Навигация
Основные функции системы. LanDocs: ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО
40290
знаков
0
таблиц
0
изображений
6. Основные функции системы. LanDocs: ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО
Система LanDocs: ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО позволяет выполнять следующие основные функции:
· регистрация документов;
· ввод текстов документов и поддержка функций работы с файлами ;
· обмен документами и сообщениями, направление заданий на исполнение;
· контроль исполнения документов и заданий;
· работа в режиме замещения исполнителя;
· отслеживание делопроизводственных связей между документами, формирование сложноструктурированных папок;
· навигация и поиск документов;
· отчетность по документообороту;
· сканирование бумажных документов, работа с изображениями документов (средствами LAN Image);
· интеграция с офисными приложениями для работы с электронными документами;
· интеграция с внешними Windows-приложениями;
· рассылка заданий и извещений пользователям электронной почты;
· применение электронной подписи выполнение и контроль делопроизводственных операций над документами;
· работа через Интернет;
· ведение справочников.
7. Документ в системе LanDocs
LanDocs – это система, ориентированная на работу с документами. Документ в системе LanDocs представляет собой совокупность данных по документу и информационных объектов, связанных с документом – регистрационной карточки, файлы и их версии с текстом документа, сведений по истории движения документа, электронной цифровой подписи и т.п. Таким образом, под документом, зарегистрированным в системе LanDocs, понимают специальный информационный объект – «Документ LanDocs».
Документ LanDocs – это совокупность трёх основных составляющих: регистрационной карточки, текста документа (файл с текстом документа, прикрепленный к регистрационной карточке), сведений об истории работы с документом (истории движения и выполнения делопроизводственных действий и операций системы, связанных с обращением к документу). При вводе документа в систему не просто вносится информация о документе и вводится текст документа, а создается новый информационный объект – документ LanDocs, который при наличии текста документа представляет собой полноценный документ.
· Регистрационный карточка – заводится на каждый документ (бумажный или электронный), который требуется ввести в систему. Регистрационная карточка документа содержит атрибуты, характеризующие документ и служащие для поиска документа. Атрибуты регистрационной карточки, как правило, совпадают с реквизитами документа.
· Файл документа (текст документа, содержащий текст, таблицу, изображение, звук и т.д.) – прикрепляется к регистрационной карточке и сохраняется в системе в оригинальном формате файла (без преобразований). Система позволяет хранить несколько файлов по одному документу и множества версий одного файла. Перечень форматов файлов, разрешенных к использованию, определяются администратором. Файл может быть импортирован в систему и определен как первая версия текста документа непосредственно при создании РК либо в последующем. Если документ существует в виде бумажного оригинала, то он может быть, то он может быть отсканирован программным модулем LAN Image, вызываемым для выполнения импорта со сканированием; в дальнейшем изображение документа будет хранится в системе как электронный образ документа, представленный в графическом формате.
· Сведения об истории движения документа и работы с документом – представляют собой совокупность информации, содержащихся в перечне сообщений по документу и записей в протоколах работы системы относительно информация о примененных электронных подписях.
«Представление» документа в системе как «документа LanDocs» позволяет придать документам LanDocs то же функциональное назначение, которое имеют и обычные «бумажные» документы: информационное, управленческое и правовое.
8. Принципы защиты информации и разграничение полномочий пользователей
Реализованные в системе LanDocs механизмы защиты информации и разграничения полномочий пользователей позволяют:
· защитить от несанкционированного входа паролем;
· определить права доступа пользователей к документам различного уровня конфиденциальности;
· персонифицировать право доступа к документу, определив список лиц, имеющих право работы с документом;
· шифровать (кодировать) конфиденциальные документы.
Система снабжена парольной защитой входа в систему. При входе пользователя в систему запрашивается его имя и пароль, после чего система предоставляет ему возможность выполнять только функции, которые предоставлены пользователю в соответствии с его функциональными правами.
Дополнительное разграничение полномочий пользователей по доступу к документам реализуется на основание на основании механизма уровней конфиденциальности.
Система обеспечивает Права на файл – список операций с файлами документов, которые регламентированы для каждого файла. Для файла, уже введенного в документ, могут быть назначены следующие права:
· возврат к предыдущей версии;
· изменение имени файла;
· изменение статуса файла;
· назначение права на файл;
· просмотр;
· редактирование;
· удаление.
При использовании программного обеспечения LanDocs: ПОДСИСТЕМА БЕЗОПАСНОСТИ дополнительно обеспечивается защита целостности документов LanDocs (ревизионная безопасность на программном уровне).
При использовании для долговременного хранения неперезаписываемых носителей, обеспечивается ревизионная безопасность на физическом уровне по отношению к файлам документов.
Дополнительные средства безопасности могут быть включены в технологический цикл использования и обслуживания системы.
Похожие работы
... (в том числе за счет автоматизации документационного обеспечения), любое руководство должно обратить внимание на решение указанных проблем. Практическая часть дипломной работы проводилась на базе Управления федеральной регистрационной службы по Белгородской области и включала в себя обследование документационного обеспечения в учреждении, организации его работы, а также анкетирование персонала ...
... , за кого он себя выдает, и что документ не был изменен в процессе доставки. Как только речь зашла об электронной цифровой подписи, сразу же возникает проблема ее использования. 2. Проблемы использования электронной цифровой подписи В современном, оснащенном компьютерами предприятии документы создаются и перемещаются в электронном виде, при этом необходимость подписания документов остается. ...
... путем установления рациональной организации, форм и методов работы с документами, унификации документов. Начальнику ОДО подчиняются должностные лица и работники отдела документационного обеспечения управления Костромской таможни(это видно из схемы 1 составленной автором): · Главный государственный таможенный инспектор ОДО: выполняет основные функции пресс-секретаря таможни и секретаря ...
... : · организация работы; · руководство документационным потоком; · координация видов работ с документами; · контроль за последовательностью работы с документами; · организация работ по документационному обеспечению управления. Задачи службы ДОУ: · совершенствование форм и методов работы с документами; · обеспечение единого порядка документирования; · ...
0 комментариев