Функция контроля в управления БФ

3 Функция контроля в управления БФ

3.1 Проверка - функция технологического управления фондом библиотеки

Контроль – функция управления, заключающаяся в сравнении фактического состояния с поставленными целями. Она ориентирована на подведение итогов, оценку качества, целесообразности выполнения каждой функции управления [65, c. 261]. Контроль завершает цикл управления и на этом этапе невозможно внести какие-либо коррективы, а только констатировать, анализировать и делать выводы, которые могут пригодиться в дальнейшем.

Контрольная функция учета фонда реализуется через проверку. Проверка библиотечных фондов является наиболее важным и сложным процессом организации фондов библиотек и рассматривается как составная часть нормальной постановки библиотечных технологических процессов.

Периодическая проверка является одним из условий сохранности библиотечного фонда. Она позволяет установить фактическое наличие изданий, зафиксированных в учетных документах, дает представление о состоянии учета, выявляет задолженность, обнаруживает ветхие и устаревшие по содержанию издания, дублетную и непрофильную литературу. Во время проверки фонда устанавливают соответствие каталогов фактическому наличию книг в библиотеке.

Проверка фонда – это определение наличия зарегистрированных в учетной документации изданий и других документов в библиотечном фонде [34, c. 17].

Проверка в качестве формы государственного контроля осуществляется органами исполнительной власти, правоохранительными и контрольно-ревизионными органами в соответствии с их статусом и функциями. В 2004 г. Постановлением Правительства Российской Федерации была создана Федеральная служба по надзору за соблюдением законодательства в сфере массовых коммуникаций и охране культурного наследия. Одним из направлений ее работы является проверка деятельности юридических лиц по выполнению требований законодательства Российской Федерации в сфере архивного, библиотечного и музейного дела[88].

Основная цель проведения проверок Росохранкультурой и ее территориальными органами — предупреждение и устранение нарушений требований законодательства в сфере культуры, в частности библиотечного дела, а также осуществление контроля над хранением и использованием библиотечных фондов, прежде всего отнесенных к культурному наследию народов Российской Федерации[23 с. 25].

Основная задача проверки — охрана материальных ценностей. В процессе проверки удается выявить, насколько точно и правильно учтены все имеющиеся в фонде издания, как поставлен учет поступающей литературы и других видов изданий, как учитываются выбывающие из фонда документы. Благодаря проверке устанавливается фактическая стоимость библиотечного фонда, что имеет большое значение для согласования данных учета библиотечного и бухгалтерского[23 с. 27].

Во время проверки анализируется правильность ведения учетной документации, устраняются ошибки, допущенные в период между предшествующими проверками. Основанием для проверки является приказ руководителя библиотеки.

Проверке подлежат все документы с инвентарными номерами, находящиеся на бухгалтерском учете, то есть на балансовой стоимости. Если в процессе проверки будут выявлены отсутствующие издания, принимаются меры к их разысканию. Для электронных документов на переносимых носителях проверка осуществляется по единицам учета и хранения, а также с точки зрения сохранения изданием своей способности к функционированию [62].

Принято считать, что периодичность проверок зависит от статуса библиотеки, объема, назначения и структуры фонда.

Однако не следует забывать и том, что нормативно периодичность проверки определена Минфином в письме «Об инвентаризации библиотечных фондов»:

–           наиболее ценные фонды, хранящиеся в сейфах — ежегодно;

–           редчайшие фонды — один раз в 3 года;

–           ценные фонды — один раз в 5 лет;

–           фонды библиотек до 100 тыс. учебных единиц — один раз в 5 лет;

–           фонды библиотек от 100 до 200 тыс. учебных единиц — 1 раз в 7 лет.

–           фонды библиотек от 200 до 1 мил. учебных единиц— 1 раз в 10 лет;

–           фонды библиотек свыше 1 мил. учебных единиц — поэтапно в выборочном порядке с завершением проверки всего фонда в течение 15 лет

–           фонд открытого доступа, если он не превышает 50 тысяч единиц хранения, желательно ревизовать ежегодно[5, c. 5].

Федеральный закон "О бухгалтерском учете" (1996 г.) определяет условия, при которых производится обязательная – экстренная проверка основных средств (фондов), к которым относятся библиотечные фонды:

–           при смене материально ответственного лица;

–           при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи документов;

–           в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуациях, вызванных экстремальными условиями;

–           при передаче фонда библиотеки или ее части в аренду;

–           при реорганизации и ликвидации библиотеки.

