Інтернет як засіб ділового спілкування і комунікацій

Міністерство освіти та науки України

Житомирський державний технологічний університет

Кафедра ПЗОТ

Реферат

з курсу “Комп’ютерні мережі та телекомунікації”

на тему: “Інтернет як засіб ділового спілкування і комунікацій”

Виконала: студентка IV курсу

групи ЗМО-07-1с

Карпінська Н.В.

Перевірив:Защипас С.М.

Житомир

2008

Зміст

ВСТУП

1.    Електронна пошта як засіб ділового спілкування та комунікацій

1.1  класична електронна пошта (e-mail)

1.2  електронна пошта на базі World Wide Web (web-mail)

1.3  створення поштової скриньки у web-mail

1.4  етикет електронної пошти та поштових вкладень

1.5  використання емотиконів та загальноприйнятих скорочень

2.    Огляд програм обміну миттєвими повідомленнями (IM –– Instant massages)

3.    Система інтернет телефонії VoIP (Voice over IP)

3.1  протоколи

3.2  кодування мовної інформації

3.3  декодування мовної інформації, переваги та недоліки VoIP

3.4  Skype

3.5  Gizmo

ВИСНОВОК

СПИСОК ВИКОРИСТАНИХ ДЖЕРЕЛ

ВСТУП

 

В час розвитку мережі Internet неможливо уявити собі хоча б якусь сферу діяльності без його впливу. Даний реферат написаний з метою вивчення використання мережі Internet в діловому спілкуванні.

Структура реферату складається з трьох розділів Перший розділ розглядає електронну пошту як засіб ділового спілкування та комунікації. Цей розділ складається з п’яти підпунктів. У першому з них дано характеристику класичної електронної пошти, наведено характеристику протоколів передачі даних, що в ній використовуються, розглянуто функції електронної пошти. Другий детально описує переваги та недоліки електронної пошти на базі World Wide Web (web-mail) у порівнянні з класичною електронною поштою. Третій підпункт розглядає процес створення поштової скриньки у web-mail та дає загальну характеристику поштовим сервісам Gmail та Online.ua. Етикет електронної пошти та поштових вкладень (форма звернення, час перерви в листуванні, наявність чи відсутність поштових вкладень, їх розмір та упакування) розглянуто в четвертому підпункті. П’ятий пункт наводить перелік найчастіше вживаних загальноприйнятих скорочень та емотиконів (символьних образів для передачі емоцій), що можуть використовуватись в електронній пошті при діловому спілкуванні.

Другий розділ дає характеристику програмам обміну миттєвими повідомленнями, зокрема детально розглянуто особливості двох програм-месенджерів QIP та ICQ.

Третій розділ розглядає використання Інтернет телефонії VoIP (Voice over IP) у діловому спілкуванні. Цей розділ містить п’ять підпунктів. У першому з них наведено переваги та недоліки IP-телефонії, протоколи, що використовуються у VoIP, особливу увагу відведено SIP протоколу. Процес кодування та декодування мовної інформації розглянуто в другому та третьому пунктах. Загальна характеристика Skype та Gizmo –– програм для VoIPдана в четвертому та п’ятому підпунктах, там наведено переваги кожної з них, їх недоліки та особливості у використанні.

1   Електронна пошта як засіб ділового спілкування та комунікацій

Почнемо з того, що сьогодні в Інтернеті діють паралельно дві різні служби електронної пошти. Це класична електронна пошта E-Mail та електронна пошта, яка грунтується на World Wide Web –– Web-Mail. З точки зору користувача їхні особливості такі, що різницю між ними можна або не помічати, або, навпаки, при необхідності використовувати.

1.1 Класична електронна пошта E-Mail

Класична електронна пошта працює за принципом естафети. У вузлах мережі встановлені так звані поштові сервери –– програми, що працюють по протоколу SMTP. Для того, щоб не гальмувати роботу інших служб, поштовий сервер організовують на окремому комп'ютері. SMTP –– це Simple Mail Transfer Protocol –– найпростіший протокол передачі повідомлень. За адресою електронної пошти, вказаною в повідомленні, поштові сервери перекидають послання від одного комп'ютера до іншого, поки вона не опиниться в поштовій скриньці одержувача.

