Top: звездная галерея

1.         Top: звездная галерея

К выбору таких подарков относятся с особой ответственностью, ведь они предназначены для особо важных для компании особ. Как правило, в эту группу попадают руководители партнерских компаний, банков, важные государственные чиновники и политические деятели. Словом, те, от чьего благорасположения может зависеть успех вашего бизнеса. При заказе или выборе такого рода подарков необходимо учитывать немало факторов, в том числе и личные предпочтения или хобби людей, для которых они предназначаются. Проблема выбора подарка для VIP-персоны, как правило, состоит в том, что человек подобного уровня обычно уже все имеет и удивить его чем-то сложно. Поэтому, как ни странно, здесь работает правило: чем бесполезнее и оригинальнее подарок, тем больше он ценится. Примером такого подарка могут служить сувенирные весы с набором гирь, антикварная книга или произведение искусства (картина, скульптура). Подходящим выбором будут также художественные глобусы, старинные карты или телескоп. В последнем случае при выборе подарка нужно быть осторожным и твердо знать вкусовые предпочтения человека, для которого он предназначен.

Кроме того, хорошим подарком считаются различные дизайнерские аксессуары для алкогольных напитков с серебряной или металлической фурнитурой, предметы в этническом стиле. Особенно актуальны в последнее время в подарках африканские и восточные мотивы [7].

2.         Middle: равный – равному.

Следующая группа подарков – это подарки «менеджерского» уровня. Такие подарки дарит равный равному, например начальник отдела одной фирмы начальнику отдела другой. Как показывает статистика, у хорошего менеджера в среднем около 20 партнеров по разным направлениям его деятельности. И им время от времени надо что-то дарить. А значит, под рукой всегда должен быть определенный ассортимент подарков, из которых он будет выбирать подарок в зависимости от уровня отношений с партнером.

Такие подарки имеет смысл заказывать в специализированных фирмах, занимающихся поставкой сувенирной и подарочной продукции. Но и здесь стоит проявить каплю выдумки – не стоит дарить набившие всем оскомину канцелярские принадлежности или кружки. Это могут быть исполненные в оригинальном дизайне зонты, офисные радиоприемники, визитницы, калькуляторы, дорожные наборы, деловые сувениры или альбомы по искусству [7].

3.         Basis: мал золотник, да дорог.

При выборе массовых подарков важны два фактора: их невысокая цена и универсальность – кто знает, кому и по какому поводу их придется дарить? А потому оптимальным подарком этой группы становятся сувениры с логотипом компании. Лучше всего, если сувениры будут достаточно веселыми и узнаваемыми. Если планируется поздравить большое число людей в связи с определенной датой (праздником), желательно при выборе сувенира учесть символику этой даты. Достаточно популярны сувениры в восточном стиле, несущие в себе символ наступающего года по восточному календарю. Хороши разнообразные комнатные растения и предметы для украшения интерьера. Еще один удачный вариант недорого подарка – забавные игрушки, так называемые «антистрессы» [7].

Организация деловой встречи руководителя ОУ с представителями шефствующей организации.

У каждого образовательного учреждения есть шефы. Для плодотворной совместной работы шефствующего предприятия и ОУ ежегодно составляется План совместной деятельности. Данный план рассматривается и утверждается на деловой встрече руководителей. Каковы обязанности секретаря при организации такой встречи? Встретить гостей у входа в здание и провести их в кабинет руководителя, при этом предложив снять верхнюю одежду и показав нахождение туалетной комнаты.

1.         Необходимо подготовить проекты соглашений и планов по совместной деятельности, а также конкретные предложения по организации совместных мероприятий и видов оказываемых услуг.

2.         Предложить чай, кофе или прохладительные безалкогольные напитки перед началом деловой встречи в кабинете руководителя или в комнате переговоров; в середине длительной беседы – по просьбе руководителя или, если дверь открыта, – через 1–1,5 ч после первого угощения; в перерыве на переговорах, совещаниях.

3.         После завершения переговоров, подготовить документы в чистовом варианте и принести их на подпись.

4.         Подготовить корпоративные подарки для создания положительного настроя гостей.

