РАБОЧЕЕ МЕСТО РУКОВОДИТЕЛЯ

3. РАБОЧЕЕ МЕСТО РУКОВОДИТЕЛЯ

Организация рабочего места – это система мероприятий по оснащению рабочего места средствами и предметами труда и их функциональному размещению. Рациональная организация рабочих мест руководителей предполагает правильную их планировку, укомплектование мебелью и необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями и различными вспомогательными устройствами.

Рациональная организация рабочего места и создание наилучших условий труда для работников управления включают следующий комплекс основных проблем:

·          Планировку рабочих помещений на основе изучения и анализа технологии выполнения основных и наиболее массовых видов работ и потоков информации на предприятии или в учреждении;

·          Размещение мебели и оборудования, на рабочих местах исходя из функций и состава работ, выполняемых каждым работником, и максимального снижения физических усилий при выполнении работ;

·          Эффективное использование различных площадей с учетом требований рабочего процесса, эксплуатационных характеристик оборудования и оптимальных условий труда.

Обустройство кабинета (офиса). Внешний вид офиса, кабинета - это лицо его хозяина. По внешнему виду офиса, как правило, составляет определенное впечатление о характере, вкусе и интеллекте руководителя.

Внешний вид офиса зависит от многих факторов таких, как пол руководителя, возраст; характер, вкус, привычки; характер работы.

Основы оформления офисов:

1.         Мебель, оргтехника, осветительные приборы и даже канцелярские принадлежности должны быть выдержаны в одном стиле.

2.         Прежде чем начинать обставлять офис, руководителю необходимо изучить свое помещение. Размеры офиса должны соответствовать размерам и количеству предполагаемых к размещению предметов.

3.         Необходимо решить, подойдет ли руководителю мягкое освещение или офису нужен яркий свет.

4.         Если окна офиса выходит на шумную улицу, придется подумать о шумоизоляции. Солнечная сторона «просит» жалюзи или затемненных стекол.

5.         Необходимо решить вопросы декоративного оформления офиса. Например: современные офисы принято украшать цветами, картинами. Они преображают рабочее место, поднимают настроение не только самому руководителю, но и клиентам, посетителям. Важно не увлекаться – слишком много украшений отнюдь не говорит о хорошем вкусе.

6.         Офис должен быть не только красив, но и удобен как для хозяина (руководителя), так и для посетителей.

7.         Важно учесть и экологическую чистоту материалов, из которых изготовлена мебель. Натуральная кожа, стекло, сталь, дерево безвредны. В то же время искусственная кожа, обилие лаков, красок вряд ли будут способствовать укреплению здоровья руководителя.

8.         Мебель должна быть расставлена удобно с точки зрения пользования ею. Прежде всего, это касается рабочего стола. Среди предъявляемых к нему требований на первое место следует выделить его функциональность (удобство пользования столом как рабочим инструментом) и комфортность (создание рабочего настроения у руководителя и посетителя).

9.         Размер стола следует подобрать так, чтобы до любого размещенного на нем предмета можно было дотянуться либо доехать, если рабочее кресло на колесиках.

10.      Не рекомендуется накрывать стол оконным стеклом, так как оно дает блики, отвлекает внимание, плохо влияет на зрение, да и на здоровье в целом; гораздо безобиднее плексиглас (оргстекло), еще лучше обтянуть стол зеленым сукном или обить кожей. Слева, вне зоны прямой вытянутой руки, целесообразно положить листы бумаги («чистовики» и «черновики»). В этой же зоне могут находиться рассортированные карандаши, фломастеры, клей, ножницы и прочие канцелярские принадлежности.

11.      Целесообразно завести две папки: «К исполнению» и «Выполнено»; первая – справа, вторая - слева. Папка «К исполнению» поможет уменьшить риск забыть что-либо важное или потерять на своем столе.

