Навигация
Этапы подготовки корпоративных мероприятий
54892
знака
1
таблица
0
изображений
2.2 Этапы подготовки корпоративных мероприятий
Первый этап: определиться с желаниями и возможностями. Подготовка к большому праздничному мероприятию требует серьезных затрат, и материальных, и организационных, поэтому в нашей компании мы начинаем ее за полгода до даты проведения корпоративного праздника. Так как День Компании проводится в середине июля, то уже в январе мы составляем тендерный список. Формируя его, мы оцениваем потенциальных участников тендера, прежде всего, с точки зрения их опыта и возможностей. Безусловно, лучший способ - лично посетить одно из организованных ими мероприятий.
Хочу отметить, что компания, которая провела для нас успешное мероприятие, имеет определенные преимущества. Но в случае ее желания продолжить сотрудничество с нами, она обязана участвовать в следующем тендере на общих основаниях.
В начале февраля мы рассылаем брифы мероприятия в те компании, которые мы хотели бы пригласить к участию в тендере.
Второй этап: выявить лидеров тендера. Итак, бриф разослан. По его условиям предложения, присылаемые на тендер, обязательно должны включать перечень рекомендуемых площадок для проведения нашего мероприятия, одну или несколько сценарных заявок и иллюстрирующие их эскизы декораций, оформления, костюмов, а также предварительную смету.
На подготовку предложений компаниям дается, как правило, три-четыре недели, в течение этого срока они могут позвонить нам для того, чтобы уточнить те или иные вопросы. Обычно они хотят получить более детальную информацию: каковы номинации награждения, наши предпочтения в выборе площадки, конечно, пытаются узнать предельный размер бюджета, выделяемый на мероприятие.
Мы намеренно не указываем в брифе бюджет мероприятия. Рассматривая присланные предварительные сметы, мы оцениваем их с точки зрения соответствия существующим рыночным расценкам и сравниваем между собой, делая собственные выводы о том, насколько нам экономически выгодно взаимодействовать с тем или иным агентством.
При первичном рассмотрении. Производя первый «отсев», мы руководствуемся следующим простым принципом. Корпоративный праздник должен соответствовать сущности корпоративной культуры, сложившимся традициям и имиджу Компании. Поэтому агентства, которые предлагают украсить зал воздушными шарами или провести церемонию награждения на пляже с помощью мультипликационных героев, заканчивают свое участие в тендере задолго до его финала.
Что касается предложений по сценариям, то чаше всего, конечно, обыгрывается профессиональная тема: декорации в виде шахт, балет в рабочей спецодежде, ведущий у доменной печи и т. п. Но в праздник все-таки хочется Праздника, а не эффекта «дежа вю». Из самых экстравагантных заявок запомнилась такая: нам предложили провести наше празднование в виде «путешествия» в поезде «Москва-Норильск-Москва», не уточнив, существует ли такой маршрут, А суровая правда жизни такова: природные условия не позволяют проложить железную дорогу до Норильска. Это смелое предложение до сих пор веселит моих коллег.
Но все-таки, в основном мы получаем интересные, профессионально проработанные предложения. Рассматривая их, мы выбираем несколько компаний с наиболее, на наш взгляд, креативными и адекватными нашему видению праздника идеями и предварительной сметой, соотносимой с бюджетом нашего мероприятия.
Третий этап: не ошибиться с выбором партнера. Итак, определив «финалистов» (как правило, три или четыре компании), мы даем им возможность защитить свои предложения лично в рамках открытой презентации перед оргкомитетом, состоящим из сотрудников НМК «Норильский никель», ответственных за организацию корпоративного мероприятия. Задача конкурсантов состоит в том, чтобы максимально полно и выигрышно представить свое предложение и убедить оргкомитет в том, что праздник, организованный их компанией, будет безупречным.
Наши основные требования к организации праздника:
- эмоционально насыщенная творческая концепция, предполагающая стилистическую выдержанность мероприятия;
- интересный динамичный сценарий с единой сюжетной линией;
- высококачественная техническая поддержка, декорации, свет, звук, спецэффекты;
- профессиональная организация с отсутствием видимых накладок.
