Навигация
Описание внешнего и внутреннего документооборота
41091
знак
11
таблиц
3
изображения
6. Описание внешнего и внутреннего документооборота
6.1 Организация безбумажного документооборота
На предприятии организован безбумажный документооборот.
Все операции делопроизводства по документам ОАО «АНХК» осуществляются на принципах безбумажного документооборота с использованием электронной почты, для чего используются личные адреса пользователей, официальные адреса, специальные адреса. Исключения составляют документы, бумажный носитель которых предусмотрен правовыми актами.
Передача сообщений между сотрудниками ОАО «АНХК» осуществляется, минуя Отдел документационного обеспечения управления (ОДОУ) напрямую (если иное не оговорено нормативными документами). При возникновении сбоев в работе системы Электронной почты передача корреспонденции между подразделениями осуществляется на бумажном носителе.
Использование личных адресов. Любое сообщение, отправленное с личного адреса сотрудника, не имеющего полномочий подписывать документы в соответствии с распорядительными и нормативно-методическими документами ОАО «АНХК», могут быть удалены без прочтения, если получатель не заинтересован в их прочтении.
Личный адрес руководителя структурного подразделения имеет статус официального для согласования определенных видов документов (распорядительные документы, договоры)
Использование официальных адресов. Любой официальный документ, отправленный с официального адреса, должен быть подтвержден подписью должностного лица, имеющего право подписи данного вида документа.
Использование специальных адресов. Любой документ в сообщении, отправленном со специального адреса, считается подписанным личной подписью сотрудника, назначенного ответственным за выполнение операций, соответствующей специальному адресу (в той части, которая не затрагивает документы, размещенные в этом сообщении в ходе предыдущих пересылок с других официальных адресов).
Передачей электронного документа между подразделениями и руководителями ОАО «АНХК» считается его пересылка. Исключается использование личных адресов сотрудников, не имеющих полномочий подписывать или согласовывать этот документ (если распорядительным или нормативно-методическим документом ОАО «АНХК» не установлено использование личного адреса сотрудника, назначенного исполнителем документа, руководителем рабочей группы, директором проекта и т.п.)
Почтовые ящики с официальными и специальными адресами (ресурсы электронной почты) открываются на основании заявок.
Одному и тому же пользователю предоставлено право использовать несколько адресов на рабочем месте (личный, официальный, специальный).
Сотрудники, ответственные за получение сообщений направляемых на официальный или специальный адрес, обязаны обеспечить прочтение поступивших сообщений в течение 2-х рабочих часов после их получения.
Ответственность за правильное использование ими официального или специального адреса несет руководитель, предоставивший это право.
6.2 Требования по формированию файлов документов при обмене информацией и их передаче по электронной почте
Файлы документации (Приложение), передающиеся средствами электронной почты должны иметь следующий формат:
Для файлов текстовых созданных в редакторе MS Word необходимо сохранять документы в формате .doc;
Для файлов остальных типов MS Office 97/2000/XP;
IMAGING (расширение TIF) - при обмене графическими образами документов. Данный формат используется только при объективной невозможности пересылки документов в текстовом формате.
Допускается использование следующих шрифтов: Times New Roman, Arial, Courier New. Все документы выполняются в удобном для чтения с экрана виде.
7. Описать процедуру контроля содержащейся в документах информации
При поступлении документа в исследуемое подразделение, он проходит контроль. Запросы пользователей на изменение, приобретение и установку необходимого
ПО направляются на официальный почтовый ящик УИТ.
Техник ПИО УИТ ежедневно принимает и регистрирует запросы пользователей.
Инженером ПИО УИТ проводится первичная проверка и выявление среди запросов неясных, нелогичных, непрактичных или ненужных. Такие запросы отклоняются с объяснением причины.
| Название документа | Этап контроля | Вид (или цель) контроля | Время контроля | Объем разовой информации для контроля | Каким образом осуществляется контроль (сотрудником отдела или программным путем)? | Удовлетворяет ли данный вид контроля? Если «нет», то укажите причину |
| Заявка на оказание услуг. | Проверка. | Данная проверка необходима для проверки полноты и корректности данных. | Бланк заявки. | Сотрудником отдела, который регистрирует заявки. | Да. |
Похожие работы
... общественных потребностей и получения прибыли. Общество осуществляется все виды хозяйственной деятельности, не запрещенные законодательством РФ. Формы и виды деятельности не ограничиваются настоящим Уставом. ОАО «Ангарская нефтехимическая компания» занимается оказанием услуг по переработке нефти, производству нефтехимической продукции, оказанием услуг населению и услуг промышленного характера. ...
... данных, реализующую выделенный бизнес-процесс; 9. анализ современного состояния развития технологий разработки бизнес моделей и промышленных технологий проектирования ПО. Тема дипломной работы «Построение модели основных бизнес процессов на предприятии», является, несомненно, актуальной, так как задача такого типа решается на любом предприятии. База данных позволит вести учет поставок, сбыта, ...
... автоматически вместе с Together. Любой веб-браузер, поддерживающий фреймы; для платформы Windows рекомендуется Microsoft Internet Explorer версии 6.0 или более поздней. 2.6 Построение модели в Borland Together Architect В ходе прохождения преддипломной практики была решена задача, поставленная руководителем практики – построить схему корпоративной информационной системы предприятия (см. ...
... функцио-нирования, так как именно с продуктом или товаром производимый организацией, она выходит во внешнее окружения. Как работает предприятие можно выяснить в результате анализа деятельности на примере ОАО"Гурьевский металлургический завод" во второй главе. ГЛАВА II. АНАЛИЗ ОРГАНИЗАЦИОННО -ЭКОНОМИЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОАО "ГУРЬЕВСКИЙ МЕТАЛЛУРГИЧЕСКИЙ ЗАВОД".2.1. Характер и масштабы деятельности ...
0 комментариев