Электронный документ

Министерство культуры Омской области

Омский библиотечный техникум

 

студентка 3 курса

специальности 032002«Документационное обеспечение управления

и архивоведение»

дисциплина «Информационные и коммуникационные технологии

 в документационном обеспечении управления и архивном деле»

Электронный документ

Курсовая работа

Руководитель:

2008

Содержание

Введение…………………………………………………………………………..1

1. Традиционное понятие электронного документа……………………………2

1.2 Анализ существующей понятийной базы в сфере электронного взаимодействия …………………………………………………………………..5

1.2.2. Понятие «Электронный документ» ………………………………………6

1.2.3. Понятие «Экземпляр», «Подлинник», «Копия», «Юридическая сила» электронного документа ………………………………………………………..12

1.2.4. Правовой статус электронного документа ……………………………...15

Выводы …………………………………………………………………………..22

ВВЕДЕНИЕ

Управленческая деятельность в России, как и во всех развитых странах, осуществляется с помощью документов, которые одновременно являются источником, результатом и инструментом этой деятельности.
Сегодня документ является основным способом представления информации на любом современном предприятии.
Неоспорима важность сохранности и умелого использования информационных ресурсов предприятия для успешного ведения бизнеса. Способность принять верное решение и вовремя отреагировать на ситуацию, гибко реагировать на все изменения рынка зависит не только от таланта и опыта руководителей. Эффективность управления предприятием зависит и от того, насколько разумно в нем организовано управление документооборотом. Фактически, малоэффективное использование накопленной информации (или, еще хуже, ее утрата) может привести к потере всего бизнеса. Ведь вовремя не полученная информация или документ - это, прежде всего, потерянные деньги, время и упущенные возможности.

1.   ТРАДИЦИОННОЕ ПОНЯТИЕ ЭЛЕКТРОННОГО

ДОКУМЕНТА

Цель данного раздела - выявление современного общественного представления об электронном документе, характеристика сложившейся общественной модели электронного документа. Алгоритм исследований стандартен: берется представительная выборка субъектов-участников электронного информационного взаимодействия, выявляются их мнения, и после соответствующей обработки находится искомый результат. Но реализация алгоритма далеко не очевидна. Первый вопрос: - "А что такое представительность?" Все общество, в том числе лица, видевшие компьютер только на фотографии? Пользователи (потребители) электронного документа? Технические специалисты, реализующие процесс взаимодействия? Круг системных специалистов-теоретиков в сфере кибернетики, математики, права? Пусть представительная выборка сформирована, и мнения участников получены. Тогда встает следующий вопрос: - "Как обрабатывать полученную совокупность мнений, различающихся не количественно, но качественно, семантически?" Необходима экспертная обработка, и задача сводится к предыдущему, алгоритм повторяется. Выбирается представительная группа экспертов, выявляются их заключения по представленным материалам. Правда, обработка несовпадающих заключений ведется самими экспертами в процессе обсуждения их аргументации.

Алгоритм, в явной или неявной форме, выполняется всегда, хотя его практическая реализация может быть разнообразной: включать большее число этапов; можно формировать не выборку субъектов, а публикаций, выступлений; оценки могут быть не только экспертными, но и носить объективный, количественный характер; и т.д. и т.п. В нашем случае оказывается возможным исключить наиболее трудоемкие, сложные и дискуссионные этапы выявления общественной модели документа, на основе анализа существующих и разрабатываемых государственных нормативно-законодательных актов в сфере электронного документооборота.

Вряд ли кто-нибудь сможет отрицать, что существующие законы и законопроекты отражают мнение подавляющей части субъектов, непосредственно причастных к применению и практической реализации документооборота. Разумеется, субъективный фактор разработчиков и законодателей нельзя исключить, но на уровне государства его влияние, особенно в системной части законов, достаточно слабо. Трудно ожидать, что в этих документах могут быть радикальные положения, противоречащие сложившемуся и устоявшемуся "мнению масс", в этом случае на успешное прохождение законопроекта в коридорах власти трудно рассчитывать. Далее, законы и законопроекты такого уровня разрабатываются высококвалифицированными специалистами, проходят многочисленную экспертизу и обсуждение на высоком уровне, так что и требования второго этапа алгоритма заведомо выполняются.

