Складові інформаційної технології

2.1 Складові інформаційної технології

Такі технологічні поняття, як норма, норматив, технологічний процес, технологічна операція і т.п., можуть застосовуватись і в інформаційній технології. Перш ніж розбирати ці поняття в технології, в тому числі і в інформаційній, завжди слід починати з визначення цілі.

Потім потрібно:

·          провести структурування усіх можливих дій, які приводять до цілі,

·          вибрати програмний інструментарій.

Оброблення інформації є складним процесом. На рис.2.1 технологічний процес переробки інформації представлено у вигляді ієрархічної структури за рівнями:

Рис. 2.1. Представлення інформаційної технології у вигляді ієрархічної структури

2.2 Рівні технологічних процесів переробки інформації

Можна виділити наступні рівні технологічного процесу переробки інформації:

·     1-й рівень – це рівень, де реалізуються порівняно тривалі технологічні процеси, які складаються з операцій і дій наступних рівнів. Поняття етапу інформаційної технології розглянемо на прикладі.

Наприклад, як слід розуміти етап інформаційної технології? Так, технологія створення шаблона форми документа в середовищі текстового процесора Word ХХ. складається з наступних етапів:

Етап 1 - створення постійної частини форми у вигляді текстів і таблиць;

етап 2 - створення постійної частини форми у вигляді кадру, де розміщують рисунок;

етап 3 - створення змінної частини форми;

етап 4 – захист і збереження форми.

·     2-й рівень інформаційної технології – це рівень операції , в результаті виконання яких буде створено конкретний об’єкт в вибраному на 1-му рівні програмному середовищі. Поняття операції інформаційної технології теж розглянемо на прикладі.

Наприклад: як слід розуміти операцію інформаційної технології?

Розглянемо етап 2 технології створення постійної частини форми документа у вигляді кадру в середовищі текстового процесора Word ХХ.0. Він складається з наступних операцій:

- операція I - створення кадру;

- операція 2 - налагодження кадру;

- операція 3 - впровадження в кадр рисунка.

·      3-й рівень інформаційної технології – це рівень дії. Його розглядають - як сукупність стандартних для кожного програмного середовища прийомів роботи, які приводять до виконання поставленої у відповідній операції цілі. Кожна дія змінює вигляд екрана. Для більш чіткого уявлення про поняття дії в інформаційній технології, звернемось до прикладу.

Наприклад: як слід розуміти дію інформаційної технології?.

Розглянемо операцію 3 - впровадження в кадр рисунка в середовищі текстового процесора Word ХХ.0. Вказана операція складається з наступних дій:

Ñ     дія 1 - встановлення курсору в кадрі;

Ñ     дія 2 - виконання команди Вставка, Рисунок;

Ñ     дія 3 - встановлення значень параметрів в діалоговому вікні

·     Нарешті, 4-й рівень інформаційної технології –це рівень елементарних операцій по управлінню мишкою і клавіатурою. Звернемося до прикладу елементарної операції інформаційної технології.

Наприклад: як слід розуміти елементарну операцію інформаційної технології?

Це може бути введення команди, натискання правої кнопки миші, вибір пункту меню і т.п.

Тут необхідно розуміти, що освоєння інформаційної технології і подальше її використання повинні зводитись до того, що:

·          Спочатку потрібно оволодіти набором елементарних операцій, кількість яких обмежена..

·           З цього обмеженого числа операцій в різних комбінаціях складається дія,

·          З дій, також в різних комбінаціях, складаються операції,

·           Останні визначають той або інший технологічний етап.

·          Сукупність технологічних етапів утворює технологічний процес (технологію).

Технологічний процес необов’язково повинен складатись з усіх рівнів, вказаних на рис. 2.1, він може починатись з будь-якого рівня і не включати, наприклад, етапи або операції , а складатись тільки з дій. Для реалізації етапів технологічного процесу можуть використовуватись різні програмні середовища.

Інформаційна технологія, як і будь-яка інша, повинна відповідати наступним вимогам:

1.         забезпечувати високий ступінь поділу усього процесу оброблення інформації на етапи ( фази), операції , дії;

2.         включати весь набір елементів, необхідних для досягнення поставленої мети;

3.         мати регулярний характер.

Етапи, дії, операції технологічного процесу можуть бути стандартизовані і уніфіковані, що дозволяє більш ефективно здійснювати цілеспрямоване управління інформаційними процесами.

Розділ 3. Поняття інформаційних технологій для управління офісом й прийняття рішень

3.1 Інформаційні технології автоматизації офісу

Характеристика і призначення

Історично автоматизація почалася на виробництві і потім розповсюдилася на офіс. Спочатку автоматизація офісу мала на меті лише автоматизацію рутинної секретарської роботи. З розвитком засобів комунікацій, автоматизація офісних технологій зацікавила фахівців і управлінців. Вони побачили можливість підвищити продуктивність своєї праці шляхом впровадження автоматизації офісних технологій..

Автоматизація офісу покликана не замінити існуючу традиційну систему комунікації персоналу (з її нарадами, телефонними дзвінками і наказами), а лише доповнити її. Використовуючись спільно, обидві ці системи дозволяють:

1.           забезпечити раціональну автоматизацію управлінської праці;

2.            надати якнайкраще забезпечення управлінців інформацією.

Офісні автоматизовані технології використовуються управлінцями, фахівцями, секретарями і конторськими службовцями. Причини привабливості автоматизованого офісу для менеджерів усіх рівнів управління можна назвати наступні: