Организационная деятельность

2. Организационная деятельность

  2.1 Функции подразделений организации

В ОАО «Красноярсклеспроектстрой» выделяется два основных и два вспомогательных подразделения, которые в совокупности составляют организационную структуру компании.

К основным подразделениям относятся отдел по проектированию объектов промышленного и гражданского строительства и отдел по проектированию лесовозно-хозяйственных автодорог и гидрологических объектов. Они являются производственными отделами, их сотрудники осуществляют непосредственную подготовку проектной документации от формирования технического задания до готового рабочего проекта для заказчиков.

Отдел по проектированию объектов промышленного и гражданского строительства работает преимущественно по заказам частных лиц, а также юридических лиц (производственных организаций, образовательных учреждений, торговых компаний). Отдел по проектированию лесовозно-хозяйственных автодорог и гидрологических объектов работает по заказам Министерства природных ресурсов и лесного комплекса Красноярского края и выполняет большую часть проектов на конкурсной основе. Функции основных подразделений ОАО «Красноярсклеспроектстрой» представлены в таблице 2.1.

Таблица 2.1. – Функции производственных подразделений ОАО «Красноярсклеспроектстрой»

Наименование подразделения	Функции подразделения
Отдел по проектированию объектов промышленного и гражданского строительства	-   Подготовка первичной технической документации по проектам; -   подготовка рабочих проектов по направлениям: строительство, планировка и перепланировка зданий и сооружений I и II уровней ответственности в соответствии с государственным стандартом; организация работы систем водо- и теплоснабжения, электросетей, канализации; -   оценка эффективности проектов; -   оказание консалтинговых услуг строительным организациям.
Отдел по проектированию лесовозно-хозяйственных автодорог и гидрологических объектов	-   Подготовка первичной технической документации по проектам; -   производство комплексных инженерных изысканий (инженерно-геодезических, инженерно-геологических, гидрологических); -   подготовка рабочих проектов по направлениям: проектирование автодорог; охрана, защита и воспроизводство лесов; увеличение пропускной способности русла рек и противопаводковая защита; строительство мостов и мостовых переходов; -   согласование рабочих проектов с Министерством природных ресурсов и лесного комплекса красноярского края; -   осуществление авторского надзора по подготовленным рабочим проектам; -   оценка эффективности проектов; -   оказание консалтинговых услуг для заказчиков и подрядчиков, а также строительных организаций.

Вспомогательными подразделениями ОАО «Красноярсклеспроектстрой» являются производственно-технологический и административно-хозяйственный отделы. Они осуществляют поддержку работы основных подразделений и организации в целом, являясь частью штаба при руководителе компании. К функциям производственно-технологического отдела можно отнести: составление итоговых смет по проектам, проверку подготовленной документации и ее оформление согласно требованиям заказчика, формирование базы готовых рабочих проектов и ее анализ. Сотрудники административно-хозяйственного отдела поддерживают исправность работы тепло- и электросетей, а также осуществляют клининговые услуги.

 
2.2 Организационная структура

Организационная структура ОАО «Красноярсклеспроектстрой» является дивизиональной и включает в себя два самостоятельных подразделения, соответствующие основным типам производимых товаров (отдел по проектированию объектов промышленного и гражданского строительства и отдел по проектированию лесовозно-хозяйственных автодорог и гидрологических объектов). В состав каждого из них входят сотрудники, которые могут обеспечить весь комплекс работ, необходимых для получения готового рабочего проекта. Дивизиональная структура позволяет уделять каждому проекту большее внимание, учитывать все его особенности, всесторонне оценивать рынок потенциальных потребителей и его характеристики. Организация с такой структурой способна более гибко реагировать на изменения условий конкуренции, технологии, покупательского спроса, быстрее внедрять инновации.

Организацию возглавляет директор, при котором имеется штаб сотрудников, условно поделенных на три основных звена. Общий вид организационной структуры ОАО «Красноярсклеспроектстрой» представлен на рисунке А.1.

Основными недостатками применяемой в организации структуры является увеличение затрат на персонал вследствие дублирования одних и тех же видов работ для различных товаров, нерациональное использование части рабочего времени сотрудников подразделений. В то же время малый размер организации позволяет избежать замедленности решения крупных перспективных задач.

Необходимо отметить, что дивизиональный тип организационной структуры, по сути, считается более подходящим для крупных компаний, концернов и объединений. Учитывая этот факт, а также основные направления деятельности организации и недостаточную эффективность использования человеческих ресурсов, можно предложить ОАО «Красноярсклеспроектстрой» применять элементы целевого управления в виде проектной структуры.

