Навигация
Взаємодія процесу управлінської діяльності та комунікацій
140817
знаков
0
таблиц
0
изображений
1.4 Взаємодія процесу управлінської діяльності та комунікацій
Комунікації – спосіб спілкування і передачі інформації від людини до людини у вигляді усних і письмових повідомлень, мови рухів тіла і параметрів мови. Спілкування людей здійснюється за допомогою вербальних і невербальних комунікацій. Вербальні комунікації реалізуються за допомогою усних і письмових повідомлень. Усна передача інформації здійснюється в процесі мовного діалогу, нарад, переговорів, презентації, телефонної розмови, коли найбільший об'єм інформації передається за допомогою голосового зв'язку. Письмові комунікації реалізуються через документи у формі листів, наказів, розпоряджень, інструкцій, положень, коли керівник передає підлеглому письмові вказівки.
Невербальні комунікації здійснюються за допомогою мови рухів тіла і параметрів мови. Мова рухів тіла – головний компонент невербальний комунікацій, що надають дію на іншу людину (до 55% всіх комунікацій). До нього відносяться одяг, постава, жести, власне рухи тіла, фігура людини, поза, вираз обличчя, контакт очима, розмір зіниць, відстань між тими, що говорять. Параметри мови – 2-й по значущості компонент невербальних комунікацій. Параметри мови: інтонація, тембр голосу, частота дихання, вибір слів, вживання жаргону, гучність голосу, вимова слів і т.д.
Чинники, які впливають на ефективність комунікацій:
1. Способи забезпечення: 1) слухання; 2) мова; 3) читання; 4) лист.
2. Тип особи: 1) екстраверт (сенсорний, вирішальний); 2) інтроверт (інтуїтивний, такий, що відчуває, сприймає). Тип особи людини має велике значення в забезпеченні ефективності комунікацій. До кожного типа особи необхідний різний підхід.
3. Індикатор модальності: 1) візуальна; 2) аудіальна; 3) кінестетична.
Індикатор модальності характеризує способи сприйняття і передачі інформації і є одним з важливих моментів технології нейролінгвістичного програмування (НЛП) – системи засобів для пізнання і зміни людської поведінки і мислення. Основні положення НЛП засновані на тому, що різні люди сприймають, думають і згадують по-різному.
4. Трансактний аналіз: 1) батько; 2) дорослий; 3) дитя [12, c. 44].
Ефективність комунікацій багато в чому визначається станами, в яких знаходяться люди, вступаючі в комунікацію. Залежно від обставин ці стани можуть мінятися.
Одним з видів комунікацій є переговори. Переговори – обмін думками з діловою метою. Люди вступають в переговори, коли влаштовуються на роботу, обумовлюють з начальством підвищення заробітної платні або посади, обговорюють з діловими партнерами умови господарського договору, умови купівлі-продажу товару і т.д. Якщо переговори ділових партнерів найчастіше відбуваються в рівних умовах, то переговори підлеглого з керівництвом найчастіше відбуваються в нерівних умовах.
Переговори складаються з 3-х основних частин:
1. Підготовка переговорів: 1) визначення проблеми; 2) установка мети і завдань; 3) аналіз ситуації; 4) визначення тактики переговорів.
2. Процес переговорів: 1) реалізація тактики; 2) знаходження відповіді на питання: “Як просунулося вирішення проблеми?”; 3) зробити висновки, дійти угоди.
3. Аналіз результативності: 1) реалізація угоди; 2) контроль виконання; 3) придбання навиків для наступних переговорів [12, c. 44].
Майже неможливо переоцінювати важливість комунікацій в управлінні. Адже все, що роблять керівники, щоб полегшити організації досягнення її мети, вимагає ефективного обміну інформацією. Якщо люди не зможуть обмінюватися інформацією, вони не зуміють працювати разом, формулювати цілі і досягати їх.
Проте, комунікації, як вважає Г.Д. Ковальов, – “це складний процес, що складається з взаємозалежних кроків, кожний з цих кроків дуже потрібен для того, щоб зробити наші думки зрозумілими іншій особі” [16, c. 14].
