Своевременная передача документов, удостоверяющих качество и комплектность получателю

4. Своевременная передача документов, удостоверяющих качество и комплектность получателю.

5. Строгое соблюдение действующих правил сдачи грузов к перевозке (если доставка груза получателю осуществляется транспортными организациями), их погрузки и крепления, а также специальных правил погрузки, установленных стандартами и техническими условиями.

Одновременно с приемкой грузов по качеству производится проверка комплектности, а также проверка соответствия тары, упаковки, маркировки требованиям стандартов, технических условий, других обязательных для сторон правил или договора чертежам, образцам (эталонам). Приемка грузов по качеству и комплектности производится в точном соответствии со стандартами, техническими условиями, другими обязательными условиями поставки, а также по сопроводительным документам, удостоверяющим качество и комплектность поставляемых грузов (технический паспорт, сертификат, удостоверение качества, счет-фактура, спецификация и т. п.). Отсутствие указанных сопроводительных документов или некоторых из них не приостанавливает приемку грузов. В этом случае составляется акт о фактическом качестве и комплектности поступивших грузов и в акте указывается, какие документы отсутствуют.

1.2.3 Хранение материальных ценностей

Способы укладки (размещения)

Одним из условий рациональной организации хранения грузов на складе является выбор оптимального способа их укладки, который определяется свойствами грузов, их формой, массой, особенностями Упаковки и т. д.

Различают два основных способа укладки грузов при хранении: штабельный и стеллажный.

Штабельную укладку применяют при хранении грузов, затаренных в мешки, бочки или иные средства тары (упаковки), имеющих правильные геометрические формы и способных воспринимать значительную нагрузку. Высота укладки штабелей зависит от прочности тары и свойств грузов.

Стеллажную укладку применяют, как правило, для хранения разукомплектованных грузовых единиц.

Виды стеллажной укладки условно делятся на:

— складирование в полочных стеллажах высотой до 6 метров;

— складирование в полочных высотных стеллажах;

— складирование в проходных (проездных) стеллажах;

— складирование в передвижных стеллажах;

— складирование в элеваторных стеллажах;

— складирование в других видах стеллажей.

Для отдельных видов грузов данные способы, впрочем, как и сам термин «укладка», не применимы. Речь идет о грузах, не поддающихся укладке по общепринятым схемам в силу своих характеристик. Так, грузы выгружаемые наливом, навалом или насыпью, либо предварительно упаковываются, либо помещаются внутрь специального оборудования (например, нефть — в цистерны). Ряд грузов допускается хранить навалом.

Способы укладки (размещения) должны обеспечивать:

- высокую степень используемой площади и объема;

- чувствительность к структурным изменениям грузов;

- низкие эксплуатационные затраты;

- сохранность грузов;

- возможность автоматизированного управления;

- возможность быстрого и оперативного поиска необходимого груза;

- устойчивость грузов, находящихся в укладках;

- механизированную разборку укладок и подъема груза навесными захватами подъемно-транспортного оборудования;

- безопасность работающих в зонах укладок;

Штабели могут формироваться как из затаренных (упакованных) грузов, единичных незатаренных (неупакованных) грузов, так и из груза, складированного навалом. При укладке штабелей из грузов в различной таре (упаковке) необходимо помнить несколько основных принципов.

Так, формирование штабелей из ящиков осуществляется тремя основными способами:

1. Вертикальная укладка. При вертикальной укладке дощатые ящики размещают плотно один к другому и к стенам помещения, по ширине — с наличием просветов величиной 4-5 см между ящиками, а также штабелем груза и стенами. Через каждые два яруса на головки ящиков накладывают рейки сечением 2—3 см, концы которых должны по возможности упираться в стены. В двух верхних ярусах ящики обязательно должны устанавливаться на рейки. Ящики следующих ярусов точно укладываются на ящики нижнего ряда.

2. Перекрестная укладка. Ящики укладывают в первом ярусе вдоль помещения (места хранения), во втором ярусе — поперек помещения (места хранения) и т. д. с просветами между рядами ящиков 4—5 см. При правильной укладке ящики перекрываются между собой.

3. Шахматная укладка. Ящики в нечетных ярусах размещают с просветами между ящиками величиной 4—5 см, на расстоянии 7—8 см

от одной продольной стены помещения (места хранения) и 2—3 см — от другой. Ящики четных ярусов размещают в таком же порядке, но с перекрытием интервалов нижерасположенных нечетных ярусов внахлест на рядом расположенные ящики не менее, чем на 2—3 см. Свешивание крайних ящиков допускается не более чем на одну треть их ширины.

Ящики-лотки и картонные ящики устанавливаются плотным штабелем. При этом ящики-лотки размещают по длине плотно один к другому и к продольным стенам (границам) места хранения так, чтобы все стойки (головки) нижних ящиков-лотков точно входили в имеющиеся для них пазы верхних ящиков.

