Анализ организации контроля в технологическом управлении фондами муниципальных библиотек Кировской области

3.2 Анализ организации контроля в технологическом управлении фондами муниципальных библиотек Кировской области

В рамках написания данной дипломной работы в феврале-марте 2010 года нами было организовано социологическое исследование. Целью данного исследования послужило обобщение опыта работы по организации контроля фондов массовых (муниципальных) библиотек Кировской области в современных условиях, определение уровня организации контроля БФ и выявление проблем, возникающих в процессе организации контроля. Исследование осуществлялось Нагорской районной центральной библиотекой с помощью анкетирования работников муниципальных библиотек Кировской области.

Задачи исследования:

–          Изучить теоретическую разработанность темы.

–          Выявить сущность и значимость организации контроля фондов массовых (муниципальных) библиотек Кировской области.

–          Проанализировать современное состояние организации контроля фондов муниципальных библиотек.

–          Подвести итоги деятельности библиотек по организации контроля библиотечных фондов.

–          Выработать рекомендации по дальнейшей организации контроля фондов муниципальных библиотек Кировской области.

Основными факторами выбора метода анкетирования стали: возможность сбора первичной информации, содержащей суждения пользователей по изучаемым проблемам, их субъективные оценки, мнения, предпочтения и склонности; возможность охвата большого круга пользователей.

При составлении анкеты были использованы различные типы вопросов: закрытые (предполагавшие выбор конкретного ответа), полузакрытые (где респонденты наряду с указанными вариантами могли написать свой ответ), открытые, позволяющие самостоятельно формулировать свое мнение, высказать тем самым свою точку зрения.

Нами было опрошено 30 сотрудника (респондентов) из 15 муниципальных библиотек Кировской области. Перечень вопросов анкеты представлен в Приложении 4, результаты анкетирования работников муниципальных библиотек в числовом эквиваленте представлены в таблице 1 «Результаты» в Приложении 5. Среди респондентов - 13 человек (43%) – сотрудники отдела комплектования и обработки литературы (ОК и ОЛ), 6 человек (20 %) – работники отдела использования фонда и МБА , 8 человек (27%) работают в отделе формирования и использовании фонда, 2 сотрудника (7 %) – являются работниками отдела комплектования, обработки и хранения литературы, 1 человек (3 %) – осуществляет свою профессиональную деятельность в секторе использования фонда и МБА.

В соответствии с занимаемой должностью: заведующий сектором – 1человек (3 %), заведующий отделом – 7 человек (23 %), библиотекарь (отдела, сектора) – 20 человек (67 %), редактор ОК и ОЛ – 2 человека (7 %).

С учетом возраста респонденты распределились следующим образом: от 20 до 30 лет – 2 чел. (7 %) ; 31 – 40 лет – 3 чел. (13 %); 41 – 50 лет – 5 чел. (17 %); свыше 50 лет – 20 чел. (63 %).

По образованию: со средним профессиональным – 24 чел. (63 %); с высшим (не библиотечным) – 3 чел. (13 %); с высшим библиотечным – 4 чел. (24 %).

Стаж работы респондентов: от 1 до 5 лет – 10 %; от 6 до 15 лет – 10 %; от 16 до 35 лет – 50 %; свыше 35 лет – 30 %.

В ходе исследования удалось установить, что на 2010 г. средний возраст сотрудника отдела (сектора) по работе с фондами составляет 51 год, со стажем около 25 лет.

Исследование осуществлялось в три этапа. На первом этапе собиралась, изучалась и анализировалась вторичная информация по проблеме исследования, разрабатывалась программа исследования и формы анкеты для проведения опроса. На втором этапе проводился сбор информации, осуществлялась ее первичная обработка. На третьем этапе проводился анализ и интерпретация результатов исследования, формировались основные выводы и рекомендации.

В анкете был представлен блок вопросов, посвященный технологии проверки библиотечного фонда. Нас интересовало, каким образом в муниципальных библиотеках области, на практике, осуществляется организация проверки библиотечного фонда. С какими трудностями и проблемами приходиться сталкиваться респондентами в профессиональной деятельности. И какие пути решения они находят из создавшегося положения.

Контрольная функция учета фонда реализуется через проверку. Проверка библиотечных фондов является наиболее важным и сложным процессом организации фондов библиотек и рассматривается как составная часть нормальной постановки библиотечных технологических процессов. В связи с этим первый вопрос анкеты, касательно организации проверки БФ, заключался в определение, на взгляд респондентов, основных задач проверки.

В результате анализа ответов на первый вопрос анкеты мы выяснили, что, по мнению респондентов, главной задачей организации проверки библиотечного фонда является «осуществление контроля над хранением и использование БФ». К такой точке зрения склонилось 70% (21 чел.) опрошенных. 18 человек (60 %) считают, что главное, к чему должны стремиться библиотекари при проведении контрольных мероприятий, связанных с функционированием библиотечного фонда, это «охрана материальных ценностей». Такой вариант ответа как «определение наличия зарегистрированных в учетной документации изданий и др. документов в БФ» собрал около 53 % (16 чел.) голосов опрошенных. 40 % (12 чел.) анкетированных остановили свой выбор на варианте ответа « выявление и исключение устаревшей по содержанию, ветхой, дуплетной и непрофильной литературы». Всего 8 (27%) человек склонились к мнению, что при организации проверки фонда библиотеки «предоставление более полной информации о состояние учета БФ» является ее основной задачей. 1 (3%) респондент выразил свою точку зрения, который заключалась в «сохранности фонда, обеспечения целостности БФ и подержание фонда библиотеки в хорошем физическом состоянии». Мы считаем, что главной задачей, которая ставиться при организации проверки БФ является осуществление контроля над хранением и использованием БФ, т.к. цель, которую мы преследуем при проведении контрольно-учетных мероприятий в библиотеке, заключается в охране материальных ценностей. Это накладывает на библиотекарей огромную ответственность перед будущими поколениями за сохранение бесценного книжного богатства, которое накоплено в рукописях, книгах, журналах и многих других документах. Варианты ответов 8.2 и 8.4 являются технологическими процессами функции контроля, они лишь служат средством достижения поставленных целей и задач.

