Нові технології роботи з документами

6. Нові технології роботи з документами

 

Гарантією успішної роботи органів влади завжди є ефективна діяльність державних службовців. Але для якісного обслуговування потреб громадян вчорашні методи обробки інформації вже не є найкращими. Сьогодні необхідно мати доступ до інформаційних ресурсів і скоротити часові витрати на розв'язання задач, не пов'язаних з обслуговуванням громадян.

Спільне використання систем електронного діловодства і сховищ інформації дозволяє систематизувати і поєднувати інформацію, що полегшує її аналіз і складання звітів.

Електронний документообіг — це сукупність технологій, які не тільки значно оптимізують, але й істотно змінюють роботу органу влади. Впровадження електронного документообігу в органі державної влади або місцевого самоврядування вимагає для всіх службовців, які беруть участь у роботі з документами, наявності:

- засобів обчислювальної техніки, адекватних за продуктивністю впроваджуваному ПЗ документообігу; обов'язковою є 100%-а оснащеність персональними комп'ютерами всіх працівників органу влади, які працюють з документами;

- засобів зв'язку адекватної пропускної здатності між всіма робочими місцями;

- автоматизованої системи діловодства, яка використовує програмне забезпечення, що допускає перехід до електронного документообігу;

- психологічної готовності керівників до використання електронних аналогів власноручного підпису на документі;

- служб і технічних можливостей переводу вхідних паперових документів в електронну форму.

Застосовувані технології дозволяють організувати «безшовну» взаємодію систем, що забезпечують різні операції обробки документів. У першу чергу до таких технологій можна віднести:

- технології розпізнавання текстів, що трансформують паперові вхідні документи в цілком електронну форму представлення;

- електронний аналог власноручного підпису;

- засоби передачі даних;

- засоби збереження електронної інформації.

Перераховані технології дозволяють підсистемам, що виконують різні функції, органічно доповнювати одна одну. Подібна взаємодія дозволяє різко підвищити ефективність праці держслужбовців при роботі з документами. [7]

« Електронний документ - документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов'язкові реквізити документа.

Склад та порядок розміщення обов'язкових реквізитів електронних документів визначається законодавством.

Електронний документ може бути створений, переданий, збережений і перетворений електронними засобами у візуальну форму.

Візуальною формою подання електронного документа є відображення даних, які він містить, електронними засобами або на папері у формі, придатній для приймання його змісту людиною.

Електронний підпис є обов'язковим реквізитом електронного документа, який використовується для ідентифікації автора та/або підписувача електронного документа іншими суб'єктами електронного документообігу.

Накладанням електронного підпису завершується створення електронного документа.

Відносини, пов'язані з використанням електронних цифрових підписів, регулюються законом.

Використання інших видів електронних підписів в електронному документообігу здійснюється суб'єктами електронного документообігу на договірних засадах.

Оригіналом електронного документа вважається електронний примірник документа з обов'язковими реквізитами, у тому числі з електронним цифровим підписом автора.

У разі надсилання електронного документа кільком адресатам або його зберігання на кількох електронних носіях інформації кожний з електронних примірників вважається оригіналом електронного документа.

Якщо автором створюються ідентичні за документарною інформацією та реквізитами електронний документ та документ на папері, кожен з документів є оригіналом і має однакову юридичну силу.

Оригінал електронного документа повинен давати змогу довести його цілісність та справжність у порядку, визначеному законодавством; у визначених законодавством випадках може бути пред'явлений у візуальній формі відображення, в тому числі у паперовій копії.

Електронна копія електронного документа засвідчується у порядку, встановленому законом.

Копією документа на папері для електронного документа є візуальне подання електронного документа на папері, яке засвідчене в порядку, встановленому законодавством.

Юридична сила електронного документа не може бути заперечена виключно через те, що він має електронну форму.

Допустимість електронного документа як доказу не може заперечуватися виключно на підставі того, що він має електронну форму» (звитяг з Примірної інструкції про організацію діловодства в установі). [1]

 

7. Поняття документообігу. Організація документообігу в установі

Документообіг – рух документів організації з моменту їх створення або отримання до закінчення їх виконання або відправки.

Організація документообігу – це правило, у відповідності з якими відбувається обіг документів в організації. Організація документообігу передбачає раціональний рух документів, включаючи як операції з документами, так і їх переміщення в апараті управління, їх отримання, розгляд, оформлення і відправка. Документообіг являється важливою ланкою діловодства, так як визначає не тільки інстанцію руху документів, але і швидкість цього руху.

Головне правило документообігу – оперативний рух документів по найбільш короткому шляху з мінімальними витратами часу і роботи. Реалізувати це правило в конкретних організаціях можна шляхом чіткої регламентації шляхів проходження документів, в ході якої перевіряється обслуговування всіх операцій, цілеспрямованість всіх переміщень.