При необходимости снятия ящика с верха штабеля необходимо предварительно убедиться, что лежащий рядом груз занимает устойчивое положение и не может упасть. Укладывать ящики в закрытых складских помещениях необходимо с обеспечением ширины главного прохода не менее 3—5 м.

Способы хранения

В зависимости от вида склада, условий хранения, принятой на данном складе методики складских операций применяются следующие способы хранения товаров (материалов, сырья, готовой продукции и пр.):

1. Сортовой. Сорт товара (продукции) — это градация товара (продукции) определенного вида по одному или нескольким показателям качества, установленная нормативной документацией. При сортовом способе товары разной сортности размещают отдельно друг от друга, что позволяет наиболее рационально использовать складскую площадь и оперативно контролировать расход товаров. Недостатком этого способа является увеличение объема работы для работников склада, поскольку приходится выделять товары одного сорта, поступившие по разным ценам.

2. Партионный. В зависимости от того, на каком складе осуществляется хранение, термин «партия» обозначает разные понятия. Так, изготовители под партией понимают количество товара одного типа (вида), исполнения, размера, изготовленное в течение одной смены. В НТД можно встретить и иное определение понятия «партия» с точки зрения изготовителя — «партией считают количество товаров одного наименования и размера, изготовленных из одного материала по одному техническому регламенту или иному технологическому документу и чертежам». У потребителя под партией понимают количество товара, оформленное одним документом о качестве. Есть и универсальное определение: «Партия — определенное количество продукции одного типа (вида), изготовленное одним предприятием в одинаковых условиях, одновременно предъявленное к приемке и оформленное одним документом о качестве.

Суть партионного способа хранения заключается в том, что каждая партия товара, поступившая на склад по одному транспортному документу, хранится отдельно. При этом не имеет значения что в состав партии входят товары различных сортов и наименований. Можно сказать, что складская площадь используется не совсем рационально, так как остатки товаров одного и того же сорта и

Например, безалкогольные напитки хранят в сухом, затемненном, вентилируемом помещении. Напитки в бутылках, бутылях, банках, алюминиевых лакированных тубах хранятся в заводских ящиках и корзинах, уложенных штабелями высотой не более 2 м. Бутылки с минеральной водой хранят на стеллажах уложенными в штабеля или в ящиках. При этом бутылки, укупоренные кронен-пробками с корковыми прокладками и из полимерных материалов, хранят в горизонтальном положении в ящиках или уложенными штабелями без ящиков высотой не более 18 рядов. Бутылки, укупоренные кронен-пробкой с прокладками из полимерных паст, хранят в вертикальном положении. При хранении минеральных вод допускается появление на внешней поверхности кронен-пробок пятен ржавчины, не нарушающих герметичности укупорки.

1.2.4 Формирование отправок. Выдача грузов

Сама передача грузов из отдела хранения в отдел экспедиции производится по накладной материально ответственными лицами с распиской на третьем экземпляре накладной материально ответственных лиц отдела экспедиции. Два экземпляра накладной передаются в отдел экспедиции, третий — остается в отделе хранения.

Реестры приходных и расходных документов материально ответственные лица отделов сверяют с записями приемных актов и накладных. В случае расхождений материально ответственные лица, отвечающие за учет в отделе, устанавливают причину и исправляют ошибки путем выписки соответствующих документов на разницу с указанием причин по каждому отдельному случаю. Движение этих документов происходит так же, как и основных.

На выявленные расхождения составляется отдельный реестр расхождений по форме реестров приходных и расходных документов (приемных актов, накладных), который подписывается материально ответственными лицами и бухгалтером.

На основании приходных и расходных реестров с приложенными к ним документами (приемными актами, накладными) за подписями материально ответственных лиц отделов отделом хранения склада готовится товарный отчет. Он составляется в двух экземплярах, один из которых вместе со всеми приходными и расходными документами передается в бухгалтерию склада под расписку на втором экземпляре отчета, а второй экземпляр остается в отделе у материально ответственных лиц.

В отделе экспедиции производятся упаковка грузов с соблюдением установленных правил.

Экспедиция передает грузы по количеству мест либо заказчику, либо экспедитору для отправки получателям под расписку в книге регистрации отдела экспедиции.

Экспедитор, сопровождающий груз, сдает его получателю, у которого имеется постоянная или разовая доверенность.

При обнаружении недостачи, порчи, боя, образовавшихся в пути при доставке груза, сопровождающий совместно с получателем в обязательном присутствии представителя (материально ответственного лица) экспедиции, или отдела (если упаковка груза производилась в отделе хранения) составляет акт в 3 экземплярах, из которых первый направляется в бухгалтерию, второй — остается у получателя, третий сдается в экспедицию склада.

Вывоз (вынос) грузов с территории склада может осуществляться по пропускной системе. В этом случае приказом по складу устанавливается перечень должностных лиц, которым предоставлено право подписывать пропуск на вывоз (вынос) со склада товарно-материальных ценностей.

