Алфавитно-предметный указатель

6. Алфавитно-предметный указатель

Поиск нужного отдела непосредственно по каталогу невозможен в тех случаях, когда читатель к какой отрасли знания относится интересующая его проблема. Для облегчения поиска к систематическому каталогу составляется алфавитно-предметный указатель, который часто называют 2ключом» к каталогу.

Основная функция АПУ – облегчить читателю поиск нужного отдела каталога, в котором он найдет описание произведений печати по интересующему его вопросу. Одновременно АПУ служит средством установления связей различных аспектов одного предмета, литература о котором в каталоге рассредоточена. Объединение в АПУ в одном месте многоаспектной тематики облегчает читателю разыскание литературы, освещающей тему с различных сторон.

АПУ помогает библиотекарю при классифицировании и составлении систематического каталога: проверяя по каталогу решения, принятые при классифицировании, библиотекарь постоянно обращается к АПУ, что имеет особое значение в тех случаях, когда предмет не отражен в АПУ к таблицам классификации.

Предметные рубрики АПУ состоят, как правило, из заголовка (одно или несколько слов или развернутое словосочетание) и подзаголовка, уточняющего, ограничивающего заголовок. В соответствии с правилами русского языка для формулировок в указателе используются следующие части речи: существительные, прилагательные и причастия, выполняющие функции существительных, существительные в сочетании с прилагательными, глаголами, числительными, наречиями.

Комплексную функцию в АПУ выполняет первое слово предметной рубрики, образующее узкий комплекс тематически связанных предметных рубрик. К выбору ведущего слова нужно подходить особенно внимательно, предпочтение следует отдавать прямым формулировкам, особенно если прилагательное образует с существительным устойчивое словосочетание.

Предметные рубрики формулируются, как правило, в именительном падеже. При этом может употребляться как единственное, так и множественное число, а иногда – оба одновременно. Применение этих чисел связано с характером тех или иных понятий, и систематизатор должен проанализировать целесообразность представления в указателе рубрик в том или ином варианте для улучшения поиска.

Как правило, в АПУ применяется полная форма наименования предмета, а от краткой формы дается к ней отсылка. Некоторые аббревиатуры, имеющие широкое распространение, могут применяться в качестве предметных рубрик в порядке исключения. Важно не допустить одновременного использования полной и сокращенной форм. Иностранные термины желательно представлять в виде русских эквивалентов (от иностранного термина можно дать отсылку).

Написание фамилий иностранных деятелей следует уточнить по справочникам. В персональных рубриках в скобках указываются годы жизни или год рождения, установленные по справочной литературе. Желательно применять полную форму имени деятеля, а не инициалы, так как этот признак оказывает существенную помощь читателю при работе АПУ.

Наиболее распространена карточная форма указателя, когда каждую рубрику указателя пишут на отдельной карточке, а карточки расставляют по алфавиту в каталожных ящиках рядом с систематическим каталогом. Индекс, указанный в рубрике, отсылает читателя к тому отделу каталога, где он найдет библиографические описания произведений печати о данном предмете.

В АПУ используются три вида карточек: простые, содержащие наименование предмета и индекс, сводные и справочные. Сводные карточки составляются в тех случаях, когда литература об одном предмете в зависимости от аспекта его рассмотрения находится в разных делениях каталога. Именно сводные карточки, в которых тема представлена многоаспектно при помощи нескольких подрубрик, делают АПУ средством установления связей. Подрубрики на сводной карточке располагаются, как правило, в алфавитном порядке.

Справочная карточка разъясняет читателю, где искать однотипную литературу, находящуюся во многих отделах каталога, перечень которых занял бы слишком много места и затруднил пользование указателем.

Справочно-ссылочный аппарат указателя это общие ссылки и отсылки («см»). Поиск читателя направляет от непринятого или устаревшего термина к принятому в АПУ и употребляются при написании фамилий имен, псевдонимов, введении в указатель полной (или краткой) формы наименования. Все случаи применения ссылки «см» перечислить трудно. Систематизатор должен предложить путь поиска и предугадать возможное обращение к АПУ, сориентировать в нем читателя. Частные ссылки «см. также» применяются в АПУ очень редко, поскольку указатель в первую очередь должен дать оперативную и конкретную справку.

Одной из наиболее сложных проблем составления и ведения АПУ можно назвать отражение в нем понятий, введенных в таблицы общих и специальных типовых делений ББК. Традиционный для АПУ метод образования сложных рубрик в этом случае применить нельзя, так как число подзаголовков может достигать нескольких десятков, и читателю будет очень сложно сориентироваться в них. Резко возрастает при этом и объем указателя.

Оформление АПУ во многом сходно с оформлением алфавитного каталога: на этикетках ящиков указывается первый и последний слоги из карточек, находящихся в данном ящике, помещается его номер. Разделители в АПУ имеют выступы шириной 3 см с указанными на них буквами и слогами. За разделителем не должно быть более 100 карточек.

