Автоматизований офіс привабливий у фірмі тому що підтримує внутрішньофірмовий зв'язок персоналу;

1.           Автоматизований офіс привабливий у фірмі тому що підтримує внутрішньофірмовий зв'язок персоналу;

2.           Автоматизований офіс привабливий у фірмі том, що надає персоналу управлінців нові засоби комунікації із зовнішнім оточенням.

Інформаційна технологія автоматизованого офісу включає організацію і підтримку комунікаційних процесів як усередині організації, так і із зовнішнім середовищем на базі комп'ютерних мереж і інших сучасних засобів передачі і роботи з інформацією.

Рис 3.1. Основні компоненти інформаційної системи автоматизації офісу

Офісні автоматизовані технології привабливі для групового вирішення проблем. Офісні автоматизовані технології дозволяють підвищити продуктивність праці секретарів і конторських працівників і дають їм можливість виконувати зростаючий об'єм робіт. Проте ця перевага є другорядною в порівнянні з можливістю використання автоматизації офісу як інструмент для вирішення фахових проблем. Перш за все, тому, що поліпшення ефективності рішень, що приймаються менеджерами, можуть забезпечити економічне зростання фірми. В даний час відомі декілька десятків програмних комп’ютерних продуктів і некомп'ютерних технічних засобів, що забезпечують технологію автоматизації офісу, див Рис. 3.1.

Можна назвати наступні найбільш поширені програмні продукти для комп’ютеризації офісу: текстовий процесор, табличний процесор, електронна пошта, електронний календар, аудіопошта, комп'ютерні конференції і телеконференції, відеотекст, зберігання зображень, спеціалізовані програми управлінської діяльності: ведення документів, контролю за виконанням наказів і т.д.

В інформаційній технології автоматизації офісу широко використовуються і некомп'ютерні засоби: аудіо - і відео конференції, зв'язок факсиміле, ксерокс і інші засоби оргтехніки.

Основні компоненти

·      База даних. Обов'язковим компонентом будь-якої технології є база даних. В автоматизованому офісі база даних концентрує в собі дані про виробничу систему фірми. Інформація в базу даних може також надходити із зовнішнього оточення фірми. Фахівці повинні володіти основними технологічними операціями по роботі в середовищі баз даних. Наприклад: В базі даних фіксуються відомості про щоденні продажі, які подають торгові агенти фірми, а також відомості про щотижневі поставки сировини.

Можуть щодня по електронній пошті надходити з біржі зведення про курс валют або котировки цінних паперів, у тому числі і акцій цієї фірми. Ці дані щодня корегуються у відповідному масиві бази даних.

Інформація з бази даних надходить на вхід комп'ютерних додатків (програм), таких, як текстовий процесор, табличний процесор, електронна пошта, комп'ютерні конференції і ін. Будь-який комп'ютерний додаток автоматизованого офісу забезпечує працівникам зв'язок один з одним та із іншими фірмами. Отримана з бази даних, інформація може бути використана і в некомп'ютерних технічних засобах для передачі, тиражування, зберігання.

Дамо короткі характеристики основних комп’ютерних засобів автоматизації офісу. Різні види програмного забезпечення призначені для обробки різних видів інформації. Інформаційну технологію автоматизації офісу можна розглядати як сукупність чітко визначених дій персоналу по переробці інформації на комп’ютері.

Досягненню мети допомагає розподіл програмного забезпечення по функціональному призначенню, уніфікація елементарних операцій, стандартизація елементів (команд, кнопок…), типізація операцій, дій, етапів.

Найпершим кроком у технологічному ланцюжку вирішення конкретної задачі є правильний вибір необхідного програмного забезпечення, див. Табл.3.1.

Розподіл типових задач та видів програмного забезпечення до певної міри є умовним, але являється підґрунтям для вибору інструментарію вирішення задачі.