При вывозе (выносе) грузов с территории склада работник охраны отбирает пропуск, проверяет количество и качество товарно-материальных ценностей в натуре в соответствии с данными, указанными в пропуске. В случае расхождения, если в натуре оказалось большее или меньшее количество упаковок или несоответствие упаковок показанным в пропуске, работник охраны должен приостановить вывоз (вынос) грузов и немедленно вызвать заведующего или его заместителя и главного бухгалтера склада для выяснения причин расхождений.

Работник охраны на отобранных пропусках расписывается в строке «Проверил» и регистрирует их в книге по форме, установленной внутренним распорядком. На пропуске работник охраны проставляет порядковый номер по книге регистрации.

По окончании рабочего дня пропуска подбираются в хронологическом порядке (по номерам) и сдаются ежедневно под расписку в бухгалтерию склада. Во время приемки бухгалтерия по книге регистрации накладных проверяет соответствие количеств мест, указанных в пропуске и товарном документе. В бухгалтерии пропуска подшиваются за каждый месяц в отдельную папку и хранятся наравне с бухгалтерскими документами.

1.2.5 Упаковка и маркировка

Понятие «упаковка» имеет два значения:

1) упаковка — операции по защите груза (товара) с помощью специальных средств;

2) упаковка — средство или комплекс средств, обеспечивающих защиту груза (товара) от повреждений и потерь, а окружающей среды — от загрязнений.

Для разграничения этих понятий операции с грузами (товарами) будем называть упаковыванием, а сами средства — упаковкой.

Прежде всего отметим, что упаковывание более характерно для складских подразделений предприятий. Что касается товарных складов, то эта операция выполняется ими в том случае, если это прямо предусмотрено договором складского хранения.

Упаковывание может преследовать различные цели:

а) предохранение грузов (товаров) от повреждения, порчи, воздействия внешних климатических факторов на товар, а также воздействия груза (товара) на окружающую среду;

б) формирование товарных единиц по габаритам и весу;

в) контроль и учет количественных показателей грузов (товаров) при их отгрузке (выдаче);

г) обеспечение условий для выполнения погрузочно-разгрузочных работ, пакетирования, маркировки, складирования, хранения, последующей транспортировки;

в) предохранение грузов (товаров) от хищений.

Классификация тары и упаковки производится по различным основаниям.

1. В зависимости от функционального назначения:

а) производственная — тара, предназначенная для хранения, перемещения, складирования грузов (сырья, материалов, готовой продукции) в производстве, используемая как многооборотное средство пакетирования при межзаводских и междуведомственных перевозках;

б) транспортная — тара, образующая самостоятельную транспортную единицу. Она обеспечивает сохранность грузов (товаров) при транспортировке и хранении. Транспортная тара в свою очередь подразделяется на крупногабаритную (размеры которой превышают 1200 х 1000 х 1200 мм) и малогабаритную (размеры которой лежат в пределах 1200x1000x1200 мм);

в) потребительская — тара, поступающая к потребителю с продукцией и не выполняющая функцию транспортной тары. Ее основное назначение — обеспечить сохранность груза (товара) на всех этапах до передачи конкретному потребителю для использования по назначению.

2. В зависимости от количества груза (товара):

а) индивидуальная — тара, предназначенная для единицы продукции;

б) групповая — потребительская тара, предназначенная для определенного числа грузов (товаров).

3. В зависимости от кратности использования:

а) разовая — тара, предназначенная для однократного использования;

б) возвратная — тара, бывшая в употреблении, которая используется повторно;

в) многооборотная — тара, прочностные показатели которой рассчитаны на ее многократное применение.

4. По степени жесткости конструкции:

а) жесткая — тара, не меняющая форму и размеры при ее наполнении;

б) ягкая — тара, форма и размеры которой меняются при ее наполнении.

5. В зависимости от материала изготовления:

а) тара, изготовленная из одного материала (деревянная, тканевая, бумажная, картонная, металлическая, керамическая, полимерная, стеклянная и пр.);

б) комбинированная — тара, изготовленная из двух или более различных материалов.

6. В зависимости от конструктивных особенностей:

а) разборная — многооборотная тара, конструкция которой позволяет разобрать ее на отдельные части и вновь собрать, соединив сочленяющие элементы;

б) неразборная — тара, конструкция которой не позволяет разобрать ее на отдельные части;

в) складная — тара, конструкция и свойства которой позволяют сложить ее без нарушения сочленения элементов и вновь придать таре первоначальную форму;

г) разборно-складная — тара, сочетающая в себе конструктивные особенности разборной и складной тары.

7. В зависимости от прочностных показателей:

а) прочная — тара, нечувствительная к воздействию динамических нагрузок;

б) хрупкая — тара, чувствительная к воздействию динамических нагрузок.

По основаниям 6 и 7 также выделяется штабелируемая тара (тара, конструкция и прочностные показатели которой позволяют укладывать ее в устойчивый штабель) и нештабелируемая.