4. Порядок подготовки и оформления информационно-справочных документов

Процесс принятия управленческих решений основан на сборе и обработке информации о фактическом состоянии дел в системе управления. Важнейшее место среди системы организационно-распорядительных документов занимают информационно-справочные документы.

Особенностью этих документов является то, что они идут снизу вверх по системе управления:

·        от работника к руководителю подразделения,

·        от руководителя подразделения к руководителю организации,

·        от подведомственной организации в вышестоящую.

Информационно-справочные документы инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия. С помощью этих документов доводятся до сведения руководства информация о положении дел в организации, учреждении, на предприятии. Они носят вспомогательный характер по отношению к организационно-распорядительным документам, не являются обязательными к исполнению в отличие от них. Информация, содержащаяся в них, может служить основанием для издания распорядительных документов или может быть лишь принята к сведению.

Информационно-справочными являются подавляющее большинство документов, отправляемых из учреждений и фирм и направляемых им.

К информационно-справочным документам относятся:

·         протокол;

·        справка;

·        докладная и объяснительная записка;

·        предложение;

·        служебная записка;

·        сводка;

·        заключение, отзыв;

·        перечень и список

·        акт;

·        телеграмма и телефонограмма, факс;

·        письма.

Рассмотрим правила подготовки и оформления некоторых из них.

Докладная записка-документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, о выполненной работе, содержащий выводы и предложения составителя.

В зависимости от адресата докладные записки делятся на

1.       Внутренние.

Докладные записки, подаваемые руководителю структурного подразделения или руководителю учреждения, оформляются на простом листе бумаги по типу общего бланка. Машинописным способом воспроизводятся реквизиты: наименование структурного подразделения-автора, вид документа (докладная записка), дата. Подписывает внутреннюю докладную записку составитель.

2.       Внешние

Внешняя докладная записка, адресуемая в вышестоящие инстанции, оформляется на общем бланке учреждения и подписывается руководством и включает следующие реквизиты:

·        наименование организации;

·        наименование вида документа;

·        дата и регистрационный номер;

·        место составления или издания;

·        адресат;

·        заголовок к тексту;

·        текст;

·        подпись.

Служебная записка – документ, по назначению близкий докладной записке, но составляемый работником или руководителем подразделения на имя руководителя или специалиста другого подразделения.

Служебные записки составляются по вопросам материально-технического, информационного, хозяйственного обеспечения и др.

Служебная записка оформляется на стандартном листе бумаги и адресуется руководителю структурного подразделения или иному должностному лицу.

Обязательными реквизитами служебной записки являются:

·        наименование организации;

·        наименование структурного подразделения;

·        наименование вида документа;

·        дата и регистрационный номер;

·        место составления или издания;

·        адресат;

·        заголовок к тексту;

·        текст;

·        подпись.

Текст служебной записки, как правило, состоит из двух частей – обоснования (изложение причин составления) и предложения, просьбы, заявки и т.п.

Служебная записка подписывается составителем или руководителем подразделения.

Акт – документ, составленный несколькими лицами для подтверждения установленного факта, события, действия.

Чаще всего акты составляются комиссиями как постоянно действующими, так и назначаемыми распорядительным документом (обычно приказом).

В отдельных случаях акт может быть составлен одним уполномоченным лицом или несколькими должностными лицами. Поводы для составления акта могут быть различными, отсюда и большое количество разновидностей актов:

·        акты ликвидации (учреждений, предприятий, организаций);

·        приема-передачи (при смене руководства, передаче дел, материальных ценностей и т.д.);

·        дегустации;

·        приема объектов;

·        проведения испытаний;

·        уничтожения дел, испорченных товаров и т.п.;

·        списания;

·        инвентаризации;

·        ревизии;

·        расследования несчастных случаев, аварий и др.

Если нет установленной нормативным документом формы акта, то независимо от разновидности они составляются по единой схеме.

Акт оформляется на общем бланке. Дата и место составления, проставляемые в бланке акта, должны соответствовать дате и месту актируемого события.

Утверждение оформляется грифом в соответствии с установленными требованиями.

Текст акта делится на три части:


Информация о работе «Документы в процессе управления»
Раздел: Менеджмент
Количество знаков с пробелами: 38642
Количество таблиц: 1
Количество изображений: 0

Похожие работы

Скачать
12347
5
0

лять информацию, каким требованиям она должна отвечать? В данной статье представлены результаты исследования роли правовой информации в процессе управления в различных физкультурно-спортивных организациях разнообразных организационно -правовых форм и форм собственности. Возможные их виды мы рассмотрели ранее [3]. Исследование проводилось в Санкт-Петербур ге, в нем приняли участие представители ...

Скачать
77074
3
0

... ) и бизнес-планов. Организует производственно-хозяйственную деятельность на основе широкого использования новейшей техники и технологии, прогрессивных форм управления и организации труда, научно обоснованных нормативов материальных, финансовых и трудовых затрат, изучения конъюнктуры рынка и передового опыта (отечественного и зарубежного) в целях всемерного повышения технического уровня и качества ...

Скачать
45667
2
0

... элементом каждой из рассмотренных выше четырех функций управления Схема информационной системы. В АСУ можно выделить две основных подсистемы: Функциональную, выполняющую функции, связанные с управлением производства; Обеспечивающую, выполняющую собственные процессы (математическое и программное обеспечение). Схема АСУ олицетворяет кибернетическую систему. Трехуровневая система ...

Скачать
29454
15
4

... Жил.коммунальный отдел(ЖКО) 20 1 1 2 3 20 1 1 2 3 ЖКО военизированная охрана (ВОХР) 20 1 1 2 3 29 1 1 4 7 ВОХР+ОР всего 157 9 9 18 34 155 8 8 18 34 Функция: организация и совершенствование систем и процессов управления фактич.структура проектная структура подразделение все-го чел. нач отд зам нач отд нач бю-ро ст. инж все-го чел. нач отд зам нач ...

0 комментариев


Наверх