2.3 Стиль руководства в организации

Стиль руководства – это устойчивый комплекс черт руководителя, проявляющихся в его отношениях с подчиненными. Другими словами, это способ, которым начальник управляет подчиненными и в котором выражается независимый от конкретных ситуаций образец его поведения. Немецкий психолог К. Левин выделил три классических стиля руководства: авторитарный, демократический и попустительский (нейтральный), – каждый из которых определяет характер принятия управленческих решений, свойственный для руководителя, и его отношение к подчиненным.

На основе этой классификации можно определить стиль руководства директора ОАО «Красноярсклеспроектстрой» как демократический. Данный стиль руководства проявляется в стремлении директора к выработке коллективных решений и широкому повседневному сотрудничеству. В организации высоко развиты многосторонние информационные и коммуникационные отношения, что позволяет обеспечить компетентное выполнение организационных задач, а также способствует развитию межличностных отношений. В ОАО «Красноярсклеспроектстрой» преобладает атмосфера взаимного доверия между сотрудниками, прослеживается ориентация на развитие персонала и всей организации путем обучения работников на местах руководителями подразделений и их участия в специальных тренингах по совершенствованию управленческих навыков, освоению новых компьютерных программ, развитию командной работы. Директор совместно с сотрудниками согласовывает цели организации и индивидуальные пожелания членов коллектива, распределяет работу, широко используется практика совещаний членов коллектива с директором. Как правило, директор оказывает необходимую помощь подчиненным, может давать рекомендации, стремясь повысить их возможности самостоятельно решать производственные задачи.

Основными достоинствами данного стиля руководства является непрерывность трудового процесса: сотрудники всегда знают, что делать, и имеют необходимые знания, средства и полномочия для выполнения заданий; высокая мотивация каждого работника и его личный интерес к выполняемым заданиям; положительное восприятие работы и коллектива. Препятствиями на пути эффективного применения демократического стиля управления являются традиционное трудовое мышление некоторых сотрудников, их неготовность принять на себя ответственность и различия ценностных ориентаций директора и части коллектива.

Также согласно классификации К. Левина, можно определить стиль руководства начальников двух основных подразделений как демократический и авторитарный соответственно.

Начальник отдела проектирования объектов промышленного и гражданского строительства стремится поддерживать открытые доверительные отношения с подчиненными, в своей практике часто прибегает к делегированию полномочий, предоставляет сотрудникам отдела свободу в выполнении текущих заданий и осуществляет контроль по результатам. В подразделении ежедневно проводятся групповые дискуссии, позволяющие выявить возможные проблемы и пути их решения.

Руководитель отдела по проектированию лесовозно-хозяйственных автодорог и гидрологических объектов придерживается, напротив, авторитарного стиля руководства, что находит свое выражение в единоличном принятии всех решений, самостоятельном распределении заданий и строгом контроле за ходом их выполнения.

Основными достоинствами такого стиля руководства является быстрое принятие решений и мобилизация сотрудников на их осуществление, высокая производительность труда работников отдела. С другой стороны, руководитель ограничивает возможности мотивации, самостоятельности и развития подчиненных, в группе чувствуется напряженность и подавленность некоторых ее членов.

Применение авторитарного стиля руководителем во многом обусловлено как его личностными особенностями (ярко выраженные лидерские качества, желание брать на себя высокую долю ответственности, хорошие организаторские способности), так и склонностью сотрудников отдела к качественному исполнению возложенных обязанностей и их нежеланием принимать на себя дополнительную ответственность.

2.4 Роль неформальных групп

Неформальные группы играют существенную роль в динамике поведения сотрудников организации. Они возникают стихийно на основе социальных взаимоотношений между людьми и являются спонтанной реакцией членов коллектива на неудовлетворенные индивидуальные потребности. Цели таких групп обычно возникают и существуют на базе личных интересов их участников. Основное отличие функционирования неформальных групп в организации в том, что у них отсутствуют официально предписанные цели и отношения, в то же время необходимо отметить, что в каждой неформальной группе формируются определенные нормы поведения, происходит распределение ролей и складывается структура межличностных отношений.

В коллективе ОАО «Красноярсклеспроектстрой» можно выделить три неформальные группы, которые преимущественно базируются на половом и возрастном признаках.

