Соблюдение требований оформления счетов-фактур и книг покупок и продаж

3.2 Соблюдение требований оформления счетов-фактур и книг покупок и продаж

Приобретая продукцию, компания вместе с ценой обязана уплатить и соответствующую сумму налога на добавленную стоимость (п. 1 ст. 168 НК РФ). При этом продавец не позднее пяти календарных дней со дня отгрузки товаров должен выставить покупателю счёт-фактуру, на основании которого последний сможет принять НДС к вычету (п. 3 ст. 168, п. 1 ст. 169 НК РФ).

Порядок заполнения счета-фактуры, требования к его составлению и выставлению изложены в п. п. 5, 5.1 и 6 ст. 169 НК РФ. Предприятия должны неукоснительно их соблюдать, в противном случае они столкнутся с проблемами по вычету или возмещению налога (п. 2 ст. 169 НК РФ).

Разъяснения того, как следует заполнять каждую строку формы счёта-фактуры, даёт Постановление Правительства РФ от 02.12.2000 № 914 "Об утверждении Правил ведения журналов учёта полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчётах по налогу на добавленную стоимость" (далее - Постановление № 914). Однако информации, содержащейся в данном документе, может оказаться недостаточно. Этой проблеме Минфин в 2008 г. посвятил несколько своих писем. Хотелось бы остановиться на основных затруднениях, возникающих у организаций при заполнении счёта-фактуры, и их пояснениях финансовым ведомством.

Постановление № 914 указывает, что в строках 2 "Продавец" и 6 "Покупатель" следует прописать полное или сокращенное наименование соответственно продавца и покупателя, а в строках 2а и 6а "Адрес" - место их нахождения. При этом сведения должны вноситься из учредительных документов.

Данное правило Минфин России подтвердил в своем Письме от 31.03.2008 № 03-07-11/129, подчеркнув, что в строках 2а и 6а прописываются не фактические (почтовые) адреса, а адреса согласно учредительным документам. В более раннем Письме от 07.08.2006 № 03-04-09/15 финансовое ведомство подчеркнуло, что речь идет о юридических адресах организаций. В то же время, если в учредительных документах компании закреплены два адреса, юридический и фактический, то прописать можно любой из них; в таком случае противоречий правилам заполнения счетов-фактур не возникнет.

Кроме того, в прошлогоднем Письме Минфин высказал мнение, что в адресах продавца и покупателя не обязательно указывать слова "Российская Федерация". Счета-фактуры без подобной записи не являются составленными с нарушением порядка, установленного НК РФ и Постановлением № 914, а значит, могут быть приняты к учёту.

В соответствии с Постановлением № 914 в строке "Грузоотправитель и его адрес" указывается полное или сокращенное наименование отправителя продукции согласно учредительным документам. В случае, когда продавцом и грузоотправителем является одна компания, в этой строке допускается запись "Он же". В Письме от 12.05.2008 № 03-07-11/186 Минфин подтвердил такую возможность. Если реализация и отправка товара производится разными организациями, в строке 3 прописывают почтовый адрес грузоотправителя.

Финансовое ведомство также прописало порядок заполнения строк 3 и 4 при оказании услуг. Так, поскольку в этом случае никто не отправляет и не получает груз, в соответствующих реквизитах проставляются прочерки. При этом предприятия не теряют права на налоговый вычет.

На порядок заполнения строки 4 "Грузополучатель и его адрес" Минфин России обратил внимание в своем Письме от 21.07.2008 № 03-07-09/21. В нём он подтвердил, что в этом реквизите счета-фактуры указывается полное или сокращённое наименование и почтовый адрес получателя товаров в соответствии с учредительными документами. При этом в отношении грузополучателя запись в данной строке "Он же" недопустима. Счёт-фактура, содержащий такое сочетание слов, не может являться основанием для принятия предъявленного покупателю продавцом НДС к вычету или возмещению.

Вроде бы все просто. Но организация может иметь обособленное подразделение, через которое она отгружает товар, или склад, находящийся отдельно от головной компании. Как быть в этом случае при заполнении счёта-фактуры?

