Види потоків документів. Робота з документами

3.         Види потоків документів. Робота з документами

Основне завдання організації руху документів (даних) в обліковому процесі — це оптимізація каналів передавання та зв’язку облікових осередків—виконавців. Ці канали зв’язку можуть бути представлені з різним ступенем агрегування — від фіксації кожного окремого носія облікової інформації (тобто документа) до узагальненої характеристики потоків інформації. Річ у тім, що в обліковому процесі бухгалтерські документи нерідко передають з однієї операції на іншу не окремо, а цілими пакунками. Особливо це стосується роботи в умовах застосування ЕОМ.

Документопотік (або потік первинних даних) — це сукупність операцій передавання з одного робочого місця на інше даних, зафіксованих на кількох носіях облікової інформації.

Формування документопотоків залежить від організаційної побудови і структури господарства, форми організації обліку, типів, виду та характеру технічних та організаційних засобів, обчислювальних машин, які використовуються в обліковому процесі. Вони бувають різної інтенсивності, що потребує особливої уваги при організації облікового процесу.

Об’єктом організації є рух не тільки документів, а й цілих масивів. Крім того, слід мати на увазі, що в окремих випадках переміщуються і самі облікові реєстри і форми звітності (масиви облікової інформації) у процесі їх складання. Таким чином, організації підлягає рух усіх видів облікової інформації.

Організацією мають бути охоплені всі операції — від першого запису до здачі документа в архів.

Пропонуємо документологією називати саме цикл наук про документ, а не окрему наукову дисципліну. Можливо, в межах цього циклу ще повинна сформуватися "загальна теорія документології".[4, c.26]

Безпосередньо документознавство пропонується поділяти на загальне (що стосується будь-яких документів) і спеціальне (що присвячується певним видам чи типам документів). У межах загального документознавства можна виділити такі часткові дисципліни: теорія документа (у тому числі його типологія та історія), теорія документних ресурсів, документна лінгвістика, документальні автоматизовані інформаційно-пошукові системи (у тому числі документографічні і повнотекстові), технологія збереження документів. У межах спеціального документознавства виділити: теорію документних потоків (що стосується опублікованих документів), управлінське документознавство, кінофотофонодокументознавство, електронне документознавство, картознавство, вчення про науково-технічну документацію, вчення про спецвиди документів. Цей перелік можуть доповнити музичне документознавство, образотворче документознавство, інші дисципліни, присвячені конкретним видам або типам документів.

Документознавство у представленому тут вигляді аж ніяк не зазіхає на поглинання ним сфери наукових досліджень і навчальних дисциплін, які належать до теорії журналістики, архівознавства та бібліології, хоча, безумовно, спирається на їх дослідження і акумулює те, що відноситься безпосередньо до документознавства.

У сфері навчальної діяльності, під час підготовки фахівців з архівознавства, бібліотекознавства, видавничої справи, книжкової торгівлі тощо зміст документознавчих навчальних дисциплін може і повинен спеціалізуватися. Отже, навчальна дисципліна "Документознавство" (або комплекс навчальних дисциплін) повинна бути спеціалізованою відповідно до того, яким майбутнім спеціалістам вона викладається.

Такими є наші погляди на структуру документознавства і його місце серед суміжних наукових дисциплін. Сподіваємося, що нам вдалося інтегрувати позитивні моменти різних концепцій і, частково або повністю, зняти їхні негативні риси, що викликали зауваження.

4.   Перспективний план роботи менеджера на 6 років (за системою Франкліна)

1.         1 етап - Визначення життєвих цінностей: влада.

2.         2 етап - Мета – стати управляючим директором фірми з продажу комп”ютерної техніки “Інком”.

3.         3 етап - Генеральний план:

3.1.   Отримати вищу освіту

3.2.   Отримати належний рівень кваліфікації.

3.3.   Влаштуватися на роботу менеджером.

3.4.   Стати головним менеджером фірми.

3.5.   Проводити навчальні семінари для программістів.

3.6.   Стати генеральним директором фірми “Інком”.