Таблиця 3.1 Типові задачі та види програмного забезпечення

Типові задачі	Вид програмного забезпечення	Назва програмного продукту
Підготовка текстів	Текстові редактори	MS Word, Lexicon, AmiPro, Page Maker, Ventura Publisher, та інші.
Створення рисунків	Графічні редактори	Corel Draw, 3D Studio, Animator Pro, Adobe Illustrator, Free Hand, Adobe PhotoShop, та інші.
Фінансові розрахунки	Електронні таблиці	MS Excel, Lotus 1-2-3, Super Calc,Quattro Pro,VisiCalc, та інші.
Облік матеріальних цінностей, виконання робіт, робота по заявкам, облік кадрів, збір даних	Бази даних	MS Access, Clipper, FoxPro, dBase, Oracle, Paradox, Approash, FoxBase, SuperBase та інші.
Вирішення математичних задач	Математичні системи	Mathcad, Deriv Maple, MATLAB, Mathematica та інші.
Обробка даних Проектування, розробка креслень	Статистичні системи Системи автоматизованого проектування	STATISTICA, Statggafics,STADIA, SPSS та інші. AutoCAD, CADdy, ArchiCAD та інші.
Експертні поради	Експертні системи	EMYCIN, JUDITH, INTERNIST, PROSPECTOR, MANAGEMENT ADVISOR, XCON, EXPERTAX та інші.
Переклади, перевірка орфографії, розпізнання образу	Системи штучного інтелекту	ПРОМРТ, МультиЛекс та інші.
Реклама, ілюстративні матеріали	Мультимедійні засоби презентації	PowerPoint, Lotus Freelance Grafics та інші.
Пошук інформації в Інтернет	Браузери	Internet Exploer, Nascape Navigator, Opera та інші.
Консультації з правових питань	Бази даних	Консультант Плюс, ГАРАНТ, Ваше право, Юсис, Кодекс, Референт, Эталон, АРБТ та інші.
Автоматизація офісу	Електронний календар, менеджер	Outlook та інші.
Розрахунок заробітної платні	Бухгалтерські програми	1C Бухгалтерия, Парус, БЭСТ та інші.
Нестандартні задачі	Мови програмування	Visual Basic, Delphi, Java, HTML, C++, Pascal та інші.
Шифрування повідомлень	Системи криптографій	ШИП, Верба, Криптон, Аккорд, ФПСУ, Застава, Игла-П, PGP та інші.

Текстовий процесор. Цей вид прикладного програмного забезпечення призначений для створення і обробки текстових документів. Він дозволяє додавати або вилучати слова, переміщувати речення і абзаци, встановлювати формат, маніпулювати елементами тексту і режимами і т.д. Підготований документ, працівник записує у зовнішню пам'ять, роздруковує і (при необхідності) передає по комп'ютерній мережі. Таким чином, у розпорядженні менеджера є ефективний вид письмової комунікації. Регулярне отримання, підготовлених за допомогою текстового процесора, листів і докладів, дає можливість менеджеру постійно оцінювати ситуацію на фірмі.

Комплексна технологія Word “Злиття” дозволяє швидко і ефективно використовувати дані із бази даних для підготовки документів, що мають одинаків зміст, але відрізняються конкретними даними.

Електронна пошта. Електронна пошта (E-mail), ґрунтується на використанні комп'ютерів в мережі і дає можливість користувачу одержувати, зберігати і надсилати повідомлення своїм партнерам у мережі.

Зазначимо, що зв'язок в електронній пошті- тільки однонаправлений. Це обмеження, на думку багатьох дослідників, не є дуже важливим. Для забезпечення двостороннього зв'язку доведеться багато разів надсилати і приймати повідомлення по електронній пошті або скористатися іншим способом комунікації.

Електронна пошта може надавати користувачеві різні можливості залежно від програмного забезпечення, що використовується. Наприклад, повідомлення можна надіслати одночасно усім членам певної групи користувачів. Щоб надіслане повідомлення стало доступним певній категорії користувачів електронної пошти, його варто розмістити на комп'ютерній дошці оголошень. При бажанні можна вказати, що це приватна кореспонденція. Ви також можете отримати підтвердження про отримання повідомлення адресатом.

Є дві можливості впровадження електронної пошти.

·          Перша - купити власне технічне і програмне забезпечення і створити власну локальну мережу комп'ютерів, реалізовуючи функцію електронної пошти.

·          Друга можливість пов'язана з придбанням послуги використання електронної пошти, яка надається спеціалізованими організаціями зв'язку за періодичну платню.

