Визначення інформаційної технології управління

1.1 Визначення інформаційної технології управління

Інформаційна технологія є найбільш важливою складовою процесу використання інформаційних ресурсів суспільства.

Вона пройшла кілька еволюційних етапів, зміна яких, головним чином, визначалась:

·          розвитком науково-технічного прогресу,

·          появою нових технічних засобів переробки інформації.

В сучасному суспільстві основним технічним засобом технології переробки інформації є персональний комп’ютер, який суттєво вплинув як на концепцію побудови і використання технологічних процесів, так і на якість результатної (вихідної) інформації. Впровадження персонального комп’ютера в інформаційну сферу і застосування телекомунікаційних засобів зв’язку визначили новий етап розвитку інформаційної технології і, як наслідок,- зміну її назви за рахунок приєднання одного з синонімів: "нова", "комп’ютерна" або "сучасна".

Визначення "нова" підкреслює новаторський, а не еволюційний характер цієї технології. Її впровадження є новаторським актом в тому розумінні, що вона суттєво змінює зміст різних видів діяльності в організаціях. В поняття нової інформаційної технології включені також комунікаційні технології, які забезпечують передачу інформації різними засобами..

В табл. 1.1 наведені основні характерні ознаки нової інформаційної технології.

Таблиця 1.1. Основні характерні ознаки нової інформаційної технології

Методологія	Основні ознаки	Результат
Використання нових засобів оброблення інформації	Інтеграція в технологію управління	Нова технологія комунікацій
Цілісні технологічні системи	Інтеграція функцій спеціалістів і менеджерів	Нова технологія оброблення інформації
Цілеспрямовані створення, передача, зберігання і відображення інформації.	Врахування закономірностей соціального середовища	Нова технологія прийняття управлінських рішень

Нова інформаційна технологія –це інформаційна технологія з "дружнім" інтерфейсом роботи користувача, що використовує персональні комп’ютери та телекомунікаційні засоби.

Прикметник "комп’ютерна" підкреслює лише те, що основним технічним засобом її реалізації є комп’ютер.

Три основних принципи (комп’ютерної) інформаційної технології

Можна коротко вказати наступні принципи комп’ютерної технології:

1.         інтерактивний ( діалоговий) режим роботи з комп’ютером;

2.         інтегрованість (взаємозв’язок) з іншими інструментарієм і продуктами;

3.         гнучкість процесу як зміни даних, так і постановок задач.

Очевидно, більш точним слід вважати термін нова, а не комп’ютерна інформаційна технологія, бо він відтворює в її структурі не тільки технології, побудовані на використанні комп’ютерів, але і технології, побудовані на інших технічних засобах, особливо на засобах, забезпечуючих телекомунікацію.

Іструментарій інформаційної технології

Реалізація технологічного процесу матеріального виробництва здійснюється за допомогою різноманітних технічних засобів, до яких відносяться: обладнання, станки, інструменти, і т.п.

Аналогічно і для інформаційної технології такими технічними засобами виробництва інформації буде апаратне, програмне і математичне забезпечення. За їхньою допомогою виконується переработка початкової інформації в інформацію нової якості. Виділимо окремо з вказаних засобів програмні продукти і назвемо їх інструментарієм, або більш конкретно - програмним інструментарієм інформаційної технології. Визначимо це поняття.

Інструментарій інформаційної технології це - один або кілька взаємопов’язаних програмних продуктів для певного типу комп’ютера, технологія роботи в якому дозволяє досягти поставленої користувачем мети.

В якості інструментарію можна використовувати наступні поширені види програмних продуктів для персонального комп’ютера:

·          текстовий процесор ( редактор),

·          настільні видавничі системи,

·          електронні таблиці,

·          системи управління базами даних,

·          електронні записні книжки,

·          електронні календарі,

·          інформаційні системи функціонального призначення (фінансові, з бухгалтерського обліку, для маркетингу і ін.),

·          експертні системи.

1.2 Співвідношення інформаційної технології та інформаційної системи

Інформаційна технологія тісно зв’язана з інформаційними системами, які є для інформаційної технології основним середовищем. На перший погляд може здатись, що введенні визначення інформаційної технології і системи схожі. Але це не так. Інформаційна технологія є процесом, складеним із чітко регламентованих правил виконання операцій різного ступеня складності над даними, що зберігаються в комп’ютерах. Основна ціль інформаційної технології - в результаті цілеспрямованих дій по переробці початкової інформації з метою одержати необхідну для користувача інформацію.

Інформаційна система є середовищем, елементами якого є:

·          комп’ютери,

·          комп’ютерні мережі,

·          програмні продукти,

·          бази даних,

·          люди,

·          різного роду технічні і програмні засоби зв’язку і т.п.

Основна ціль інформаційної системи - організація зберігання і передачі інформації. Інформаційна система являє собою людино-комп’ютерну систему оброблення інформації. Реалізація функцій інформаційної системи неможлива без знання орієнтованої на неї інформаційної технології. Інформаційна технологія може існувати і поза сферою інформаційної системи. Наприклад:

·          Інформаційна технологія роботи в середовищі текстового процесора Word 6.0, який не є інформаційною системою.