4.         Довгостроковий та середньостроковий плани.

4 етап - Довгостроковий план			5 етап - Середньостроковий план
Пункт в гене-рально-му плані	Терміни	Цілі	Терміни	Цілі
п.3.1	5 років (2001-2006рр.)	Закінчити університет за фахом "Менеджмент організацій"	3 тижні квітня 2001р.	1. Зібрати та подати документи для вступу в університет. 2. Підготуватися до складання іспитів, скласти успішно іспити
п.3.2	травень-серпень 2005р.	Участь у семінарах з питань менеджменту якості і продажів	2 тижні травня 2001р.	Дізнатися про семінари, які будуть проводитися найближчим часом
п.3.3	вересень-грудень 2005р.	Отримати роботу менеджера з продажів на ТОВ "Інком". Здійснювати пошук тендерів, брати в них участь	2 тижні травня 2001р.	Здійснити пошук в мережі Інтернет про новітні технології в області комп”ютерної техніки, продукцію, яку продає фірма "Інком"
п.3.4	січень-квітень 2006р.	Вивчати сучасні технології розвитку Подати свою кандидатуру на головного менеджера фірми	2 тижні травня 2001р.	Познайомитися з працівниками, менеджерами фірми
п.3.5	травень-вересень 2006р.	Поглиблювати базу знань в специфічних областях і розвиток навиків, необхідних в повсякденній діяльності керівників Проводити семінари з по розвитку програмного забезпечення	2 тижні червня 2001р.	Взяти участь у семінарі на тему “Інформаційні технології”
п.3.6	жовтень 2006р.-квітень 2007р.	1. Познайомитися з керівниками крупних компаній 2. Продемонструвати керівництву лідерські якості 3. Отримати пропозицію від керівництва на зайняття посади генерального директора фірми	2 тижні червня 2001р.	Вивчати літературу з керівництва і лідерства

5.      План на жовтень 2005 року:

1-й тиждень: підготувати комерційні пропозиції для нових клієнтів;

2-й тиждень: взяти участь у участі у тендері на закупівлю серверів, укласти договір з замовником;

3-й тиждень: пошук нових клієнтів, аналіз дебіторської і кредиторської заборгованості;

4-й тиждень: складання звітності, спілкування з клієнтами, обробка замовлень.

6. 6 етап - Короткостроковий план на день 2-го тижня жовтня 2005 року

День	Задачі	Час виконання
понеділок	Першочергові	9.30	Зробити дзвінки клієнтам
	Першочергові	10.15	Переглянути завдання на день
	Першочергові	11.00	Обробка замовлень
	Другорядні	13.35	Здійснити аналіз платоспроможності клієнтів
	Другорядні	14.05	Проаналізувати конкурентів
	Другорядні	14.30	Відповісти на запити клієнтів по електронній пошті
	Малозначні	15.00	Переглянути сторінки Інтернет з метою пошуку корисної для своєї роботи інформації
		15.40	Інші незаплановані завдання
вівторок	Першочергові	9.30	Підготувати тендерні пропозиції для участі в тендері
	Першочергові	11.40	Зустрітися з трьома клієнтами-замовниками
	Другорядні	13.45	Пошук нових клієнтів
	Другорядні	14.30	Здійснити моніторинг ринку продаж
	Другорядні	15.40	Перегляд журналу “Вісник державних закупівель”
		15.50	Інші незаплановані завдання
середа	Першочергові	9.30	Командировка в сусіднє місто з метою проведення переговорів з новим клієнтом
	Першочергові	13.00	Доповідь начальнику про результати поїздки
	Другорядні	13.30	Обговорення плану по роботі з новим клієнтом
	Малозначні	14.15	Інші незаплановані завдання
четвер	Першочергові	9.30	Переглянути завдання на день
	Першочергові	10.05	Оформлення пропозиції з надання знижок
	Першочергові	10.40	Перегляд бази клієнтів
	Другорядні	11.50	Інтерв’ю з пресою
	Другорядні	13.50	Проаналізувати кредиторську та дебіторську заборгованість
		15.40	Інші незаплановані завдання
п'ятниця	Першочергові	9.30	Зустрітися з клієнтом під час розкриття тендерних пропозицій
	Першочергові	10.40	Обговорити важливі пункти проекту договору з клієнтом
	Першочергові	12.40	Оформити звітність по виконанню плану продаж
		15.40	Інші незаплановані завдання
субота	Першочергові	10.30	Проаналізувати продажі за тиждень
	Другорядні	11.15	Дізнатися про семінари з питань менеджменту на наступний тиждень
	Першочергові	15.05	Змагання по футболу з працівниками компанії
		15.40	Інші незаплановані завдання
неділя	Першочергові	11.00	Переглянути план робіт на наступний тиждень
	Другорядні	12.00	Виконати домашні справи
	Другорядні	14.00	Відпочинок на природі
		18.40	Інші незаплановані завдання