Следующий вопрос анкетирования позволил нам выяснить, какими нормативными документами регламентируется периодичность проверок БФ в библиотеках.

Из ответов респондентов можно сделать вывод, что абсолютное большинство опрошенных 29 (97%), выбирая вариант ответа 12.1 (Инструкция об учете библиотечного фонда) подтверждают этим свой высокий уровень профессионализма. Хорошо изученная нормативно - инструктивная документация вносит в ежедневную работу отдела (сектора) порядок и помогает сотрудникам отдела осуществлять свою деятельность в соответствии с государственными стандартами. 63% (19 чел.) респондентов отметили, что кроме Инструкции (1998 г), периодичность проверок библиотечного фонда нормирует Письмо Министерства финансов «Об инвентаризации библиотечных фондов(1998)». Это тоже верный ответ, т.к. когда Инструкция только разрабатывалась, то основой для ее создания послужили: законодательство Российской Федерации о библиотеках и библиотечном деле, бюджетное законодательство, государственные стандарты, иные законы и нормативно - правовые акты (НПА), в число которых и вошло Письмо Минтруда РФ. 17 (57 %) человек посчитали правильным установить периодичность проверок в соответствии с таким НПА как федеральный закон « О библиотечном деле». Мы склоняемся к мнению, что «главный библиотечный закон» страны хорошо знает ограниченное число библиотекарей, и это не ввиду того, что его трудно найти, а скорее всего из-за отсутствия собственного интереса работников библиотек. Настоящий федеральный закон является правовой базой сохранения и развития библиотечного дела в Российской Федерации. Он устанавливает принципы деятельности библиотек, гарантирующие права человека, общественных объединений, народов и этнических общностей на свободный доступ к информации, регулирует общие вопросы организации библиотечного дела, взаимоотношений между государством, гражданами, предприятиями, учреждениями и организациями в области библиотечного дела в соответствии с принципами и нормами международного права. Но ни о каком регламенте проведения проверок библиотечного фонда здесь не идет и речи. По 40 % (12 чел.) респондентов посчитали, что периодичность проверок БФ в библиотеке следует устанавливать в соответствии с приказом Министерства культуры «О формирование государственной политики в области сохранения библиотечных фондов как части культурного наследия и информационного ресурса страны(1998 г.)» и постановлением Министерства труда «Об утверждение межотраслевых норм времени на работы, выполняемые в библиотеках (1997 г.) ». Такой выбор ответа еще раз подтверждает, что мнение, которое сложилось у нас относительно ФЗ «О библиотечном деле» было верным и также распространяется на выше названные нормативные документы. Постановление Министерства труда нормирует такие технологические процессы организации проверки фонда, как поиск учетных данных сверяемой книги в контрольно - учетной документации (инвентарная книга, опись, топографический каталог и т, п.), отметка в контрольном талоне (карточке) о проведение проверки, розыск изданий в фонде библиотеки и т.п. О сроках проведения проверок библиотечного фонда здесь ничего не говорится. 4 человека (13%) имели затруднения при ответе на данный вопрос.

Для проведения периодических проверок составляется план (график) проверок на текущий год и перспективу. Целью следующего вопроса послужил закономерный вопрос относительно, того, какой отдел (сектор) в исследуемых библиотеках является ответственным за составление такого плана. Результаты ответов представлены в гистограмме (рис. 5)

Рис.5

Таким образом, мы установили, что в 7 (47 %) библиотеках из 15 опрошенных составлением плана (графика) проверок библиотечного фонда занимается отдел комплектования и обработки литературы. Директор (руководитель) библиотеки, по ответам опрошенных, осуществляет деятельность по созданию плана проверок БФ в 5 (33%) исследуемых библиотеках. И только в 4х опрошенных библиотеках ответственным за составлением графика проверок БФ является отдел книгохранения.

Соблюдаются ли в библиотеках сроки (график) проверки библиотечного фонда, и если нет, то какая тому служит причина, мы попытались выяснить в следующем вопросе.

Ответы респондентов распределились следующим образом: 87% (26)опрошенных ответили положительно. Залог качественно организованной проверки БФ, в первую очередь, состоит в четком установлении сроков проведения контрольных мероприятий по сохранности библиотечного фонда. Всего 13 % (4 чел.) респондентов признались, что у них в библиотеке сроки проведения проверок не соблюдаются. И, выражая мнения опрошенных, можно сказать, что причинами тому служат:

-          «нехватка времени»,

-          «очень трудоемкая, кропотливая работа, сказывается усталость»,

-          «приходиться отвлекаться на другую работу».

Периодическая проверка является одним из условий сохранности библиотечного фонда. Она позволяет установить фактическое наличие изданий, зафиксированных в учетных документах, дает представление о состоянии учета, выявляет задолженность, обнаруживает ветхие и устаревшие по содержанию издания, дублетную и непрофильную литературу. Существуют три основных способа проверки БФ. Формулируя следующий вопрос анкеты, мы хотели выяснить, применяют ли в исследуемых библиотеках такой способ проверки как «экспресс-метод». Вопрос звучал так «Как вы считаете «экспресс-проверка» это…?». Мы предложили готовые варианты ответов и предоставили возможность респондентам выразить свое мнение.

Ответы на данный вопрос показали нам, что только10% (3 чел.) респондентов оказались верны в своем выборе. Экспресс-метод проверки БФ заключается в том, что книги на полках пересчитывают, приплюсовывают к ним сумму выданных, и если итог сходится с учетными данными в книге суммарного учета, то проверка считается законченной. 50 % (15 чел.) опрошенных склонились к мнению что, такой способ проверки применяется тогда, когда организуется проверка фонда библиотечного отдела (сектора, подразделения). Одинаковое количество человек - 4 респондента (13%) затрудняются ответить на данный вопрос и склонны верить, что «экспресс-проверка» - это сочетание всех способов проверки БФ, которые были предложены нами в вариантах ответов анкеты. 2 анкетированных (7%) сотрудников библиотек, считают, что выше названным термином обозначается проверка БФ, осуществляемая путем «сверки записей, находящихся в инвентарной книге с записями в читательских формулярах». Это отчасти верно, но при окончании этого технологического процесса проверки следует сюда еще прибавить сумму книг находящуюся на полках. 2 (7 %) респондентов предложили свой варианты ответа, при этом, аргументируя его следующим образом:

-          «Экспресс-проверка» это – проверка наиболее ценных книг любого отдела.

