Документационное обеспечение управления

Вариант 11

 

Задание 1. Документационное обеспечение управления. Классификация организационных документов, их назначение. Учредительные документы, необходимые для регистрации юридического лица любой организационно-правовой формы. Нормативные документы.

Задание 2. Разработать положение о премировании работников фирмы.

Задание 3. Составить письмо о приезде Вашего представителя для участия в переговорах и заключения договора о поставке готовой продукции (по выбору).

Задание 4. Подготовить проект приказа о реорганизации структурного подразделения (отдела, цеха).

Задание 1

Управление предприятием можно представить как процесс получения информации, ее обработки, принятия решения и доведения его до исполнителя. Наиболее важной частью управления является принятие решения. Для выработки правильного решения требуется полная оперативная и достоверная информация.

Полноту информации характеризует ее объем, который должен быть достаточным для принятия решения.

Информация должна быть оперативной, т.е. такой, чтобы за время ее передачи и обработки состояние дел не изменилось.

Достоверность информации определяется степенью соответствия ее содержания объективному состоянию дел.

На рабочее место руководителя предприятия или исполнителя информация должна поступать в форме, облегчающей ее восприятие и обработку. В ряде крупных фирм информация, поступающая руководителю, представлена в сжатом виде, как правило, наиболее важная и срочная.

Часть информации, используемой в управлении предприятием, фиксируется в документах. Документ является носителем информации. В соответствии с «Оксфордским словарем» документ- это текст или изображение, имеющее информационное значение. Каждый документ должен оцениваться, прежде всего, по информации, которую он содержит. Федеральный закон « Об информации, информатизации и защите информации» определяет, что «документирование информации является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы. Документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию документов…».

В управленческой деятельности используются самые разнообразные документы: рукописные, машинописные, составленные на ПЭВМ, полученные по телефаксу и т. д.

Документы, функционирующие в сфере управления, называют организационно-распорядительными документами (ОРД).

1.1. Основные документы управления

Вне зависимости от специфики предприятия можно выделить следующие основные группы документов:

организационные документы предприятия (устав, положения, учредительный договор, структура и штатная численность, штатное расписание, должностные инструкции, правила внутреннего трудового распорядка);

распорядительные документы предприятия (приказы по основной деятельности, распоряжения, решения);

документы по личному составу предприятия (приказы по личному составу, трудовые контракты (договоры), личные дела, личные карточки ф. Т-2, лицевые счета по зарплате, трудовые книжки);

финансово-бухгалтерские документы предприятия (главная книга, годовые отчеты, бухгалтерские балансы, счета прибылей и убытков, акты ревизий, инвентаризаций, планы, отчеты, сметы, счета, кассовые книги и др.);

информационно-справочные документы предприятия (акты, письма, факсы, справки, телефонограммы, докладные записки, объяснительные записки, протоколы и др.).

От государственных и муниципальных организаций могут поступать на предприятие документы, регулирующие различные вопросы его деятельности (налоги, охрана окружающей среды и т. п.). Эти документы составляют отдельную группу - нормативные документы вышестоящих органов.

В самостоятельную группу можно выделить коммерческие контракты (договоры), которые являются основными документами предпринимательской деятельности.

Все перечисленные документы относятся к управленческим или организационно-распорядительным документам (ОРД). Исключением являются финансово-бухгалтерские документы, имеющие специфические особенности составления и обработки.

1.2.      Устав

 

1.2.1. Устав – свод положений и правил, определяющих устройство, деятельность, права и обязанности юридического лица, утвержденный и зарегистрированный в установленном законом порядке. Устав определяет правовое положение юридического лица.

1.2.2. Устав утверждается распорядительным документом вышестоящей организации.

1.2.3. Подготовка и оформление текста устава должно производиться в соответствии с установленным порядком подготовки и оформления положения об учреждениях (подраздел 1.2.).