Так как в этом учебном год образовательное учреждение готовилось встретить свой 35летний юбилей, то подарки были изготовлены в должном количестве. Руководитель шефствующего предприятия и его заместитель получили сувениры – картины-обереги, а также всем гостям были вручены календари с видами родного города и сюжетами из жизни образовательного учреждения. Такие подарки были не только приятны, но имели и функциональное значение – календари могли использоваться в работе весь следующий год, и напоминать о совместной деятельности организаций.

  §5 Взаимоотношения с руководителем

Помимо профессиональных качеств секретарская должность довольно сложна в психологическом плане. И прежде чем претендовать на подобную вакансию, стоит проанализировать, какие черты характера вам присущи. Приветствуется коммуникабельность (в пределах разумного), дипломатичность, умение хранить секреты (не только служебные, но и личного характера), исполнительность и даже умение подчиняться. Если вы любите независимость, то рано или поздно это негативно скажется на работе. Может, не имеет смысла ломать себя, ежедневно взаимодействуя с человеком, наделенным властью? Будущему секретарю необходимо понять: шеф живой человек и ничто человеческое ему не чуждо. Здесь ценится умение простить и понять, не принимать обиды на свой личный счет, все свои усилия направлять в интересах дела. Если виноваты, исправьтесь, если шеф был несправедлив поверьте, что он умен и сам разберется в этом [3;5].

 Ваша задача помочь начальнику сделать его работу эффективной. Не надейтесь на свою гениальную память все, абсолютно все записывайте. Не дожидайтесь указаний шефа по самым незначительным вопросам, старайтесь самостоятельно принимать решения в пределах своей компетенции. Находясь в приемной, не делайте вид, что не заметили входящего или очень заняты и не слышите его! В каком бы вы ни были настроении, вежливо и заинтересованно отвечайте по телефону. Президент одной очень крупной компании имел привычку периодически обзванивать всех секретарей, дабы лично убедится в их корректности. Это объясняется тем, что когда-то недружелюбный ответ бывшего секретаря стоил фирме крупного контракта. Оградите шефа от ненужных посетителей и звонков, если необходимо, решите его бытовые проблемы. Как говорил Малкольм Болдридж, хорошая секретарша экономит своему начальнику больше времени, чем служебный сверхзвуковой самолет [5].

Умный секретарь сам варьирует методы «укрощения» грозного шефа в зависимости от ситуации и характера объекта. Но есть универсальный прием для общения почти с любым руководителем: «Вы гений, Ваше величество!», то есть нужно постоянно хвалить его самого, его дело и даже свои идеи выдавать за его. Это, как правило, приятно любому шефу вне зависимости от его образования, интеллекта и характера. Но делайте это артистично, не скатываясь на грубую лесть. Вашим профессиональным девизом должно быть: «Начальник всегда прав!», и даже в ситуации, когда, например, он опоздал или не пришел на переговоры, ваша задача придумать что-нибудь убедительное, чтобы не представлять своего шефа в невыгодном свете: «Михаил Александрович просил его извинить. Он задерживается из-за транспортных проблем. Будет в течение 20 минут» (не забудьте посетителям предложить чай-кофе и займите их беседой) [3].

Однако есть те профессиональные секретарские черты, которые ценят все руководители. Главная из них - преданность своему руководителю. С этим не рождаются, это нужно в себе воспитывать. Министерские «секретарши», над которыми мы зачастую иронизируем, этим свойством обладали вполне. Они были беззаветно преданы своим начальникам. Большинство современных руководителей мечтают о секретаре старой закалки, имея в виду их безграничную преданность и надежность. Такому секретарю порой даже прощаются профессиональные промахи и ошибки.

Секретарь – это доверенное лицо руководителя. Только два человека в офисе владеют конфиденциальной информацией о шефе – секретарь и водитель. Руководитель оценит, если секретарь ни словом, ни жестом не даст понять посторонним, что он в курсе его личных проблем. Ваше человеческое отношение к слабостям своего начальника, забота и внимание найдут отклик у любого самого грозного шефа [8;10].