В Письме от 26.08.2008 № 03-07-09/24 Минфин России пояснил, что при реализации товара через обособленное подразделение (склад) в строке 3 "Грузоотправитель и его адрес" счета-фактуры указывается полное или сокращенное наименование и почтовый адрес грузоотправителя в соответствии с учредительными документами. При этом подчеркивается, что если дополнительно прописывается и почтовый адрес склада, арендуемого грузоотправителем или принадлежащего ему на праве собственности, с которого отгружались товары, то это не нарушает установленный порядок заполнения счетов-фактур. Одновременно финансисты отметили, что данное Письмо носит разъяснительный характер.

В то же время Письмо Минфина России от 12.05.2008 № 03-07-11/186 разрешает вносить запись "Он же" в строке 3 счёта-фактуры в случае, когда товар продаёт и отправляет одна и та же компания. А поскольку обособленное подразделение и головная организация являются одним юридическим лицом, значит, при заполнении данного реквизита можно вписать "Он же".

Однако осенью прошлого года финансовое ведомство в Письме от 13.11.2008 № 03-07-09/38 вновь поднимает вопрос заполнения строки 3 "Грузоотправитель и его адрес" счета-фактуры. В нем подтверждается высказанное в августе того же года мнение об указании в данном реквизите "полного или сокращённого наименования и почтового адреса поставщика в соответствии с учредительными документами".

Также интересно Письмо Минфина России от 22.10.2008 № 03-07-09/33, в котором отмечается, что при реализации товаров подразделения компании могут выписывать счета-фактуры только от имени организации. При этом в строке 2б "ИНН/КПП продавца" указывается КПП соответствующего подразделения. То же касается и строки 6б "ИНН/КПП покупателя" при приобретении товаров (работ, услуг) подразделениями.

Следует также обратить внимание на Письмо УФНС России по г. Москве от 20.03.2008 № 19-11/026593. Оно содержит рекомендации по составлению договоров по доставке продукции на склад подразделения. Так, наименование грузополучателя должно соответствовать условиям контракта. В договоре необходимо прописать место доставки товара (почтовый, при его отсутствии - фактический адрес). Аналогично необходимо действовать и в обратной ситуации, когда продукция отгружается со склада головной организации (обособленного подразделения).

Форма счёта-фактуры содержит дополнительные реквизиты "Руководитель...", "Главный бухгалтер", "Индивидуальный предприниматель". На практике налоговые органы уделяют пристальное внимание проставленным подписям в счетах-фактурах и их расшифровке, особенно если суммы НДС, принимаемые к вычету, значительны.

Счета-фактуры подписываются руководителем и главным бухгалтером организации либо лицами, уполномоченными на то приказом (иным распорядительным документом) по организации или доверенностью от имени организации (п. 6 ст. 169 НК РФ). Индивидуальный предприниматель, выставляя счёт-фактуру, подписывает его, указав реквизиты своего свидетельства о государственной регистрации.

Как видно, Налоговый кодекс чётко прописывает порядок заполнения этих строк, и в случае его нарушения счета-фактуры не могут служить основанием для принятия НДС к вычету или возмещению (п. 2 ст. 169 НК РФ).

Законодательство не предусматривает изменение реквизитов счёта-фактуры. Однако в отношении полей "Руководитель..." и "Главный бухгалтер" это допустимо. Так, в Письме от 28.01.2008 № 03-07-09/02 Минфин России разъяснил следующее.

В случае, когда определённый сотрудник уполномочен подписывать счета-фактуры соответствующим распорядительным документом, вместо фамилии и инициалов руководителя и главного бухгалтера организации рекомендовано указывать его данные. Следует обратить внимание, что при этом не является нарушением, если в документе присутствуют также фамилии и инициалы руководителя и главного бухгалтера.

Предприятия по-прежнему интересуются, возможно ли визировать счета-фактуры электронной цифровой подписью или факсимиле. Особенно актуален данный вопрос для организаций с большим количеством выписываемых документов. Между тем финансисты традиционно запрещают их использовать. Счета-фактуры, подписанные факсимиле, ЭЦП либо подписями, воспроизведенными с помощью электронных печатных устройств, считаются составленными и выставленными с нарушением порядка и не могут являться основанием для принятия НДС к вычету (возмещению). Данное мнение финансовое ведомство изложило в своих Письмах от 04.06.2008 № 03-07-11/214 и от 21.08.2008 № 03-03-06/1/478.