Пример оформления устава см. Приложение №1

1.3. Положение

 

1.3.1. Положение правовой акт, определяющий порядок образования, права, обязанности и организацию работы объединения, предприятия, организации, учреждения или структурного подразделения.

1.3.2. Текст положения должен стоять из разделов: общие положения, основные задачи, функции, права, организация работы, ответственность.

1.3.3. В разделе «Общие положения» должны быть указаны цели и основания образования учреждения и структурного подразделения, чем руководствуется оно в своей деятельности и кому подчиняется.

1.3.4. В разделе «Основные задачи» должны перечисляться основные задачи, которые должны выполнять учреждение или структурное подразделение во всех областях своей деятельности.

1.3.5. В разделе «Функции» указывается, что и как должно делать учреждение или структурное подразделение для выполнения основных задач, какие связи в этих целях оно обязано устанавливать с другими учреждениями и структурными подразделениями.

1.3.6. В разделе «Права» должны перечисляться права, которыми наделено учреждение и его руководитель или структурное подразделение и его руководитель, в том числе и право на издание определенных правовых актов и подготовку определенных документов.

1.3.7. В разделе «Организация работы» указывается, кто образует учреждение или структурное подразделение, назначает его руководящий состав, утверждает его структуру и штатную численность; каков порядок разрешения вопросов, входящих в компетенцию данного учреждения или структурного подразделения формы и методы работы.

1.3.8. В разделе «Ответственность» должны перечисляться вопросы деятельности учреждений или структурных подразделений, за своевременность и качество решения которых несут ответственность эти учреждения или структурные подразделения или их руководители.

1.3.9. Положение о структурном подразделении должно утверждаться распорядительным документом, издаваемым руководителем учреждения. Положение об учреждении утверждается распорядительным документом, издаваемым вышестоящей организацией.

1.3.10. При подготовке проекта положения допускается употреблять типовые тексты.

1.3.11. Датой положения является дата его утверждения.

1.3.12. Проект положения должен быть подписан руководителем учреждения (если положение об учреждении) или руководителем структурного подразделения (если положение о структурном подразделении), а также завизирован начальником Юридического отдела с арбитражем и должностными лицами, от координации действий которых зависит введение положения в действие.

1.4. Учредительный договор

 

Учредительный договор- договор между учредителями (участниками) о создании юридического лица. В учредительном договоре учредители обязуются создать юридическое лицо, определяют порядок совместной деятельности по его созданию, условия передачи ему своего имущества и участия в его деятельности, а также условия и порядок распределения между участниками прибыли и убытков, управления деятельностью юридического лица, выхода учредителей (участников) из его состава.

Пример оформления учредительного договора см. Приложение №3(2)

1.5.     Структура и штатная численность

 

Пример оформления структуры см. Приложение №3

 

1.6.     Штатное расписание

 

1.6.1. Штатное расписание-перечень должностей постоянных сотрудников с указанием соответствующих каждой единице должностных окладов. В бюджетных организациях является основанием для образования фонда оплаты труда организации.

Пример оформления штатного расписания см. Приложение №4

1.7.     Должностные инструкции

В комплексе организационных документов предприятий особое место занимают должностные инструкции. Должностная инструкция – нормативный документ, в котором определены функции, права и обязанности сотрудника предприятия.

На основании должностной инструкции разрабатывается трудовой контракт с работником. Трудовой контракт и должностная инструкция используются при разрешении конфликтных ситуаций между работодателем и работником.

Должностная инструкция разрабатывается инспектором по кадрам или специалистом по работе с персоналом, согласовывается с юрисконсультом предприятия и утверждается директором предприятия. Все существенные изменения в должностную инструкцию вносятся приказом директора предприятия.

Должностная инструкция содержит следующие разделы:

1.         Общие положения.

2.         Функции.

3.         Должностные обязанности.

4.         Права.

5.         Ответственность.