В комплект мебели для оборудования рабочего места руководителя входят:

Ø   Письменные столы (обычные и специализированные);

Ø   Вспомогательные столы и тумбочки, предназначенные для хранения справочного материала;

Ø   Кресла, стулья (подъемно-поворотные);

Ø   Шкафы обычного типа или специальные (для хранения документов).

Рабочее место – это зона трудовой деятельности одного или нескольких исполнителей, оснащенная необходимыми средствами для выполнения должностных обязанностей.

В соответствии с действующими нормами площадь служебных помещений устанавливается из расчета не менее 4 м² на одного работника.

Исходя из рациональной структуры и утвержденного штатного расписания организации, решается вопрос о наиболее удобном размещении работников и распределении площади между отделами пропорционально их численности и с учетом взаимосвязи между ними.

Рациональная организация управленческого труда связана и с правильной планировкой и размещением помещений.

При этом следует соблюдать следующие правила:

Ø   Отделы, связанные с приемом посетителей (отдел кадров, касса, бухгалтерия, отдел труда и заработной платы), следует располагать вблизи входа в здание;

Ø   Смежные отделы должны располагаться рядом.

Планировка рабочих мест считается рациональной, если выполнены следующие требования:

Ø   Рабочие места расположены в соответствии с технологическим процессом обработки документов. В результате устраняются ненужные перемещения сотрудников и документов;

Ø   Площадь рабочих комнат в расчете на одного работающего соответствует нормативной;

Ø   Расстояние между рабочими местами, рабочими местами и стендами, проходы не затрудняют передвижение;

Ø   Предусмотрено оперативное пространство рабочего места, ограниченное зоной максимальной досягаемости и включающее стол и стул, средства составления, обработки, хранения и поиска документов индивидуального пользования;

Ø   Группировка рабочих мест при создании зон должна базироваться на общности выполняемых работ;

Ø   Предусмотрено вспомогательное пространство для рабочего места, где располагаются предметы труда и средства оргтехники, применяемые реже;

Ø   Столы сотрудников, которые чаще других принимают посетителей ближе к выходу, что исключает лишнее перемещение посетителей;

Ø   Шкафы, картотека и другие средства оргтехники общего пользования расположены так, чтобы сотрудникам было удобно подходить к ним и пользоваться ими;

Ø   Естественный свет из окон падает на рабочее место слева и спереди;

Ø   Обеспечен свободный и безопасный доступ к местам включения в сеть средств оргтехники;

Ø   Исключено неблагоприятное воздействие теплового излучения от приборов отопления (батареи рекомендуется прикрывать щитами);

Ø   Рабочие места расположены так, что исключено отвлекающее внимание уличных раздражителей.

При использовании на рабочем месте профессиональной персональной ЭВМ следует предусмотреть зоны размещения процессора, дисплея, клавиатуры и печатающего устройства, определить места подключения питания.

Офисная техника является важной составной частью современного кабинета (офиса)- это компьютеры, принтеры, мониторы, автоответчики, факсы и средства связи.

Выбор модели компьютера и другой офисной техники осуществляются, как правило, исходя из критерия «качество-стоимость» в интересах наиболее эффективного вложения средств и их окупаемости.

Чтобы правильно выбрать необходимое печатающее устройство по его качеству и стоимости, необходимо рассчитать стоимость печатной страницы, исходя из учета следующих факторов:

·          Стоимость печатного устройства;

·          Цены используемой бумаги;

·          Затраты на техническое обслуживание;

·          Стоимость красящей ленты, картриджа;

·          Стоимость печатной головки, озонного фильтра, оптического элемента, установки проявления.

Также неотъемлемой частью кабинета являются факсы. Прежде чем приобрести факс, необходимо обязательно ознакомиться с инструкцией, обратить внимание на возможности аппарата и соотнести потребности с предстоящими затратами. Факсы обычно работают на специальной термобумаги в рулонной упаковке, однако в последнее время уже появились аппараты, работающие на обычной бумаге; правда, они стоят дороже.