Для проведения плановых проверок составляется план проверок (или график) на текущий год и на перспективу, который составляет отдел хранения и утверждает директор.

В зависимости от типа, статуса библиотеки, и объема ее фондов осуществляются различные виды проверок.

1) сплошная,

2) частичная,

3) выборочная.

Проверки могут быть периодические (регулярные) для поддержания фонда в рабочем состоянии (устранение застановок, исправление расстановочного шифра, выяснение задолженности). Такие проверки проводятся по графику и включаются в план работы отделов фондодержателей или в целом библиотеки. Для их проведения, как правило, комиссия не создается.

Особой подготовки и внимания требуют финансовые проверки библиотечных фондов, стоимость которых отражена в бухгалтерских документах.

Существуют три основных способов проверки фонда:

–           сверка с документами индивидуального учета (с инвентарной книгой);

–           проверка с помощью контрольных талонов;

–           проверка при помощи топографического каталога (в топографическом каталоге карточки размещены соответственно размещению документов в структурных подразделениях библиотеки [29, c. 19].

1.         Сверка фонда с помощью инвентарной книги. Она заключается в сверке каждого издания с записью в инвентарной книге. Этот способ отличается простотой и большей точностью, но он очень медленный. Кроме того, интенсивное использование инвентарных книг ведет к их физическому износу. Хорошо, если используется штрих-кодовая технология - на штрих-коде стоит номер книги, тогда сверку можно производить в автоматизированном режиме.

В последнее время применяются для этих целей не только штрих-кодовая технология, но также и технология радиочастотной идентификации (RFID).

При инвентаризации (проверке) проводится сверка титульного листа документа с инвентарной книгой либо, после написания контрольного талона, — с индикаторным каталогом. Данные о документах, выданных читателям, берутся из учетных форм (формуляров, читательских требований, специальных журналов, протоколов электронной выдачи пользователям в компьютерной библиотечной программе). При совпадении данных на документе делается принятая отметка об инвентаризации. В случае отсутствия документа на инвентарной книге или контрольном талоне ставится отметка «нет на месте», а затем проводится повторная проверка.

2. Проверка фонда с помощью контрольных талонов. На каждую книгу выписывают контрольный талон. В нем указывают инвентарный номер, фамилию автора или первое слово заглавия. Если запланирована дальнейшая сверка с систематическим каталогом, указывают еще и шифр. Каждый талон вкладывают в книгу. Члены комиссии проверяют правильность записи на книги, выданные читателям или на кафедры библиотеки, филиалы, передвижки. Талоны составляют по книжным формулярам и записям. На книгах и читательских формулярах, в тетрадях книг передвижной библиотеки ставят отметку о проверке. Контрольные талоны расставляют в порядке инвентарных номеров, сверяют с инвентарными книгами, против записи ставят отметку о проверке. По инвентарный книге составляют список недостающих книг.

Данный способ удобен тем, что талоны можно не только быстрее написать, но и сделать это на подготовительном этапе. В написании талонов могут принять участие несколько человек. Кроме того, непосредственную проверку фонда можно проводить, не закрывая библиотеку. Читателям не выдают только те книги, которые стоят на проверяемом стеллаже. При этом большое значение имеет тщательный учет работы проверяющих: обязательно следует записывать в специальной тетради номера проверяемых стеллажей и полок. Книги, принятые от читателей, ставят на отдельный стеллаж и с них начинают текущую проверку. После простановки штемпеля и «галочки» книги возвращают в фонд на свое место.

Использованные контрольные талоны сохраняют в том порядке, в каком они сверялись с учетными документами. Их тщательно упаковывают, пишут на каждой пачке инвентарные номера или буквы собранных в ней талонов (от — до). При следующей очередной проверке фонда дописывают контрольные талоны на книги, поступившие до начала проверки. По «Книге регистрации карточек учетного каталога» выясняют, с какого номера стали учитываться такие книги. Старые талоны сверяют с учетным документом, чтобы проконтролировать полноту картотеки и изъять талоны на списанные книги.

3. Иногда крупные библиотеки заменяют учетный каталог и картотеку контрольных талонов топографическим каталогом, где указывается, за каким структурным подразделением библиотеки числится каждая учетная единица.