Аудіопошта. Це пошта для передачі повідомлень голосом. Вона нагадує електронну пошту, за винятком того, що замість набору повідомлення, ви передаєте його через телефон. Надіслані Вам повідомлення Ви одержуєте також по телефону Система включає спеціальний пристрій для перетворення аудіо сигналів в цифровий код і зворотно, а також підключається комп'ютер для зберігання аудіо повідомлень в цифровій формі. Аудіопошта також реалізується в мережі.

Пошта для передачі аудіоповідомлень може успішно використовуватися для групового вирішення проблем. Для цього відправник повідомлення повинен додатково вказати список осіб, для яких дане повідомлення призначено. Система періодично продзвонюватиме усіх вказаних співробітників для передачі їм повідомлення.

Головною перевагою аудіопошти (в порівнянні з електронною) є те, що вона більш проста. При її використовуванні не потрібно вводити дані з клавіатури.

Табличний процесор. Табличний процесор так само, як і текстовий процесор, є базою інформаційної культури співробітника офісу. Функції сучасних програмних середовищ табличних процесорів дозволяють виконувати численні операції над даними, представленими в табличній формі. Об'єднуючи ці операції по загальних ознаках, можна виділити найчисленніші і вживані групи технологічних операцій:

·     введення даних - як з клавіатури, так і з баз даних (наприклад із таблиць, наприклад із таблиць Access;

·     обробка даних (сортування, автоматичне формування підсумків, копіювання і перенесення даних, різні групи операцій по обчисленнях, агрегація даних і т.д.);

·      надання результуючої інформації в роздрукованому вигляді, у вигляді файлів, що імпортуються, в інші системи, або безпосередньо в базу даних;

·     зручне оформлення табличних форм представлення даних;

·     багатопланове і якісне оформлення даних у вигляді діаграм і графіків;

·     проведення інженерних, фінансових, статистичних розрахунків;

·     проведення математичного моделювання і ряд інших допоміжних операцій.

Будь-яке сучасне середовище табличного процесора має засоби пересилання даних по мережі.

Електронний календар. Він надає ще одну можливість використовувати мережевий варіант комп'ютера для зберігання і маніпулювання робочим розкладом управлінців і інших працівників організації. Менеджер (або його секретар) встановлює дату і час зустрічі (чи іншого заходу), проглядає одержаний розклад, вносить зміни за допомогою клавіатури. Технічне і програмне забезпечення електронного календаря повністю відповідає аналогічним компонентам електронної пошти. Більш того, програмне забезпечення календаря часто є складовою частиною програмного забезпечення електронної пошти.

Система додатково дає можливість отримати доступ також і до календарів інших менеджерів. Вона може автоматично погоджувати час зустрічі з їх власними розкладами. Використання електронного календаря виявляється особливо ефективним для менеджерів вищих рівнів управління, робочі дні яких розписані надовго вперед.

Комп'ютерні конференції і телеконференції. Комп'ютерні конференції використовують комп'ютерні мережі для обміну інформацією між членами групи, що вирішують певну проблему. Кількість учасників комп'ютерної конференції може бути у багато разів більше, ніж аудіо - і відео конференцій.

В літературі часто можна зустріти термін телеконференція. Телеконференція включає три типи конференцій: аудіо, відео і комп'ютерну.

Відеотекст. Він заснований на використовуванні комп'ютера для отримання відображення текстових і графічних даних на екрані монітора. Для осіб, що ухвалюють рішення, є три можливості отримання інформації у формі відеотексту:

·     створити файли відеотексту на своїх власних комп'ютерах;

·     укласти договір із спеціалізованою компанією на отримання доступу до розробленим нею файлів відеотексту. Такі файли, спеціально призначені для продажу. Вони можуть або зберігатися на серверах компанії, що здійснює подібні послуги, або поставлятися клієнту на магнітних або оптичних дисках;

·     укласти договори з іншими компаніями на отримання доступу до їхніх файлів відео тексту.

Обмін каталогами і цінниками ( прайс-листами) своєї продукції між компаніями у формі відеотексту набуває зараз все більшу популярність.