Згідно дослідженням, які проводив автор, керівник витрачає від 50 до 90% всього часу на комунікації. Це здається неймовірним, але стає зрозумілим, якщо врахувати, що керівник займається цим, щоб реалізувати свої ролі в міжособових відносинах, інформаційному обміні і процесах ухвалення рішень, не кажучи про управлінські функції планування, організації, мотивації і контролю. Саме тому, що обмін інформацією вбудований у всі основні види управлінської діяльності, комунікації є зв'язуючим процесом.
Хоча загальновизнано, що комунікації мають величезне значення для успіху організацій, дослідження показали, що “…73 % американських, 63% англійських, і 85% японських керівників вважають комунікації головною перешкодою на шляху досягнення ефективності їх організаціям” [16, c. 17]. Згідно ще одному дослідженню “…приблизно 250000 працівників 2000 самих різних компаній, обмін інформацією представляє одну з найскладніших проблем в організаціях” [16, c. 17]. Ці дослідження показують, що неефективні комунікації – одна з головних сфер виникнення проблем. Ефективно працюючі керівники – це ті, хто ефективні в комунікаціях. Вони представляють суть комунікаційного процесу, володіють добре розвиненим умінням усного і письмового спілкування і розуміють, як середовище впливає на обмін інформацією.
Інформація переміщається усередині організації з рівня на рівень в рамках вертикальних і горизонтальних комунікацій. Вона може передаватися по низхідній, тобто з вищих рівнів на нижчі. Таким шляхом підлеглим рівням управління повідомляється про поточні завдання, зміна пріоритетів, конкретних завданнях, рекомендованих процедурах. Наприклад, директор може повідомляти начальника виробництвом про майбутні зміни у виробництві продукту. У свою чергу, начальник виробництвом повинен проінформувати підлеглих йому керівників про особливості підготовлюваних змін. Крім обміну по низхідній, організація потребує комунікацій по висхідній. Коли працівник доповідає своєму безпосередньому начальнику про виниклу проблему. Цей начальник, у свою чергу, повинен проінформувати директора. Передача інформації з нижчих рівнів на вищі може помітно впливати на продуктивність. Таким шляхом керівництво дізнається про поточні або назріваючі проблеми і пропонує можливі варіанти виправлення становища. Обмін інформацією по висхідній звичайно відбувається у формі звітів, пропозицій і пояснювальних записок .
На додаток до обміну інформацією по низхідній або висхідній організації потребують горизонтальних комунікаціях. Організація складається з безлічі підрозділів, тому обмін інформацією між ними потрібен для координації завдань і дій, оскільки організація – це система взаємозв'язаних елементів, керівництво повинне добиватися, щоб спеціалізовані елементи працювали спільно, просуваючи організацію в потрібному напрямі.
Найбільш очевидним компонентом комунікації в організації є відносини між керівником і підлеглим. Деякі з численних різновидів обміну інформацією між керівником і підлеглим пов'язані з проясненням завдань, пріоритетів і очікуваних результатів, забезпеченням залученої в рішення задач відділу, з обговоренням проблем ефективності роботи, досягнення визнання і винагороди з метою мотивації, вдосконаленням і розвитком здібностей підлеглих, із збором інформації про назріваючу або реально існуючу проблему, сповіщенням підлеглого про прийдешню зміну, а також отриманням відомостей про ідеї, удосконалення і пропозиції.
Обмін інформацією широко охоплює різні частини організації і прямо пропорційно співвідноситься з її ефективністю.
Л.Третяк, видатний дослідник в області управління, вважає, що, як правило, “…лише 50 % обміну інформацією приводить до обопільної згоди тих, що спілкуються. Найчастіше причина низької ефективності полягає в забутті того факту, що комунікація – це обмін” [35, с. 4].
В ході обміну обидві сторони грають величезну активну роль. Обмін інформацією відбувається тільки у тому випадку, коли одна сторона пропонує інформацію, а інша сприймає її. Щоб було саме так, слід приділяти велику увагу комунікаційному процесу.
