Open Plan - система управления проектами

Содержание

 

Введение

Глава I. Обзор рынка Информационных технологий

1.1      Современные автоматизированные системы управления проектами

1.2      Классификация автоматизированных систем управления проектами

Глава II. Система Open Plan. История развития

2.1      Исторические корни

2.2      Цели, процессы, структура

2.3      Обзор решений

Глава III. Основные модули Open Plan

Заключение

Список литературы

 

Введение

 

Open Plan (Welcom Software) - система, предлагающая решение по управлению проектами масштаба корпорации. Open Plan, в отличие от непрофессиональных пакетов календарного планирования, предлагает богатые возможности по ресурсному и финансовому анализу, организации мультипроектной и многопользовательской работы. Система позволяет применять встроенные функции с учетом особенностей корпоративных процедур планирования и управления.

Система Open Plan включает средства разработки модели проекта и анализа комплекса работ проекта по методу критического пути, гибкие средства ресурсного планирования, средства расчета, контроля и анализа затрат по проекту на основе фактической выработки, анализ рисков по методу Монте-Карло. Архитектура системы позволяет в сравнительно небольшие сроки осуществить разработку и поддержку единой системы управления проектами в корпорации.

Разработка комплекса работ

Структуризация проекта - одна из ключевых идей концепции управления проектами, обеспечивающая иерархическое разбиение проекта на компоненты, более легко поддающиеся планированию и контролю. Применение иерархической системы кодов для работ в проектах Open Plan позволяет получать отчеты в желаемых разрезах. Система кодов может быть построена на базе произвольной классификации, например, структура затрат, направления деятельности, иерархическая структура предприятия или любая другая классификация, для которой возможно задать иерархию. Благодаря назначению кодов различным элементам проекта на основании заданной иерархической структуры достигается суммирование данных проекта на соответствующем уровне для получения отчетов, отражающих информацию в желаемом разрезе.

Open Plan предоставляет гибкие возможности описания характеристик работ, на основании которых рассчитываются даты начала и окончания работ. В системе предусмотрены все стандартные возможности создания логической структуры проекта, включая любые типы связей между задачами и задание внешних ограничений на сроки выполнения работ.

"Директор Управления Проектами"

Встроенное средство "Директор Управления Проектами" позволяет использовать Open Plan для автоматизации сбора и распределения относящихся к проекту форм предоставления информации. Использование "Директора" позволяет настроить стандартные процедуры планирования и контроля.

С системой поставляется набор шаблонов процессов, разработанных на основе опубликованных исследований Комитета по Стандартам Института по Управлению Проектами (Project Management Institute (PMI) Standards Committee). Пользователь также имеет возможность создавать собственные процессы.

Использование профессиональной и настольной версии Open Plan на разных уровнях управления в организации

Open Plan выпускается в двух вариантах: профессиональный (Open Plan Professional) и настольный (Open Plan Desktop). И профессиональная, и настольная версии Open Plan включают в себя полный комплект функций по управлению проектами. Однако две версии системы были созданы с рядом различий для обеспечения оптимального функционирования системы в режиме архитектуры клиент/сервер и настроенные на разный уровень пользователей.

Пользователи Open Plan Desktop получают в распоряжение все средства для создания проектов, управления ими в процессе реализации, отчетности, но не имеют доступ к ряду процедур настройки, таким образом, они могут использовать в своей работе все мощные средства, предоставляемые системой, но без излишних усложнений.

В Open Plan Professional имеются следующие функции, не предусмотренные в настольной версии:

·           Создание пользовательских отчетов

·           Спецификация полей пользователя и нелинейных календарей отчетности

·           Создание и настройка процедур "Директора управления проектами"

·           Возможности работы в многопроектном режиме

В рамках организации управления проектами на предприятии целесообразно пользоваться большим количеством настольных и меньшим профессиональных версий Open Plan. Обладатели настольных версий смогут применять настройки, разработанные для них в профессиональной версии. Пользователи профессиональных версий могут собирать в объединяющих проектах данные из проектов, созданных на более низких уровнях управления в организации.

Программное обеспечение Welcom можно настроить на работу с разнообразными базами данных. Open Plan обладает прямым доступом к SQL базам данных. Пользователь может выбрать, в каком формате хранить данные по проектам (в собственном формате Open Plan, в форматах Oracle, SQL Server, Sybase, xBase). Spider - средство для просмотра и ввода данных по проекту Open Plan через Web-браузер. Применение данного инструмента позволит работать с проектом удаленным пользователям и тем, у кого на компьютере не установлена сама программа Open Plan.