Если ваш факс подсоединен к компьютеру, то вся поступающая информация может сбрасываться на какой-то определенный файл памяти, а потом, когда у вас появляется время, вы садитесь и просматриваете его.

Телефон и другие периферийные системы должны располагаться так, чтобы к ним можно было легко получить доступ. Немного места надо оставить для вспомогательных атрибутов, таких как блокнот, бумага, на тот случай, если вы конспектируете содержание телефонного разговора.

Автоответчики просто незаменимы в ряде случаев, ибо позволяют:

·          Оставить телефон, как говорится, без присмотра, а позднее прослушать сообщения тех, кто вам звонил;

·          Переключить свой телефон на автоответчик и заняться срочной работой без опасения, что вас потревожат ненужными звонками;

·          В некоторых моделях автоответчиков вы даже можете слышать, кто вам звонит, решать прямо по ходу действия – снимать трубку или нет;

·          Вы можете записать информацию, необходимую для вашего потенциального абонента, и тем самым освободить себя от необходимости звонить ему лично.

Офисная техника включает в себя и различные модели копировальных аппаратов.

Существующие технические средства обработки документов предназначены для выполнения широкого круга работ, связанных с обработкой входящей и исходящей корреспонденции, организацией контрольно-справочной службы, хранением документов, ускорением их движения и доведением до исполнителей.

По назначению выделяют две группы таких средств: средства обработки документов и средства хранения, поиска и транспортировки документов.

К средствам обработки документов относятся: оборудование, устройства и приспособления для фальцовки, сортировки, скрепления документов, их дотирования, регистрации, адресования и маркирования, а также машины для уничтожения ненужных бумаг.

К средствам хранения, поиска и транспортировки документов принадлежат картотеки, перфокарты, ручные тележки, подъемники, пневматическая и электромагнитная почта.

Средства административно-производственной связи используют для оперативного управления производственными процессами, а также для обмена между объектами и органами управления оперативной и экономической информацией. Могут быть использованы документальные средства передачи информации – телеграфные, фототелеграфные и бездокументальные: телефоны, радио, телевидение и.т.д.

Комплект технических средств, организационной техники и канцелярских принадлежностей для оснащения рабочего места руководителя организации (предприятия) может быть следующий:

1.         Профессиональная персональная ЭВМ (1 комплект).

2.         Коммутатор директорской (1 комплект).

3.         Часы настольные электронные (1 штука).

4.         Прибор канцелярский (1 штука).

5.         Папки с быстродействующим режимом (6 штук).

6.         Лотки для документации (2 штуки).

7.         Блокнот-шестидневка (1 штука).

8.         Деловой блокнот (1 штука).

9.         Фломастеры, маркеры, механические карандаши (набор).

10.      Линейка пластмассовая (1 штука).

11.      Клеевой карандаш (1 штука).

12.      Лента липкая прозрачная и цветная (набор).

Мероприятия по улучшению условий труда работников управленческого аппарата должны быть направлены на повышение их работоспособности и сохранение здоровья путем создания освещения, соответствующего нормативным требованиям; необходимой чистоты, влажности и температуры воздуха; благоприятной окраски рабочего помещения; устранения шумов; установления правильного режима труда и отдыха, а также на основе применения современных средств оргтехники.

Оснащенность помещений в зависимости от их назначения должна удовлетворять требованиям действующих норм. Для обеспечения рассеянного оснащения при малой яркости светильников рекомендуется применять люминесцентные лампы типа ЛБ и ЛХБ.

Служебные помещения должны по возможности иметь естественное освещение, которое оказывает благоприятное психологическое воздействие на человека.

Свет должен падать на рабочее место поверхности столов и средств оргтехники слева или спереди, ослепляющий эффект недопустим. Световые лучи должны попадать на рабочую поверхность письменного стола под углом более 50⁰ от горизонтальной линии обзора; поле зрения человека охватывает примерно 45% объектов во всех направлениях, и любой свет в этих границах должен рассеиваться.

Освещение рабочих мест может быть общим (светильники установленные на потолке) или местным (настольные лампы).