Исправления, внесенные в счета-фактуры, должны быть заверены подписью руководителя и печатью продавца с указанием даты внесения коррективы (п. 29 Постановления № 914, Письмо Минфина России от 31.03.2008 № 03-07-11/129). При этом покупателю необходимо в дополнительном листе книги покупок сделать запись об аннулировании неправильно оформленного счета-фактуры в том налоговом периоде, в котором он был зарегистрирован (п. 7 Постановления № 914). Следовательно, покупатель сможет принять НДС к вычету, лишь получив от поставщика подкорректированный счёт-фактуру (п. п. 1 и 2 ст. 169, п. 1 ст. 171, п. 1 ст. 172, п. 1 ст. 173 НК РФ).

Однако Налоговый кодекс не содержит указаний относительно того, когда компания получает право на вычет по исправленным счетам-фактурам: в период их выставления или внесения изменений в них. Также в главном фискальном документе не отражен порядок регистрации в книге покупок документов с коррективами. По мнению Минфина, запись об аннулировании счёта-фактуры вносится в книгу продаж в случае, если продавец его корректирует (Письмо от 27.05.2008 № 03-07-09/12). Значит, принять НДС к вычету компания сможет лишь после того, как получит правильный документ. Обращает на себя внимание тот факт, что финансовое ведомство выпустило это Письмо в опровержение Постановления Президиума ВАС РФ от 04.03.2008 № 14227/07, согласно которому независимо от момента исправления счёта-фактуры НДС можно принять к вычету в том периоде, когда совершена хозяйственная операция и приобретенное имущество принято к учёту. Обратимся к примеру.

ОАО «Фирма Новител» 17 декабря 2008 г. получила от поставщика материал, накладную и счёт-фактуру с НДС в размере 7000 руб. В декларации по итогам IV квартала 2008 г. налог принят к вычету. На 30 марта 2009 г. выявлено, что в счёте-фактуре указан неверный адрес грузополучателя.

Принимая во внимание Постановление Президиума ВАС РФ № 14227/07, организация решила не подавать уточненную декларацию в налоговый орган, а значит, не доплатила НДС за IV квартал и не перечислила пени. Она передала поставщику счёт-фактуру, оформленный с нарушением, для внесения в него исправлений. Получив правильный документ, компания подшила его в журнал полученных счетов-фактур в IV квартале 2008 г.

Если же руководствоваться позицией финансового ведомства, предприятие обязано аннулировать запись о регистрации счёта-фактуры на дополнительном листе книги покупок, представить уточненную декларацию в инспекцию, заплатить недоимку за IV квартал 2008 г. в размере 7000 руб., а также пени в размере 1/300 ставки рефинансирования ЦБ РФ за каждый день просрочки. Затем компания должна направить неверный счёт-фактуру продавцу для исправления. Если правильный документ вернется к ней, предположительно, во II квартале 2009 г., она в этом же периоде сможет воспользоваться правом вычета НДС в сумме 7000 руб., зарегистрировав измененный счёт-фактуру в книге покупок.

Очевидно, следуя требованиям Минфина, предприятие вынуждено нести определённые финансовые потери и осуществлять дополнительный документооборот.

Компании вправе уменьшить общую сумму НДС на налоговые вычеты, установленные ст. 171 НК РФ. Так, вычету подлежит "добавленное" бремя, рассчитанное с сумм предоплаты (п. 8 ст. 171 НК РФ). Минфин России в Письме от 22.01.2008 № 03-07-09/01 напомнил, что согласно п. 1 ст. 154 НК РФ налоговая база НДС определяется исходя из размера аванса. При отгрузке товаров (работ, услуг) НДС с предоплаты подлежит вычету на основании счёта-фактуры, оформленного при получении аванса и реквизиты которого зарегистрированы в книге покупок при реализации продукции. Следует отметить, что поставщик обязан зафиксировать выписанный счёт-фактуру в книге продаж независимо от вида договора, по которому происходит продажа товаров (работ, услуг) (п. 16 Постановления № 914). А счета-фактуры, заполненные с нарушением установленных правил, не могут быть зарегистрированы в книге покупок.

