Обчислення групових характеристик

7.2 Обчислення групових характеристик

«Згущення» інформації — одна з основних функцій будь-якої ін­формаційної системи. Припустімо, що за наявності даних по кожному продажу потрібно виявити обсяг продажів у різних містах. Для вирі­шення таких завдань Ехсеl має функцію автоматичного визначення ха­рактеристик вказаних груп даних. Для її виконання необхідно здійсни­ти таке:

-           відсортувати таблицю за колонкою, однакові значення полів якої мають визначати належність рядка таблиці до певної групи даних. Якщо ж цього не зробити і записи якоїсь групи даних не будуть розташовані поряд, то отримати загальні характеристики цієї групи буде неможливо;

-           завести курсор у зону списку, з даних якого можна отримати
необхідну інформацію. Ехсеl спробує автоматично визначити її розміри. Якщо є бажання заборонити автоматичне її визначення, користувач може самостійно виділити потрібний діапазон клітин;

-           вибрати команду Дані/Підсумки, що відкриє діалог Проміжні
підсумки з трьома полями: 3 кожною зміною в, Операція,
Додати підсумок з. З правого боку кожного поля є кнопка, при натисканні якої розкривається список можливих значень відповідного поля;

-           занести параметри, які забезпечують отримання необхідних
характеристик груп. Поле 3 кожною зміною в призначається для
представлення колонки, значення полів якої буде визначати належ­ність кожного рядка до певної групи даних (рядки таблиці мають
бути упорядковані за значенням полів цієї колонки). Оскільки необхідно обчислити дані по кожному місту, слід активізувати у цьому
полі елемент Місто. Для підсумування відповідних даних зі списку
поля Операція потрібно вибрати функцію Сума. У полі Додати під­
сумки за увімкненням індикатора необхідно вказати колонку, кліти­ни якої будуть використовуватися для обчислення підсумків. У да­ному разі це Вартість. Якщо одночасно треба обчислити й кількість проданих комп'ютерів у кожному місті, то біля назви колонки Кількість теж треба увімкнути індикатор. Індикатори біля назв усіх інших колонок мають бути вимкнені;

-           натиснути кнопку ОК.

У результаті виконання команди таблиця буде доповнена рядками, в яких будуть представлені обсяги про­дажів для кожного міста окремо. Останній доданий рядок матиме під­сумкову інформацію щодо усіх міст.

З кожною групою даних може бути виконана одна з операцій, зазначених у полі Операція. Операції, які можна вказати (або вибрати, клацнувши на стрілці цього поля), наведені у табл. 1.

Ще одна можливість, яку дає ко­манда Дані/Підсумки, — це виведення у кожній групі даних кількох типів підсумків з використанням різних опе­рацій. Таблиця. 1

Вбудовані функції для визначення характеристик групи даних

Для визначення кількості продажів у полі Операція потрібно вибра­ти функцію Кількість значень. У третьому полі для занесення результа­ту можна вибрати назву будь-якої колонки, оскільки вибрана функція не використовує значення полів, а тільки підраховує кількість рядків у групі. Але для того, щоб групові значення за попередніми критеріями були теж представлені в таблиці, перед натисканням кнопки ОК обов'язково треба вимкнути параметр Замінити поточні підсумки.

При визначенні групових значень з лівого краю таблиці простав­ляються рівні структури, що забезпечує кращий візуальний конт­роль даних. Групування даних може виконуватись як за рядками, так і за колонками. Далі за допомогою операцій прихо­вування і показу окремих груп і рівнів можна вивести на екран лише потрібну інформацію.

Лінійки рівнів лі­воруч від краю таблиці показують, які групи рядків таблиці охоплює відповідний рівень структури. Один рівень структури може охоплю­вати кілька груп. Окремі елементи (рядки), які не підлягають подаль­шій структуризації, позначаються крапками (біля лівого краю табли­ці). Всього може бути задано до восьми рівнів структури, для кожного робочого аркуша може бути створена тільки одна структура.

Натискання будь-якої кнопки з номером рівня структури веде до активізації групи її даних і всіх вищих рівнів, а також до прихову­вання всіх груп даних, що належать до нижчих рівнів структури. Дані третього рівня, тобто дані, що складаються з окремих записів таблиці, будуть сховані, а на кнопках, розташованих ліворуч від схованих даних, символ «-» буде замінено на символ «+». Для повернення детальних відомостей за всіма групами необхідно натиснути на кнопку третього рівня.