-          «Экспресс-проверка» это – сверка фонда с инвентарем, топографическим каталогом».

Таким образом, анализ полученных ответов показывает, что у респондентов не имеется четких знаний ответа на выше обозначенный вопрос. Мы склонны верить, что этот способ проверки БФ все же знаком многим респондентам с практической стороны профессиональной деятельности, но вот теоретическая подоплека вопроса вызывает у опрошенных сотрудников библиотек замешательство и сомнения.

Проверка библиотечного фонда — один из наиболее сложных процессов организации библиотечных фондов, ответственное и кропотливое дело, требующее большой затраты труда и времени. Технология организации проверки БФ состоит из нескольких процессов. В следующем вопросе мы предложили респондентам отметить, на их взгляд, наиболее важные для организации проверки БФ технологические процессы. Результаты ответов представлены в гистограмме (рис.5).

Рис. 6

При анализе ответов на данный вопрос анкеты получились такие результаты: 17 человек (57%) считают, что процесс «ликвидации читательской задолженности» самый важный процесс организации проверки БФ. 37 % (11 чел.) опрошенных отметили вариант ответа 16.1 «просмотр читательского абонемента». 33 % (10 чел) респондентов остановили свой выбор на варианте 16.2, который заключается в «проверке порядка расстановки книг». 9 человек (30%) выразили свое мнение, что «процесс редактирования алфавитного каталога» является одним из самых главных процессов при организации контрольно-учетных мероприятий. 5 (17%) опрошенных работников библиотек выделили из списка предложенных вариантов ответа, ответ 16.4 «списание ветхих изданий, передача дуплетных». 10 % (3 чел.) респондентов при ответе на предложенный вопрос, остановили свой выбора на варианте 16.5 «приведения в порядок учета книг, полученных по МБА и книгообмену». Только 2 человека (7%) из 30 опрошенных предложили свой вариант ответа:

-          «важнейший процесс организации проверки БФ, заключается в проверке правильности записи в инвентарной книги»

-          «на мой взгляд, важным для проверки библиотечным фонда является процесс приведения в порядок учетных документов»

В ходе анализа полученных результатов удалось выяснить, что каждый из анкетируемых сотрудников библиотек при ответе на данный вопрос в среднем выбирал около 2х вариантов ответа. С точки зрения организаторов данного исследования это говорит о том, что все технологически процессы организации проверки БФ очень тесно взаимосвязаны и взаимозависимы.

Известно, что существуют три основных способа проверки библиотечного фонда:

–           сверка с документами индивидуального учета (с инвентарной книгой);

–           проверка с помощью контрольных талонов;

–           проверка при помощи топографического каталога.

Какой способ проверки БФ, на взгляд респондентов, является наиболее приемлемым для применения в библиотеках, и почему они так считают, мы решили узнать в следующем вопросе анкеты.

Одинаковое количество респондентов выбрало 2 варианта ответов. 57 % ( 17 чел. ) опрошенных признались что, такой способ проверки как «сверка с помощью инвентарной книги» является наиболее подходящим для родной библиотеки. Действительно, проверка книжного фонда по документам индивидуального учета отличается большой точностью, но, к сожалению, проходит довольно медленно. Кроме того, интенсивное использование инвентарных книг часто ведет к их физическому износу. 17 человек (57%) также отметили и такой вариант ответа как «проверка фонда с помощью контрольных талонов». Данный способ удобен тем, что талоны можно не только быстро написать, но и сделать это на подготовительном этапе организации проверки БФ, что значительно сокращает время этой контрольно-учетной процедуры. 53 % (16 чел.) респондентов отметили такой вариант ответа как «проверка с помощью топографического каталога» Преимущество этого способа проверки заключается в том, что благодаря тому, что карточки в топографическом каталоге расставлены в систематически - алфавитном порядке, проверять фонд можно по частям с одновременным выявлением недостающих изданий. Все три варианта ответов на данный вопрос собрали около 60 % голосов опрошенных. Таким образом, можно сделать вывод, что в муниципальных библиотеках Кировской области в равной мере используются все способы организации проверки БФ.

Проверку фонда уместно сочетать с его изучением. Своевременное выявление, изъятие непрофильных, дублетных, устаревших, ветхих, дефектных изданий и их оперативное исключение из фонда содействуют улучшению состава фондов и обязательны для выполнения всеми фондодержателями библиотеки. По причине «устарелость» списываются издания, полностью утратившие информативность и актуальность, либо при выходе аналогичного произведения, освещающего тему более полно и точно в свете современных научных знаний. С осторожностью исключаются из фонда художественные произведения, энциклопедии и словари, мемуарная литература, издания по искусству, географические атласы, кулинарные книги, местные издания, краеведческая литература.

Целью следующего вопроса послужило выяснение того, какие документы в исследуемых библиотеках не исключаются из фонда как устаревшие.

Результаты ответов распределись следующим образом. В 11 (73%) библиотеках из 15 исследуемых по причине «устарелость по содержанию» не исключают книги по искусству (сборники, альбомы репродукции, нотные партитуры и т.п. ) и краеведческую литературу. Книги справочного характера (энциклопедии, словари, справочники) не исключается в 10 (67%) библиотеках из 15. В 9 (60%) библиотеках с осторожностью исключают художественную литературу, атласы и карты, кулинарные книги. Такой вид литературы как библиографическая и мемуарная не исключают по причине «устарелости» в 7 (50%) библиотеках из 15 исследуемых. CD-ROMы не исключаются в 4х (27%) библиотеках. Результаты ответов представлены в гистограмме (рис. 6)

Рис. 6

Из полученных результатов следует сделать вывод, что в исследуемых библиотеках по причине «устарелость» документы различной тематики и содержания списываются в неодинаковой мере. Возможно, это зависти от профиля и специфики деятельности той или иной библиотеки.