Висновки

Отже в першому питанні поняття керівництва спільною діяльністю. Законодавчою засадою здійснення спільної діяльності в Україні є Цивільний кодекс, прийнятий Законом України від 16.01.2003 № 435-IV, а саме Глава 77 «Спільна діяльність» у якій, правовідносини стосовно провадження спільної діяльності регламентовані досить детально. Визначено, що договір на спільну діяльність є ключовою позицією провадження будь-якої спільної діяльності без створення юридичної особи.

Для побудування систем сигналізації використовуються спеціальні, передбачені проектами обладнання, прилади, пристрої, сповіщувачі, телекамери, допоміжне устаткування тощо.

Пожежні сповіщувачі перетворюють прояви пожежі (тепло, світло полум'я, дим) в електричний сигнал, який по лініях зв'язку надходить до контрольно-приймального приладу. Контрольно-приймальний прилад здійснює приймання інформації від пожежних сповіщувачів, виробляє сигнал про виникнення пожежі чи несправності, передає цей сигнал та видає команди на інші пристрої (наприклад, включає автоматичні установки пожежогасіння чи димовидалення).

Формування документопотоків залежить від організаційної побудови і структури господарства, форми організації обліку, типів, виду та характеру технічних та організаційних засобів, обчислювальних машин, які використовуються в обліковому процесі. Таким чином, з метою збільшення продуктивності роботи й скороченням витрат робочого часу менеджера, будуть даремними якщо менеджер:

       дотримується авторитарного методу керування. Такий менеджер звик вирішувати все сам, забуваючи при цьому, що витрачає дарма багато часу;

       не аналізує свою роботу з метою виявлення резервів зниження витрат робочого часу;

       не присвячує час самоосвіті.

Головне, щоб у менеджера було бажання поліпшити свою працю.

Список використаної літератури:

1.              Балабанова Л.В., Сардак О.В. Організація праці менеджера: Навчальний посібник. – К.:ВД «Профісіонал», 2004. – 304с.

2.              Виноградський М.Д., Виноградська А.М., Шканова О.М. Організація праці менеджера. Навчальний посібник для студентів економічних вузів. Київ: Кондор, 2003, 414 с.

3.              Егоршин А.П. Управление персоналом: Учебник для вузов. – Н. Новгород: НИМБ, 2001.

4.              Кузьмін О.Є., Мельник О.Г. Основи менеджменту. – К.: «Аквадемвидав», 2003

5.              Лозниця В.С. Психологія менеджменту. Теорія і практика: Навчальний посібник. – к.: ТОВ «УВПК «ЕксОб», 2001.

6.              Лукашевич Н.П. Теория и практика самоменеджмента: Учеб. пособие. - К.: МАУП, 1999. - 360с.

7.              Организация труда менеджера // под редакцией профессора Зиновьева Ф.В. – С., Таврия, 2004. – 232с.

8.              Филлипс Д., Гарсиа-Диас А. Організація праці менеджера. Учебник. Київ., 1997.

9.              Цивільний Кодекс України — Цивільний кодекс України. Закон України від 16.01.2003 № 435-IV.