Тут з'явилися два нових поняття: адреса електронної пошти та поштова скриньку. Вони, звичайно, інтуїтивно зрозумілі, але все-таки невеликі відмінності від традиційних понять тут є.

Адреса електронної пошти записується зліва направо, а читається справа наліво. Запис fedor@prostokwashino.ua треба розуміти як “поштову скриньку” Дяді Федора на поштовому сервері prostokwashino, відкритому у домені ua. Тут знак “@”, часто іменований “собачкою”, це символ комерційне ет, який вказує на прийменник “в” <домені> або “на" <сервері>. Ліворуч від “собачки” стоїть ім'я, яке власник поштової скриньки придумав собі сам, а праворуч –– звичайне доменне ім'я сервера, воно читається справа наліво.

Термін “поштову скриньку” вжито просто за аналогією зі звичайною поштою. В електронній пошті прийнято вживати термін обліковий запис, Скільки облікових записів на різних поштових серверах ви створите, стільки й буде у вас “поштових скриньок”.

На поштовому сервері організована база даних, у якій зберігаються повідомлення, що надійшли до зареєстрованим клієнтам даного сервера. У кожного клієнта в цій базі свій розділ. Для того, щоб до нього звернутися, він повинен пред'явити серверу права, тобто реєстраційне ім'я та пароль. Цей персональний розділ великої загальної поштової бази даних сервера і називається обліковим записом.

Повідомлення передається між серверами SMTP до тих пір, поки не опиниться у “поштовій скриньці”, де і зберігається, поки адресат не підключиться до поштової серверу за допомогою спеціальної клієнтської програми –– клієнта електронної пошти. Цей поштовий клієнт повинен вміти працювати зі спеціальним протоколом, за яким здійснюється прийом листів, що надійшли на сервер. Найпростішого протоколу SMTP тут недостатньо. SMTP –– це естафетний протокол, з його допомогою відправляють повідомлення на сервер і передають їх між серверами, але щоб їх прийняти, треба пред'явити права і підтвердити, що ви дійсно та людина, якій адресовано повідомлення. У протоколі SMTP засобів для цього не передбачено. Тому для прийому вхідних повідомлень поштовий клієнт повинен вміти працювати з одним із двох загальноприйнятих нині протоколів: РОРЗ або IMAP.

Протокол РОРЗ - це Post Office Protocol версія 3 (протокол поштового відділення). Він дозволяє перевірити повноваження адресата (його реєстраційне ім'я та пароль) на право доступу до облікового запису. Якщо повноваження в порядку, відбувається автоматичне копіювання (а в загальному випадку переміщення) вхідних повідомлень з бази даних поштового сервера в базу даних поштового клієнта. А зробити так, щоб пошта після прийому не видалялася з сервера до спеціальної вказівки, теж можуть не всі поштові клієнти –– у них повинні бути так звані засоби для керування обліковим записом РОРЗ.

Управління обліковими записами не проблема для серверів, що працюють по протоколу IMAP. Це більш сучасний протокол, який, як передбачається, буде поступово витісняти поширений нині повсюдно протокол РОРЗ. IMAP –– це Internet Message Access Protocol (протокол доступу до повідомлень в Інтернеті). При доступі до поштової серверу IMAP може організовувати на ньому папки, переміщати і копіювати сполучення між папками, копіювати або переміщувати повідомлення на свій комп'ютер. Тобто, при роботі з протоколу РОРЗ прийомом електронної пошти керує поштовий клієнт, а по протоколу IMAP –– сервер. Якщо обліковий запис належить одній людині, то майже все одно, з яким сервером працювати: IMAP або РОРЗ. Якщо ж обліковий запис належить організації або групі осіб, то зручніше працювати з сервером IMAP.

Для індивідуального користувача майже все одно, з яким сервером працювати. Це майже наочно проявляється у мобільних користувачів. Ті, хто сьогодні приймають пошту на службовий комп'ютер, завтра –– на домашній, післязавтра –– на портативний, зацікавлені зберігати всю переписку в одному місці, бажано на сервері. Організації, які використовують працю мобільних співробітників, як правило, організують свою систему електронної пошти на основі серверів IMAP. Єдина неприємність полягає в тому, що далеко не всі сервіс-провайдери надають послуги поштового сервера IMAP, тому основна маса побутових споживачів обходиться серверами РОРЗ.