Проверка всего фонда или его части завершается составлением акта с выводами комиссии и списком отсутствующих изданий. Формулируя следующий вопрос анкеты, мы хотели выяснить, каким ответственным лицом в исследуемых библиотеках утверждается акт проверки БФ.

90% (27 чел) респондентов считают, что акт проверки следует утверждать директору (руководителю) библиотеки. 80 % (24) опрошенных склоняются к варианту ответа 19.1 «члены комиссии». 17 человек (57 %) отметили вариант ответа 19.2 «председатель комиссии». 4 (13 %) респондента считают, что акт о проверке БФ утверждает учредитель библиотеки. Результаты ответов представлены в диаграмме (рис. 7)

Рис. 7

Полученные в ходе анализа результаты натолкнули нас на мысль о том, что данный вопрос анкеты был прочитан (трактован) респондентами не правильно. К такому выводу мы пришли вследствие того, что, выше обозначенный вопрос анкеты является предпоследним в исследование, поэтому, скорее всего у респондентов произошло рассеивание внимания. Так как в формулировке вопроса четко написано «по результатам проверки акт утверждается….?» Ни слова не сказано о подписание или согласование. В соответствии с регламентом утверждение акта о проверке БФ происходит так: акт подписывается всеми членами комиссии и председателем. Результаты проверки, зафиксированные в акте, рассматриваются комиссией по сохранности или другим коллегиальным органом по фондам. На основании решения Акт о списании передается на утверждение. Акт проверки фонда утверждает исключительно руководитель библиотеки, а не учредитель или какая-либо другая вышестоящая инстанция. При анализе результатов, нами как организаторам данного исследования, было отрадно видеть, что большинство респондентов выбрало правильный вариант ответа. Однако путем нехитрых подсчетов мы выяснили, что один респондент, отвечая на данный вопрос анкеты, в среднем выбирал от 2х до 3х вариантов ответов, а это говорит о том, что опрошенный нами работник библиотеки, скорее всего не понял всей сути вопроса и действовал наугад.

Последний вопрос анкеты был ориентирован на то, чтобы выяснить какие меры в исследуемых библиотеках принимаются по результат проверки библиотечного фонда.

Из ответов респондентов можно сделать вывод, что в 12 (80 %) исследуемых библиотеках наших респондентов по окончанию проверки БФ большой процент внимания уделяют организации «мер по повышению уровня сохранности библиотечного фонда». В частности этому способствует перестановка книжных фондов, ограничения доступа пользователей к определенным книжным изданиям. Ни один из анкетируемых работников библиотек не остановился на таком варианте ответа, как «изменение температурного режима». Известно, что такие меры защиты безопасности библиотечного фонда могут позволить только крупные библиотеки, т.к. для этого требуется специальное техническое оборудование. Температурно-влажностный режим (ТВР) регулируют с помощью систем кондиционирования воздуха или отопительно-вентиляционных систем. Регулирование режима хранения производят на основании показаний термогигрометров. Стандартом 7.50 - 2002 «Консервация документов. Общие требования» установлены следующие нормативы хранения документов: температура воздуха – (18±2) С, относительная влажность – (55±5)%. Увеличение или уменьшение температуры воздуха на 10 градусов вдвое (!) ускоряет процессы старения документов. Говорить при этом о том, что центральные районные библиотеки должны и способны регулировать ТВР, по меньшей мере, смешно, т. к. зачастую к одной отопительной системе вместе с библиотекой бывает подключено несколько жилых и офисных помещений.

В 7 (47%) библиотеках из 15 исследуемых по окончанию процесса проверки БФ принимают административные меры: наказания и перестановка кадров. Приводят ли такие меры к какому-нибудь положительному результату нам пока не известно. При анализе ответов респондентов удалось выяснить, что только в 4 (27%) библиотеках по окончанию контрольно-учетных мероприятий, связанных с сохранностью БФ проводят просветительско-разъяснительную работу среди пользователей по вопросам бережного отношения к книге. Такой показатель говорит и о том, что система компенсационных возмещений ущерба, существующая в библиотеках и направленная на неблагонадежных пользователей, скорее всего, функционирует в полной мере.

Библиотека имеет право определять в соответствии с правилами пользования ею виды и размеры компенсаций ущерба, нанесенного пользователями. Однако нельзя забывать, что эти правила должны быть согласованы с учредителем библиотеки. Важно также знать, что возмещение десятикратной стоимости поврежденной, похищенной книги или другого имущества – это не возмещение ущерба, а штраф. Штрафы налагают компетентные органы в соответствии с административными и уголовным законодательством. Сложной проблемой для библиотеки является взыскание нанесенного ей ущерба. Задача упрощается, если пользователь сам готов его возместить. Если нет такой готовности, библиотека может действовать только через суд. Это сложно, но возможно.

1 (3 %) респондент посчитал нужным рассказать, что у них в библиотеках, по окончанию контрольно-учетных мероприятий осуществляется частичное возмещение недостачи, выявленной в ходе организуемой проверки. Задаваясь вопросом - правомерно ли такое решение руководства по отношению к работникам библиотек, мы, как организаторы данного исследования, обратились к Инструкции об учете БФ (1998) , и выяснили что, в соответствии с пунктом 12.4 выше названной Инструкции «работник библиотеки, ответственный за вверенный ему фонд, возмещает причиненный библиотеке ущерб, выявленный в результате проверки в сумме, не превышающей его среднемесячного заработка (ст. 241 Трудового кодекса Российской Федерации). На основании настоящей Инструкции величина допустимого норматива списания документов библиотечного фонда по неустановленным причинам (недостача) определяется библиотекой по согласованию с учредителем. В случае превышения установленного норматива принимаются меры к возмещению ущерба». Было ли в нашем случае превышение норматива списания документов библиотечного фонда неизвестно. Однако, следует помнить о том, что Инструкция о БФ носит рекомендательный характер, и если в библиотеке не утверждены данные требования, то и действия руководства, направленные на возмещение недостачи, выявленной в ходе проверки, могут быть не правомерны.