Комунікаційний процес – це обмін інформацією між двома або більш людьми. Основна мета комунікаційного процесу – забезпечення розуміння інформації, що є предметом спілкування, тобто повідомлення. Проте сам факт обміну інформацією не гарантує ефективності спілкування людей, що брали участь в обміні. Щоб краще розуміти процес обміну інформацією і умови його ефективності, слід мати уявлення про стадії процесу, в якому беруть участь
В процесі обміну інформацією можна виділити чотири базові елементи:
1. Відправник - особа, що генерує ідеї або збирає інформацію і передає її.
2. Повідомлення - власне інформація, закодована за допомогою символів.
3. Канал - засіб передачі інформації.
4. Одержувач - особа, якій призначена інформація і яка інтерпретує її [12, c. 44].
При обміні інформацією відправник і одержувач проходять декілька взаємозв'язаних етапів:
1. Зародження ідеї.
2. Кодування і вибір каналу.
3. Передача.
4. Декодування.
Їх завдання – скласти повідомлення і використати канал для його передачі так, щоб обидві сторони зрозуміли і розділили початкову ідею. Це важко, бо кожен етап є одночасно крапкою, в якій зміст може бути перекручений або повністю втрачений.
Обмін інформацією починається з формування ідеї або відбору інформації. Відправник вирішує, яку значущу ідею або повідомлення слід зробити предметом обміну. На жаль, багато спроб обміну інформацією обриваються на цьому першому етапі, оскільки відправник не витрачає достатнього часу на обдумування ідеї. Кіт Девіс підкреслює важливість даного етапу : “ Невдале повідомлення не стане краще на глянсовому папері або від збільшення потужності гучномовця. Лейтмотив етапу – не починайте говорити не почавши думати ” [16, с. 18].
Потрібно пам'ятати, що ідея ще не трансформована в слова або не придбала іншої такої форми, в якій вона послужить обміну інформації. Відправник вирішив тільки, яку саме концепцію він хоче зробити предметом обміну інформацією. Щоб здійснити процес ефективно, він повинен врахувати безліч чинників. Наприклад, керівник, охочий обмінятися інформацією про оцінку результатів роботи, повинен чітко розуміти, що ідея полягає в тому, щоб повідомити підлеглим конкретну інформацію про їх сильні і слабкі сторони і про те, як можна поліпшити результати їх роботи. Ідея не може полягати в смутних загальних похвалах або критиці поведінки підлеглих. Цей приклад показує також зв'язок між сприйняттям і комунікацією. У керівника, який вважає підлеглих здібними до розвитку і вдосконалення, а значить, що потребують інформації з оцінкою результатів їх роботи, швидше за все знайдуться ділові позитивні ідеї обміну інформацією на вказану тему по суті.
Керівники, що незадовільно обмінюються інформацією, можуть діяти невдало, оскільки по відношенню до них саме так діє вище керівництво. Річ у тому, що керівники вищої ланки часто служать ролевою моделлю для поведінки підлеглих. Якщо керівники схильні до примушення або не відверті в обміні інформації, підлеглі цілком можуть повестися так само, обмінюючись інформацією з іншими. Але зовсім необов'язково діяти в тому ж стилі, навіть якщо він ефективний. Що насправді необхідно, так це усвідомити – які ідеї призначені до передачі до того, як відправити повідомлення, і упевненість в адекватності і доцільності ідей з урахуванням конкретної ситуації і мети.
Перш ніж передати ідею, відправник повинен за допомогою символів закодувати її, використавши для цього слова, інтонації і жести (мова тіла). Таке кодування перетворює ідею на повідомлення. Відправник також повинен вибрати канал, сумісний з типом символів, використаних для кодування. До деяких загальновідомих каналів відносяться передача мови і письмових матеріалів, а також електронні засоби зв'язку, включаючи комп'ютерні мережі, електронну пошту, відеострічки і відео конференції. Якщо канал не придатний для фізичного втілення символів, передача неможлива. Так само може бути нездійсненним одночасна розмова зі всіма працівниками відразу. Можна розіслати пам'ятні записки, що передують зборам невеликих груп, для забезпечення розуміння повідомлення і залучення до проблеми.