Функціонування електронної пошти побудовано на принципі клієнт-сервер, стандартному для більшості мережевих сервісів. Щоб обмінюватись кореспонденцією з поштовим сервером, потрібно мати спеціальну програму-клієнт. Існує багато різних програм-клієнтів електронної пошти, які можуть відрізнятися окремими функціями, можливостями та інтерфейсом, в тому числі й такі, що працюють на сервері (в режимі on-line). Проте загальні функції у більшості пакетів однакові. До них можна віднести:

·  підготовка тексту;

·  імпорт файлів-додатків;

·  відправка листа;

·  перегляд і збереження кореспонденції;

·  знищення кореспонденції;

·  підготовка відповіді;

·  коментування і пересилка інформації;

·  експорт файлів-додатків.

Найпопулярнішими програмами-клієнтами для роботи з електронною поштою є наступні: Mozilla Thunderbird, Opera Mail (M2), Outlook Express, TheBat!

Сучасний пакет програм електронної пошти має добре організований інтерфейс користувача, який не потребує багато часу і зусиль для засвоєння, та звичайно забезпечує такі додаткові функції:

·  ідентифікація власника поштової скриньки;

·  автоматичне приєднання підпису;

·  адресні книги;

·  перевірка орфографії;

·  можливість створення поштових скриньок різного призначення;

·  шифрування/дешифрування повідомлень;

·  робота у автономному (off-line) режимі;

·  фільтрацію/маршрутизацію повідомлень;

·  автоматична відправка відповіді про тимчасову відсутність отримувача;

·  автоматична переадресація листа на іншу адресу електронної пошти.

1.2 Електронна пошта на базі World Wide Web - Web-Mail

 

У класичної електронною поштою є характерний недолік –– необхідність встановлювати на комп'ютері й освоювати спеціальну програму, поштовий клієнт. На підприємствах для цього є спеціальні люди, які все поставлять і всьому навчать, а в побуті далеко не всім подобається освоювати нові технології. Таким людям підходить електронна пошта Web-Mail.

В якості серверів пошти Web-Mail виступають звичайні Web-сервери. Вони працюють в парі з базою даних і кожному клієнту при його підключенні формують Web-сторінку, що відповідає поточному стану його облікового запису в базі даних. В якості клієнтської програми виступає звичайний броузер. В загальному, не треба нічого вивчати і освоювати –– все точно так само, як в WWW.

Відповідно, Web-Mail, на відміну від E-mail, не є самостійною службою –– це просто ще один додатковий сервіс загальної служби World Wide Web. З точки зору користувача різниця між E-Mail і Web-Mail може бути як величезною, так і непомітною. Перш за все, це залежить від того, в якій країні він живе, адже існують різні підходи до кодування символів кирилиці в Україні та за кордоном.

Адреси Web-Mail записуються точно так само, як і адреси E-mail. Першим закордонним Web-сервером, який освоїв цю послугу, став сервер www.hotmail.com. Невдовзі за ним потягнулися й інші. Сьогодні кількість серверів, що надають безкоштовні послуги Web-Mail, неможливо перелічити. Сервіс Web-Mail має як переваги, так і недоліки. Спочатку розглянемо основні переваги:

1.  Простота використання. Не треба мати ніяких спеціальних програм. Як тільки захотілося або потрібно було створити для себе обліковий запис електронної пошти, треба, не виходячи з броузера, звернутися майже на будь-який Web-портал та зареєструвати адресу в протягом декількох хвилин.

2.  Відносна анонімність. При реєстрації облікового запису можна повідомити про себе зовсім фантастичні відомості, які перевіряти все одно ніхто не буде, а якщо й буде, то виникає страшне запитання: “А навіщо?” Разумної відповіді на нього все одно ніхто не дасть, так що при реєстрації облікового запису електронної пошти в WWW цілком можна вказувати про себе довільні відомості. Якщо колись знадобиться представити адресу своєї електронної пошти в серйозну організацію, наприклад, у банк, то там ніколи не приймуть адреса Web-Mail, як би прискіпливо ви не підходили до його створення, оскільки знають, що реально за ним може нічого не стояти.