Таким образом, исследование, проведенное среди сотрудников муниципальных библиотек, помогло выявить уровень организации контроля библиотечного фонда, и обозначить проблемы, возникающие у респондентов при осуществлении профессиональной деятельности.

Контроль - это процесс, обеспечивающий достижение целей организации. Он необходим для обнаружения и разрешения возникающих проблем раньше, чем они станут слишком серьезными, и может также использоваться для стимулирования успешной деятельности. Функция контроля при управлении БФ заключается в своевременной, хорошо организованной, проверке библиотечных фондов. Осуществляя анализ ответов, полученных в ходе исследования, мы склоняемся к мнению, что пока уровень организации проверки БФ оставляет желать лучшего. Не всегда исполняются сроки проведения проверки, сотрудники отделов по работе с фондами в недостаточном объеме знают нормативно-правовую документацию, регламентирующую процесс проведения проверки БФ, способы и методы сохранности БФ осуществляются не в такой мере как нам бы хотелось. Таким образом, мы склоняемся к мнению, что существует еще немало задач, которые оказывают влияние на организацию контроля библиотечных фондов муниципальных библиотек и требуют своевременных решений.

Заключение

Учет и контроль представляют собой элементы обратной связи в системе управления. С их помощью отражаются объективные процессы, происходящие в управляемой подсистеме, дается оперативная информация о ее состоянии. Они реализуются на каждом уровне — как при управлении формированием фонда в целом, так и при управлении отдельными процессами и операциями его изучения, использования, развития и сохранения.

Учет предусматривает получение, обработку, анализ и систематизацию как количественных, так и качественных данных, прежде всего показателей работы библиотеки, и должен служить средством совершенствования содержания и организации библиотечного труда. Он должен быть комплексным и повседневным, как сам труд, и рассматриваться аппаратом управления библиотеки как органическая часть производственной деятельности. Без всеобъемлющего и точного учета дающего полную и объективную информацию о действительном состояния дел в библиотеке, фонде, нельзя принять правильное решение. Хорошо налаженный учет позволяет выработать эффективные решения следить за их выполнением, выявлять основные тенденции развития библиотечного фонда и использовать опыт и данные прошлых лет.

Совершенствование учета библиотечных фондов - комплексная проблема, решение которой требует применения организационных и технологических методов.

Таким образом, на основании анализа действующих нормативно-правовых актов, регламентирующих учет документов в библиотеках, статей из профессиональной периодики, научных трудов и исследований российских библиотековедов, стало ясно, что необходимо осуществлять создание разноуровневой системы нормативной базы, регламентирующей организацию учета библиотечных фондов, права, обязанности и ответственность учредителей и руководителей библиотек - фондодержателей всех уровней и форм собственности за формирование, организацию, хранение, сохранность, использование документов всех видов.

Следует добиться такого положения, чтобы учет библиотечного фонда был оперативным, надежным, полным, точным и постоянным.

Контроль заключается в осуществлении систематического наблюдения и проверки всех сторон деятельности библиотеки при организации БФ, в принятии мер для устранения выявленных отклонений от установленных требований. Он состоит в проверке соответствия технологического процесса работы ранее установленным и утвержденным плановым заданиям, нормам, нормативным правилам, инструкциям и организационным решениям. Контроль является завершающей функцией управления. Суть контроля в том, чтобы систематически выявлять фактическое состояние дела во всех звеньях, измерять глубоко и скрупулезно отдельные виды деятельности и всю ее систему, искать способы предупреждения и устранения недостатков, осуществлять процессом непрерывного совершенствования работы.

Контроль за состоянием и использованием фонда как принцип объективно необходим для всей системы управления библиотечного фонда. Он не только завершает весь процесс управления БФ, но и дает начало новым управленческим решениям. Результатом контроля должно быть совершенствование системы управления БФ, корректировок плана, улучшение расстановки кадров, изменение форм отчетности.

Необходимо сказать о том, что контроль как инструмент управления — это мощное средство поддержки лучшего инновационного опыта и вместе с тем решительного преодоления всего ненужного, отсталого, мешающего движению вперед

Контроль должен быть построен так, чтобы обеспечивать обратную связь, то есть давать необходимую информацию о ходе и результатах работы, которая позволяла бы аппарату и сотрудникам сознательно управлять технологическими процессами.

Таким образом, ближайшее будущее учета и контроля библиотечных фондов связано с созданием комплексной автоматизированной информационной системы, которая охватывает все участи учета, обеспечивает взаимосвязь всех отделов, участвующих в процессе обработки и учета, а также контроль за каждый документом, поступившим в библиотеку.

По результатам прикладного исследования, в целях успешной организации учета и контроля библиотечных фондов муниципальных библиотек Кировской области, нами предлагаются следующие рекомендации:

1. Совершенствовать систему нормативно-правового обеспечения учета и проверки библиотечных фондов, путем создания дополнительных инструктивно-методических материалов в библиотеках районного и сельского уровня;

2. Сформировать систему оповещения сотрудников библиотек о существующей нормативно-правовой документации по организации учета и проверки БФ и введенных изменениях и дополнениях в действующее федеральное, региональное библиотечное законодательство;

3. Изыскать возможности перехода на автоматизированные технологии (технология штрих - кодирования), обеспечивающие интеграцию видов учета и усовершенствование процессов организации проверки БФ, с целью экономии времени и трудовых затрат;

4. Разработать и наделить юридической силой систему компенсационных возмещений ущерба, нанесенного по вине пользователей библиотеки.

5. Организовать цикл методических мероприятий, посвященных технологическим операциям и процессам учета и контроля БФ, с целью улучшения профессиональных навыков специалистов-практиков.