Організація роботи з документами залежить від об’єму документообігу, організаційної структури і форми роботи з документами, прийнятої технології обробки документів. Робота з документами складається з ряду поступових операцій: прийом документів, їх розподілення і направлення на виконання, виконання і відправка.

Незалежно від об’єму діяльності організації, операції по прийнятті і відправки документів зазвичай проводять централізовано. В структурі служби діловодства великих організацій для цього передбачають створення спеціалізованого дільниці – експедиції, як одного їх структурних підрозділів служби. В канцеляріях і загальних відділах організаціях створюється дільниця по прийнятті і обробки документів з тими ж функціями. В організаціях, котрі не створюють свою службу діловодства, прийняття і обробка документів, операції по їх відправки виконуються централізовано секретарем.

Про правила відправлення документів говорилося вище, тож зупинимося на правилах обробки вхідних документів. В нормативних документах регламентування правила первинної обробки вхідних документів. Вони зводяться до наступного:

Перевіряється правильність доставки. Помилково доставлена документація повертається на пошту для пересиланню адресату.

Перевіряється цілісність конверта, збереження печаток. Конверти відкриваються, перевіряється комплектність і збереженість вкладеного.

При поступленні електронних документів обробляється тільки супроводжувана документація, машинні носії в упаковці передаються за призначенням.

Експедиція веде облік всіх вхідних документів – на документі проставляється штамп про їх отримання, де вказується найменування організації, дата поступлення, порядковий обліковий номер документа. Зазвичай на штампі передбачено місце для наступного прославлення вхідного регістрованого індексу.

При первинній експедиційній обробці документ сортується по структурних підрозділах. Головний критерій цього сортування - адресування документів. Як правило документи адресовані керівництву передаються в канцелярію для підготовки до розгляду, туди ж поступають документи, адресовані організації ( без вказування прізвища посадової особи ). Документи адресовані структурним підрозділам, сортуються за їх назвами.

Згідно рекомендаціям основних положень ГСДОУ, передача документів між структурними підрозділами ( із експедиції в канцелярію, із канцелярії в структурні підрозділи і т.д. ) здійснюється через секретаря цих підрозділів або тих відповідних осіб, котрі відповідають в них за роботу з документами.[8]

Список використаної літератури

1.   Примірною інструкцією з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади від 17 жовтня 1997 р. N 1153.

2.   Про затвердження порядку підготовки організаційних документів в Головному управлінні державної служби України та його територіальних органах від 13 липня 2006 року № 255

3.   Глущик С.В. та ін. Сучасні ділові папери: навч. посіб. для вищ. та серед. спец. навч. зак-в / С.В. Глущик, О.В. Дияк, С.В. Шевчук. – з-є вид., перер. і допов. – К.: А.С.К., 2000.- 69-169 с.

4.   Державний класифікатор управлінської документації. ДК 010-98.-К.: Держстандарт України, 1999.-50с.

5.   Козоріз В.П., Лаписька Н.І.Загальне і кадрове діловодство: навч. Посіб.-К.: МАУП, 2002 – 25-28 с.

6.   Кулешів С.Г. Управлінське документознавство: навч. посіб. - К.: ДАКККіМ, 2003. – 25-29 с.

7.   Кушнаренко Н.М., Удало ва В.К. Наукова обробка документів: Підручник. – К.: Вікар, 2003. – 106-108 с.

8.   Пашутинський Є.К. Діловодство кадрової служби (кадри підприємства).-К.: КНТ, 2004. - 5-6 с.

Практичне завдання

1.

Коломийська районна рада

ВИКОНАВЧИЙ КОМІТЕТ

РІШЕННЯ

28.11.2000 № 13 м. Коломия

Про затвердження списків

підприємств, організацій та установ

Коломийського району, щодо надання

житлової площі трудящим, які

стоять на квартирній черзі у

будуправлінні «Промбуд-2».

Розглянувши списки про надання житлової площі трудящим підприємства, організацій та установ Коломийського району і пропозиції житлової комісії, керуючись Положенням про порядок надання житлової площі в Україні, виконком Коломийської районної ради

ВИРІШИВ:

Бондаренку Семену Ільковичу, електрозварювальнику, працює в системібуд управління з 1980р., в будуправлінні - 1982р., який проживає по вулиці Щорса 25, кв.4, займаючому дві кімнати площею 26,1 кв. м, у трьох кімнатній квартирі, де на площі 26,1 кв. м, проживає шість чоловік, для сім’ї з трьох чоловік у складі:

Бондаренко Семен Ількович – заявник

Бондаренко Ірина Пилипівна – дружина

Бондаренко Андрій Семенович – син

Виділити двокімнатну квартиру повторного заселення №18 на вулиці Чайковського № 66, жилою площею 27,3 кв. м згідно з чергою № 16 з 1989р.

