Характеристика кадрового обеспечения Барун-Хемчикского кожууна

6. Характеристика кадрового обеспечения Барун-Хемчикского кожууна

Численность персонала Администрации составляет 7 человек.

В администрации работают добросовестные и профессионально - подготовленные люди. Она располагает компьютерами, все служащие имеют возможность пользоваться любой необходимой информацией, которая присутствует на бумажных носителях, что затрудняет не только поиск, но и тратится рабочее время, что влечет к созданию очередей среди населения к специалистам, главе администрации кожууна. Иными словами администрация располагает квалифицированным штатом и современной оргтехникой, но недостаточной для выполнения всех полномочий связанных с решением вопросов местного значения.

В 2009 году все муниципальные служащие прошли аттестацию на своих рабочих местах в соответствии с замещающей должностью.

Рис. 2. Структура кадров в зависимости от уровня образования, %

По данным, представленным на рисунке 2, можно констатировать, что наибольшее число работников имеют не полное высшее образование, они в данной структуре занимают долю в 65,5%. 22,2% имеют среднее профессиональное образование. Высшее образование имеет лишь 12,3% работников Администрации Барун-Хемчикского кожууна.

Возрастной состав сотрудников Администрации следующий:

- до 25 лет – 2 чел.;

- от 25 до 35 лет – 3 чел.;

- от 35 до 55 лет - 2 чел.

По полу, структура персонала выглядит следующим образом:

- мужчины – 2 чел.;

- женщины – 5 чел.

По стажу работы:

- до 5 лет – 1 чел.;

- от 5 до 10 лет – 2 чел.;

- от 10 до 20 лет – 3 чел;

- свыше 20 лет – 2 чел.

Правила внутреннего трудового распорядка распространяются на всех работников, занимающих должности в соответствии со штатным расписанием администрации кожууна являются локальным нормативным актом Организации, регламентирующим в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации, иными федеральными законами и другими нормативно-правовыми актами основные права и обязанности работодателя и работников, порядок приема, перевода и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность сторон трудовых правоотношений, режим рабочего времени.

 

7. Особенности делегирования полномочий и распределения ответственности

Каждый сотрудник Администрации исполняет свои обязанности строго по Должностному регламенту.

Ведущийспециалист по жилищным вопросам, благоустройству и его обязанности, непосредственно подчиняется главе администрации:

Ведет работу по тарифам на коммунальные услуги (ЖКХ), совместно с обслуживающими организациями, выдает справки различных форм на основании данных лицевых cчетов в похозяйственных книгах;

- О наличии состава семьи;

- О наличии личного подсобного хозяйства и сельхоз транспорта;

- На момент приватизации жилья.

Заключает договора жилого найма муниципального жилья.

Согласно закону о дачной амнистии в упрощенном порядке оформляется право на земельные участки для ведения личного подсобного хозяйства, садоводства, огородничества.

Отсутствие электронной сетевой базы в администрации усложняет процесс поиска, выдачи запрашиваемой информации, выдачи необходимых документов. Порождает необходимость обращаться населению по одному и тому же вопросу к разным специалистам.

Ведущий специалист по организационной и кадровой работе и его обязанности, непосредственно подчиняется главе администрации.

Проводит работу по формированию личных дел работников администрации. Все личные дела заведены своевременно, правильно в соответствии с принятым Положением в Администрации кожууна, пронумерованы, прошнурованы, имеется внутренняя опись документов.

Обеспечивает учет, регистрацию входящей корреспонденции, общий порядок прохождения документов поступающих из судебных органов, порядок оформления исходящих документов. Следит за своевременной печатью газет.

Специалист по регистрации граждан Российской Федерации непосредственно подчиняется главе администрации.

Специалист военно-учетного стола непосредственно подчиняется главе администрации.

Ставит по месту жительства на воинский учет граждан пребывающих в запасе (далее ГПЗ) при их личном присутствии, согласно Постановления Правительства Российской Федерации № 719 от 27.11.2006г. Снимает с воинского учета ГПЗ при переезде на новое место жительства.

Специалист опеки и попечительства непосредственно подчиняется главе администрации.в его обязанности входит оказывает помощь в устройстве детей, оставшихся без попечения родителей, в детские дома, в школы–интернаты.

Органы местного самоуправления и должностные лица местного самоуправления несут ответственность перед населением муниципального образования, государством, физическими и юридическими лицами в соответствии с федеральными законами.

Ответственность органов местного самоуправления и должностных лиц местного самоуправления перед государством наступает на основании решения соответствующего суда в случае нарушения ими Конституции Российской Федерации, федеральных конституционных законов, федеральных законов, законодательства РТ, Устава.

Ответственность органов местного самоуправления и должностных лиц местного самоуправления перед физическими и юридическими лицами наступает в порядке, установленном федеральными законами.

 

8. Мотивация и оценка труда работников

Основным мотивирующим фактором в администрации кожууна является предоставление полного социального пакета. Все работники являются муниципальными служащими, что дает им определенный статус.