Список использованных источников

1.         О библиотечном деле : федер. закон от 29 декабря 1994 г. N 78 // Рос. газ. – 1995. – 15 янв. – С. 11–17

2.         О внесении изменений в Федеральный закон «О библиотечном деле »: федер. закон от 3 июня 2010 г. № 119 // Библиотека и закон: юрид. журн. – справ. – М., 2010. – Вып. 1 . – С. 325 – 326.

3.         Об использовании механизма ускоренной амортизации и переоценке основных фондов : постановление Правительства Рос. Федерации от 19 авг. 1994 г. № 967 // Собр. законодательства Рос. Федерации. – 1994. – № 31 – Ст. 2093.

4.         О формировании государственной политики в области сохранения библиотечных фондов как части культурного наследия и информационного ресурса страны: приказ М - ва культуры Рос. Федерации от 22 июня 1998 г. № 341 // Рос. газ. – 1998. – 12 авг. – С. 7–16.

5.         Об инвентаризации библиотечных фондов: письмо М - ва финансов Рос. Федерации от 4 ноября 1998 г. N 16-00-16-198 // Рос. газ. – 1998. – 12 дек. – С. 5

6.         ГОСТ 7.76-96. Комплектование фонда документов. Библиографирование. Каталогизация. Термины и определения. - Введ. 01.01.1998 // Стандарты по библиотечному делу: сборник / сост.: Т. В. Захарчук [и др.]. – СПб. : Профессия, 2000. – С. 411– 462.

7.         ГОСТ 7. 20-2000. Библиотечная статистика. - Введ. 01. 01. 2002 // Стандарты по библиотечному делу: сборник / сост.: Т. В. Захарчук [и др.]. – СПб. : Профессия, 2000. – С. 501–523.

8.         ГОСТ 7.50-2002. Консервация документов. – Введ. 01.01.2003 // Стандарты по библиотечному делу: сборник / сост.: Т. В. Захарчук, О. М . Зусьман. – СПб. : Профессия, 2005. – С. 421 – 456.

9.         Инструкция об учете библиотечного фонда // Библиотека и закон: юрид. журн. – справ. – М., 1998. – Вып. 5. – С. 242 – 246.

10.      Инструкция об учете библиотечных фондов: проект РГБ // Библиотека: юрид. журн. – справ. – М., 2006. – Вып. 7. – С. 249-261.

11.      Межотраслевые нормы времени на работы, выполняемые в библиотеках: утв. М-вом труда и социал. развития Рос. Федерации от 03.02.97 г. // Собр. законодательства Рос. Федерации. – 1997. – № 15. – Ст. 3156

12.      Общероссийский классификатор основных фондов ( ОК 013-94): утв. постановлением гос. стандарта Рос. Федерации от 26.12.1994 N 359 // Собр. законодательства Рос. Федерации. – 1995. – № 51. – С. 1880.

13.       Антопольский, А. Б. Концепция управления деятельностью по формированию, использованию, ведению и защите государственных информационных ресурсов / А. Б. Антопольский // Информ. ресурсы России. – 1999. – № 1. – С. 4-10.

14.      Библиотечная энциклопедия / сост. Е.И.Ратникова; гл. ред. : Ю.А. Гриханов, Л.Н.Уланова. – М. : Пашков дом, 2007. – 1300 с. : ил.

15.      Библиотекарю о консервации документов: учеб.- метод. пособие / Рос. нац. б-ка ; сост. : С.А. Добрусина, Е.С. Чернина, З.П. Дворяшина. – СПб., 2004. - 44 c.

16.      Библиотечные фонды в контексте современного библиотековедения: сб. науч. тр. / Рос. нац. б-ка ; сост. : Н.В. Могилевер [и др.]. – СПб., 1995. – 204 с.

17.      Библиотечные фонды МУ ЦБС г. Ижевска: формирование, использование, сохранность: метод. пособие / Ижев. центральная б-ка ; сост. О. В. Володина. – Ижевск, 2002. – 27 с.

18.      Библиотечные фонды ЦБС : док. и материалы по проблемам управления библ. фондами ЦБС: вып. 6 / Твер. обл. универс. науч. б-ка им. А. М. Горького ; сост. А.С. Бахтурина. – Вып. 6. – Тверь, 2006. – 65 с.

19.      Васильченко, Н.П. Библиотечные фонды: проблема терминологии / Н. П. Васильченко // Науч. и техн. б-ки. – 1999. – № 8. – С. 15-19.

20.      Васильченко, Н.П. Методы управления библиотечным фондом / Н.П. Васильченко // Науч. и техн. б-ки. – 1988. – № 9. – С. 17-19.

21.      Васильченко, Н.П. Основной инструмент управления фондом: комплектование фондов / Н.П. Васильченко // Библиотека. – 1999. – №2. – С. 12-13.

22.      Васильченко, Н.П. Управление библиотечными фондами: вопросы терминологии / Н.П. Васильченко // Науч. и техн. б-ки. – 1987. – № 5. – С. 8-13.

23.      Васильченко, Н.П. Формирование библиотечного фонда / Н.П. Васильченко // Науч. и техн. б-ки. – 1996. – № 5. – С. 22-28.

24.      Вятский край: события библиот. жизни – 2009 г. / Киров. ордена Почета гос. универс. б-ка им. А.И. Герцена; сост. Н.Н. Ярославцева. – Киров, 2010. – 156 с.

25.      Вопросы управления формированием библиотечных фондов: сб. ст. / Рос. нац. б-ка ; сост. В.В. Шилов ; ред. : Н.О. Тихонова, С.А. Давыдова. – СПб., 2003. – 120 с.

26.      Воронько, К.. Библиотечные фонды: учеб. пособие / К. Л. Воронько. – М. : Кн. палата, 1992. - 197 с.

27.       Герасимова, Л.Н. Автоматизация процессов формирования библиотечного фонда : учеб. пособие / Л. Н. Герасимова; Моск. гос. ин-т культуры. - М. : МГИК, 1988. – 83 с.

28.      Григорьев, Ю.В. Как провести проверку библиотечного фонда / Ю.В. Григорьев // Крас. библиотекарь. – 1949. – № 7. – С. 22-26.