Кнопки, розташовані ліворуч від груп даних, використовуються для приховування і показу окремих груп. Якщо клацнути мишею на кнопці зі знаком мінус, то відповідна група буде прихована. Того ж ефекту можна досягти виконанням команди Дані/Група та струк­тура/Сховати деталі, але за умови, що курсор розташовуватиметь­ся у рядку таблиці навпроти відповідного символу зі знаком мінус або виділення цієї групи. Коли частина таблиці схована, то лінія структури, яка вказує на цю частину таблиці, зникає разом із рядка­ми таблиці, а на кнопці з'являється знак плюс. Якщо ж клацнути на кнопці зі знаком плюс, то схована частина таблиці з'явиться.

Відобразити сховані фрагменти таблиці можна також за допомо­гою команди Дані/Група та структура/Показати деталі, якщо курсор розташовано у рядку таблиці, що знаходиться навпроти від­повідного символу зі знаком плюс.

Якщо треба ліквідувати відображення структури даних, слід виконати команду Дані/Група та структура/Вилучити структуру.

Структурування даних (встановлення лінійки відображення рівнів структури) виконується не лише за виконання ко­манд групування даних, а й може бути ініційоване користувачем. Це до­зволяє виділити і розподілити за рівнями окремі групи даних і тим самим покращити візуальний контроль за ними, оскільки за допомогою показу та приховування окремих груп і рівнів можна досягти відображення на екрані лише тієї інформації, яка потрібна в даний момент. Структурування даних можна проводити як за рядками, так і за колонками.

Найпростіший спосіб створення структури — це застосування команди автоматичного структуру­вання. Але цю команду можна застосувати лише у тому разі, коли таблиця має явно виражену структуру (тобто коли заведені формули обчислення групових характеристик).

Саме завдяки наявності у таблиці формул обчислення суми команда автоматичного структурування в змозі розпізнати рівні структури цієї таблиці.

Для автоматичного створення стру­ктури таблиці потрібно, щоб покажчик активної клітини (табличний курсор) знаходився у межах таблиці. У цьому випадку буде виділена вся таблиця. Якщо ділянка або таблиця, для яких створюється структура, мають велику кількість порожніх клітин, то бажано спочатку виділити діапазон, який по­трібно структурувати.

Наступний крок полягає у виборі з меню Дані/Група та структура/Створення структури. Безпосередньо після виконання ко­манди всі рівні структури будуть представлені на екрані.

Крім того, користувач може виділити будь-яку частину таблиці й після виконання команди Дані/Група та структура/Групувати у ді­алоговому вікні вибрати спосіб групування: за рядками чи колонками. Це веде не до обчислен­ня якихось групових характеристик, а лише до появи лінійки відображення рівнів структури — від таблиці (у разі групування за рядками) чи над нею (у разі групування за колонками.

Похожие работы

Структура інформаційної системи організації

Скачать

40228

0

0

... ї підтримки. Як ми побачимо надалі, ця структура характерна для всіх функціональних підсистем ІС організації. 1.4 Інформаційна система виробництва Управлінці, що працюють у сфері виробництва, використовують комп'ютер і як компонент самої виробничої системи, і як компонент інформаційної системи управління нею. У виробничій системі комп'ютери використовують в системах автоматизованого ...

Інформаційні системи в економіці

Скачать

143644

51

28

... моментів, якому потрібно знати при створенні нової інформаційної систем - те, що цей процес є одним видом запланованої організаційної зміни. 2. Перепроектування бізнесів-процесів Нові інформаційні системи можуть бути могутніми інструментами для організаційних змін. Вони не тільки допомагають раціоналізувати організаційні процедури і документообіг, але вони можуть фактично використовуватися для ...

Інформаційні системи (20 питань)

Скачать

31206

0

2

... й т.д.) і пов'язані з оформленням і пересиланням документів відповідно до чітко визначеного алгоритмами. Результати виконання господарських операцій через екранні форми вводяться в базу даних. Інформаційні системи управління (ІСУ) орієнтовані на тактичний рівень керування: середньострокове планування, аналіз і організацію робіт протягом декількох тижнів (місяців), наприклад аналіз і планування ...

Інформаційні системи в менеджменті

Скачать

28011

0

1

... їх використання являється створення та застосування інформаційних систем (ІС) у менеджменті. З вищенаведеного чітко видно, яке важливе місце на сьогоднішній день починають займати інформаційні комп’ютерні системи в менеджменті. Починаючи від обладнання робочого місця менеджера, окремого підприємства, завершуючи виходом у всесвітню мережу Інтернет, підтримуванням зовнішніх зв’язків з ринковими та ...