Так, первая неформальная группа включает в себя сотрудниц отдела по проектированию объектов промышленного и гражданского строительства и специалистов в области экономики и финансов. В нее входят исключительно женщины, и позицию лидера занимает руководитель отдела по проектированию объектов промышленного и гражданского строительства. Последнее во многом обусловлено спецификой ее личности (общительность, харизматичность, отзывчивость) и высоким профессиональным авторитетом. Существование данной неформальной группы оказывает положительное влияние на деятельность подразделения и организации в целом, что проявляется в высокой мотивации и эффективной коммуникации сотрудников отдела в процессе выполнения рабочих заданий, отсутствии конфликтных ситуаций, а также формировании и распространении позитивных организационных ценностей, осуществлении разумного социального контроля.

Кроме того, в ОАО «Красноярсклеспроектстрой» присутствуют две неформальные группы, базирующиеся на возрастном признаке. В первую входят молодые специалисты, преимущественно сотрудники, которые работают в организации менее года. Вторую неформальную группу составляют сотрудники, которые работали в Красноярсклеспроектстрой до его приватизации. Возрастной ценз этой группы – 45–60 лет.

Группа молодых работников отличается активной жизненной позицией, стремлением к творчеству, высокой динамикой выполняемых действий. Возникновение и существование этой группы позволяет обеспечить комфортный адаптационный период для новых сотрудников, способствует развитию компании, придает оригинальность разработанным проектным решениям. Группа опытных специалистов, напротив, отличается традиционным мышлением, ее члены склонны к консерватизму, и поэтому часто с недовольством встречают организационные изменения и нововведения. Ее члены требуют всегда большего числа аргументов для положительной оценки новых идей и решений.

Наличие представленных выше двух неформальных групп может рассматриваться как источник возникновения конфликтных ситуаций вследствие противостояния двух различных мировоззрений. Однако при правильном подходе к членам каждой из групп и стремлении директора учесть интересы обеих достигается необходимый баланс между инновациями и стабильностью в организации, гибкостью и адаптивностью к изменениям внешней среды и сохранением положительных культурных ценностей компании и ее лучших традиций.

2.5 Участие персонала в управлении

Демократический стиль руководства, преобладающий в ОАО «Красноярсклеспроектстрой», а также активная позиция многих сотрудников в совокупности создают широкие возможности для участия персонала организации в процессе управления.

В первую очередь, это проявляется в совместной выработке корпоративной стратегии и ее корректировке, постановке целей и рассмотрение путей их достижения. Каждый сотрудник вне зависимости от своего должностного положения может вынести на рассмотрение свое предложение, и в том случае, если его поддержит большинство, оно будет принято.

С целью привлечения сотрудников к процессу управления директор ОАО «Красноярсклеспроектстрой» проводит внутренние совещания, а также практикуются личные беседы с наиболее перспективными членами коллектива. Свои предложения по усовершенствованию рабочего процесса, а также повышению качества выполняемых заданий сотрудники также могут изложить в письменной форме и передать ее руководителю отдела либо директору для рассмотрения.

Особое значение директор придает рекомендациям, замечаниям и предложениям руководителей двух основных подразделений (отделов по проектированию объектов промышленного и гражданского строительства, лесовозно-хозяйственных автодорог и гидрологических объектов), более того им даются широкие полномочия по управлению сотрудниками, входящими в возглавляемые ими отделы. Инженеры этих подразделений имеют право лично представлять интересы организации при переговорах с заказчиками и партнерами, согласовывать проведение мероприятий по выполняемым объектам, проводить анализ работ и выносить свои замечания и рекомендации на рассмотрения директору. Все технологические и организационные аспекты рабочих проектов находятся в зоне их непосредственного управленческого влияния.

Таким образом, в ОАО «Красноярсклеспроектстрой» достигается максимальное сближение целей организации и личных мотивов деятельности ее сотрудников, что позволяет сделать производственный процесс продуктивным и насыщенным, значительно повысить преданность коллектива своей компании и его готовность выполнить все поставленные перед ним задачи.

2.6 Применение современных офисных технологий

В настоящее время эффективное управление организацией, а также выполнение производственных задач, невозможно без широкого применения современных офисных технологий, построенных в первую очередь на основе методов и средств информатизации. В условиях жесткой конкуренции компаний в целях завоевания своего клиента компании приходится быстро решать задачи по поиску оптимальных решений и возможному сокращению затрат на организацию работ для увеличения прибыли компании при сохранении высокого качества товаров и услуг. Эти постулаты современного бизнеса хорошо поняты и восприняты в ОАО «Красноярсклеспроектстрой», где для каждого сотрудника создано автоматизированное рабочее место, и все они в целом объединены в общую сеть, обеспечивающую быстрый доступ к необходимым данным и значительное ускорение и повышение качества выполнения многих операций.