Из этого не следует автоматический вывод о совершенстве законов: достоинства и недостатки тесно связаны, коллектив не всегда прав, особенно, когда дело касается перспективы. Как сказал поэт: - ": Тому в истории мы тьму примеров сыщем, но мы истории не пишем". А электронный документооборот развивается столь стремительно, что короткий по календарным меркам период по значимости изменений эквивалентен во много раз большему промежутку для традиционных направлений.

Нельзя рассчитывать, что в законах достаточно полно учитываются перспективные, а не только текущие потребности электронного взаимодействия. Нас интересует, насколько в этих материалах учитывается перспективный структурный сдвиг в применении электронных документов, обусловленный отказом от взгляда на ЭВМ как на "большую пишущую машинку". Еще некоторое время подобное использование ЭВМ для целей электронного взаимодействия будет доминировать в России, и отражающие такой взгляд материалы будут эффективны. Но это время уже кончается, банковские технологии электронного взаимодействия есть в значительной мере безлюдные технологии.

Моя задача - выявление сложившегося общественного представления об электронном документе и тенденций его изменения. Именно поэтому в круг анализируемых материалов включены законопроекты, хотя общеизвестно, что принятый закон может кардинально отличаться от представленного законопроекта. Нас интересуют системные положения существующих и, особенно, разрабатываемых законов, насколько учитывается очевидная в перспективе принципиально разная природа электронного и традиционного информационного взаимодействия. Опыт последних 5-7 лет показывает, сколь быстро страна прошла путь к массовому применению ПЭВМ, а темпы информатизации все нарастают. Через несколько лет законы устареют, в то время как цикл разработки, общественного признания и широкого внедрения нормативных материалов, содержащих концептуально отличные подходы от существовавших ранее, составляет порядка пяти лет. Еще раз отметим, что менталитет меняется медленнее технологии.

 

1.2. АНАЛИЗ СУЩЕСТВУЮЩЕЙ ПОНЯТИЙНОЙ БАЗЫ В СФЕРЕ ЭЛЕКТРОННОГО ВЗАИМОДЕЙСТВИЯ

Прежде чем рассматривать изменения в общественных отношениях, обусловленных появлением новых технологических объектов, регулировать способы и лимитировать возможность массового применения последних, необходимо описать сами объекты. Если это требование не выполнено, возникает неоднозначность толкований, и все последующие заключения теряют эффективность, каждый человек будет вкладывать в них свой смысл. Как и при создании Вавилонской башни, любое практическое применение обречено на провал: там были перепутаны языки строителей, здесь - толкование одного и того же термина. Мы не стали бы уделять столько места данному положению, если бы не господствующее представление об электронном документе как "о том же самом, что аналоговый документ, только в электронной форме".

Ошибочность исходной базы влечет непригодность и всех основанных на ней положений, если, конечно, не использовать ЭВМ только как пишущую машинку. Столь категоричный вывод не может быть голословным, он должен подтверждаться представительной выборкой из огромной массы материалов в сфере электронного взаимодействия. На наш взгляд такой выборкой могут являться документы государственной значимости, о которых априорно известно, что они разработаны высококвалифицированными специалистами различных отраслей экономики, прошли многократную экспертизу и обсуждение. С этой целью рассмотрим терминологию федеральных законов и законопроектов .Для компактности будем называть далее АНАЛОГОВЫМ ДОКУМЕНТОМ (АНД) традиционный документ, рассчитанный на непосредственное восприятие человеком, содержащий информацию, закрепленную на твердом носителе (бумага, фотопленка и т.д.). Выбор названия обусловлен присущей живому миру (значит - и человеку) способностью воспринимать информацию в аналоговой форме (изображение, звук).