29.      Григорьев, Ю.В. Проверка библиотечных фондов и каталогов: метод. пособие / Ю.В. Григорьев ; Гос. науч. б-ка. – М., 1948. – 24 с.

30.      Деева, А.С. Хранение и использование фондов ГПНТБ России / А.С. Деева, И. А. Скорикова // Науч. и техн. б-ки. – 1995. – № 12. – С. 24-30.

31.      Довгаль, Ю.В. Использование книжных фондов в публичных библиотеках г. Севастополя / Ю.В. Довгаль // Библиотековедение. – 2001. – № 4. – С. 51-58.

32.      Долгощелова, Т.И. Проверка фонда библиотеки / Т. И. Долгощелова. – М. : Чистые пруды, 2007. – 30 с.

33.      Дригайло, В.Г. Технология работы библиотеки: науч.-практ. пособие / В. Г. Дригайло. – М. : Либерея-Бибинформ, 2009. – 544 с.

34.      Жолобов, Ю.В. Формула управления : практ. рекомендации / Ю.В. Жолобов. – М. : Либерея-Бибинформ, 2006. – 168 с.

35.      Итоги работы муниципальных общедоступных библиотек Кировской области в 2007 г. / Киров. ордена Почета гос. универс. б-ка им. А.И. Герцена ; сост. В.А. Позднеев. – Киров, 2008. – 164 с.

36.      Итоги работы муниципальных общедоступных библиотек Кировской области в 2008 г. / Киров. ордена Почета гос. универс. б-ка им. А.И. Герцена ; сост. В.А. Позднеев. – Киров, 2009. – 173 с.

37.      Карташов, Н.С. Анализ деятельности библиотек – важнейшая функция управления / Н.С. Карташов // Управление библиотекой: новые идеи и практические решения: сб. ст. – М., 1995. – С. 75-89.

38.      Карташов, Н.С. Основные направления и объекты анализа системы библиотечного управления / Н. С. Карташов // Науч. и техн. б-ки. – 2002. – № 7. – С. 9-15.

39.      Карташов, Н.С. Региональное библиотечное прогнозирование: сущность, задачи, рекомендации / Н.С. Карташов // Науч. и техн. б-ки. – 2004. – № 3. – С. 24-37.

40.      Коваленко, Н.И. Обновление фонда. Методы оценки и расчета / Н. И. Коваленко // Науч. и техн. б-ки. – 2002. – № 3. – С. 78-58.

41.      Комов, В.В. Управление библиотечным фондом: функции, структура, методы / В.В. Комов ; Моск. гос. ин-т культуры. – М. : МГИК, 987. – 16 с.

42.      Крючкова, Е. Технологическое сопровождение как форма управления библиотекой / Е. Крючкова // Библиотековедение. – № 7-12. – 1999. – С. 50-57.

43.      Кузьмин, Е.И. Сохранение библиотечных фондов – задача государственная / Е. И. Кузьмин // Библиотековедение. – 2001. – № 2. – С. 11-16

44.      Маркова, А.А. Планирование и отчетность в НТБ. Нормообоснование планов работы / А.А. Маркова // Науч. и техн. б-ки. – 1997. – № 3. – С. 15-24.

45.      Маркина, А.В. Моделирование фонда как способ управления комплектованием / А.В. Маркина // Библиотека. – 1997. – № 1. – С. 20–21.

46.      Менеджмент сохранности библиотечных фондов: учеб. программа / сост. А.М. Суслова. – М. : Акад. переподготовки работников искусства, культуры и туризма , 2004. – 14 с.

47.      Мешкова, Л.. Новые технологии в учете библиотечного фонда / Л.Л. Мешкова // Университет. кн. – 2001. – № 7. – С. 16-19.

48.      Митрофанова, С.В. Библиотечные фонды в составе основных средств: проблемы совместимости документов, регламентирующих учет / С.В. Митрофанова // Правовые аспекты деятельности библиотек: сб. науч. тр. – М., Либерея–Бибиформ, 2002. – С. 130-135.

49.      Митрофанова, С.В. Единицы учета фонда – объект стандартизации ГОСТ 7.20 – 2000. СИБИД. Библиотечная статистика / С. В. Митрофанова // Библиотечное дело – XXI век: науч.- практ. сб. – М., 2002. – Вып. 3. – С. 84-90.

50.      Митрофанова, С.В. Учет библиотечных фондов – 2005: практ. пособие / С. В. Митрофанова. – М. : Профессия, 2005. – 275 с.

51.      Моделирование библиотечных фондов: сб. науч. тр. / редкол. : Н.С. Карташов [и др.]. – М. : Просвещение, 1983. – 160 с.

52.      Научные основы управления формированием библиотечных фондов: сб. науч. тр. / сост. Д.В. Евсеев ; науч. ред. Н.. Ефимова. – Л. : Лениздат, 1985. – 162 с.

53.      Низовой, Н.А. О единице учета библиотечных фондов / Н. А. Низовой // Библиотека. – 1998. – № 11. – С. 7-16.

54.      Организация учета в централизованных библиотечных системах: метод. рекомендации / Башк. респ. б-ка им. Н. К. Крупской ; сост. Д. Сабитова. – Уфа, 1980. – 28 с.

55.      Павлова, Л.П. Проблемы формирования фондов в диссертационных исследованиях ГПНТБ СО РАН / Л. П. Павлова // Науч. и техн. б-ки. – 2003. – № 4. – С. 14-18.

56.      Павлова, О.А. Статистическое прогнозирование в управлении формированием библиотечных фондов: автореф. дис. ... канд. пед. наук: 13.00.03 / Павлова О.А. ; Гос. публ. б-ка им. М.Е. Салтыкова-Щедрина. – Л.,1983. – 16 с.

57.      Петрова, С.В. Основные факторы сохранности библиотечного фонда / С. В. Петрова // Науч. и техн. б-ки. – 2003. – № 4. – С. 28-36.

58.      Петрова, Т.А. Библиотечный фонд: учеб.- метод. пособие / Т.А. Петрова. – М. : Либерея – Бибиформ, 2007. – 192 с.