Топографический каталог — это сумма карточек с библиографическими описаниями единиц хранения, расположенных в той же последовательности, что и документы в фонде [73, c. 163].

Благодаря тому, что карточки в топографическом каталоге расставлены в систематически - алфавитном порядке, проверять фонд можно по частям с одновременным выявлением недостающих изданий.

В случае если необходимо произвести экстренную внеплановую проверку, применяют экспресс-метод. Книги на полках просто пересчитывают, приплюсовывают сумму выданных, и если итог сходится с данными книги суммарного учета, то проверка считается законченной.

Проверка фонда состоит из нескольких процессов:

–           проверяется правильность расстановки книг, списываются ветхие экземпляры и передаются дублетные;

–           редактируется алфавитный каталог, выборочно проверяется, изъяты ли из него карточки на выбывание книг;

–           просматривается читательский абонемент, документы о выдаче книг в отделы библиотеки, кафедральные, факультетские библиотечки, ликвидируется задолженность, приводится в порядок учет книг, полученных по МБА и книгообмену;

–           сверяются учетные документы с записями в книге движения, инвентарной книге.

Методика проведения проверки фонда разрабатывается библиотекой с учетом ее специфики и общих требований к проведению инвентаризации, а также инструктивно-методической и технологической документации вышестоящих органов по данному вопросу [61, c. 17].

При разработке указанной методики можно воспользоваться постановлением Минтруда России от 03.02.97 "Об утверждении межотраслевых норм времени на работы, выполняемые в библиотеках"[11], в котором приведен подробный перечень всех работ, проводимых библиотечными работниками в период проверки библиотечного фонда. Подсчитываются суммарные трудозатраты. Время на выполнение намеченного объема работ устанавливается, путем деления суммарных трудозатрат на общее количество рабочих часов участников проверки (эффективный фонд рабочего времени за день, месяц).

Расчет лучше всего составлять по основным этапам работы, что значительно облегчит его дальнейшее использование в организации и планировании труда. Составление расчета комиссия может поручить одному из своих членов или методисту.

Проверку фонда уместно сочетать с его изучением (мониторингом). Своевременное выявление, изъятие непрофильных, дублетных, устаревших, ветхих, дефектных изданий и их оперативное исключение из фонда, стабилизация, консервация содействуют улучшению состава фондов и обязательны для выполнения всеми фондодержателями библиотеки.

Изучением фонда занимаются хранители совместно с комплектаторами и сотрудниками отделов обслуживания. Документы, с которыми предстоит дальнейшая библиотечная работа, с полок раньше времени снимать нельзя. Сначала нужно лишь пометить их условными значками, например, закладками разного цвета, придав каждому цвету тот или иной смысл: документ непрофильный, ветхий, устаревший и т. д. Немедленному снятию с полок и перестановке подлежат только документы заставленные, то есть ошибочно находящиеся в неположенном месте. Немедленно изымаются также документы, пораженные микроорганизмами. После изъятия их сразу же упаковывают в плотную бумагу и только тогда переносят в место лечения

С остальными помеченными документами работают после утверждения результатов проверки и с согласия руководителей на их перемещение реставрацию или списание.

Вся работа по проверке библиотечного фонда осуществляется в несколько этапов. Важнейшими из них являются: подготовительный этап, непосредственная работа по проверке фонда, подведение итогов и оформление результатов проверки.

В подготовительный этап создается комиссия, которая составляет календарный план проверки фонда, осуществляет подготовительную работу. Заготавливаются специальные штемпели для отметок с обозначением года проверки размером 1,5 см х 1 см (с указанием двух последних цифр года), штемпельные подушки, бланки для учета работы, карточки для контрольных , ящики или коробки для них, номерные разделители, цветные карандаши, фломастеры и т. д. Особое внимание члены комиссии уделяют проверке правильности оформления учебных документов (инвентарных книг, ведомостей учета библиотечного фонда, книг суммарного учета фонда, накладных, актов предыдущих проверок со списками недостающих документов).

Чтобы исключить возможные недоразумения, все книги, находящиеся в библиотеке к моменту проверки, расставляются на стеллажи (правильность расстановки проверяется ежедневно). Для облегчения организации и отчетности целесообразно на время проверки пронумеровать все стеллажи и полки. Проверяется также наличие полочных разделителей.