3.  Мобільність. Для мобільного користувача Web-Mail ще зручніше, ніж IМАР-сервер. Перебуваючи в закордонної поїздки, можна заглянути на хвилинку в будь-яке Інтернет-кафе, щоб зв'язатися зі своїм поштовим Web-сервером і отримати або відправити повідомлення.

4.  Простота керування обліковим записом. Те, що в E-Mail вимагає спеціального сервера (IMAP) або спеціальних поштових клієнтів, в Web-Mail досягається легко і просто. Наприклад, можна переглянути яке надійшло повідомлення безпосередньо на сервері, видалити його, не скопіювати на свій комп'ютер, або, навпаки, прийняти його, але залишити на сервері для інших сеансів зв'язку.

Як це часто буває, недоліки сервісу тісно пов'язані з його перевагами:

1.  Нерепрезантативність. При передплаті на якісь мережеві послуги, як правило, звертаються до адреси електронної пошти. Якщо ця адреса відноситься до Web-сервера, то її можуть прийняти, якщо характер послуг далекий від комерційних, наприклад, при періодичному оповіщення про що-небудь. Якщо ж характер послуги такий, що потрібно чітко уявити себе як особистість, наприклад, при взаємовідносинах з банками, Інтернет-магазинами і т. п., то адреса Web-Mail рідко береться до уваги.

2.  Несолідность. Часто адреси, отримані на безкоштовних Web-серверах, використовують як тимчасові (одноразові). Передавати таку адресу партнеру по бізнесу чи розміщувати її на візитній картці –– все одно як вголос заявляти про свою ненадійність і нестабільність.

3.  Втім, це не відноситься до широкої публікації своєї адреси. При підготовці листа або повідомлення в пресу, навпаки, доцільно вказати адресу Web-Mail. Кожен розуміє, що за цією адресою можна зв'язатися з автором публікації, але тільки до тих пір, поки тема залишається актуальною. Коли ініціатору набридне обговорювати цю тему, він “заморозить” адресу.

4.  Обмеженість корисних функцій. Зазвичай поштові клієнти мають безліч корисних функцій, що автоматизує роботу з поштою. А чи є такі функції на Web-сервері –– заздалегідь невідомо. Як правило, їх кількість обмежена, тому що в рамках протоколу HTTP їх впровадити вкрай важко.

5.  Загроза безпеки. Якщо все-таки на Web-сервері є якісь засоби для автоматизації роботи з електронною поштою, то треба ще зрозуміти, на чому вони засновані, навіть такі найпростіші, як, наприклад, сортування вхідних повідомлень. У стандартній ситуації у автора Web-сторінок немає майже ніяких засобів для створення кнопок, меню, що розкривається, списків та інших елементів управління.

6.  Мовні бар'єри. Для англомовної частини світу все просто і зрозуміло. Там немає різниці в тому, як кодуються символи англійської мови в E-Mail і в Web-Mail. Ці символи успішно записуються кодами, які укладаються між числами 32 і 127. У цьому діапазоні діє єдиний міжнародний стандарт ASCII. Він однозначно визначає, якого символу який код відповідає.

У країнах з іншими національними алфавіту, як в Україні, можливі проблеми, тут коди українських літер належать діапазону 128 ... 255, в якому діє кілька стандартів. Тобто, одержавши, наприклад, код 161, програма перегляду повинна зрозуміти, яке кодування була використана відправником. Саме тут починаються проблеми. В Україні основним кодуванням для World Wide Web вважається кодування Кирилиця Windows (Windows-1251), яка прийшла до нас в країну разом з операційною системою Windows. Оскільки служба WWW в Україні почала розвиватися після появи Windows, то це кодування стало прийнятим за замовчуванням. У той же час, для електронної пошти в Україні основний вважається кодування К0І8-У. Це зрозуміло, адже електронна пошта в Україні почала розвиватися в ті далекі роки, коли ще ніякої операційної системи Windows і близько не було. За основу була взято те кодування, що використовувалася в міждержавному спілкуванні країн-членів Ради Економічної Взаємодопомоги (РЕВ). Тому повідомлення, що надіслані через звичайний сервер E-Mail, може не читатися на сервері Web-Mail через зміну кодування.