Документ як матеріальний об’єкт. Поняття «документ», ОРД і «службовий документ»
Службове листування. Техніка складання та редагування службових листів
Методика розроблення інструкцій з діловодства. Характеристика Примірної інструкції з діловодства № 1153 від 17 жовтня 1997р
Травня 2007 р. (підпис) В. В. Кольцов
Навигация
Документ як матеріальний об’єкт. Поняття «документ», ОРД і «службовий документ»
Управлінські документи
43517
знаков
13
таблиц
0
изображений
2. Документ як матеріальний об’єкт. Поняття «документ», ОРД і «службовий документ»
Управлінська діяльність знаходить своє відображення в документах, за допомогою яких здійснюються різноманітні функції: матеріально-технічне забезпечення, ціноутворення, організаційно-розпорядчі та інші.
Документ – це діловий папір, що підтверджує який-небудь факт або право на що-небудь; це те, що офіційно засвідчує особу пред’явника; це письмові свідчення про що-небудь.
З наукової точки зору документ – це засіб закріплення різними способами на спеціальному матеріалі інформації про факти, події, явища об’єктивної дійсності і розумової діяльності людини.
Сукупність взаємопов’язаних документів, що застосовуються у певній сфері діяльності, становить систему документації.
Нині діють уніфіковані системи. Однією з найпоширеніших є організаційно-розпорядча документація (ОРД), котра застосовується в оформленні управлінських рішень.
Документи широко використовуються у повсякденній діяльності людей. Як носії інформації вони сприяють поліпшенню внутрішньої організації будь-якого підприємства чи установи, служать підставою для прийняття рішень, узагальнень, довідково-пошукової роботи.
Документи є засобом свідчення, доведення певних фактів і, отже, мають велике правове значення.
Багато документів повинні відповідати таким вимогам, як придатність до тривалого зберігання, максимальна наочність.
Щоб документ мав усі перераховані властивості, він повинен бути правильно складеним як за формою, так і за змістом. [3]
Документи класифікуються за різними критеріями:
За способом фіксації інформації вони поділяються на письмові, графічні, фото -, фоно -, кінодокументи.
письмові – всі рукописні та машинописні документи;
графічні – креслення, графіки, карти, малюнки, схеми, плани;
фото -, кінодокументи дають можливість зберегти об’єкти, явища, процеси, які неможливо зафіксувати іншими способами;
фонодокументи дають можливість зробити звукозапис інформації.
За змістом документи поділяються на організаційно-розпорядчі, фінансово-розрахункові, постачальницько-збутові та ін.
За найменуванням – положення, накази, розпорядження, інструкції, звіти, акти, записки, листи, ордери, плани, баланси та ін.
За способом виготовлення – типові, трафаретні, індивідуальні.
типові складаються заздалегідь і служать текстом-зразком для індивідуальних. На їх основі складаються конкретні документи із збереженням композиції, форми, тексту зразка;
у трафаретних – частина тексту віддрукована на бланку, а частина вписується при його заповненні;
індивідуальні документи створюються кожен раз заново і складаються довільно (доповідні та пояснювальні записки та ін.).
За ступенем складності документи поділяються на прості і складні.
прості містять одне питання;
складні – два чи кілька.
За місцем складання – внутрішні і зовнішні.
внутрішні створюються на тому чи іншому підприємстві, де вони й функціонують;
зовнішні – ті, що надійшли ззовні або надійшли іншим підприємствам, установам, громадянам.
За терміном виконання – термінові і нетермінові.
За походженням – службові та офіційно-особисті (іменні).
службові – створюються в організаціях, установах, на підприємствах з питань їх діяльності;
офіційно-особисті – стосуються конкретних осіб (заяви, листи, скарги та ін.).
За ступенем гласності – звичайні, секретні, для службового користування.
За юридичною силою – справжні та підроблені.
справжні бувають дійсними, які мають на даний момент юридичну силу, і недійсними – документи, що з якихось причин втратили юридичну силу;
підроблені документи можуть бути внаслідок матеріальної чи інтелектуальної підробки. Матеріальна підробка – коли до справжнього документа замість правильних вносять неправильні відомості, роблять виправлення. Інтелектуальна підробка – складання і видача документа свідомо неправдивого змісту, хоч і правильного з формального боку.
За призначенням – оригінали та копії.
оригінал – документ, створений вперше і належним чином оформлений. Він може бути розмножений копіями. Оригінал і копії мають однакову юридичну силу;
копія – це точне відтворення оригіналу, має у верхньому правому кутку позначку “Копія” і завірена у певному порядку. Є три види копій – відпуск, витяг і дублікат. Відпуск – це повна копія відправленого куди-небудь оригіналу, яка залишається у відправника. Витяг – копія, що відтворює частину тексту документа. Дублікат – другий екземпляр документа, виданий у зв’язку із втратою оригіналу. [4]
3. Датування і індексування службових документів
Дата – один із реквізитів, який надає документу юридичну силу. Датою наказу, розпорядження, листа, довідки, службової записки та інших є дата їх підписання; рішень колегії – дата їх прийняття; акта, протоколу – дата зафіксованої події; статуту, положення, інструкції – дата затвердження.
