращений граждан Российской Федерации и иностранных граждан в государственные и муниципальные архивы, связанных с подтверждением страхового стажа работы, размеров заработной платы и некоторых других сведений, необходимых для обеспечения законных прав и интересов заявителей. Это обусловлено тем, что с 1 января 2002 г. в Российской Федерации в соответствии с Федеральными законами №№166, 167 ФЗ, осуществляется пенсионная реформа, предполагающая переход от полностью распределительной пенсионной системы к системе, основанной на страховых принципах и включающей в себя распределительный и накопительный компоненты с введением персонифицированного учета пенсионных прав граждан. Данное обстоятельство определило возрастающий общественный интерес к использованию архивных документов.

Результаты теоретического анализа и обобщения данных научно-методической литературы позволяют отметить, что часто встречающиеся (однотипные) запросы могут иметь стандартную форму ответов, что дает возможность использовать шаблоны бланков-ответов, в которые работник архива вносит лишь необходимые личные данные заявителя. Такая унификация непременно будет способствовать более оперативному и точному исполнению запросов граждан.

Сравнительный анализ видов социально-правовых запросов показал, уровень сложности и особенности исполнения архивных справок по данным запросам.

Количественный анализ полученных данных, позволяет сделать вывод об уровне востребованности той или иной ретроспективной информации, что позволяет оценить загруженность и динамику работы архива, об их качественных особенностях, о степени социально-экономической активности граждан в связи с введением персонифицированного учета пенсионных прав граждан.

Полученные результаты позволяют не только перейти к более глубокому изучению вопросов подготовки архивных справок и выдачи готовых ответов, для дальнейшей разработки рекомендаций и норм на трудозатраты по исполнению запросов социально-правового характера, выдаваемых архивными учреждениями Российской Федерации, но и указывают на острую необходимость скорейшей информатизации архивной отрасли, способствующей не только более эффективному информационному обеспечению граждан, но и дающие возможность значительно повысить производительность труда работников архивов. Прием на государственное хранение документов по личному составу на электронных носителях, не только значительно снизит все возрастающую, порой критическую загруженность архивохранилищ подобными материалами, но и позволит более рационально использовать площади архивов в сложившихся экономических условиях.

 

Список источников и литературы

 

1. Опубликованные источники

 

1. Основы законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах // Отечественные архивы. – 1993. - № 5.

2. Постановление Правительства Российской Федерации «О порядке ведомственного хранения документов и организации их в делопроизводстве» // Отечественные архивы. – 1993. - № 3.

2. Основная литература

2.1. Нормативная литература

3. Основные правила работы государственных архивов Российской Федерации / Росархив. - М., 2002.

4. Основные правила работы государственных архивов СССР. - М., 1984.

5. Основные правила работы ведомственных архивов. - М., 1989.

6. Словарь современной архивной терминологии социалистических стран / Главархив СССР. ВНИИДАД. – М., 1988. – Вып. 2.

2.2. Методическая литература

7. Информационное обеспечение деятельности архивных учреждений. – М., 1988.

8. Организация использования документов ГАФ СССР: Пособие для архивистов. – М., 1991.

9. Организация исполнения запросов социально-правового характера в РГАНИ. М., 1999.

10. Порядок приема, регистрации, учета и передачи на исполнение запросов / Главархив Москвы. – М., 2005.

11. Перечень сведений конфиденциального характера. – М., 1997.

11. Регламент подготовки и выдачи документов в режиме «одного окна» Главным архивным управлением города Москвы / Главархив Москвы. - М., 2005.

12. Регламент подготовки и выдачи Главным архивным управлением города Москвы информационных документов по документам Государственной службы медико-социальной экспертизы Москвы / Главархив Москвы. - М., 2006.

2.3. Архивоведческая литература

13. Алексеева Е.В., Афанасьева Л.П., Бурова Е.М. Архивоведение. Учебник.- М.: ПрофОбрИздат, 2002.

14. Крайская З.В., Челлини Э.В. Архивоведение: Учебник для средних специальных учебных заведений. - М.: Изд-во «Норма», 1996.