Карточки в АПУ также расставляются по общим правилам алфавитной расстановки. Слова и словосочетания подзаголовка при расстановке заголовков предметный рубрик не учитываются. Если начальные слова заголовка предметной рубрики совпадают, расстановка производится по алфавиту следующих слов. Сложные слова, соединенные дефисом, рассматриваются как два слова, кроме тех слов, когда первая часть слова отдельно не употребляется. Знаки препинания (тире, скобки и т.д.) во внимание не принимаются. Сокращения и аббревиатуры расставляются в соответствии с их буквенным составом.

Некоторые особенности имеют правила расстановки персональных предметных рубрик. Карточки с предметными рубриками, на которых зафиксированы фамилии, личные имена и прочие факты включаются в общий алфавит, при этом двойные фамилии рассматриваются как одно слово, а простые и слитные артикли и предлоги, приведенные в заголовке рубрики, как нераздельная.

В остальном правила расстановки карточек в АПУ и в алфавитном каталоге совпадают.

7. Документы на систематический каталог

В библиотеке создается и действует единая номенклатура взаимосвязанных, дополняющих друг друга документов, обеспечивающих управление системой каталогов и техническими процессами каталогизации. Эти документы полностью согласовываются с утвержденными для данной библиотеки положениями об отделах, характеристиками рабочих мест и должностными инструкциями, учетными формами, другими документами, обеспечивающими управление библиотекой в целом. Документы рассматриваются на Совете по системе каталогов и картотек и утверждаются его председателем.

Паспорт-характеристика для СК имеет две формы, отличающиеся по составу сведений – для небольших и для крупных библиотек. Совет по системе каталогов и картотек самостоятельно (на основе типовой модели) разрабатывает форму паспорта и тиражирует бланки в необходимом количестве (не менее 2 экземпляров).

Состав сведений паспорта каталога для небольших библиотек разрабатывался для размещения на одном листе плотной бумаги формата А4 (21*30), согнутом пополам. В результате нижняя часть лицевой стороны оказывалась титульным листом паспорта и содержала в соответствующих графах название каталога, аббревиатуру, год образования, хронологический охват, объем (тыс. карточек), средний прирост за год (определялся по данным за последние 3 – 5 лет), отражение фондов библиотеки. На обороте листа размещались сведения об отражении видов документов, внутреннем и внешнем оформлении, расстановке карточек, вспомогательном аппарате, перечислялась документация: паспорт (дата паспортизации), положение о каталоге (дата утверждения), инструкция (название, дата утверждения). Верхняя часть лицевой стороны с данными ежегодного учета: дата, уточнение объема, прочие дополнения, кем внесены, роспись сотрудника.

Паспорт-характеристика систематического каталога крупных библиотек имеет значительно больший объем сведений, его бланк подготавливают в виде тетрадки (8-12 листов). Начиная с первой (титульной) страницы и далее размещены следующие сведения:

           1)     Полное название каталога

           2)     Употребляемая сокращенная форма названия, аббревиатура

           3)     Каталог находится в ведении (указывается полное название отдела)

           4)     Каталог расположен в читальном зале, в служебном помещении, корпус, этаж, комната

           5)     Каталог ведется с…года. Хронологический охват с… по …гг. Перерывы за … гг. Гарантированная полнота за … гг.

           6)     Характер каталога постоянный, временный, законсервированный

           7)     Объем каталога (в табл. форме за ряд лет): на 01.01…г. ящиков - …, карточек -, средний прирост за последние 3 г. - …

           8)     Назначение каталога – читательский, служебный, выполняет функции читательского и служебного

           9)     Тематика каталога – универсальная, отраслевая, тематическая (надо указать специализацию, направленность)

          10)    В каталоге отражается: (перечисляются все отделы фондосодержатели, затем подсобные фонды читальных залов, отдельным столбцом – виды документов, для картотек указывается, например, «статьи из газет, журналов, сборников, продолжающихся изданий, рецензии»)

          11)    Каталог отражает документы на языках (надо перечислить языки)

          12)    Способ группировки материала: основной ряд – алфавитный, систематический, хронологический, нумерационный, тематическая расстановка карточек в пределах каждого деления

          13)    В каталоге представлены карточки рукописные, машинописные, ротапринт, ксерокс, печатные, органов ЦКД, прочие

          14)    В каталог включаются основные, добавочные, дополнительные, ссылочные, справочные карточки

          15)    Сведения, занесенные на основные карточки (дается полная характеристика состава лицевой и оборотной стороны, включая служебные пометки)

          16)    Отражение новых поступлений в каталог производится ежедневно, еженедельно, ориентировочно на … день со дня поступления документов в библиотеку

          17)    Оформление каталога. Внешнее оформление: принятые решения по оформлению этикеток каталожных ящиков, нумерации ящиков. Внутреннее оформление: принятые решения по системе разделителей (форма, цвет, размер выступа, состав записи)

          18)    Документация на каталог: паспорт (дата первичной паспортизации), положение (дата утверждения, технологические инструкции (название, дата утверждения)

          19)    Вспомогательный аппарат

          20)    Средства наглядной информации и пропаганды (характеристика, сведения о размещении)

          21)    Ответственный за ведение каталога – указывается должность, фамилия, имя, отчество, служебный телефон сотрудника

          22)    Отметка о ежегодной проверке и уточнении объема каталога

Для проведения паспортизации составляется план, подготавливаются методические рекомендации. Создается рабочая группа, проводится инструктаж, издается приказ по библиотеке. Итоги паспортизации рассматриваются Советом по систематическому каталогу.

