Диагностика систем учета и планирования деятельности предприятия

Курсовая работа

на тему:

"Диагностика систем учета и планирования деятельности предприятия"

1. Этапы проведения

Системы учета и планирования деятельности предприятия являются важнейшими сферами деятельности контроллера, поэтому на первом этапе необходимо осуществить диагностику обеих систем. Мы исходим из того, что на каждом предприятии имеются базовые элементы контроллинга, поскольку есть система учета (по крайней мере, внешняя) и каждое предприятие использует данные из своей системы учета для более или менее стандартного документированного планирования. Следовательно, на каждом предприятии в какой-либо форме также выполняются задачи по координации снабжения информацией (частью его является система учета) и планирования.

Для анализа систем учета и планирования деятельности предприятия используйте опросные листы.

Опросный лист «Диагноз системы учета»

• Расчет затрат по видам:

— различаются ли постоянные и переменные затраты?

— достаточно ли дифференцированны виды затрат?

•   Расчет затрат по центрам финансовой ответственности: структурированы ли центры затрат по четко разделяемым сферам ответственности?

•   Расчет затрат по носителям:

— используются ли единые и целесообразные методы калькулирования?

— документированы ли методы?

— насколько регулярно осуществляется калькуляция фактических издержек?

— осуществляется ли расчет прибыли в краткосрочном периоде?

• Насколько дифференцирован расчет выручки?

•   Имеется ли целесообразное планирование затрат?

•   Можно ли рассчитать суммы покрытия по принятым решениям?

•   Расчет инвестиций:

— используются ли целесообразные единые методы инвестиционных расчетов?

— документированы ли эти методы в форме руководства к действию?

•   Функционирует ли согласование расчета затрат/выручки и финансового расчета?

•   Насколько регулярно составляются обзоры ликвидности?

•   Существует ли четко определенная связь расчета затрат/выручки и планирования?

Опросный лист «Планирование деятельности предприятия»

•   Имеется ли стратегическое планирование?

•   Известны ли специфические сильные и слабые стороны собственного предприятия и конкурентов?

•   Имеется ли целостная система планирования результатов (бюджетирование)?

•   Используются ли специальные методы планирования проектов?

•   Существуют ли письменно зафиксированные планы на год и на несколько лет?

•   Согласованы ли между собой отдельные планы (например, по обороту, снабжению, инвестициям) для всех периодов планирования?

•   Насколько урегулирован процесс планирования?

•   Имеется ли соответствующий справочник по планированию?

Ответы на вопросы опросных листов создают общую картину базовых систем — системы учета и планирования деятельности предприятия. Теперь вы знаете, какие функции контроллинга уже выполняются в существующих системах и где возможны недостатки, которые должны быть устранены для создания действенной системы контроллинга.

На многих малых и средних предприятиях существует система учета, в которой расчет затрат и объемов производства еще не достиг уровня управленческого инструмента. Здесь еще доминируют цифры из финансовой бухгалтерии, зачастую не хватает систематического и всеобъемлющего планирования. О смысле и цели планирования также существуют неясные представления.

2. Что для этого необходимо

2.1 Основы системы учета

Система учета предприятия занимается систематическим учетом всех (количественных) движений товаров и связанных с ними, а также выходящих за их рамки денежных (стоимостных) изменений. Исходя из данных, отраженных в документации (например, в форме счета на закупку сырья), информация подвергается дальнейшей обработке. Она агрегируется, относится к различным объектам, например организационным единицам, но может быть также заново оценена в целях расчета, ориентированного на принятие решений. Подготовленная таким образом информация затем используется в следующих целях:

•   удовлетворение потребности предприятия в информации для поддержки внутрифирменного процесса принятия решений и их реализации (планирование, управление и контроль);

•   удовлетворение потребности внешних структур в информации согласно законодательным предписаниям (например, для годового отчета) или для самопрезентации предприятия.

Вся система учета может быть, таким образом, разделена на внутреннюю и внешнюю. К внешней системе учета относятся в первую очередь финансовая бухгалтерия и связанные с ней второстепенные виды бухгалтерского учета. Внешняя система учета отражает финансовые взаимоотношения предприятия и его окружения. Примерами здесь могут быть закупки материала или техники, выплата зарплат и окладов или получение кредита в банке. Внутренняя система учета охватывает расчет затрат и объемов производства, плановые и инвестиционные расчеты, а также внутрифирменную статистику (рис. 2.1).

Форма учета в основном определена законодательно.

Для контроллера на первом плане стоит внутренняя система учета. Она базируется на внешней системе учета, используя различную информацию из нее. Инвестиционные расчеты используются при этом для оценки экономической эффективности на долгосрочный период. В расчете затрат и объемов производства производственные факторы, например сырье, отражены как приобретенные, оплаченные и документально зафиксированные внешней системой учета. Теперь речь идет об использовании производственных факторов внутри предприятия, т. е. о том, где используется, например, материал, в каком количестве и для производства какого продукта.

В целом задача внутренней системы учета состоит наряду с учетом в представлении и планировании процесса производства продукции/услуг и контроле экономической эффективности.