Голова виконкому (підпис) М.І.Миронов

Секретар виконкому (підпис) В.І.Дудченко

ТОВАРИСТВО З ОБМЕЖЕНОЮ

ВІДПОВІДАЛЬНІСТЮ ФІРМА «ЮНІКС»

вул. Козацька, 3, телефакс 213-18-91

м. Київ, 01001

№ 12/5 від 17 лютого 2004 р.

Керівникові Старокиївського відділення

Укрсоцбанку м. Києва

Коновал С. А.

Просимо Вас надати довготривалий цільовий кредит у сумі 10 000 (десять тисяч) гривень на придбання обладнання для обробки коштовного каміння.

Комплект потрібних документів додається:

договір на купівлю обладнання;

техніко-економічне обґрунтування повернення кредиту.

Директор В. О. Заєць

Печатка

МІНІСТЕРСТВО ОСВІТИ УКРАЇНИ

Волинський державний університет імені Лесі Українки

НАКАЗ № ___

від “___”_______________20___р. м. Луцьк

про прийняття на роботу за контрактом

ПРИЗНАЧИТИ:

_________________________________________________________________________

(прізвище, ім'я, по батькові)

на посаду________________________________________________________________

на умовах укладеного з ним контракту від “___”_______________20___р.

Підстава: контракт від “___”_______________20___р.

Ректор

Печатка

(прізвище працівника)

 

ЗАМОВЛЕННЯ

на розмноження документів

(назва документа)

сторінок______________, тираж______________

Керівник відділу_____________________________________________

(підпис)

“ “ ________________ 19__ р.

Виготовити на __________________

(назва машини)

Зав. відділом з питань діловодства

Міністерство освіти і науки України

НАКАЗ

м. Київ

16.07.02 №_______

Про впровадження основних правил діловодства

З метою перевірки наказу по міністерству "Про проведення заходів по впровадженню основних правил діловодства" від 10.07.02 №77

НАКАЗУЮ:

1. Призначити колегію у складі: Голова — Кравченко В. М. Секретар колегії — Волощук Т. П. Члени колегії:

1. Начальник відділу кадрів Попов С. В.

2. Інспектор канцелярії Ґудзь В. О.

2. Керівникам структурних підрозділів надавати членам колегії посильну допомогу й усю необхідну документацію.

3. Установити термін роботи колегії до 28.09.02.

4. Контроль за виконанням наказу покласти на заступника міністра В. Бережного.

Міністр (підпис) Розшифрування підпису

(Назва підприємства)

2.

П Е Р Е Л І К

 

обов”язкових реквізитів для заповнення машино-

орієнтованої реєстраційно-контрольної картки (РКК)

 

Реквізити	Пояснення до заповнення
Назва виду документа	заповнюється відповідно до назви документа, що реєструється. Під час реєстрації листів графа не заповнюється
Автор (кореспондент)	під час реєстрації документа, що надійшов, записується найменування установи (особи) - автора документа. Під час реєстрації документа, що відправляється, записуєься наменування установи (особи) - кореспондента. Допус-кається застосування скороченого найменування установи
Дата документа	дата, надана документу установою-автором, переноситься на РКК трьома парами арабських цифр (число, місяць, рік)
Індекс документа	індекс, наданий документу установою-автором, переноситься на РКК з документа, що надійшов або відправляється
Дата надходження	дата надходження документа в установу переноситься на РКК з реєстраційного штампа трьома парами арабських цифр
Індекс надходження	індекс, наданий документу установою-одержувачем, переноситься під час реєстрації надходження на РКК з реєстраційного штампа. Після виконання документа доповнюється номером справи за номенклатурою справ або іншими індексами
Заголовок документа або короткий зміст	переноситься заголовок, сформульований на документі. У разі відсутності заголовка на документі він формулюється відповідно до правил
Резолюція	переноситься на РКК з документа основний зміст доручення, прізвище автора і дата резолюції
Відповідальний виконавець	прізвище, ініціали відповідального виконавця переносять-ся з резолюції, можливе зазначення номера телефону
Термін виконання	проставляється число, місяць, рік - трьома парами араб-ських цифр. Під час реєстрації ініціативного документа, що відправляється, записується очікувана дата отримання відповіді
Відмітка про виконання	короткий запис вирішення питання по суті або дата та індекс документа-відповіді

 

3.

 

 

(назва установи)

Реєстраційно-контрольна картка

Автор документа або

кореспондент:

Вид документа:

Дата надходження та індекс документа  Дата та індекс документа (вих.корес.)