Положение о каталоге может содержать следующие разделы:

           1.     Общие положения

В соответствии с данными паспорта на каталог указывается полное название, аббревиатура, место размещения, наименование отдела, ответственного за организацию, ведение и редактирование каталога.

           2.     Назначение и функции каталога

Указывается, относится ли каталог к читательским или служебным, какие функции выполняет.

           3.     Состав и структура каталога

Состав каких фондов (отдельных видов документов), на каких языках представлен в каталоге, за какой период; структура каталога (части, ряды, указывается соответствующая КС).

           4.     Организация, ведение и редактирование каталога

Кем осуществляется, на основе каких технологических документов

           5.     Вспомогательный аппарат

Какие имеются указатели к каталогу.

           6.     Использование каталога. Обслуживание читателей по каталогу

Каким отделом обеспечивается обслуживание читателей, часы работы консультанта. Для служебных каталогов обязательно указание возможного для читателей способа использования, например: «Запросы читателей выполняются дежурным библиографом».

В крупных библиотеках возможна разработка самостоятельного положения о системе читательских каталогов и картотек.

Дневник каталога является рабочим документом руководителя соответствующего подразделения. Записи в дневнике ведутся в произвольной форме с обязательным указанием даты, должности и фамилии лица, производящего очередную запись. Фиксируются все работы, проводимые с каталогом, чрезвычайные происшествия, дается расшифровка условных знаков, аббревиатур, служебных пометок, внесенных на карточки. Если в библиотеке внедрена система личных номеров сотрудников, то к дневнику прилагается список сотрудников с указанием личного номера и периода работы в отделе.

Журнал учета запросов читателей ведется дежурным консультантом в системе читательских каталогов (в зале каталогов). В графах журнала фиксируется дата, номер читательского билета, содержание запроса. Консультант записывает только те запросы читателей, с которыми они обратились непосредственно к сотруднику библиотеки. Анализ запросов, замечаний, степени удовлетворенности читателей может подсказать направления редактирования, дополнения, устранения недостатков и т.п., позволяет выявить пробелы в системе информации, во внешнем и внутреннем оформлении каталога, его структуре и содержании, размещении, в структуре справочного аппарата.

Журнал замечаний и предложений читателей находится в зале каталогов на видном месте. Он просматривается ежедневно, все жалобы, замечания и предложения анализируются администрацией в установленный срок (как правило, 3 – 5 дней). В журнал помещается ответ должностного лица, в котором сообщается о принятых мерах или планируемых (на какой срок) мероприятиях.

Заключение

Систематический каталог, актуальность которого неподвластна годам выполняет самые основные функции и задачи библиотек, являясь не только ключом в мир знаний, но еще выполняющим информационную и педагогическую функции.

Систематический каталог – это главный орган всей библиотеки, не терпящий ляпсусов, недочетов, поспешности при его организации, редактировании и других неотложных библиографических процессов.

Систематический каталог – это лицо библиотеки, ее имидж, престиж среди пользователей, ведь чем точнее и доступнее составлен систематический каталог, тем большее количество пользователей сможет без особых усилий смогут себе найти тот или иной источник информации.

Расположение систематического каталога на видном для пользователей месте позволяет чаще к нему обращаться, следовательно начинает активнее работать фонд – а это уже жизнь библиотеки в целом.

Целью курсовой работы было утверждение актуальности и необходимости использования систематического каталога в организации поискового аппарата как «ключа» к книжным богатствам.

Список литературы

1.           Алфавитно-предметный указатель к систематическому каталогу: пособие для библиотекарей. – М.,1980. – 160 с.

2.           Библиотечное дело: терминологический словарь /Рос. гос. б-ка. – 3-е изд. перераб. и доп. – М., 1997. – 166 с.

3.           Каталоги. Состояние и тенденции развития. – М.: Книга, 1980. – 223с.

4.           Определение качества систематических каталогов: метод. рекомендации /ГБЛ. – М., 1983. – 47 с.

5.           Систематический каталог: практическое пособие /Гос. б-ка СССР им. В.И. Ленина /Сост. Э.Р. Сукиасян. – М.: Кн. палата, 1990. – 182 с.

6.           Сукиасян Э.Р. Библиотечные каталоги: методические материалы. – М.: ИПО Профиздат, 2001. – 192 с.

7.           Сукиасян Э.Р. Систематический каталог: практическое пособие. – М.: Книга, 1990. – 186 с.