59.      Пилко, И.С. Основы библиотечной технологии: учеб. - метод. пособие / И. С. Пилко. – М. : Профессия, 2003. – 176 с.

60.      Пилко, И.С. Формирование библиотечного фонда: о терминологии и технологии / И.С. Пилко // Науч. и техн. б-ки. – 1997. – № 10. – С. 16-25.

61.      Порядок проверки библиотечного фонда: метод. рекомендации / Гос. б-ка Армян. ССР им. А.Ф. Мясникяна ; науч.- метод. отд. библиотековедения ; сост. А.С. Амирян. – Ереван, 1989. – 23 с.

62.      Савкина, Н. М Документный фонд Пензенской областной библиотеки : проблемы формирования, сохранения и раскрытия [Электронный ресурс] / Н. М. Савкина ; Рос. библиотеч. ассоциация // Библиотеч. фонды : проблемы и решения. – Электрон. жур. –препринт. – 2004. – № 6. –

 Соболенко, Н.П. Учет документного фонда библиотеки: учеб. практ. пособие / Н.П. Соболенко. – М. : Литера, 2008. – 326 с.

63.      Справочник библиотекаря / науч. ред. : А.Н. Ванеев, В.А. Минкина. – 3-е изд., испр. и доп. – СПб. : Профессия, 2000. – 412 с.

64.      Столяров, Ю.Н. Библиотечный фонд: учебник / Ю.Н. Столяров. – М. : Кн. палата, 1991. – 270 с.

65.      Столяров, Ю.Н. Защита библиотечного фонда: учеб. пособие / Ю.Н. Столяров. – М. : Фаир-Пресс, 2006. – 501 с.

66.      Столяров, Ю.Н. Сто лет библиотечного фондоведения / Ю.Н. Столяров // Науч. и техн. б-ки. – 2001. – № 6. – С. 16-49.

67.      Столяров, Ю.Н. Эволюция библиотечного фондоведения: монография / Ю. Н. Столяров, Н.Н. Кушнаренко, А.А. Соляник ; под ред. Ю.Н. Столярова. – М. : ФАИР- ПРЕСС, 2007. – 687 с.

68.      Сохранность библиотечных фондов: метод. материалы / сост. Н.Н. Ткачева. – М. : Профиздат, 1990. – 59 с.

69.      Сохранность библиотечных фондов : сб. материалов науч. б-к / Гос. б-ка СССР им. В.И. Ленина; сост. Н.Н. Бессонова. – М., 1984. – 31 с.

70.      Теория и технология формирования библиотечного фонда: учеб. программа / сост. Ю.А. Гриханов. – М. : Акад. переподготовки работников искусства, культуры и туризма, 2004. – 21 с.

71.      Терешин, В.И. Библиотечный фонд: учеб. пособие / В.И. Терешин. – М. : Профиздат, 2000. – 176 с.

72.      Терминологический словарь по библиотечному делу и смежным отраслям знания / сост. З.Г. Высоцкая ; отв. ред. : В.А. Врубель, А.Б. Маслов. – М. : Росс. акад. наук, 1995. – 268 с.

73.      Уварова, Т. Статистика знает все: для чего она нужна? // Независимый библ. адвокат. – 2004. – № 2. – С. 14-22.

74.      Управление библиотекой: учеб. - практ. пособие / сост. : С.А. Аверьянов, А.Н. Ванеев, В.Г. Горев. – СПб. : Профессия, 2002. – 302 с.

75.      Управление библиотечными фондами Вышневолоцкой ЦБС : опыт работы Тверской областной универсальной научной библиотеки им. А.М. Горький / Твер. обл. универс. науч. б-ка им. А.М. Горького ; сост. А.В. Вахрина. – Тверь, 2006. – 26 с.

76.      Учет библиотечных фондов: норматив. - правовое и методич. обеспечение : сб. материалов / сост. С.В. Митрофанова. – М. : Пашков дом, 2001. – 196 с.

77.      Федорова, Л.И. Применение ЭВМ в информационно – библиотечных технологиях / Л.И. Федорова // Библиотека. – 2005. – № 4. – С. 36-38.

78.      Фонды ЦБС: сб. док. и материалов / Перм. обл. универс. б-ка им. А.М. Горького ; сост. Н.Ф. Филиппова. – Пермь, 2000. – 60 с.

79.      Формирование и использование библиотечных фондов: сб. науч. тр. / Рос. гос. б-ка. отд. орг. и функционирования библ. систем ; редкол. : Ю.А. Гриханов. [и др]. – М., 1996. – 95 с.

80.      Формирование и использование библиотечных фондов: сб. науч. тр. / Рос. гос. б-ка ; сост. Н.З. Стародубова. – М., 1996. – 95 с.

81.      Формирование и использование фондов научных библиотек: сб. науч. тр. / Новосиб. гос. публ. науч. - техн. б-ка ; сост. Т.А. Лихачева. – Новосибирск, 1990. – 182 с.

82.      Чернов, Д.С. Учет активов. Библиотечный фонд также необходимо учитывать // Бухгалтер. учет и налоги. – 2008. – № 4. – С. 42-50.

83.      Чиркова, Э.Т. Учет. Все ли гладко? / Э.Т. Чиркова // Библиотека. – 2005. – № 1. – С. 33-34.

84.      Шилов, В.В. Об учете библиотечных фондов / В.В. Шилов // Науч. и техн. б-ки. – 2008. – № 5. – С. 39-55.

85.      Шилов, В.В. Учет и переоценка библиотечных фондов. Нормирование недостачи: ответы на письма читателей / В.В. Шилов // Б-ка и закон: юрид. журн. справ. – М., 2000. – Вып. 1. – С. 198-213.

86.      Штукатурова, Н.М. Организационно-технические условия применения межотраслевых норм / Н. М. Штукатурова // Библиотека. – 2008. – № 1. – С. 12-20.

87.      Щербачева, Н.А. Нормативная база сохранения библиотечных фондов Российской Федерации / Н.А. Щербачева // Б-ка и закон: юрид. журн. справ. – М., 2001. – Вып. 11. – С. 311-315.