Взаимоотношения с руководителем могут строиться по-разному. Например, секретарь образовательного учреждения должен быть в курсе всех передвижений директора в течение дня. Иногда случались такие моменты, что директор отлучался с рабочего места, не предупредив секретаря о том, куда он пошел и когда вернется. Подчас, такая ситуация ставила секретаря в неловкое положение, потому что такие отлучки руководителя случались очень часто. Иногда, если руководителю звонили из Управления образованием, а его не было на месте и дозвониться до него не представлялось возможным, разговоры переадресовывались заместителю директора по учебно-воспитательной работе. Однажды, при проведении расширенного совещания по гражданской обороне, директор где-то задерживался. Пришедшие специалисты Управления образованием выказывали нетерпение, поэтому совещание было начато без руководителя. Причину его опоздания придумали уважительную, сказав, что он находится с документами в земельно-кадастровой палате. А так как там действительно процедура принятия и рассмотрения документов очень затянута по времени, то такое опоздание простили, и не сделали административного замечания. Во так складывались отношения секретаря и директора до недавнего времени. Но, в конце концов, работу такого руководителя признали неэффективной и его уволили.

§6 Взаимоотношения в коллективе

Постарайтесь с первого же дня произвести благоприятное впечатление не только на шефа, но и на сослуживцев. Найдите общий язык с каждым сотрудником. Особенно сложны в этом плане люди с завышенной самооценкой, которые считают, что общение с секретарем ниже их достоинства. Сделайте искренний комплимент такому человеку, попросите у него совета и лед растает. В каждом коллективе обязательно есть так называемый сплетник (причем, совсем необязательно это женщина). Старайтесь контактировать с таким человеком в пределах рабочей компетенции, разговоров на другие темы тактично избегайте, сославшись на занятость. И не дай вам бог выступать на той или иной стороне конфликтной ситуации или поддерживать определенные коалиции. Вы за мир во всем офисе и за эффективную организацию труда! [4]

Важно с первых дней не противопоставлять себя коллективу, найти общий язык с каждым сотрудником и ни в коем случае не входить в какие-либо группы или коалиции.

Через приемную, наверняка, проходят ваши коллеги, которые «впали в немилость». Найдите мужество сказать им несколько ободряющих слов, выразите сочувствие, поддержите в трудную для них минуту. Это не значит, что вы должны встать на сторону потерпевшего и высказываться против своего руководителя. Просто нужно проявить доброту и участие [10].

Во многих фирмах принято совместно отмечать юбилейные дни организации, общепринятые праздники, устраивать спортивные дни или корпоративные вечеринки, вплоть до коллективных выездов в дома отдыха. Это прекрасный повод, чтобы расслабиться, почувствовать себя царицей бала, красавицей, душой компании. К сожалению, секретарь и здесь должен быть начеку. Лишняя рюмка, пылкие, восхищенные взгляды сотрудников могут вскружить голову молодой девушке и заставить ее забыть о профессиональной этике [4].

Профессия секретаря, пожалуй, самая близкая к профессии актера. Специфика и сложность работы секретаря связана с тем, что он всегда на виду, в центре общения с руководством, коллегами, клиентами. Улыбка, приятный голос, легкая походка, уверенные жесты и доброжелательность независимо от настроения создают особую атмосферу в офисе. Основы секретарского дела можно освоит за сравнительно короткий период времени, а настоящее мастерство, как и в любой профессии, приходит с годами. Хороший секретарь – это, прежде всего, профессионал. Методом проб и ошибок, с приобретением необходимых наработок, постоянно повышая свой профессиональный уровень, секретарь начинает чувствовать тонкости своего дела. Это позволяет ему свободно выходить из трудных ситуаций, в частности, уметь хранить конфиденциальные сведения и быть при этом самым информированным и общительным человеком [5;10].

Расскажем о взаимоотношения секретаря в коллективе на примере нашего образовательного учреждения.