Хотелось бы обратить внимание, что вышеизложенному порядку выставления "авансовых" счетов-фактур компании должны были следовать до 31 декабря 2008 г. включительно. С 1 января 2009 г. им нужно придерживаться новых правил, установленных Федеральным законом от 26.11.2008 № 224-ФЗ. В измененной редакции п. 3 ст. 169 НК РФ установлено, что продавец с 2009 г. на каждую поступившую предоплату должен выставлять покупателю счёт-фактуру, то есть теперь он выписывает на аванс не один экземпляр документа, как это было раньше, а два: один для себя, другой для партнера. Причём выставлять счёт-фактуру нужно не позже пяти календарных дней после поступления предоплаты.

Покупатель, перечисливший авансовый платеж в счёт предстоящих поставок, вправе принять НДС к вычету на основании счетов-фактур, выставленных продавцами при получении ими предоплаты и при наличии договора, предусматривающего перечисление указанных средств (п. 9 ст. 172, п. 12 ст. 171 НК РФ).

Правила оформления "авансового" счёта-фактуры изложены в новом п. 5.1 ст. 169 НК РФ. В нем поименованы следующие обязательные реквизиты документа:

1) порядковый номер и дата счёта-фактуры;

2) наименование, адрес и ИНН продавца и покупателя;

3) номер платежно-расчётного документа;

4) наименование поставляемых товаров (описание работ, услуг), имущественных прав;

5) размер предоплаты;

6) налоговая ставка;

7) сумма налога, предъявляемая покупателю.

Согласно п. 2 ст. 169 НК РФ "авансовые" счета-фактуры, выставленные с нарушением правил заполнения, не могут быть приняты к учёту, а суммы НДС - к вычету или возмещению.

Несмотря на то, что у бизнеса сформировалось множество вопросов относительно заполнения счетов-фактур по предоплате, их отражения в книге покупок и книге продаж, чиновники пока не выпустили ни одного разъяснительного документа на этот счёт.

Похожие работы

Аудит расчетов с бюджетом по налогу на добавленную стоимость

Скачать

26055

7

0

... Утвержден Президентом РФ от 07.08.2001г. № 119 (с изменениями и дополнениями) и ряда Федеральных Правил (стандартов) Аудиторской деятельности. Процедура проведения проверки правильности исчисления налога на добавленную стоимость включает в себя анализ следующих документов: - бухгалтерского баланса (форма № 1); - отчета о прибылях и убытках (форма № 2); - главной книги или оборотно - сальдовой ...

Налог на добавленную стоимость в системе налоговых платежей организаций на примере РГ УП "Усть-Джегутинский ДРСУч"

Скачать

140481

13

2

... ГТК РФ, Минфина РФ и Постановлений Правительства РФ, регулирующих правовое положение налога на добавленную стоимость. ГЛАВА 2. НДС В СИСТЕМЕ НАЛОГОВЫХ ПЛАТЕЖЕЙ ОРГАНИЗАЦИЙ   2.1 Организационно-экономическая характеристика РГ УП "Усть-Джегутинский ДРСУч"   Усть-Джегутинское дорожное ремонтно-строительное управление является обособленным подразделением Государственного унитарного предприятия ...

Учёт реализации продукции (работ, услуг), расчётов с покупателями и заказчиками

Скачать

113560

8

0

... предпринимателям и приложение к инструкции, которое носит название «Реестр выписанных счетов-фактур на продажу товаров по безналичному расчёту юридическим лицам и индивидуальным предпринимателям» 3 Учёт реализации продукции (работ, услуг) 3.1 Основные положения учётной политики предприятия По действующему законодательству все предприятия и хозяйственные организации Республики Беларусь ...

Бухгалтерский учет и аудит расчетов с покупателями и заказчиками на примере ООО "Росметалл"

Скачать

144885

20

0

... по счету 62 (при автоматизированном учете), в которых отражается полная информация по каждому покупателю по каждой произведенной операции. Так как в ООО «Росметалл» учет ведется с использованием компьютерной программы, при аудите расчетов с покупателями и заказчиками используются распечатки дебетовых и кредитовых оборотов и сальдо по счету 62; · оборотно-сальдовая ведомость; · Главная книга; ...