 

Глава I. Обзор рынка Информационных технологий

 

Экономическая эффективность от внедрения информационных технологий в технической службе является достаточно условной и выражается в следующих положительных моментах. В подавляющем большинстве случаев нормальная работа предприятия просто невозможна без использования информационных технологий: для любого предприятия уже невозможно представить составление обычных ежедневных документов и их представление внутри и вне организации без MS Office при реализации крупных проектов. Работа без использования специализированных программ управления проектами будет не просто нерациональной, а даже неприемлемой - ни один руководитель проекта не сможет держать в голове и анализировать все процессы проекта, не привлекая при этом компьютер

На всех предприятиях при использовании ИТ (стандартных и собственных программ) достигается повышение эффективности труда, которое условно можно оценить как 10 % рабочего времени, и соответственно зарплаты (из расчета 100 сотрудников с окладом 10 тысяч рублей в месяц получаем 1,2 миллиона рублей в год для предприятия):

·          лучшая организация рабочего времени

·          отсутствие необходимости содержать в штате предприятия профессиональную машинистку (каждый сотрудник сам составляет для себя документы)

·          возможность простого доступа к общей информации и разграничения доступа к конфиденциальной информации.

Не последнюю роль играет использование информационных технологий для обеспечения имиджа фирмы, что дает условную прибыль в размере 2 % годового дохода:

ü   наличие электронного адреса у каждого сотрудника

ü   наличие собственного, хорошо оформленного сайта компании, который привлечет потенциальных клиентов и коллег

ü   профессиональное использование компьютера для подготовки материалов и составления документов для передачи в другие организации

ü   использование Internet для поиска информации.

Однако наряду с положительными моментами внедрения информационных технологий и связанной с этим условной экономией или прибылью, необходимо учитывать также и связанные с этим расходы и проблемы:

v   стоимость приобретения оборудования в достаточном количестве (компьютеры, принтеры, сетевое оборудование)

v   организация и поддержка внутренней сети Intranet и выхода в Internet

v   стоимость приобретения лицензированного программного обеспечения (эта стоимость колеблется в зависимости от программы в пределах от сотен до десятков тысяч долларов)

v   снижение эффективности работы сотрудников на первом этапе привыкания к программе, продолжительность и "острота" которого зависит от компьютерной грамотности и квалификации сотрудников

v   стоимость обучения сотрудников работе с программами, объем и стоимость которого зависит как от используемых программ, так и от обучаемости людей

v   необходимость замены сотрудников, которые не могут или не хотят использовать информационные технологии в должном объеме

v   оплата профессионалов на поддержку пользователей (системные администраторы и программисты).

Таким образом, необходимая степень использования информационных технологий должна рассматриваться в каждом конкретном случае. Эффективность и условная прибыль могут быть определены с учетом вышеприведенных параметров.

Очевидно, что наибольшая прибыль будет иметь место в крупных компаниях, где общие расходы на внедрение IT будут минимальными на единицу продукции и сотрудника.

 

1.1 Современные автоматизированные системы управления проектами

Ни одна программа не существует сама по себе. Ее функциональные и архитектурные особенности напрямую связаны со средой ее использования. Поэтому знакомство с системами управления проектами будет неполным, если предварительно не рассказать о характере среды, в которой "трудятся" эти программы.

Среда управления.

В любой организации можно выделить три группы сотрудников, участвующих в процессе управления ее деятельностью.

1. Высшее руководство, т. е. специалисты, отвечающие за постановку целей и задач, укрупненное планирование деятельности организации и оценку выполнения этих планов.

2. Менеджеры, ответственные за разработку детальных планов достижения целей, поставленных высшим руководством; распределение работ по конкретным исполнителям, планирование использования ресурсов, контроль над выполнением планов и подготовку укрупненных отчетов для высшего руководства.

3. Специалисты на местах, ответственные за выполнение определенных работ в соответствии с графиком, предоставление отчетов о состоянии выполняемых работ, их качестве, доступности, загрузке ресурсов и т. д.

Существенные отличия в выполняемых задачах определяют различия в требованиях, которые предъявляют эти группы пользователей к ПО, призванному повысить эффективность их деятельности.

В свое время компания Welcom Software Technologies провела исследование, позволившее определить различия в требованиях, предъявляемых к ПО на разных уровнях управления проектом (таблица). В результате были выделены три уровня управления: высшего руководства (Executive level), стратегический (Strategic level) и уровень операций (Desktop level). Причем к последнему в данном случае отнесли и исполнителей работ, и руководителей на местах, которые используют ПО для управления проектами не более нескольких часов в месяц.

Можно заметить, что требования, выдвигаемые на уровнях высшего руководства и операций, применимы абсолютно к любой автоматизированной системе для управления предприятием. А требования специалистов, занимающихся детальным планированием (в данном случае - стратегический уровень), зависят от предметной области, в которой они работают. Из таблицы видно, какие функции важны для руководителя проекта.

Следует отметить, что сотрудников, работающих на уровне детального планирования проекта, можно разделить на две группы. К первой относятся специалисты, ответственные за планирование сложных комплексных проектов (групп проектов и подпроектов в рамках этих групп). Для них характерно профессиональное образование в сфере управления проектами, и работа по планированию проекта является их основной обязанностью. Именно им в большей мере присущи требования к мощности и гибкости ПО.

При реализации несложных проектов (или в небольших организациях) уровень детального планирования будет представлен второй группой сотрудников - руководителями, для которых планирование проектов не является основной работой. Это может быть директор небольшой фирмы или заместитель руководителя крупной организации (уровень высшего руководства), планирующий текущую деятельность своего предприятия, или начальники отделов (уровень операций), которые планируют загрузку своих сотрудников. Для этой группы управленцев более важны такие характеристики системы, как простота использования и легкость обучения.