 Заголовок документа або стислий зміст

Резолюція або кому направлено, відповідальний виконавець

Ким розглянуто:

Строк виконання до:

Строк продовж. до:

Дата та індекс відправлення: Відмітка про виконання:

210

Лицьовий бік

Контрольні відмітки

фонд №

опис №

справа №

Зворотний бік

Формат А5 (148 х 210)

 

 

(назва установи)

Картка реєстрації вихідного документа

 

Вих. дата та	на документ кореспондента:		Вид документа:
індекс документа	вихідний індекс та дата:	вхідний індекс та дата:
			Ознака документа:

Адресат

Заголовок або короткий зміст

Підпис Виконавець

Передано на розгляд

Файл-копія

Строк виконання:

Дата виконання:

Примітка

210

Контрольні відмітки
фонд №	опис №	справа №

Зворотний бік

Формат А5 (148 х 210)

4.

ЖУРНАЛ

реєстрації вхідних документів

Дата надход-ження та індекс документа

Кореспондент, дата та індекс одержаного документа

Короткий зміст

Резолюція або кому направле-ний документ

Позначка про виконання документа

ЖУРНАЛ

реєстрації створюваних установою

та вихідних документів

 

Дата та індекс документа

Кореспондент

Короткий зміст

Позначка про вико-нання документа

Формат А4 (210 х 297)

 

(прізвище працівника)

 

ЗАМОВЛЕННЯ

на розмноження документів

(назва документа)

сторінок______________, тираж______________

Керівник відділу_____________________________________________

(підпис)

“ “ ________________ 19__ р.

Виготовити на __________________

(назва машини)

Зав. відділом з питань діловодства

О Б Л І К

 

розмноження документів _________________

назва установи

№ п/п

Замовник

Кількість аркушів

Назва доку-мента

Ти-раж

Прізвище працівника, який дав доз-віл на роз-множення

Прізвище працівника, який отримав документи

Роз-пис

5.

Найменування установи

Найменування структурного підрозділу

НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ

_______________№_______

(місце складання)

на_____________рік

Найменування розділу

Індекс справи

Заголовок справи (тому, частини)

Кількість справ (томів, частин)

Строк збері-гання справи (тому, частини) і номери статей за переліком

Приміт- ки

Найменування посади керівника

структурного підрозділу  Підпис Ініціали, прізвище

ПОГОДЖЕНО* ПОГОДЖЕНО

Протокол ЕК структурного Керівник архівного підрозділу

підрозділу установи

(особа, відповідальна за архів-

ний підрозділ установи)

__________№_______ Підпис Ініціали, прізвище

Дата

*У разі наявності ЕК структурного підрозділу.

 

Формат А4 (210 х 297)

 

Підсумковий запис категорії та кількість справ, заведених у ___________ році в структурному підрозділі

За строками зберігання	Усього	У тому числі
		таких, що переходять	з позначкою “ЕПК”

Постійного

Тимчасового

(понад 10 років)

Тимчасового

(до 10 років включно)

Разом

Найменування посади особи,

відповідальної за діловодство Підпис Ініціали, прізвище

Дата

Підсумкові відомості передано до діловодної служби

Найменування посади

особи, відповідальної

за передачу відомостей Підпис Ініціали, прізвище

Дата

Найменування установи ЗАТВЕРДЖУЮ

Найменування посади

НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ керівника установи _____________№________ Підпис Розшифровка підпису

на__________ рік Дата

Найменування розділу*

Індекс справи

Заголовок справи (тому, частини)

Кількість справ (томів, частин)

Строк збері-гання справи (тому, частини) і номери статей за переліком**

Приміт- ки

Найменування посади керівника

діловодної служби  Підпис Ініціали, прізвище

ПОГОДЖЕНО ПОГОДЖЕНО

Протокол ЕК Протокол ЕПК

____________№______ _____________№_______

* Найменування структурного підрозділу (для установ, що не мають структурного поділу, - напряму діяльності).

**Назва переліку із зазначенням строків зберігання документів та його вихідні дані.

Формат А4 (210 х 297)

 

Підсумковий запис категорії та кількість справ, заведених у ___________ році в установі

За строками зберігання	Усього	У тому числі
		таких, що переходять	з позначкою “ЕПК”

Постійного

Тимчасового

(понад 10 років)

Тимчасового

(до 10 років включно)

Разом

Найменування посади керівника

діловодної служби Підпис Ініціали, прізвище

Дата

Підсумкові відомості передано у відомчий архів (канцелярію)

Найменування посади

особи, відповідальної

за передачу відомостей Підпис Ініціали, прізвище

Дата