Автоматизация учета аренды земли

1                   Введение и характеристика объекта 1.1           Характеристика объекта 1.1.1    Описание предметной области

Основные определения:

Ø    Земля – это важнейшая часть окружающей природной среды, характеризующаяся пространством, рельефом, климатом, почвенным покровом, растительностью, недрами, водами, являющаяся главным средством производства в сельском и лесном хозяйстве, а также пространственным базисом для размещения предприятий и организаций всех отраслей народного хозяйства. (ГОСТ 26640–85 «Земли. Термины и определения», п. 1.).

Ø    Аренда земли выражается в предоставлении земельного участка во временное владение и пользование за определенную плату на основе договора аренды. [1]

Ø    Арендодатель. Право сдачи имущества в аренду принадлежит его собственнику. Арендодателями могут быть также лица, управомоченные законом или собственником сдавать имущество в аренду. («ГРАЖДАНСКИЙ КОДЕКС РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ (ЧАСТЬ ВТОРАЯ)» от 26.01.1996 №14-ФЗ (ред. от 02.02.2006)).

Ø    АС УАЗ – Автоматизирована система учета аренды земли.

Ø    Арендаторы земельных участков – лица, владеющие и пользующиеся земельными участками по договору аренды, договору субаренды. («ЗЕМЕЛЬНЫЙ КОДЕКС РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ» от 25.10.2001 №136-ФЗ (ред. от 16.10.2006)).

Ø    Договор аренды. По договору аренды арендодатель обязуется предоставить арендатору имущество за плату во временное владение и пользование или во временное пользование. («ГРАЖДАНСКИЙ КОДЕКС РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ (ЧАСТЬ ВТОРАЯ)» от 26.01.1996 №14-ФЗ (ред. от 02.02.2006)).

Ø    Арендная плата: 1. Арендатор обязан своевременно вносить плату за пользование имуществом (арендную плату). Порядок, условия и сроки внесения арендной платы определяются договором аренды. В случае, когда договором они не определены, считается, что установлены порядок, условия и сроки, обычно применяемые при аренде аналогичного имущества при сравнимых обстоятельствах.

2. Арендная плата устанавливается за все арендуемое имущество в целом или отдельно по каждой из его составных частей в виде:

1) определенных в твердой сумме платежей, вносимых периодически или единовременно;

2) установленной доли полученных в результате использования арендованного имущества продукции, плодов или доходов;

3) предоставления арендатором определенных услуг;

4) передачи арендатором арендодателю обусловленной договором вещи в собственность или в аренду;

5) возложения на арендатора обусловленных договором затрат на улучшение арендованного имущества.

Стороны могут предусматривать в договоре аренды сочетание указанных форм арендной платы или иные формы оплаты аренды… («ГРАЖДАНСКИЙ КОДЕКС РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ (ЧАСТЬ ВТОРАЯ)» от 26.01.1996 №14-ФЗ (ред. от 02.02.2006)).

Ø    Пени. Пеней признается определенная законом или договором денежная сумма, которую должник обязан уплатить кредитору в случае неисполнения или ненадлежащего исполнения обязательства, в частности в случае просрочки исполнения. По требованию об уплате пеней кредитор не обязан доказывать причинение ему убытков. (Гражданский кодекс Российской федерации (Часть первая) от 30.11.1994 г. №51-ФЗ (в ред. 03.06.2006 г.)).

Ø    Федеральное агентство кадастра объектов недвижимости – является федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по управлению государственным имуществом и оказанию государственных услуг в сфере ведения кадастров объектов недвижимости, землеустройства, инвентаризации объектов градостроительной деятельности, государственной кадастровой оценки земель и государственного мониторинга земель, а также по государственному земельному контролю (ПОЛОЖЕНИЕ о Федеральном агентстве кадастра объектов недвижимости от 19 августа 2004 г. №418)

 

Рис. 1.1 Схема аренды земли

1.1.2    Перечень и характеристика недостатков связанных с учетом аренды земли

На мой взгляд, главная проблема, связанная с учетом аренды земельных участков – это трудоемкость учета, т.к. необходимо:

1.                 постоянно оформлять большое количество документов;

2.                 рассчитывать арендную плату в каждом конкретном случае;

3.                 вести учет арендаторов, арендованных и свободных земель, арендных платежей;

4.                 в случае просрочки платежа начислить пени и уведомить об арендатора.

Все выше перечисленное сопряжено с большими затратами времени, что неизбежно увеличивает издержки и тормозит развитие компании.

Сейчас очень много внимания уделяется оценки стоимости земли, для этого специально было создано Федеральное агентство кадастра объектов недвижимости. Трудность заключается в том, что с течением времени может произойти переоценка земли или изменение ее статуса. Это в свою очередь влияет не только на размер арендных платежей, но и на саму возможность предоставления того или иного земельного участка в аренду. К сожалению, порой фирма может не успеть в кратчайшие сроки отреагировать на подобные изменения. Не успели вовремя узнать об изменениях или не успели ввести новые цифры в программу и т.д. В результате не уведомили клиентов об изменившихся условиях, что может послужить причиной неприятностей. Все это снижает эффективность работы, увеличивает издержки и может привести к потере клиентов.