В соответствии с действующими нормами температуры в служебных помещениях должна быть в пределах 18-20⁰ С, относительная влажность воздуха в зимний период 45-50%, а в летний -50-55%.

Улучшению состава воздуха и снижению нервно-психологического и зрительного утомления работников способствует размещение в служебных помещениях цветовых композиций. В небольших помещениях цветы на стенах, при достаточной освещенности растения могут устанавливаться также в специальных подставках на полу. Они не должны занимать проходы, закрывать оконные проемы и светильники.

Уровень посторонних шумов, проникающих в служебные помещения извне, определяется в соответствии с действующими нормативами (не более 40 дБ). Понятие шума включает все акустические ботоспособность, отражаются на здоровье, вызывая ухудшение физического состояния или психические отклонения.

Бороться с шумами, проникающими в помещения офиса извне, бывает довольно трудно, но все же возможно снизить их уровень за счет звукоизоляции. Это касается снятия шумов, возникающих от работы внутреннего оборудования; тут помогают звукоизоляция окна, стен, потолка, различные акустические перегородки (устанавливаются на 15-20 см выше головы сидящего человека), войлочные или поролоновые подкладки под пишущие машинки.

В определенных дозах шум не только не вреден, но даже полезен. Так, приятная, правильно подобранная музыка стимулирует производительность труда, способствует его ритмичности. Это свойство шума используется при выработке ритмичного письма у машинисток. Доказано, что при полном отсутствии шума (звуковом вакууме) человек творчески работать не может.

Режим труда и отдыха регламентируется правилами внутреннего трудового распорядка, которые разрабатываются в соответствии с действующим законодательством о труде. В них определяются начало и окончание рабочего дня, перерыв на обед, физкультурные паузы и.т.д. Регламентируя распорядок дня служащих, как правило, предусматривают и определенные перерывы для кратковременного отдыха в течение рабочего дня (помимо обеденного перерыва). Сотрудникам, работа которых связана с долговременным пребыванием на рабочем месте, целесообразно представлять 5-8 минутные перерывы через каждые 2 часа работы.

Одним из современных технических средств, способствующих совершенствованию условий труда руководителя, являются и автоматизированные рабочие места (АРМ).

Автоматизированное рабочее место представляет собой программно-технический комплекс, включающий технические и программные средства, информационное и методическое обеспечение для решения задач пользователя непосредственно на его рабочем месте в режиме диалога с ЭВМ.

Технической основой АРМ чаще всего являются персональные ЭВМ, расположенные непосредственно на рабочем месте руководителя. Основой информационного обеспечения АРМ руководителю являются базы данных, содержащие нормативно-справочную и оперативную информацию, необходимые для выполнения работы на данном рабочем месте.

Разработка АРМ руководителя на основе персональных компьютеров дает возможность перейти к внедрению информационных систем обеспечения управленческих решений. На начальном этапе формируется минимум требований к системе, затем, по мере накопления опыта, руководитель сам дополняет свою информационную систему.

Требования руководителя к информационной системе, как правило, распространяются на следующие задачи:

·          Систематизированное хранение информации;

·          Быстрый поиск информации;

·          Регулярное обновление информации и ее корректировка;

·          Статистическая обработка данных для тенденций и прогноза;

·          Доступ к данным других ЭВМ и др.

Для решения указанных задач необходимы специальная информационная среда, пакеты прикладных программ. В их числе: управление базой данных, составление таблиц, статистика и.т.д.

Основными задачами, которые решаются на АРМ управленческого персонала, являются следующие:

·          Получение справок об основных показателях, характеризующих текущее состояние хозяйственной деятельности объекта управления;

·          Анализ работы объекта управления и выполнение наступающих и ожидаемых отклонений от плана, которые по своей величине относятся к компетенции данного руководителя;

·          Информационная поддержка процесса принятия решений, направленных на ликвидацию отклонений от плана: выявление причин и виновников отклонений, предложение решений в типовых ситуациях, моделирование работы объекта управления в случае принятия конкретного решения и.т.п.;

·          Сбор информации по принятию управленческих решений;

·          Принятие коллегиальных решений в процессе телесовещания;

·          Контроль исполнительной дисциплины;

·          Контроль качества управленческих решений подчиненных линейных руководителей;

·          Составление плана личной работы руководителя с последующим напоминание сроков.