Якщо канал не дуже відповідає ідеї, що зародилася на першому етапі, обмін інформацією буде менш ефективним. Наприклад, керівник хоче попередити підлеглого про недозволенність допущених останнім серйозних порушень заходів безпеки, і робить це під час легкої бесіди за чашкою кави або пославши йому записку випадково. Проте по цих каналах, ймовірно, не вдасться передати ідею серйозності порушення так же ефективно, як офіційним листом або на нараді.
Вибір засобу повідомлення не повинен обмежуватися єдиним каналом. Часто бажано використовувати два або більше засобів комунікацій в поєднанні. Процес ускладнюється, оскільки відправнику доводиться встановлювати послідовність використання цих засобів і визначати тимчасові інтервали в послідовності передачі інформації. Проте, дослідження показують, що одночасне використання засобів обміну усною і письмовою інформацією звичайно ефективніше, ніж, скажімо, тільки обмін письмовою інформацією. Обговорюючи результати цього дослідження, професор Терренс Мітчел вказує: “Головний висновок цієї роботи в тому, що усне плюс письмове повідомлення швидше за все роблять обмін інформацією ефективнішим в більшій частині випадків” [31, с. 24]. Орієнтація на обидва канали примушує ретельніше готуватися і письмово реєструвати параметри ситуації.
На третьому етапі відправник використовує канал для доставки повідомлення (закодованої ідеї або сукупності ідей) одержувачу. Йдеться про фізичну передачу повідомлення, які багато людей помилково і приймають за сам процес комунікацій. В той же час, передача є лише одним з найважливіших етапів, через які необхідно пройти, щоб донести ідею до іншої особи.
Після передачі повідомлення відправником одержувач декодує його. Декодування - це переклад символів відправника в думці одержувача. Якщо символи, вибрані відправником, мають таке саме значення для одержувача, останній знатиме, що саме мав на увазі відправник, коли формулювалася його ідея. Якщо реакції на ідею не вимагається, процес обміну інформації на цьому може завершитися.
РОЗДІЛ 2. АНАЛІЗ СИСТЕМИ УПРАВЛІННЯ ПЕРСОНАЛОМ ВАТ “РІВНЕНСЬКА КОНДИТЕРСЬКА ФАБРИКА”
Похожие работы
... за цінами на підприємстві було завершено перевірку з дотримання порядку застосування цін і тарифів. Порушень виявлено не було. 5. Напрямки перетворень у системі ціноутворення на ВАТ "Тера" 5.1 Основні рекомендації по вдосконаленню ціноутворення на підприємстві Стратегія обґрунтування цін на підприємствах базується на різних принципах. 1. Забезпечення відповідності напрямків і змісту ці ...
... самостійно доставку продукції з свого великооптового складу-холодильнику в обласному центрі своїм автотранспортом(холодильник) заказаними міні-партіями по графіку в торгові точки клієнтів роздрібної мережі області; - торгівельні представництва ЗАТ „Галичина” в областях проводять консультаційні семінари з представниками роздрібних торгівельних мереж в областях по рекламі продукції ЗАТ „Галичина” ...
... та господарських організацій, які володіють та/або користуються об'єктами державної, комунальної власності, затвердженого наказом Міністерства фінансів України від 19.12.2006 N 1213 Принципи підготовки фінансової звітності операцій та фактів поза балансом.Фінансова звітність підприємства формується з дотриманням таких принципів (табл. 1.2). Таблиця 1.2Принципи формування фінансової звітності пі ...
... яких зберігається волога впродовж вегетаційного періоду, що забезпечує створення необхідного зеленого (штучного покриву) для вилежування і отримання екологічно чистої трести. Рис. 3.2. Гідротермічні коефіцієнти впродовж росту, розвитку і вилежування льону-довгунця в умовах 2003 року Льон - одна із небагатьох сільськогосподарських культур, що впродовж вегетаційного періоду не накопичує рад ...
0 комментариев