1.2           Цели, критерии, функции, задачи создаваемой программы

 

Цели:

1.                 освобождение работников от рутинной работы за счет ее автоматизации;

2.                 обеспечение достоверности информации;

3.                 быстрое и адекватное реагирование на изменения в законодательстве и т.п.

4.                 замена бумажных носителей данных на магнитные диски, что приводит к более рациональной организации обработки информации и снижению объемов документов на бумаге;

5.                 уменьшение затрат на оказание и предоставление потребителям уникальных услуг;

6.                 отыскание новых рыночных ниш;

7.                 привязка к фирме арендаторов за счет предоставления им разных скидок и услуг;

8.                 совершенствование структуры потоков информации и системы документооборота в фирме;

9.                 обеспечение компьютерной поддержки отделы организации, занимающихся учетом аренды земли.

Критерии эффективности работы программы:

1. Увеличение скорости расчетов арендной платы, пени.

2. Увеличение скорости обработки информации.

3. Увеличение скорости доступа к необходимой информации.

4. Увеличение количества новых и постоянных арендаторов, за счет новых услуг.

5. Отсутствие претензий к работе и надежности программы, к достоверности информации.

Функциональное назначение создаваемой программы:

Для достижения указанных целей программа должна выполнять следующие функции:

1. Ведение списка арендаторов.

2. Ведение списка свободных и арендованных земель.

3. Учет заключения и расторжения договоров аренды.

4. Расчет и учет поступлений арендной платы.

5. Расчет и учет пени при несвоевременной оплате.

6. Создание отчетов, построенных с использованием шаблонов Microsoft Word и Excel.

Требования к программе в целом:

1. Многопользовательский режим работы.

2. Автоматическое обновление информации (кадастровой стоимости земли, статуса земельных участков и.д.), получая обновленную информацию на прямую от Федерального агентства кадастра объектов недвижимости.

3. Быстродействие, позволяющее использовать БД большого объема.

4. Защиту данных от несанкционированного доступа.

5. Восстановление при сбоях в работе программы и оборудования.

6. Простота эксплуатации.

7. Электронный обмен информацией. Возможность подключения в сеть.

1.3           Ожидаемые технико-экономические результаты

На мой взгляд, главным результатом от внедрения данной программы – это сокращение времени и затрат на обработку информации, учет аренды земельных участков, ввод данных. Другим не маловажным результатом, будет то, что учет аренды земли становиться более гибким и мобильным, в кратчайшие сроки могущим реагировать на изменения в стратегии фирмы, в законодательстве и т.п. Автоматизированный документооборот позволит сократить время от подачи документов до непосредственно передачи права на пользование землей и т.д. Все это делает фирму конкурентоспособной и более заманчивой по сравнению с конкурентами.

2                   Требования к сбору, вводу, обработке, хранению, выдачи и контролю экономической информации

Прежде всего, хотелось бы поговорить о трудностях, которые могут возникнуть при обработке информации с помощью программы. В процессе внедрения данной технологии следует помнить, что возникающие трудности приносят лишь пользу, заставляя осознать и понять важность тех аспектов процесса, которым при использовании традиционных технологий не уделялось должного внимания. Что, в свою очередь, способствует быстрейшему и эффективному разрешению возникающих вопросов. А также созданию благоприятных условий для успешной реализации программ, разработки новых рыночных продуктов и услуг.

К тому же нельзя забывать, арендаторы – это люди, которых зачастую очень трудно понять, чего они хотят в данном конкретном случае. И как бы не была хороша программа, в подобной ситуации она может только помочь в незначительной степени, предоставив информацию. И если после установки программы на компьютеры не происходит увеличения числа клиентов, не растет быстро прибыль, то целесообразно с начала исследовать процесс взаимодействия между клиентом и оператором.

На практике могут возникнуть следующие трудности:

·                    Недостаточная коммуникабельность потенциальных арендаторов, отсутствие четких требований к требуемой земле, процесс поиска вследствие этого может занять много времени.

·                    Несвоевременность принятия решения или санкционирования необходимых действий, если процесс поиска нужного земельного участка по требованию клиента или разъяснения по какому-либо вопросу затягивается, то клиент может расторгнуть договор и больше не захотеть пользоваться услугами фирмы.

·                    Сложная формулировка заказов.

·                    Неверные, устаревшие сведения у заказчиков о правилах аренды или о предоставляемых услугах.

·                    Нестандартность заказов, требующих от руководителя или менеджера активного поиска вариантов.

·                    Недостаточное внимание к деталям.

·                    Ситуации, когда в одно и тоже время приходит несколько потенциальных заказчиков.