Секретарь в коллективе – свой человек. У нее доброжелательные отношения с сотрудниками, но они не любят часто к ней обращаться, так как не всегда их просьбы, хотя они касаются рабочих моментов, выполняются в срок. Например, педагог собирается на соревнования с группой детей. Для этого ему надо выписать командировочное удостоверение, напечатать приказ на выезд и провести инструктаж с детьми. Он составляет список ребят, проводит с ними инструктаж и обращается к секретарю за остальными документами. Здесь начинаются проволочки: «Мне сейчас некогда», «А когда это надо, а то у меня много работы». Затем, напечатав документы, секретарь не может найти руководителя, чтобы поставить его подпись. В итоге работнику самому приходится идти за подписью директора. То есть здесь присутствует некоторая леность секретаря и нежелание исполнять свои прямые обязанности.

Зная такое отношение секретаря к поручениям, некоторые сотрудники обращаются напрямую к руководителю, тем самым отнимая его время, или заместителю руководителя, тоже отвлекая ее от выполнения своих обязанностей. Можно сказать, что профессиональные отношения секретаря в коллективе не очень сложились, а вне работы – это достаточно добрый и положительный человек.

  §7 Виртуальный офис

Виртуальный офис - это полноценное рабочее пространство для общения, совместной работы, хранения контента и управления бизнесом. Как правило, в виртуальном офисе сотрудники ежедневно проводят значительное время [13].

В некоторых случаях в качестве виртуального офиса может использоваться система управления проектами, органайзер, crm система, система управления контентом. Все зависит от специфики бизнеса. Например, если бизнес в основном связан с продажами, то разумно в качестве виртуального офиса использовать crm-систему (которая содержит органайзер, почту и другие инструменты совместной работы).

Как правило, виртуальный офис включает в себя:

- средства коммуникаций (e-mail, мессенджер, вэб-конференции);

- органайзер с календарем;

- хранилище файлов;

- редакторы документов;

- базу контактов;

- блог или форум;

- панель администрирования и разграничения прав доступа (важно для бизнеса).

Могут присутствовать дополнительные возможности:

- возможность использования офиса на своем корпоративном домене;

- интеграция с публичным сайтом компании (например, для легкой публикации контента);

- интеграция с электронным магазином;

- интеграция с helpdesk, финансовой системой ...;

- возможность предоставления ограниченного доступа в офис клиентам и партнерам.

При выборе виртуального офиса (как и других бизнес-приложений), важно обращать внимание на следующие вещи:

- надежность провайдера;

- защита информации (безопасная передача данных (SSL), создание резервных копий);

- быстродействие (как правило, это наиболее важный фактор для эффективности бизнес-приложения);

- возможности настройки под Ваши задачи.

Социальный рейтинг интернет-приложений в категории «Виртуальный офис»:

1.         Google Apps

Решение, объединяющее популярные сервисы гугла: электронную почту, систему редактирования документов, мощный календарь, мессенджер и систему управления контентом. Можно использовать на своем корпоративном домене.

2.         Central Desktop

Позволяет создать несколько приватных или публичных рабочих секций различных форматов: система управления проектом, вики (очень мощный сервис), базы данных, корпоративный блог или форум. Хорошо продумано разграничение прав доступа, поддерживаются форматы документов .doc и .xls Хорошо интегрируется с email-клиентами.

3.         Zimbra Collaboration Suite содержит email, адресную книгу, мессенджер, календарь, органайзер, продвинутую вики и файлохранилище. Zimbra является инсталлируемой open source системой, т.е. ее нужно устанавливать на свой сервер. Имеет дескопный, мобильный и вэб-клиент (на аяксе). Сервис принадлежит Yahoo!

4.         WebEx Connect

SaaS система для коммуникаций и совместной работы. Позволяет создавать рабочие пространства с хранилищем документов, календарем (интегрированным с Outlook), форумом, вики, закладками, RSS. Встроен мессенджер и вэб-конференции. Позволяет создавать бизнес-мэшапы и корпоративные порталы.

5.         Zoho Business включает набор интегрированных бизнес-приложений от Zoho, систему администрирования юзеров и резервного копирования данных. Содержит все необходимое для работы с офисными документами, а также средства общения в режиме реального времени.

6.         Webex WebOffice

Функциональные возможности включают: задачи, календарь, форум, контакты, документы (файлы), закладки, конструктор баз данных, учет затрат, опросы, E-mail. Разумеется, в офис интегрирован сервис для полноценных вэб-конференций от Webex. Много возможностей настройки.