Автоматизированное рабочее место (АРМ) сотрудника создано с учетом его повседневных обязанностей и задач, в решении которых он принимает непосредственное участие. Так, АРМ бухгалтера построено на основе программы 1С: Бухгалтерия; АРМ инженера-проектировщика базируется на таких программах, как AutoCAD Civil 3D 2010, CREDO Дороги; инженера-сметчика – Гранд-смета.

Для организации доступа в Интернет на каждый компьютер установлен Интернет-шлюз Ideco ICS – программа, позволяющая не только учитывать объем использованного трафика, но и эффективно защищающая компьютер от угроз виртуальной сети и несанкционированного доступа других пользователей. Кроме того, она обеспечивает удаленное подключение сотрудников, что является особенно значимым для тех, кто имеет гибкий распорядок дня и осуществляет подготовку рабочих заданий на дому.

Также в ОАО «Красноярсклеспроектстрой» действует единая база данных, содержащая сведения по проектам, разработанным в организации, информацию о клиентах, конкурентах, партнерах и подрядчиках. База данных ОАО «Красноярсклеспроектстрой» представляет собой управляемую совокупность данных, являющихся исходной информацией для решения задач системы управления и принятия управленческих решений, а также для выполнения заданий по разработке новых проектов.

Важную роль в организации рабочего процесса в компании играет применение информационной системы обмена данными между сотрудниками, которая способствует установлению более тесной связи между руководителем и подчиненными и также между сотрудниками разных подразделений. Так, например, каждый сотрудник имеет возможность получить консультацию у юриста, программиста или экономиста, заказать необходимые расходные материалы, не вставая со своего рабочего места.

Основными преимуществами применения современных офисных технологий являются ускорение всех процессов в организации от принятия сложных управленческих решений до выполнения повседневных рутинных операций; снижение уровня сложности выполняемых задач и их стандартизация; возможности для глубокого анализа прошлого опыта работы организации и, как результат, повышение качества деятельности.

Необходимо также отметить, что по мере развития и усложнения информационных технологий в организации повышается уязвимость внутренней сети, и потому усиливаются меры по обеспечению ее безопасности. В частности, с целью уничтожения внешних угроз применяется программа ESET NOD32 Antivirus. Кроме того, для снижения риска потери данных и раскрытия конфиденциальной информации вследствие несанкционированного доступа применяется программа Корпоративный менеджер.

Значимую роль в работе организации играет и множество различных устройств, сопутствующих работе с информацией, как текстовой, так и графической. К ним относятся принтеры, сканеры, ксероксы, плоттеры, мини-АТС, факс. Все это способствует созданию приятного рабочего климата в организации, быстрому и качественному выполнению поставленных задач.

2.7 Формы и средства контроля как функции управления

По мере того, как организация движется к своим целям, она должна постоянно отслеживать результаты и контролировать изменения во внутренней и внешней среде. Все это становится возможным благодаря процессу контроля. Главный смысл контроля заключается в создании гарантий выполнения планов и в повышении эффективности управленческого процесса.

Контроль – это критически важная функция в организации, обеспечивающая обратную связь в системе управления и имеющая свои предмет, формы и средства. Предметом контроля в ОАО «Красноярсклеспроектстрой» являются процессы, происходящие в организации и ее элементы. К ним относятся производственный процесс, процесс расходования материальных и финансовых средств, персонал организации.

Перед началом выполнения каждого нового проекта в организации производится предварительный контроль материальных, финансовых и человеческих ресурсов посредством учета необходимого оборудования и программного обеспечения, составление сметы расходов финансовых средств, а также анализа навыков и знаний персонала, необходимых для разработки проекта. Предварительный контроль осуществляется системным администратором, менеджером по персоналу, специалистами в области экономики и финансов. Все полученные данные передаются на рассмотрение директору, который в свою очередь принимает окончательное решение по усовершенствованию производственной системы.

Текущий контроль выполнения рабочих заданий полностью находится в ведении руководителей подразделений. Им предоставляется широкие полномочия по расчетно-аналитической проверке подготовленной инженерами технической и проектной документации, исправлению недочетов, подготовке экспертного заключения. Основная цель текущего контроля – совершенствование деятельности, координация для движения к цели.

В рамках ОАО «Красноярсклеспроектстрой» особую роль играет заключительный контроль производственного процесса, который осуществляет непосредственно директор организации, поскольку оценка работы персонала и его вознаграждение проводится, прежде всего, по достигнутым результатам. Кроме того, заключительный контроль позволяет произвести корректировку принимаемых в организации решений, а также способствует формированию планов на будущее на основе анализа полученных результатов.