С помощью системы АРМ может быть организовано проведение телесовещания, создание электронной почты, предусматривающей безбумажный обмен служебной документацией между пользователями.

Эффект от внедрения АРМ управленческого персонала проявляется в улучшении работ объекта управления благодаря научной обоснованности, комплектности и оперативности управленческих решений. Значительная экономия времени работ руководителей с информацией позволит им больше времени уделять работе с людьми, а также социальным вопросам.

Каждое рабочее место руководителя имеет свои конкретные особенности, поэтому создание АРМ требует активного участия самого пользователя.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

В наше время о регламенте чаще всего вспоминают, когда требуется определить порядок проведения совещания или заседания, т.е. используется наиболее узкое понятие термина. Стройность и слаженность системы управления превращается при отсутствии регламентов в анархо-либеральную бюрократическую систему с чрезвычайно низки КПД, раздражающую сотрудников и клиентов предприятия.

Первые научные исследования в области регламентации управления относятся к началу 20-х гг. Они были связаны с работами Центрального института труда (ЦИТ) при ВЦСПС и Института техники управления (ИТУ) при Народном комиссариате РКИ и СССР. Эти институты возглавлялись А.К.Гастевым и П.М.Керженцевым, которые внесли значительный вклад в разработку теории управления. Однако в 30-х гг. эти работы были свернуты и вновь возобновились лишь в 60-х гг.

Важнейшим признаком совершенной организации трудовых и производственных процессов в условиях рыночных экономических отношений может служить устойчивое платежеспособное положение предприятий, обеспечивающее не только производство и продажу продукции, но и дальнейшее развитие трудового и производственного потенциала. Сказанное означает, что организация труда как целенаправленная деятельность людей должна стать на отечественных предприятиях основой цивилизованных рыночных отношений: чем совершеннее будет организация труда на предприятиях, тем выше будет и его результат.

Рационально организованный труд, как правило, является трудом высокопроизводительным и высокоэффективным. Результаты труда в конечном счете определяют не только трудовую отдачу персонала и уровень жизни людей, но и эффективность развития той или иной организационной или экономической системы в целом. В связи с этим попытаемся рассмотреть основные научные направления совершенствования организации труда в условиях рыночной экономики.

Как известно, любой процесс труда включает три основных и тесно взаимодействующих между собой элемента: собственно труд, предметы труда и средства труда. С организационных позиций процесс труда представляет собой соединение указанных разрозненных производственных или экономических факторов в единую систему, называемую трудовым процессом. Рациональная организация труда предполагает такой способ соединения всех элементов трудового процесса в единую взаимосвязанную систему, при котором будет использовано наименьшее количество трудовых и материальных ресурсов, т.е. рабочей силы, предметов труда и средств производства.

Организация рабочего места – это система мероприятий по оснащению рабочего места средствами и предметами труда и их функциональному размещению. Рациональная организация рабочих мест руководителей предполагает правильную их планировку, укомплектование мебелью и необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями и различными вспомогательными устройствами.

Список литературы

 

1. Бухалков М.И. Управление персоналом: Учебник. – 2-е изд., испр. И доп. – М.: ИНФРА – М, 2008. – 400 с. – (Высшее образование).

2. Егоршин А.П. Управление персоналом: Учебник для Вузов. – 3-е изд. – Н. Новгород: НИМБ, 2001. – 720с.

3. Персональный менеджмент: Учебник \ С.Д.Резник и др. – 2-е изд., перераб. И доп. – М.: ИНФРА-М, 2006. – 622 с. – (Высшее образование).