Расчет затрат и объемов производства как один из основных компонентов внутренней системы учета является важнейшей внутрифирменной системой информации для контроллера. Она используется для снабжения информацией систем планирования и контроля. Входные данные расчета затрат и объемов производства поступают большей частью из финансовой бухгалтерии. Поэтому задача контроллера состоит в налаживании оптимальных связей между финансовой бухгалтерией и расчетом затрат с учетом целей и объемов производства.

Существующее до сих пор и считающееся целесообразным разделение внешней системы учета и внутренних целей информирования столкнулось в последние годы с развитием противоположной тенденции: внутренняя и внешняя системы учета интегрируются. Гармонизация внутренней и внешней систем учета происходит в основном по причине большей ориентации на международные правила ведения учета, усиления глобализации рынков товаров и услуг и предпринимательской деятельности, образования концернов из соображений экономического эффекта, а также по причине политики предприятий, все более последовательно ориентирующейся на рынки капитала для удовлетворения растущей потребности инвесторов в информации.

В результате стремления к полному слиянию систем учета объекты отчетности, периоды отчетности, стоимостные показатели, иерархии и целевые значения должны стать максимально идентичными. Масштаб слияния зависит от индивидуальных стратегий унификации на предприятии. Из-за законодательного нормирования внешней системы учета в большинстве случаев требуется адаптация внутренней системы учета к внешней. Требования к адаптации могут вытекать из применения различных целевых показателей успешности и различных базовых величин (объем производства/выручка и затраты/расходы) в обеих системах. Одной из важнейших предпосылок интеграции системы учета является создание общего банка данных. Часто это реализуется за счет перехода от обычной двухкруговой системы (финансовая и производственная бухгалтерии образуют два отдельных замкнутых круга бухгалтерского учета) к однокруговой системе, в которой существует одна единица учета и один банк данных, используемые для различных целей по-разному.

Гармонизация систем учета делает возможным единое толкование показателей результативности как внутри предприятий, так и вне их. Концептуальные и оценочные положения международных правил отчетности в большей степени опираются на концепции производственно-экономической теории, поэтому могут дать гораздо более реальную оценку экономической стоимости предприятия. Примером может служить использование рыночных или временных показателей при оценке активов и пассивов вместо затрат на приобретение или производственной себестоимости. За счет унификации системы учета некоторые процессы по сбору и обработке информации могут стать излишними, что приведет к повышению эффективности.

В эмпирическом исследовании, проведенном на 41 немецком предприятии, акции которых котируются на фондовой бирже, следующие преимущества гармонизации системы учета назывались чаще всего (см. Hoke М., 2001, S. 155):

•   устранение внутренних проблем коммуникации (61%);

•   снижение комплексности и достижение прозрачности системы учета (41%);

•   эффективность и экономия затрат в системе учета (37%);

•   управленческие показатели лучше отражают процессы на предприятии (27%);

•   более высокая объективность (24%);

•   унификация и сопоставимость показателей в рамках всего предири ятия (24%);

•   большая понятность и принятие на международном рынке (20%);

•   вклад в управление предприятием, ориентированное на стоимость (15%);

•   возможность участия инвесторов в руководстве предприятием (12%);

•   согласованная внутренняя и внешняя коммуникация (12%).

В крупных компаниях, например DaimlerChrysler AG или Siemens AG, разница между внутренними и внешними результатами уже в прошлом. Компания Daimler Benz AG восприняла интернационализацию внешней системы отчетности и стратегическую переориентацию концерна в 1995 г. как толчок к сближению информационной базы внутренней и внешней отчетности и реформированию систем управления предприятием.

Основанием и причиной гармонизации системы учета для многих немецких предприятий стала стандартизация отчетности, т. е. применение IAS (International Accounting Standards) или US GAAP (Generally Accepted Accounting Principles). Согласно постановлению Комиссии EC, принятому в марте 2002 г., все акционерные общества Европейского Союза, акции которых котируются на фондовой бирже, с 1 января 2005 г. при составлении отчетов обязаны применять стандарты IAS. Дополнительный двухгодичный переходный период до 2007 г. будет предоставлен тем предприятиям, которые используют US GAAP в качестве основы системы учета и внутренней отчетности и чьи акции котируются на иностранной фондовой бирже, предписывающей в обязательном порядке нормы US GAAP. Это особое положение принято в интересах предприятий, которые в силу правил SEC применяют нормы US GAAP в качестве обязательных, поскольку они ведут деятельность на рынке капитала США или их акции котируются на американских фондовых биржах. Ожидается, что в будущем SEC будет признавать отчетность по IAS как предпосылку для доступа иностранных предприятий на Нью-Йоркскую фондовую биржу.

Опрос, проведенный KPMG в 1999 г., показывает, что 64% предприятий, входящих в 30 компаний, на основе деятельности которых формируется индекс DAX, приняли решение о применении IAS (см.: Stahl, А, 2002, S. 35). Подробнее тема гармонизации системы учета и международной системы отчетности рассмотрена в разделе 4.2.3.