Microsoft Office Groove

7.         Microsoft Office Groove

Office Groove - это десктоп-программа, которая создает виртуальную рабочую среду посредством синхронизации файлов, физически находящихся на компьютерах пользователей. Содержит мессенджер, форум, календарь, органайзер. Интегрирован с MS Sharepoint.

8.         Microsoft Office Live

Объединяет услуги Web-хостинга с рабочим пространством для совместной работы над документами и задачами. Разумеется, сервис тесно интегрирован с офисными приложениями майкрософта.

9.         LongJump Office Space Позволяет совместно работать над задачами и проектами. Содержит рабочий стол с виджетами, календарь, органайзер, хранилище файлов, форум, фотогалерею, систему управления проектами, отчеты. Интегрируется с Outlook и с другими приложениями платформы LongJump.

10.      BlueTieВэб-сервис с rich-интерфесом. Можно использовать на собственном домене. Содержит E-mail, мессенджер, групповой календарь, органайзер, базу контактов, хранилище файлов, панель управления пользователями. Интегрируется с Outlook, поддерживает доступ с мобильных устройств [13].

Создав электронный офис, Вы можете оперативно реагировать на изменение вашего расписания или графика работы вашей компании посредством оперативного изменения настроек на вашей личной странице абонента. Вы сможете отсеивать ненужные звонки в неудобное для вас время. У вас появится возможность анализировать поступающие звонки с помощью статистики.

Мобильный офис - это целый комплекс услуг необходимых для организации и функционирования офиса, а именно:

·          Квалифицированные операторы будут принимать все Ваши звонки на многоканальный номер 24 часа в сутки;

·          Они будут отправлять Вашим клиентам коммерческие предложения факсы и e-mail;

·          Курьерская служба будет доставлять Вам любую документацию;

·          А также вы всегда можете получать любую справочную информацию и бронировать билеты.

А также Вы экономите:

·          На аренде офисных площадей, время на подбор кадров и их обучение, на зарплатах и налогах;

·          Квалифицированные операторы-консультанты, в отличие от секретаря, никогда не болеют, не просят прибавки к зарплате, не уходят в отпуск, а только работают, и работают - круглосуточно;

·          Выезды курьера включены в пакет услуг, так что Вам нет необходимости брать человека в штат компании.

Вы сами можете находиться где угодно - дома, на даче, в дороге, в офисе другой компании, и при этом управлять Вашим бизнесом - из любой точки земного шара! Сотрудники Вашего «Мобильного офиса» примут, передадут или найдут необходимую информацию, доставят документы, отсекут нежелательные звонки, забронируют билеты, закажут доставку цветов, и многое другое.

Каждый проект виртуального офиса по-своему уникален и неповторим. Но он может быть неоценим для начинающего бизнесмен, а для солидной корпорации виртуального офиса недостаточно, чтобы «держать лицо» нужна «живая» приемная и квалифицированный секретарь.

Заключение

По мере того, как растет уровень топ-менеджеров, возрастают и требования к профессии секретаря. В девяностых годах, в соответствии с новыми требованиями, меняется учебный план в образовательных учреждениях, ориентированных на будущих секретарей.

Однако многие работающие секретари, имеющие профильное образование, отмечают, что даже новейшие учебные программы далеко не исчерпывают тот список знаний и умений, которые необходимы современному секретарю. В частности, практиками отмечается необходимость владения основами менеджмента, тайм-менеджмента и бизнес-психологии. Однако проблема в том, что в России очень мало образовательных семинаров по этим дисциплинам проводится именно для секретарей - чаще они бывают ориентированы на руководителей компаний.

В условиях жесткой конкуренции немногие руководители могут себе позволить выбирать секретаря только по внешним данным. Такие качества, как рост, возраст и «количество печатных знаков в минуту», все больше уступают место образованности, интеллекту, коммуникабельности и стажу работы. Сегодня во всех развитых странах при подготовке секретарей особое внимание уделяют расширению профессиональной эрудиции, кругозора, повышению способности решать разнообразные деловые задачи. Поэтому, секретарь должен повышать свою квалификацию постоянно: занимаясь самообразованием или учась на курсах.