По итогам очной презентации члены оргкомитета коллегиально принимают решение о том, какой компании мы доверим организацию нашего корпоративного праздника.
Выбранную компанию мы рассматриваем как полноценного партнера и в процессе подготовки мероприятия стараемся взаимодействовать максимально эффективно.
2.3 Финансовый вопрос – тест на профессионализм
Одним из непременных условий успешного сотрудничества по организации корпоративного праздника является грамотный финансовый менеджмент наших партнеров. Соотношение «цена-качество» не теряет для нас актуальности и после заключения договора на организацию корпоративного праздника. Мы ждем от компаний-партнеров отстаивания наших интересов в общении с собственными подрядчиками в целях достижения обещанного результата. Как и большинство компаний, мы планируем свои финансовые затраты на год в конце предыдущего года, это касается и корпоративных праздников. Ориентиром для конкретной цифры, закладываемой в бюджет будущего года, является сметная сумма предыдущего мероприятия. В общем и целом, мы определили для себя бюджеты и новогоднего праздника и Дня Компании опытным путем и считаем их вполне достаточными для проведения мероприятий требуемого уровня.
Основные позиции расходов на праздничное мероприятие общеизвестны, и компания «Норильский никель» здесь не исключение. Наши сметы корпоративных праздников включают: аренду площадок, фуршет или банкет, охранные мероприятия, особенно актуальные при стечении большого количества людей, транспортные расходы на перемещение участников мероприятия, изготовление пригласительных билетов. При большом количестве участников и эксклюзивном эскизе пригласительных билетов это тоже важная статья расходов. Блок расходов, связанных с организацией собственно зрелищного мероприятия включает следующие позиции:
- написание сценария и комплекс режиссерско-постановочных работ;
- администрирование;
- артисты (ведущие, «звезды», хореографические коллективы, музыканты, аниматоры, хостес и пр.);
- декорационное оформление, техническое обеспечение и персонал;
- организация фото- и видеосъемки с последующим производством и тиражированием видеофильма о мероприятии;
- вознаграждение творческого агентства, комплекс услуг которого включает большинство вышеперечисленных позиций.
Особо выделю пункт «непредвиденные расходы». Я всегда включаю его в смету -как показывает опыт, расходы в процессе организации мероприятия по сравнению с первоначально заложенными могут увеличиваться: дополнительные или более дорогие артисты, оплата дополнительного времени, необходимого на монтаж сложного оборудования и т. д. Форс-мажор всегда требует определенных усилий, в том числе и финансовых, поэтому хорошо, когда есть резервы, которые можно использовать. Чувствуешь себя более уверенно, понимая, что какие-то дополнительные пожелания могут быть оплачены, а возникшие проблемы решены.
Традиционные форс-мажоры общеизвестны: технические неисправности, опоздания артистов, для открытых площадок - плохая погода. Задача организаторов в случае непредвиденных обстоятельств - ввести в действие так называемый «план В» (запасной вариант). Обыграть форс-мажор так, чтобы никто его не заметил - это высший пилотаж! Но всем организаторам праздничных мероприятий я от души желаю, чтобы подобные «проверки на прочность» случались как можно реже.
Организация корпоративных праздников - серьезное дело и нелегкий труд. Но результат - яркое зрелище, незабываемый праздник, хорошее настроение участников - стоит затраченных усилий!
Заключение
Как видно из проделанной курсовой работы, корпоративная культура при её правильной организации дает отличные результаты. Именно поэтому корпоративная культура занимает важное место на современном предприятии, именно этот нематериальный актив ценится очень дорого. Современные руководители, понимая это, тратят огромные деньги на профессионалов, которые способны провести анализ существующей корпоративной культуры, внести соответствующие изменения, дать рекомендации по улучшению ситуации в компании. «Плохая» корпоративная культура является источником многих проблем организации. Поэтому на современных предприятиях большое значение уделяется тому, что нельзя потрогать или измерить, а именно корпоративной культуре.