Рассматриваемой организации присущи такие мероприятия по рекреации:

-    право на продолжительный отпуск до 1 года, при условии, что сотрудник не был в отпуске в течение 10 лет.

-    длительность отпуска– 42 дня;

 

9. Система информационного обеспечения

Рабочие отношения в администрации кожууна определены следующими документами:

1.Устав.

2.Правила внутреннего трудового распорядка.

3.Инструкция по делопроизводству.

4. Положение о муниципальной службе.

5.Положение об утверждении наименования должностей муниципальных служащих.

6.Положение об оплате труда муниципальных служащих.

7. Положение о предоставлении отпусков муниципальным служащим.

8.Положение о поощрении и дисциплинарной ответственности.

9.Положение об аттестации муниципальных служащих.

10. Положение о ведении реестра муниципальных служащих.

11.Должностные инструкции для обслуживающего персонала.

12.Положение об оплате труда обслуживающего персонала.

13.Положение о предоставлении отпусков обслуживающему персоналу.

Кадровая документация:

1.Аттестационные документы.

2.Декларации о доходах.

3.Личные дела формируются согласно внутренней описи вложенной в личное дело.

Все документы организации представлены двумя большими группами:

- получаемые извне, от других организаций (входящие документы);

- созданные в самой организации.

Входящие документы классифицируются по корреспондентам:

- от вышестоящих инстанций, в том числе от органов власти и управления (от них идут руководящие документы, различные предписания, приказы, требующие выполнения, и т.п.);

- от других организаций, не находящихся в соподчиненной связи с данной организацией;

- частные лица, присылающие письма, заявления, жалобы.

По видам документы классифицируются:

- распорядительные (постановления, решения, приказы, распоряжения, указания);

-информационно-справочные (акты, справки, докладные записки, письма и т.д.);

- учетно-отчетные и др.

По характеру содержания можно разделить на инициативные (которые в свою очередь делятся на требующие ответа или исполнения или присланные для сведения) и ответные, т.е. документы, полученные в ответ на запрос самой организации.

Документы, созданные в организации, четко делятся на две группы:

- внутренние, созданные для нужд самой организации, и циркулирующие внутри ее;

- исходящие, предполагающие при создании отправку в другие организации.

Исходящие документы так же, как входящие, можно классифицировать по видам и по корреспондентам, которым они направляются. Их также делят на документы, по которым ожидается ответ, и документы, направленные просто для сведения.

В администрации кожууна внутренний поток документов предусматривает выполнение записей в соответствующих журналах с установленными параметрами:

-Журнал регистрации входящей корреспонденции (дата и индекс документа, корреспондент, краткое содержание, отметка об исполнении документа);

-Журнал регистрации исходящей документации (входящий № документа, дата регистрации, от кого поступил с датой и № документа, по вопросу (краткое содержание) документа, резолюция руководства (кому и когда передан документ для исполнения), отметка об исполнении и отправке ответа, номер дела, где находится документ или копия документа).

-Журнал учета обращений граждан Российской Федерации (№ п/п, дата получения обращения, ФИО направившего обращение, краткое содержание обращения, ФИО должностного лица, ответственного за рассмотрение обращения, результат рассмотрения обращения (исх., дата ответа)).

-Журнал регистрации приказов по администрации (№ приказа, дата, содержание приказа);

-Журнал регистрации приказов по кадрам (№ приказа, дата, содержание);

-Журнал регистрации трудовых договоров работников (№ п/п, дата приема на работу, заполнения трудовой книжки или вкладыша в нее, ФИО владельца трудовой книжки, серия и № трудовой книжки, профессия и категория работника, наименование места предприятия (с указанием структурного подразделения), куда принят работник, дата и № приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, на основании которого произведен прием работника, расписка ответственного лица, принявшего или заполнившего трудовую книжку, получено за заполненные трудовые книжки или вкладыши в них, дата выдачи на руки трудовой книжки при увольнении (прекращении трудового договора), расписка работника в получении трудовой книжки).

 

10.Техническое обеспечение

По результатам проведенного анализа имеющегося парка техники, выяснилось, что никакого прикладного ПО, кроме Microsoft Office, в большинстве случаев не использовалось. Дорогостоящие многофункциональные компьютеры использовались фактически как пишущие машинки.

Притом даже этот смешной процент вычислительных ресурсов использовался крайне неэффективно — например, принтеров было всего несколько на все компьютеры, а так как они не были объединены в единую сеть, для печати с некоторых компьютеров приходилось сохранять документы на внешних носителях и распечатывать их на компьютерах с подключенными к ним локально принтерами, что приводило к потерям времени как сотрудников, выполняющих эти функции, так и тех, для кого эти документы печатались.

