ОСОБЕННОСТИ УЧЕТА ПРОИЗВОДСТВЕННЫХ ЗАПАСОВ В УСЛОВИЯХ АВТОМАТИЗАЦИИ

2.8 ОСОБЕННОСТИ УЧЕТА ПРОИЗВОДСТВЕННЫХ ЗАПАСОВ В УСЛОВИЯХ АВТОМАТИЗАЦИИ

Автоматизация учета товарно-материальных ценностей может строиться на основе АРМ только работников бухгалтерии либо системы взаимосвязанных АРМ учетных работников нескольких структурных подразделений, в том числе и АРМ кладовщика, АРМ диспетчера, АРМ бригадира, АРМ бухгалтера по выписке ТТН и т.д.

Распределенная структура АРМ основывается на использовании единой сетевой информационной базы данных. Ее создание и функционирование отвечает текущим задачам бухгалтерских служб, потребности в эффективной обработке данных учета и оперативном контроле за состоянием и использованием материальных ценностей. Создание корпоративной вычислительной сети для сельскохозяйственных организаций Республики Беларусь особенно актуально.

В зависимости от специфики хозяйственной деятельности организации и эксплуатируемого программно-технического комплекса задачи автоматизации учета материальных ценностей и готовой продукции могут решаться на одном либо на нескольких АРМ, в одном либо в нескольких программных модулях. В конфигурации «Главный бухгалтер» обеспечивается единая технология автоматизации учета производственных запасов, товаров и готовой продукции на основе одного программного модуля в единой базе данных. Желательна организация эксплуатации программы на рабочих местах, объединенных вычислительной сетью, предусматривающая разграничение прав доступа к различным функциям программы.

Автоматизация учета материалов. Особенность настройки системы «Главный бухгалтер» на решение задач учета материальных ценностей заключается в организации количественно-стоимостного учета по синтетическим счетам, а также в выборе параметра, определяющего метод списания материалов. Признак ведения количественного учета в программах системы «1С» задается в справочнике «Счета» на этапе конфигурирования.

В системе «Главный бухгалтер» по счету 10 предусмотрено использование трех видов аналитического учета, организуемого при помощи справочников «Материалы», «Места хранения», «МОЛ». Отклонение в стоимости материальных ценностей учитывается на специальном балансовом счете 16, ведение аналитического учета по счету не предусмотрено.

Справочник «Материалы» содержит перечень всех учитываемых материалов, упорядоченных по уникальным номенклатурным номерам. В нем указываются вид материала (собственного изготовления, не собственного изготовления), учетная цена, наценка поставщика, ставка НДС. Кроме того, существует возможность подключения подчиненного справочника «Драгметаллы».

Автоматизация комплекса задач учета материальных ценностей предусматривает, также использование справочников валют и классификатора едини измерения, а также связанных с корреспондирующими счетами. Большинство справочников можно пополнять в экранных формах ввода и редактирования оперативной информации.

Остатки по материальным ценностям на дату внедрения оформляются с использованием специальных документов «Ввод остатков материалов» и «Ввод остатков спецодежды». Данные о текущих остатках материалов можно просмотреть в справочнике «Материалы» в любой момент времени, щелкнув кнопку (Остатки) в окне справочника.

Оперативная информация по движению материальных ценностей вводится и отражается в экранных формах документов, которые регистрируются, корректируются и обрабатываются в нескольких журналах.

В журнале «Учет материалов» производится работа с документами, фиксирующими операции поступления материалов от поставщиков, из переработки, из производства на склад, на ответственное хранение, операции по внутреннему перемещению и списанию материалов на производство, на общехозяйственные нужды, а также списание недостач и порчи. Это следующие документы: «Поступление материалов», «Оприходование сырья и материалов из собственного производства», «Акт на приход материала с переработки», «Внутреннее перемещение материалов», «Акт на списание материалов», «Материальный отчет», «Списание по нормам».

Документ «Поступление материалов» предназначен для оформления хозяйственных операций поступления материальных ценностей на склад, либо в переработку. Экранная форма документа определяется реквизитом «Вид». ТМЦ различных видов и типов вводятся разными документами. При указании цены и количества материалов автоматически просчитываются суммы материалов, НДС и сумма операции. В процессе ввода осуществляется контроль за правильностью ввода даты, уникальностью номера документа, соответствию кодов справочника, проставлением обязательных реквизитов документов. Все документы после сохранения формируют бухгалтерские записи по счетам, которые можно просмотреть в журналах операций или проводок.

Операции по поступлению материальных ценностей от подотчетных лиц регистрируются в журнале «Авансовые отчеты» раздела «Учет расчетов с подотчетными лицами». Подотчетное лицо вводится как элемент справочника «Сотрудники».

Хозяйственные операции по учету наличия и движения материальных ценностей в эксплуатации оформляются с использованием ряда специальных документов, сгруппированных в разделе «Учет спецодежды, спецоснастки в эксплуатации». Это документы: «Ввод в эксплуатацию спецодежды и спецоснастки», «Внутреннее перемещение спецодежды и спецоснастки», «Выбытие спецодежды и спецоснастки», «Расчет износа».

После отражения хозяйственных операций в бухгалтерии формируются и печатаются выходные формы о наличии и движении материальных ценностей в различных разрезах, в частности:

·          Главная книга;

·           Ведомость и (или) журнал-ордер по счету 10;

·           Оборотно-сальдовая ведомость по материалам;

·           анализ субконто «Материалы»;

·           инвентаризационная ведомость и другие.

ВЫВОДЫ И ПРЕДЛОЖЕНИЯ

В результате проделанной работы и при изучении первичных документов, регистров аналитического и синтетического учета была изучена правильность составления, своевременность оформления, правильность проставления реквизитов в заполнении всех документов, которые касаются темы учет производственных запасов (удобрений, средств защиты животных и растений, топлива), также сама участвовала в составлении всех видов документов. Были мной проанализированы условия, на основании которых производится списание производственных запасов, таких как минеральные и органические удобрения, нормы их внесения, так как чрезмерное внесение может отрицательно повлиять на конечный результат производства продукции, а также в растениеводстве используют средства защиты растений от вредных насекомых и различных сорняков, что повышает урожайность всех возделываемых культур в хозяйстве. В животноводстве для лечения животных и ухода за ними используются ветеринарные препараты:

лекарства, биологические и иммунологические вещества, дезинфицирующие средства, чтобы предостеречь животных от многочисленных заболеваний, что также влияет на выход продукции животноводства. Изучила нормы расхода топлива, порядок списания его на хозяйственные нужды. Просмотрела условия хранения всех выше перечисленных запасов в местах их хранения. Изучила, как осуществляется контроль за сохранностью за всеми производственными запасами, как осуществляется ревизия и соблюдаются ли все правила по ее проведению.

Для наиболее удобного и точного учета производственных запасов можно установить компьютерную программу, которая заметно облегчит труд работника, своевременно вести учет вновь поступивших и своевременно оформлять выбытие производственных запасов, а также своевременно предоставлять документы в бухгалтерию хозяйства. Чтобы не было потерь и порчи производственных запасов нужно хорошо организовать места их хранения (поддержка стабильной температуры, оборудованы отдельные места для хранения различные видов запасов, склад должен быть оборудованным решетками на окнах, сигнализацией, прочными замками).