С целью своевременного возврата книг в библиотеку принимаются необходимые меры по ликвидации задолженности читателей.

В комиссию входят ответственные за проверяющую часть сотрудники отдела-фондодержателя, обязательно отдела хранения (поскольку этот отдел отвечает за сохранение всех имеющихся в библиотеке фондов, в каком бы структурном подразделении они ни находились), бухгалтеры. Председателем назначают библиотекаря (заведующего отделом хранения), если проверяют фонд не этого отдела; заместителя директора по общим вопросам, по научной работе.

Таким образом, на этом этапе должны быть выявлены и исправлены все ошибки в ведении учетных документов, в том числе оформление выбытия (отметки в учетных документах) всех изданий, которые были предназначены к списанию по результатам предыдущих проверок.

Подготовительный этап заканчивается инструктированием членов комиссии - участников проверки и определением круга их обязанностей.

Основной этап - проверка фонда. Выбор способа проверки зависит от особенностей ведения учета и сложившейся практики.

Проверка общего фонда библиотеки, фондов отдельных подразделений и отдельных видов изданий может быть сплошной или выборочной. При сплошной проверке библиотека, как правило, читателей не обслуживает. Литература, находящаяся у читателей, должна быть по возможности возвращена в фонд. Фонды объемом до 100 тыс. экземпляров, а также фонды, имеющие инвентарную систему расстановки, рекомендуется проверять путем непосредственного сличения изданий с инвентарными книгами. На каждом издании проставляется дата проверки. Одновременно делается отметка о проверке в инвентарной книге.

Фонд филиала проверяют по описи инвентарных номеров, которая ведется центральной библиотекой. В описи перечислены инвентарные номера документов каждой партии, переданной в филиал, имеется место для отметок о проверке, перемещении или списании документов. Технология проверки та же, что и при использовании инвентарной книги.

Проверку проводят два работника: первый снимает с полок одну книгу за другой (или берет формуляры выданных книг и называет их инвентарные номера). Второй по этим номерам находит записи книг в инвентарной книге. Проводят сверку книг и записей на книги и ставят штемпель проверки, а в инвентарной книге в графе «Отметка о проверке библиотеки» проставляют условный значок («галочку»). Отсутствие условного знака свидетельствует о том, что отдельные книги не обнаружены в фонде или среди выданных читателям.

Не следует забывать и том, что весь процесс проверки фонда следует нормировать по времени. Например, на выполнение такого процесса проверки как «выявление изданий, не прошедших проверку, по формам индивидуального учета» межотраслевые нормы 1997 г. предусматривают не более 3 минут. На «Розыск изданий в фонде библиотеки» отводится около 4 минут на один экземпляр.

За один час работы, в паре можно проверить, в зависимости от системы расстановки, от 80 до 100 документов, а в целом на проверку 1 тысячи экземпляров одним человеком тратиться 24-26 часов[87, c. 14].

Чтобы исключить путаницу, при любых способах проверки библиотечного фонда ведут учет проделанной работы. Каждый участник проверки в конце дня отмечает в специальном бланке или тетради учета номера проверяемых (или проверенных) стеллажей и полок, указывает число написанных контрольных талонов или проверенных книг (количество отложенных книг для дальнейшего выяснения). При проверке могут возникнуть вопросы, требующие выяснения: например, под данным номером в документах записано другое издание; книга, указанная в талоне, отмечена как выбывшая; на книге не обнаружено инвентарного номера. Такие контрольные талоны вместе с книгами надо отложить для последующей ликвидации недоработок и ошибок.

Завершающий этап проверки - подведение итогов и оформление соответствующей документации - акта с объяснительной запиской и списком недостающих книг и других видов документов. На данном этапе следует внимательно просмотреть учетные документы и выявить книги, не отмеченные «галочкой» определенного цвета. Должны быть приняты меры к разысканию всех книг, не обнаруженных во время проверки.

Данные о таких книгах (инвентарный номер, автор заглавие, год издания, цена) выписывают на карточку или вносят в предварительный список. Из карточек составляют картотеку, расставленную по номерам (данные из инвентарной книги или «Описи...») или по алфавиту (из учетного каталога). Можно использовать имеющиеся контрольные талоны на эти книги, дополнив их нужными сведениями.