Дата оформляється двома способами: цифровим і словесно-цифровим.
Перший спосіб передбачає проставлення трьох пар арабських цифр у такій послідовності: день (число) місяця, місяць, рік. Наприклад, дату 25 лютого 1999 року цифровим способом слід позначити так: 25.02.99. Починаючи з 2001 року, рекомендується рік писати повністю. Тобто запис словесно-цифровим способом дати 25 лютого 2001 року матиме такий вигляд: 25.02.2001.
На документах, які містять інформацію фінансового характеру, дату проставляють словесно-цифровим способом: 30 березня 2001 року.
Дата проставляється в лівій верхній частині бланка документа у відведеному для цього місці. Якщо документ оформляється не на бланку, дата ставиться нижче від підпису зліва.
Обов’язковому датуванню і підписанню підлягають всі службові позначки на документах, пов’язані з їх проходженням, виконанням (резолюції, погодження, візи, затвердження, позначки про виконання документа і направлення його до справи).
Індексація документів полягає у присвоєнні їм умовних позначень – індексів, які надають документам під час реєстрації і вказують на місце складання, виконання та зберігання документів.
Індекси можуть бути простими і складними. Простий індекс складається із порядкових номерів певної групи документів у межах календарного року.
Складний індекс, крім порядкового номера, включає індекс за номенклатурою справ. У системі ОДПС індекс справи за номенклатурою повинен складатися з індексу (номера) структурного підрозділу та порядкового номера справи в межах самостійного структурного підрозділу. Наприклад: 25-231, де 25 – номер самостійного структурного підрозділу управління, 2 – номер відділу у складі управління, 31 – номер справи зазначеного відділу.
Індексація вхідних, вихідних та внутрішніх документів має свої особливості.
Індекс вхідного документа складається із порядкового номера з початку року (за журналом реєстрації) і може доповнюватись постійними позначками груп кореспондентів, видів документа тощо.
Індекс вихідного документа складається із порядкового номера документа з початку року за журналом реєстрації, постійної позначки певної реєстраційної групи кореспондентів та індексу справи, де зберігається копія документа. Наприклад: № 139 / 2 / 05-031, де 139 – порядковий номер вихідного документа з початку року, 2 – номер реєстраційної групи кореспондентів, 05-031 – номер справи за номенклатурою.
Індекс внутрішнього документа (крім розпорядчих документів) складається із порядкового номера певної реєстраційної групи документів з початку року та індексу справи, де зберігається документ. Розпорядчі документи, як правило, мають прості індекси, але в ряді випадків можуть доповнюватися окремими буквами (накази з кадрових питань, з матеріального стимулювання тощо).
Індекс проставляється на відповідному місці документа, визначеному формуляром-зразком. Він забезпечує юридичну повноцінність документа, дозволяє швидко розшукати необхідний документ при здійсненні довідково-інформаційної роботи, забезпечує зберігання документа та можливість контролю за його виконанням. [5]
Похожие работы
... , завіреного в установленому порядку; в) дублікат - в разі втрати оригіналу видається документ з позначкою “дублікат”, має однакову юридичну силу з оригіналом. Склад управлінських документів визначається компетенцією і функціями організації, порядком вирішення питань, об'ємом і характером взаємозв'язків з іншими організаціями і закріплюється в табелі документів. Єдність правил документування ...
... від промислових центрів регіонах, як правило, більш універсальні та автономні. Для таких підприємств характерна розвинута виробнича структура. 2. Методи , моделі та вдосконалення управління в управлінській структурі підприємства. Основою використовуваних методів управління є закони, закономірності і принципи суспільного виробництва, науково-технічний рівень розвитку фірми, підприємства, соці ...
... ії. Система документації – це сукупність (спільність) певних документів, взаємопов'язаних за ознаками походження, призначення, виду, сфери діяльності та єдиних вимог до їх оформлення (укладання). Офіційні (службові) документи залежно від сфери їх застосування та функціонування поділяються на управлінські, наукові, технічні (конструкторські), технологічні, виробничі й ін. Але лише управлінські ...
... й поливної води. Інгулець фактично перетворився на скидну канаву для залізорудних підприємств Кривбасу. Одним з найскладніших етапів раціональної технології прийняття рішень є пошук альтернативних варіантів. В управлінській практиці використовуються різноманітні методи творчого пошуку альтернативних варіантів, які умовно поділяють на три групи: методи індивідуального творчого пошуку (аналогії, ...
0 комментариев