·          Інформаційна технологія мультимедіа, де за допомогою телекомунікаційного зв’язку здійснюється передача і оброблення на комп’ютері зображення і звуку.

Лише в умілому використанні двох інформаційних технологій - управлінської і комп’ютерної - гарантія успішної роботи інформаційної системи.

Таким чином, інформаційна технологія управління це - сукупність чітко визначених цілеспрямованих дій персоналу по переробці інформації на комп’ютері. Інформаційна система – людино-комп’ютерна система для підтримки прийняття рішень і виробництва інформаційних продуктів, що використовує комп’ютерну інформаційну технологію. Інформаційна технологія управління орієнтована на роботу в середовищі інформаційної системи управління.

Інформаційні системи управління ідеально підходять для задоволення схожих інформаційних потреб працівників різних функціональних підсистем (підрозділів) або рівнів управління фірмою. Інформація, що поставляється ними, містить відомості про минуле підприємства чи фірми, про діяльність фірми чи підприємства у теперішньому часі і вірогідному: майбутньому часі функціонування фірми чи підприємства. Для ухвалення рішень на рівні управлінського контролю інформація повинна бути представлена в агрегованому вигляді так, щоб визначались тенденції зміни даних, причини відхилень і можливі рішення. На вказаному етапі розв'язуються наступні задачі обробки даних з використанням інформаційної технології управління:

1.         оцінка планованого стану об'єкту управління;

2.         оцінка відхилень від планованого стану;

3.         виявлення причин відхилень;

4.         аналіз можливих рішень і дій.

Із переліку задач можна побачити, що інформаційна технологія управління направлена на створення різних видів звітів.

Основні види звітів, що розроблюються з використанням інформаційної технології управління - регулярні та спеціальні звіти:

·          Регулярні звіти створюються відповідно до встановленого графіка, що визначає час їх створіння, наприклад місячний аналіз продаж компанії.

·          Спеціальні звіти створюються по запитах управлінців або коли сталося щось незаплановане.

І регулярні звіти, і спеціальні види звітів можуть мати різні форми, рис. 1.1. Вкажемо основні форми звітів, саме:

a).        підсумкові,

b).       порівняльні,

c).         надзвичайні.

·          У підсумкових звітах, дані з'єднані в окремі групи, відсортовані і представлені у вигляді проміжних і загальних підсумків за окремими полями

·          Порівняльні звіти містять дані, отримані з різних джерел або класифіковані за різними ознаками і використовуються з метою порівняння.

·          Надзвичайні звіти містять дані виняткового ( надзвичайного) характеру.

Використання звітів для підтримки управлінських рішень є особливо ефективним при реалізації так званого управління за відхиленням.

Рис. 1.1. Входи та виходи інформаційної системи управління

Управління за відхиленнями припускає, що головним змістом одержуваних менеджером даних повинні бути відхилення стану господарської діяльності фірми від деяких встановлених стандартів (наприклад, від її запланованого стану). При використанні на фірмі принципів управління по відхиленням до звітів висуваються наступні вимоги:

1.         звіт повинен створюватися тільки тоді, коли відхилення відбулося;

2.         відомості в звіті повинні бути відсортовані за значеннями критичного для даного відхилення показника;

3.         всі відхилення бажано показати разом, щоб менеджер міг проаналізувати існуючий між ними зв'язок;

4.         в звіті необхідно показати кількісне відхилення від норми.

Вхідна інформація надходить з систем операційного рівня, див Рис. 1.1. Вихідна інформація формується у вигляді управлінських звітів. Вказані звіти повинні бути розроблені в зручному для ухвалення рішення вигляді.

За допомогою відповідного програмного забезпечення вміст бази даних використовується для розробки вихідних документів, які набувають вигляду періодичних і спеціальних звітів, що надходять до фахівців, які приймають участь в ухваленні рішень. Періодичні документи будуються на основі операційної інформації, відповідним чином підготовленої і яка знімає невизначеність, щодо розглядуваного питання осіб,що приймають рішення , відносно фактичного чи бажаного стану справ за відповідний період часу. Як правило періодичні документи формуються як вибірки до бази даних за ключем типу Дата/Время. Використовуючи вбудовані функції можна за полями типу Дата/Время одержувати ключі відбору даних за різні періоди часу, наприклад, дні, декади, місяць, чи кілька місяців, квартал, рік чи кілька кварталів чи місяців відповідно до періодичності звітів, регламентованою фірмою чи підприємством.

База даних, що використовується для отримання вказаної інформації, повинна складатися з двох елементів:

1) даних, накопичуваних на основі операцій, що проводяться фірмою - оперативні дані;

2) планів, стандартів, бюджетів і інших нормативних документів, що визначають планований стан об'єкту управління. Ця інформація є довідковою і складає основу інформаційного забезпечення інформаційної системи управління. Об’єктами управління в інформаційній системі управління можуть виступати як окремі підрозділи фірми чи підприємства, так фірма чи підприємство в цілому.

Розділ 2. Складові інформаційної технології управління й рівні переробки інформації