Высокая планка требований и высокая оплата труда, соответствующая квалификации секретаря-референта, сделали эту профессию престижной и привлекательной. Но существуют и отрицательные моменты в этой профессии. Например, секретарь подвергается стрессовым ситуациям значительно чаще остальных сотрудников – это и нежелательные или навязчивые посетители, и несдержанность руководителя, и напряженный темп работы, и т.д. Кроме того, здесь имеется несколько вредных производственных факторов, например, работа на компьютере негативно сказывается на зрении, работа с оргтехникой подвергает дополнительному электромагнитному излучению и т.п.

Если вас не страшат эти нюансы, то можете смело работать секретарем. Но при этом надо помнить, что наше время не случайно называют временем информационного бума. Источником необходимых сведений являются не только журналы, газеты или книги, но и электронные базы данных, локальные и глобальные компьютерные сети, такие как Интернет. Важно, чтобы секретарь ориентировался в этом информационном море и знал, где искать нужную информацию.

Литература

1.         Воржаева Н.В., Фролова И.М., Епифанцева Н.Л. Роль секретаря-референта в структуре документационного обеспечения управления. М.: Попурри, 2007 – 602 с.

2.         ГОСТ Р 6.30 – 2003. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. М.: Госстандарт России, 2003. – 17 с.

3.         Домникова М.А., Привалова Е.Ю. Давайте познакомимся!// Секретарь-референт, 2006. №1. С. 34-38.

4.         Домникова М.А., Привалова Е.Ю. Мои милые коллеги.// Секретарь-референт, 2004. №5. С.12-18.

5.         Ишутина Е. Секретарь - доверенное лицо руководителя. М.: Деловая книга, 2005. – 458 с.

6.         Липецкая В. Готовимся к деловой беседе. //Секретарь-референт, 2004. №10. С.78-81.

7.         Несмеева А.Ф. Краткий курс корпоративного дарения. // Секретарь-референт, 2004. №12. С. 45-47.

8.         Рогожин М.Е. Офис-мастер. М.: МЦФЭР, 2007. – 382 с.

9.         Скриптунова Е., Зельцерман К. Организуем прием посетителей.// Секретарь-референт, 2006. №4. С.35-43.

10.      Стенюков М.В. Секретарю-референту. Помощник руководителя. М.: А-Приор, 2007. – 256 с.

11.      Стенюков М.В. Справочник. Помощник руководителя. М.: А-Приор, 2006. 302 с.

12.      Федеральный закон «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» от 02.05.2006 г. №59-ФЗ.

13.      http://www.livebusiness.ru/-виртуальный офис.

Приложение 1

форма № Т-1

Утверждена постановлением Госкомстата России

от 05.01.04 № 1#S

#G0		Код
Форма по ОКУД		0301001
Муниципальное образовательное учреждение дополнительного образования детей центр детского технического творчества «Альтернатива»	по ОКПО
(наименование организации)

#G0		Номер документа	Дата составления
ПРИКАЗ		№34-к	15.02.2006
	(распоряжение) о приеме работника на работу

#G0
			Дата
	Принять на работу	с	15.02.2006 г
		по

#G0		Табельный номер
Малкову Наталью Валерьевну
(фамилия, имя, отчество)
в	МОУ ДОД ЦДТТ «Альтернатива»
	(структурное подразделение) Заместителем директора по учебно-воспитательной работе по 13 разряду
(должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации)
Основная
(условия приема на работу, характер работы)

#G0с тарифной ставкой (окладом)	6700	руб.	00	коп.
	(цифрами)
надбавкой	970	руб.	00	коп.
	(цифрами)

#G0с испытанием на срок

шесть

месяца (ев)

Основание:

Трудовой договор от

"

15

"

февраля

20 06

г. N

67

Руководитель организации

Директор

Н.Б.Саранина

(должность)

(личная подпись)

(расшифровка подписи)

#G0С приказом (распоряжением)
работник ознакомлен		"	15	"	февраля	20	06	г.
	(подпись работника)