С картотекой должны быть сверены все книги, отложенные на стеллажи (с перепутанными номерами, без номеров, списанные по акту и т. д.). Удобнее сверять с картотекой книги, расставленные по алфавиту. При устранении ошибок и нахождении книг в учетных документах ставят отметку о проверке, на книге — штемпель, карточка из картотеки (но не талон) вынимается и уничтожается (из списка вычеркивается). После того, как все возможные варианты разыскания недостающих изданий исчерпаны, составляют список книг, пропавших по неизвестным причинам, который должен быть приложен к акту о проверке.

Проверка всего фонда или его части завершается составлением акта с выводами комиссии и списком отсутствующих изданий (Приложение 6). Акт подписывается всеми членами комиссии и председателем. Один экземпляр акта хранится в библиотеке, второй передается под расписку в бухгалтерию.

Результаты проверки, зафиксированные в акте, рассматриваются комиссией по сохранности или другим коллегиальным органом по фондам. На основании решения Акт о списании передается на утверждение. Акт проверки фонда утверждает исключительно руководитель библиотеки, а не учредитель или какая-либо другая вышестоящая инстанция. Это закреплено законом «О библиотечном деле» и должно быть отражено в Положении о библиотеке.

После утверждения акта недостающие книги списываются, а сведения о них исключаются из справочно-поискового аппарата

По итогам проверки руководитель отдает приказ, в котором дает оценку действиям комиссии и фондохранителей, разрешает списание, принимает в случае необходимости административные меры, включая поощрения, наказания, перестановку кадров и т. п., намечает меры по повышению уровня сохранности библиотечного фонда, назначает ответственных за исполнение, устанавливает сроки и порядок контроля за исполнителями [18, c. 5].

Таковы основные правила проведения ответственной работы по проверке библиотечного фонда. Работа это трудная кропотливая, требующая серьезного, внимательного отношения с самого начала до конца.

Следует отметить, что проверка всегда способствует выявлению и ликвидации разного рода недочетов и ошибок, допущенных в текущей работе. Каждая совершенная в ходе проверки небрежность и неточность ухудшает качество работы по проверке, ставит под сомнение точность полученных результатов и вызывает необходимость проведения дополнительной работы по выявлению ошибок. При этом библиотека имеет возможность выявить конкретных виновников этих ошибок. Отсюда большое воспитательное и стимулирующее значение работы по проверке для всего коллектива работников библиотеки.

Похожие работы

Пути развития русского просвещения в культуре Советского района Кировской области

Скачать

141784

2

0

... класс комплект, 173 человека, из них 55 девочек и 118 мальчиков (Приложение 15). (24). Глава 3. Центры дополнительного образования в системе культуры Советского района   Демократизация и гуманизация системы образования создали условия для активного развития сферы дополнительного образования детей, объективно объединяющей в единый образовательный процесс воспитание, обучение и развитие. (20, ...

Технология подготовки аналитической информационной продукции в библиотеке

Скачать

127562

30

0

... - но-методической деятельности библиотек. Характеристика ассортимента аналитической методической про- дукции библиотек Видовая классификация аналитической методической продукции. Глава 2. Технология подготовки аналитических информационных продуктов в отделе прогнозирования и развития библиотечного дела Областной научной библиотеки им. В.Д. Федорова города ...

Оптимизация административно-управленческих процессов в муниципальных учреждениях на основе аутсорсинга

Скачать

153703

16

8

... ; ·          слишком высокая стоимость аутсорсинга, его экономическая ·          неэффективность для государственного органа. Преимущества аутсорсинга для государственного и муниципального управления: ·          Повышение эффективности осуществления административно-управленческих процессов; ·          Эффективный контроль издержек, создание потенциала для их снижения, в т. ч. сокращения ...

Совершенствование процесса управления муниципальной недвижимостью города Иркутска

Скачать

229232

40

11

... проблемы связаны с подготовкой квалифицированных профессиональных управляющих городской недвижимостью.(*) РАЗДЕЛ 2. Анализ действующей практики управления муниципальной недвижимостью в г. Иркутске 2.1 Состав муниципальной собственности г. Иркутска Иркутск, один из красивейших старинных городов Восточной Сибири, начинался с острога, поставленного в 1661 г. против реки Иркут отрядом русских ...