Виды систем управления проектами

Все перечисленные факторы естественным образом повлияли на развитие систем управления проектами, которые сегодня включают в себя следующие структурные элементы.

Средства для календарно-сетевого планирования (КСП);

-средства для решения частных задач (предпроектный анализ, разработка бюджетов, анализ рисков, управление контрактами, временем и т. д.);

-средства для упрощенного доступа к проектным данным; средства для организации коммуникаций; средства для интеграции с другими приложениями.

Из средств для календарно-сетевого планирования наиболее четко выделены только две группы продуктов: пакеты для составления расписаний и комплексные системы.

Пакеты для составления расписаний (Project Schedulers) в первую очередь ориентированы на тех руководителей, которым время от времени приходится планировать простые проекты. Это ПО позволяет задавать взаимосвязи между работами, строить диаграммы Ганнта и сетевые диаграммы, рассчитывать критический путь, упрощенно оценивать загрузку ресурсов, стоимость проекта и т. д. В качестве примера таких программ (до $200) можно назвать: FastTrack Scheduler (AEC Software), Milestones Etc. (Kidasa Software), Visio Standard (Visio Corp.). К сожалению, эти относительно недорогие продукты абсолютно не представлены на отечественном рынке.

Комплексные системы предназначены для создания среды управления многочисленными сложными проектами (multi-project environment). Они включают в себя не только высокопрофессиональные инструменты для планирования, анализа и контроля за выполнением проектов, но и все необходимые средства для организации эффективных коммуникаций между участниками проектных команд и интеграции с комплексными АСУП. Такое ПО, в частности, выпускают компании Artemis Management Systems, Primavera Systems, Welcom Software Technologies, и его стоимость может превышать 10тыс. дол.Провести четкую границу между остальными системами, не попавшими в две вышеописанные группы, довольно сложно. Более того, в одну ценовую группу ($500--700) попадают и программы начального уровня, в которых упор сделан на легкость применения, и профессиональные системы с расширенной функциональностью. Большинство из них, содержат средства для интеграции с другими приложениями и организации, эффективных коммуникаций в проектной команде: обмен информацией по электронной почте, удаленный доступ через Web-броузер с возможностью обновления данных, мастера для создания Web-отчетов и т. д.. В качестве примера таких систем можно назвать CA-Super Project (Computer Associated), Microsoft Project (Microsoft), Project Scheduler (Scitor), SureTrak Project Manager (Primavera Systems), Turbo Project (IMSI).

Средства для решения частных задач выпускаются как в виде самостоятельных продуктов, так и в виде дополнительных модулей к КСП-системам. Информацию о них можно найти на сайтах разработчиков или справочных Web-ресурсах (например, http://www.allpm.com/).

В последнее время на рынке появились самостоятельные системы, которые предназначены для организации упрощенного доступа к проектной информации и эффективных коммуникаций между членами проектной команды. Они не содержат собственных инструментов для календарно-сетевого планирования, а интегрируются с большинством КСП-систем. Одни делают упор на анализ проектных данных и предлагают инструменты для OLAP-обработки (PMOffice фирмы Systemcorp), другие, наоборот, сконцентрированы на коммуникациях и предлагают развитые Internet-средства, такие, как организация дискуссионных групп и чат-каналов, удаленное хранение файлов и т. д. (WecomHome компании Welcom Software).

Рынок систем управления проектами постоянно меняется. Функции, которые ранее были доступны только в профессиональных системах, появляются в недорогих пакетах, а профессиональное ПО, в свою очередь, становится "дружелюбнее" к пользователю. Все системы различаются как по функциональности, так и по коммуникационным и интеграционным возможностям, поэтому выбор ПО превращается в довольно сложный проект, требующий системного подхода, аналогичного выбору любой АСУП ("Компьютерное Обозрение", # 6, 2000).

Специализированные КСП-системы

Специализированные КСП-системы западных производителей представлены на рынках СНГ в основном продукцией фирм Microsoft, Primavera Systems и Welcom Software. ПО двух последних компаний предназначено в первую очередь для применения в проектно-ориентированных организациях.

Среди КСП-систем российских разработчиков можно выделить продукт Spider Project компании "Технологии управления Спайдер", предназначенный для профессиональных пользователей.

Уровень высшего руководства	Стратегический уровень	Уровень операций
Легкость в применении. Возможность получать демонстрационные отчеты. Мощные возможности обобщения сведений. Средства для интеграции с данными из других программных приложений. Процедуры для планирования сверху вниз.	Мощность временного, ресурсного, стоимостного планирования, анализа рисков. Возможность интеграции с другими приложениями. Средства для свертывания (roll-up) данных по проекту (предоставление отчетов руководству) и углублению (drill-down) для планирования на более детальном уровне. Средства для контроля над реализацией проекта. Гибкость при настройке выходных форм отчетности.	Простота использования. Легкость изучения. «Прозрачность» процедур ввода данных. Наглядность.