В бухгалтерии использовался пакет прикладного ПО 1С:Бухгалтерия 7.7 с бюджетной конфигурацией. Договора на информационное сопровождение данного пакета не было, поэтому за годы использования программа потеряла актуальность, появились несоответствия с вышедшими после установки многочисленными нормативными актами. Это приводило к увеличению загрузки бухгалтерии в связи с появлением большого количества рутинных задач, как то: заполнение вручную изменившихся форм регламентированной отчетности, выделение некоторых участков учета для ведения либо в программы сторонних разработчиков, в электронные таблицы и даже для расчета вручную.

На всех компьютерах были установлены различные операционные системы Microsoft — Windows XP, Windows 2000, Windows 98 и даже Windows 95, а также разные версии пакета Microsoft Office (95, 97, 2000, XP, 2003) что вызывало проблемы совместимости документов, подготовленных на разных компьютерах.

Легитимность использования части ПО, установленного на компьютерах, вызывала весьма серьезные опасения. После детального анализа выяснилось, что большая часть компьютеров имеет предустановленные лицензионные операционные системы Wi№dows XP. Но ни одной лицензии на Microsoft Office не было, что, учитывая стоимость этого пакета и количество установленных копий, является хищением в особо крупных размерах в соответствии со статьёй 146 часть 3 пункт В Уголовного кодекса РФ.

 

11. Стиль работы и методы организации управленческого труда

Администрация кожууна придерживается Европейской модели менеджмента, которая имеет следующие характеристики:

1.  Индивидуальный характер принятия решений руководителем.

2.  Ответственность индивидуальная.

3.  Строго формализованная структура управления.

4.  Четко формализованная процедура контроля.

5.  Индивидуальный контроль руководителя.

6.  Главные качества руководителя – профессионализм и инициатива.

Для организации характерной особенностью является сочетание полномочий руководителя и отделов в одном лице, т.е. в реальности глава администрации исполняет задачи некоторых отделов, так как организация небольшая и наличие кадровой службы несоразмерно затратам. В связи с этим ключевыми задачами для осуществления цели будут являться:

-    Подборка необходимых специалистов;

-    Организация их работы с предельной отдачей;

-    Выбор сферы деятельности.

-    Прогноз потребности кадров, исходя из стратегии развития организации.

-    Оценку кадров и проведение необходимой перестановки кадров.

-    Организация подготовки кадров.

-    Организация обучения кадров.

На данный момент модель управления в Администрации не является идеальной, существует множество проблем, необходимо её усовершенствовать.

Основным источником пополнения кадров является служба занятости, поэтому идет постоянная и тесная работа.

При приеме на работу претендент должен представить документы, которые дают определенную информацию о нем. Документы, предъявляемые при приеме на работу, помогают определить трудовую правоспособность претендента, уровень его профессиональной подготовки, квалификацию, практический опыт, а также опыт руководящей работы.

Для данной организации имеется перечень качеств необходимых претенденту при устройстве:

1.  Профессиональные:

-    Высокий уровень квалификации по своей специальности;

-    Хорошее здоровье и физическая подготовка, позволяющие выполнять работу на высоком уровне;

-    Собранность, аккуратность, организованность, умение организовать свое рабочее место, профессионально выполнять свои функции.

2.  Личные:

-    Находчивость, умение найти выход из любой неблагоприятной ситуации;

-    Терпеливость, способность выполнять монотонную работу в течение определенного времени;

-    Коммуникабельность, склонность к работе в коллективе; опрятность, чистоплотность;

-    Уравновешенность;

-    Деликатность;

-    Вежливость;

-    Готовность помочь коллегам по работе.

3.  Отрицательные (наиболее нежелательны):

-    самомнение;

-    нерешительность при принятии решений;

-    отсутствие моральных принципов, низкие моральные качества;

-    склонность к наркомании, токсикомании, алкоголю;

-    цинизм;

-    неряшливость;

-    физические недостатки;

Чтобы определить кандидата на определенную должность, необходимо иметь достаточную информацию о работе, которую предстоит выполнять, а также о требованиях к нему и результатах, которых он должен достичь.

Стиль управления в Администрации является авторитарным, то есть характеризуется ярко выраженными признаками единоначалия. Все решения принимаются единолично главой администрации кожууна. Его приказы не обсуждаются и принимаются к исполнению немедленно. Всех претендентов на свободную вакансию глава лично отбирает. А так же глава кожууна лично отслеживает все протекающие бизнес-процессы в администрации.

 

12. Характеристика трудовых, материальных и финансовых ресурсов администрации кожууна

Расходы на содержание администрации кожууна ничтожно малы, так как средств в местном бюджете не хватает на материально-техническое обеспечение администрации.

Таблица 1

Затраты на содержание администрации Барун-Хемчикского кожууна

	2007г.	2008 г.	2009 г.
Приобретение ПК	59,9	57,757	54,225
Приобретение мебели: стол стулья для ПК	50	61,5	37,72
Транспортные расходы	116	110	125
Текущий ремонт	52,56	68,5	72,343
Канцелярские товары	42,3	35,6	23,176

По данным таблицы 1 видно, что в течение трех последних лет сумма на содержание администрации снижалась, причем снижение наблюдается по всем статьям.