Приложение 2

Открытое акционерное общество «Вега»

РАСПОРЯЖЕНИЕ

Г. Екатеринбург

«31» июля 2005 г. №183-р

Об установлении временного порядка заключения с отдельными категориями работников предприятия договоров, являющихся дополнительными к ранее заключенным с ними трудовым договорам

В связи с опубликованием и вступлением в законную силу некоторых законодательных и нормативных правовых актов по вопросам управления персоналом в целях упорядочения работы по заключению с отдельными категориями работников предприятия договоров, являющихся дополнительными к ранее заключенным с ними трудовым договорам, генеральный директор ОАО «Вега» отдал

следующее распоряжение:

1. Начальнику отдела кадров до 01.08.2005 разработать проект Инструкции о порядке заключения с отдельными категориями работников предприятия договоров, являющихся дополнительными к ранее заключенным с ними трудовым договорам, который по согласованию с заинтересованными сторонами представить мне на утверждение. В проекте указанной инструкции определить

1.1. Порядок заключения договоров о допуске к коммерческой тайне предприятия.

1.2. Порядок заключения договоров о коллективной и индивидуальной материальной ответственности.

2. Должностным лицам ОАО «Вега» до утверждения инструкции, указанной в п. 1 настоявшего распоряжения, при заключении с отдельными категориями работников предприятия договоров, являющихся дополнительными к ранее заключенным с ними трудовыми договорами, руководствоваться прилагаемым Временным порядком заключения договоров, являющихся дополнительными к ранее заключенным с ними трудовым договорам (приложение № 1 к настоящему распоряжению).

3. Контроль за исполнением настоящего распоряжения возложить на заместителя генерального директора предприятия по управлению.

Приложение: по тексту, на 14 л.

Подлинник подписал: П.П Пушкина

Заместитель генерального директора Д.Е. Жукова

ОАО «Вега»

Верно:

Начальник канцелярии

М.П.

Приложение 3

Муниципальное образовательное учреждение

Дополнительного образования детей

Центр детского технического творчества «Альтернатива»

ПРОТОКОЛ

Заседания педагогического совета

01.02.2005 г №5

Председатель – Н.Б.Саранина

Секретарь – Ю.Л.Трифонова

Присутствовали 14 человек (список прилагается).

Повестка дня:

1.         Принятие регламента проведения процедуры аттестации учреждения.

2.         Разное.

1 По вопросу о принятии регламента проведения процедуры аттестации учреждения

СЛУШАЛИ:

Информацию директора Н.Б. Сараниной о процедуре аттестации учреждений дополнительного образования (текст прилагается).

ВЫСТУПИЛИ:

1.         Н.Б.Саранина – объявила план мероприятий, назначенных на день прохождения аттестации.

2.         Н.В.Малкова – объявила темы выступлений на пленарном заседании и фамилии работников, ответственных за подготовку данных выступлений.

ПОСТАНОВИЛИ:

1.         Утвердить план мероприятий на прохождение аттестации учреждения в предложенной редакции.

Голосовали: ЗА – 14 голосов, ПРОТИВ – нет голосов, ВОЗДЕРЖАЛИСЬ – нет голосов.

2.         Оформление плана мероприятий поручить секретарю заседания Ю.Л.Трифоновой.

3.         Ознакомить всех ответственных лиц с данным планом мероприятий 03.02.2005 г.

2.         По вопросу «разное»

СЛУШАЛИ: Н.Н.Безденежных – заместителя директора по АХЧ.

ВЫСТУПИЛИ:

1.         Н.Н.Безденежных – предложила организовать горячее питание для членов аттестационной комиссии.

2.         О.В.Завгороднева – предложила организовать выступление театральной группы для приема гостей.

ПОСТАНОВИЛИ:

1 Поручить Н.Н.Безденежных организацию горячего питания гостей учреждения и членов комиссии.

2.Поручить О.В.Завгородневой организовать театрализованное представление для встречи гостей учреждения.

Председатель Н.Б. Саранина

Секретарь Ю.Л. Трифонова