Для того чтобы влияние корпоративной культуры на работу компании было позитивным, необходимо, чтобы система ценностей сотрудника отвечала системе ценностей компании. Этого можно достичь комплексно, при помощи правильного отбора, ориентации и адаптации, обучения, стимулирования и аттестации сотрудника.
Таким образом, место корпоративной культуры на современном предприятии очевидно. Она является одним из важнейших составляющих успешной деятельности предприятия. Так, например, в ГМК «Норильский Никель», большое внимание уделяется корпоративным праздникам, которые отлично мотивируют работников, укрепляет коллектив, создает «дух» единства.
Итак, цель и задачи курсовой работы выполнены: раскрыто понятие и составляющие корпоративной культуры, показана необходимость формирования «правильной» корпоративной культуры, определено её место на современном предприятии, на примере компании ГМК «Норильский Никель» показана значимость корпоративной культуры.
Список использованной литературы
1. Ф.И. Шахмалов «американский менеджмент. Теория и практика», Москва, НАУКА,2000
2. В.В. Травин, В.А. Дятков «Менеджмент персонала предприятия», Москва, «Дело»,2000
3. В.А. Спивак «Организационное поведение и управление персоналом». ПИТЕР,2000
4. Ф. Котлер «Маркетинг, менеджмент», Питер, Санкт-Петербург, Москва, Харьков,2000
5. Р. Дафт «Организации: секреты успеха», Москва, «Олма-Пресс»,2002
6. Л. Маллинз «Менеджмент и организационное поведение», 2004 г.
7. Виханский О.С., Наумов А.И. Менеджмент: учебник для вузов. -3-е изд. -М.:Гардарики, 2002 г.
8. Мескон, М.Основы менеджмента: персонал/М.Мескон, М.Альберт, Ф. Хедоури.-М.:Дел , 2004 г.
9. М.Х Мескон, М.Альберт "Основы менеджмента", Москва, «Высшая школа», 2000
10. Под редакцией Румянцевой З.П., Саломатина Н.А. «Менеджмент организации»// Учебное пособие. - М.:, 2003.
11. Холл Р. Х. Организации: структуры, процессы, результаты. – СПб: Питер,2004
12. С.А.Попов Модульная программа для менеджеров. 2004 г.
13. В.Л.Лунев Тактика и стратегия управления фирмой, 2003
14. Управление персоналом. Журнал № 5/2005.
15. Управление персоналом. Журнал № 15/2005
16.Управление персоналом. Журнал № 13/2005
17. Управление персоналом. Журнал № 1/2007
Похожие работы
... управления постоянно возникает перед руководством любой организации. Особенно актуальны эти проблемы для российских предприятий, которые перешли к рыночным отношениям не так давно. Корпоративная культура представляет собой совокупность ценностей, принципов, норм, правил деятельности корпорации, которые разделяются большинством сотрудников, передаются из поколения в поколение и оказывают ...
... которой организация функционирует. 1.5 Структура и уровни корпоративной культуры В настоящее время стало уже традиционным выделять три уровня корпоративной культуры: 1) поверхностный (символический) уровень – Исследуя корпоративную культуру организации, первое, на что мы обращаем внимание, - это ее поверхностный, или "символический" уровень. Он включает в себя внешние организационные ...
... кризисов или реорганизации. В этих условиях некоторые «контркультурные» группы могут стать достаточно влиятельными или даже доминирующими. Глава 2. Корпоративная культура как фактор эффективности и стабильности турпредприятий 2.1. Турагенты и туроператоры Важной особенностью туристского продукта, отличающей его, прежде всего от промышленных товаров, является широкое участие людей в ...
... схема позволяет отразить тип корпоративной культуры организации: · Демократичность – авторитарность · Креативность – регламентированность · Открытость – закрытость «Бейсбольная команда» подразумевает тип корпоративной культуры, в которой коллектив организации по внешним и внутренним проявлениям сходен со спортивной командой. Команда быстро и оперативно реагирует на ...
0 комментариев