Возможными решениями данных трудностей будут:

Требования к персоналу:

1.                 Назначение на должность оператора компетентных и ответственных людей.

2.                 Приветливое отношение к клиенту – «клиент всегда прав».

3.                 Индивидуальный подход к каждому клиенту.

4.                 Оперативность занесений данных.

5.                 Знание программы, умение ориентироваться в ней, способность быстро предоставить сведения о свободных землях или о другой интересующей информации.

6.                 Быть предельно откровенным с клиентом.

7.                 Дисциплинированность и преданность делу.

Требование к заполнению базы данных:

1.                 Всестороннее предоставление земли, лучше с нескольких сторон, чтобы клиент мог оценить ее.

2.                 Постоянное обновление базы данных.

3.                 Контролируемый доступ к программе.

Общие требования к организации:

1.                 Реклама новой технологии работы. Объяснение потенциальным арендаторам, что не надо бегать по различным организациям, предоставляющим аналогичные услуги. Все равно они придут к Вам, т. к. Ваша новая технология работы позволит быстрее и эффективнее обслужить клиента.

2.                 Наличие нескольких операторов.

3.                 Составление каталогов, которые могут определиться клиенту с деталями.

4.                 Создание резервных копий базы данных (для надежной защиты 3 копии).

5.                 Обеспечение конфиденциальности информации о клиентах не только на словах.

3                   Теоретическая разработка программы 3.1           Структура входных документов

Прежде чем перейти к ее рассмотрению структуры входных документов хотелось бы пояснить, что рассматриваются только те документы и те их поля, которые непосредственно участвую в работе базы данных. И потому предлагаемый ниже перечень документов не является полным и достаточным для аренды земли.

Таблица 3.1 Структура входных документов

Наименование документа	Содержание документа	Тип поля	Размер поля (кол-во символов)	Пример
1. Договор аренды (Федеральный закон от 6 июля 2004 г. №104-Р. Форма УАЗ №1.1).	1. Номер договора.	Числовой	5[2]	98201
	2. Дата подписания документа.	Дата/время	10	01.11.2006
	3. Наименование арендатора.	Текстовый	45	Межрегиональное страховое соглашение
	4. Категория арендатора.	Текстовый	17	Юридическое лицо
	5. Юридический адрес арендатора.	Текстовый	65	129226 Россия, Москва, ул. Докукина, 16, стр. 1, 6-й этаж
	6. № р/с арендатора, № кор./счета банка арендатора.	Числовой	48	40703810200000000011/ 30101810100000000782
	7. Кадастровый № участка.	Числовой	38	76:20:000000:0000:006240\ 01:0168
	8. Арендованная площадь.	Числовой	5	1 200
	9. Категория земель.	Текстовый	40	Земли сельскохозяйственного назначения
	10. Размер арендной платы.	Числовой	10	1 000 000
	11. Сроки уплаты арендной платы.	Дата/время	22	01.01.2005–31.12.2006
	12. Размер пений.	Денежный	10	1 000 000
	13. Сроки уплаты пени.	Дата/время	21	01.01.2005–31.12.2006
	14. Срок действия договора.	Дата/время	21	01.01.2005–31.12.2006
2. Квитанция об оплате (Форма ПД-4)	1. №Договор.	Числовой	5	98201
	2. Наименование арендатора.	Текстовый	45	Межрегиональное страховое соглашение
	3. Сумма платежа.	Денежный	11	10 000 000
	4. Содержание платежа.	Текстовый	15	Арендная плата
	5. Дата платежа.	Дата/время	10	01.11.2006
3. Платежное поручение (Форма 0401060)	1. №Договор.	Числовой	5	98201
	2. Наименование арендатора.	Текстовый	45	Межрегиональное страховое соглашение
	3. Сумма платежа.	Денежный	11	10 000 000
	4. Содержание платежа.	Текстовый	15	Арендная плата
	5. Дата платежа.	Дата/время	10	01.11.2006
4. Выписка из банка (Форма УАЗ №1.2)	1. №Договор.	Числовой	5	98201
	2. Наименование арендатора.	Текстовый	45	Межрегиональное страховое соглашение
	3. Сумма платежа.	Денежный	11	10 000 000
	4. Содержание платежа.	Текстовый	15	Арендная плата
	5. Дата платежа.	Дата/время	10	01.11.2006
5. Обновление информации о стоимости и виде земель Ф УАЗ №1.3	1. Кадастровый номер земельного участка.	Числовой	38	76:20:000000:0000:006240\ 01:0168
	2. Кадастровая стоимость земельного участка.	Числовой	10	1 000 000
	3. Категория земель	Текстовый	40	Земли сельскохозяйственного назначения
	4. Дата вступления в силу.	Дата/время	10	01.11.2006

3.2           Пример меню программного комплекса по обработке документов

Рис. 3.1 Меню программного комплекса по обработке документов