В разделе 1 (Общие положения) устанавливаются: область деятельности специалиста; порядок его назначения и освобождения от должности замещения во время его отсутствия; квалификационные требования; подчиненность специалиста, должностные лица, которыми он руководит. В данном разделе перечисляются нормативные документы, которыми должен руководствоваться специалист в своей деятельности.

В разделе 2 (Функции) перечисляются основные направления деятельности специалиста.

В разделе 3 (Должностные обязанности) определены конкретные виды работ, выполняемые специалистом.

В разделе 4 (Права) устанавливаются права, необходимые специалисту для выполнения возложенных на него обязанностей.

В разделе 5 (Ответственность) указывается, за что конкретно несет ответственность данный специалист.

В дополнение к основным разделам должностной инструкции может быть введен раздел, регулирующий трудовые взаимоотношения между должностными лицами этот раздел может устанавливать круг служебных связей, порядок предоставления отчетов, планов и других документов, периодичность предоставления отчетной информации и др.

Хранятся должностные инструкции 3 года после замены новыми (статьи 55, 56 «Перечня документов с указанием сроков хранения»).

Должностная инструкция инженера см. Приложение № 5

1.8. Правила внутреннего распорядка

См. приложение № 6

 

Задание 2

 

Утверждаю приказом

от «11 мая 2004г № 63

Положение о премировании руководителей, специалистов и служащих фирмы «Электрон» за основные результаты деятельности

 

1. Общие положения

1.1. Настоящее Положение разработано в соответствии с действующим законодательством, коллективным договором и вводится в целях усиления трудовой мотивации руководителей, специалистов и служащих на выполнение индивидуальных, функциональных, корпоративных целей и задач, поставленных руководством, направленных на повышение эффективности производства, роста объемов производства, реализации продукции, оптимизации производственных запасов.

1.2. Положение распространяется на руководителей, специалистов и служащих всех структурных подразделений, кроме работников с особыми условиями оплаты труда.

1.3. Премирование производится по результатам работы за месяц за выполнение индивидуальных, функциональных и корпоративных показателей.

1.4. Размер премии устанавливается в процентах к заработной плате в соответствии с пунктом 5.2.

2. Показатели и размеры премирования за выполнение индивидуальных показателей

2.1. Индивидуальные показатели для работников определяет руководитель подразделения или директор по направлению (в зависимости от подчиненности производственного подразделения в соответствии с организационной структурой фирмы «Электрон»).

2.2. Максимальный размер премии за выполнение индивидуальных показателей составляет 10 %.

2.3. Основанием для премирования за выполнение индивидуальных показателей является справка руководителя подразделения о выполнении показателей каждым работником, которая представляется в ОМП.

3. Показатели и размеры премирования за выполнение функциональных показателей

 

3.1. премирование за выполнение функциональных показателей производится за результаты деятельности структурных подразделений в соответствии с показателями, приведенными в положении 1 к настоящему положению.

3.2. Оценка выполнения функциональных показателей производится по 5-ти балльной системе внутренними потребителями продукции, услуг и информации.

3.3. Основанием для начисления премии являются отсчеты структурных подразделений с оценками внутренних потребителей, утвержденные вышестоящими руководителями.

3.4. Размер премии определяется в соответствии с таблицей 1.

Таблица 1

Средний балл за выполнение функциональных показателей	Размер премии за выполнение функциональных показателей
От 4,0 до 5,0	35%
От 2,6 до 3,9	25%
От 1,0 до 2,5	15%

Средний балл определяется как среднеарифметическое значение баллов по всем функциональным показателям.

3.5. При невыполнении индивидуальных показателей премирование работника за выполнение функциональных и корпоративных показателей не производится.

3.6. Ответственность за достоверность представляемой информации о выполнении функциональных показателей возлагается на руководителей подразделений и внутреннего потребителя, производящего оценку.

4. Показатели и размеры премирования за выполнение корпоративных показателей