Що ж до компаній, що спеціалізуються на продажу відеотексту, то їх послуги починають конкурувати з такою друкарською продукцією, як газети і журнали. Так, в багатьох країнах зараз можна замовити газету або журнал у формі відеотексту, не говорячи вже про поточні зведення біржової інформації.

Зберігання зображень. В будь-якій фірмі необхідно тривалий час зберігати велику кількість документів. Їх число може бути таким великим, що зберігання навіть у формі файлів викликає серйозні проблеми. Тому виникла ідея зберігати не сам документ, а його образ (зображення), причому зберігати в цифровій формі.

Зберігання зображень (imaging) є перспективною офісною технологією і ґрунтується на використовуванні спеціального пристрою - оптичного розпізнавача образів, який дозволяє перетворювати зображення документа або фільму в цифровий вигляд для подальшого зберігання в зовнішній пам'яті комп'ютера. Збережене у цифровому форматі зображення може бути у будь-який момент виведене в його реальному вигляді на екран або принтер.

 Для зберігання зображень використовуються оптичні диски, що мають величезні обсяги пам’яті. Так, на п'ятидюймовий оптичний диск можна записати близько 200 тис. сторінок.

Слід нагадати, що ідея зберігання зображень не нова і реалізовувалася раніше на основі мікрофільмів і мікрофіш. Створенню даної технології сприяла поява нового технічного рішення - оптичного диска в комбінації з цифровим записом зображення.

Аудіоконференції. Вони використовують аудіозв'язок для підтримки комунікацій між територіально віддаленими працівниками або підрозділами фірми. Найпростішим технічним засобом реалізації аудіоконференцій є телефонний зв'язок, оснащений додатковими пристроями, що дають можливість участі в розмові більш ніж двом особам. Створення аудіоконференцій не вимагає наявності комп'ютера, а лише припускає використання двостороннього аудіозв'язку між її учасниками.

Використання аудіоконференцій полегшує ухвалення рішень, воно дешеве і зручно. Ефективність аудіоконференцій підвищується при виконанні наступних умов:

·     працівник, що організовує аудіоконференцію, повинен заздалегідь забезпечити можливість участі в ній всіх зацікавлених осіб;

·     кількість учасників конференції не повинна бути дуже великою (звичайно не більше шести), щоб утримати дискусію в рамках обговорюваної проблеми;

·     програма конференції повинна бути повідомлена її учасникам завчасно, наприклад, з використанням зв'язку факсиміле;

·     перш ніж почати говорити, кожен учасник повинен представлятися;

·     потрібно організувати запис конференції зберігання;

·     запис конференції має бути роздрукований і відправлений всім її учасникам.

Відеоконференції. Вони призначені для тієї ж мети, що і аудіоконференції.Для організації відеоконференцій застосовується відеоапаратура. Їх проведення також не вимагає комп'ютера. В процесі відеоконференції її учасники, віддалені один від одного на значну відстань, вони можуть бачити на телевізійному екрані себе і інших учасників. Одночасно з телевізійним зображенням передається звуковий супровід.

Хоча відеоконференції дозволяють скоротити транспортні і командировочні витрати, більшість фірм застосовує їх не тільки з цієї причини. Ці фірми бачать в них можливість привернути до рішення проблем максимальну кількість менеджерів і інших працівників, територіально видалених від головного офісу.

Побудувати телеконференції можна по-різному. Найбільш популярні три конфігурації побудови відеоконференцій:

·     односторонній видео- і аудіозв'язок. Тут видео- і аудіо сигнали йдуть тільки в одному напрямі, наприклад від керівника проекту до виконавців;

·     односторонній видео- і двосторонній аудіозв'язок. Такий аудіозв'язок дає можливість учасникам конференції, що приймають відеозображення, обмінюватися аудіоінформацією з передаючим відеосигнал учасником;

·     двосторонній видео- і аудіозв'язок. В цій найдорожчій конфігурації використовуються двосторонній видео - і аудіозв'язок між всіма учасниками конференції, які звичайно мають один і той же статус.

Зв'язок факсиміле. Цей зв'язок заснований на використовуванні факс-апарату, здатного читати документ на одному кінці комунікаційного каналу і відтворювати його зображення на іншому.

Зв'язок факсиміле вносить свій внесок в ухвалення рішень за рахунок швидкої і легкої розсилки документів учасникам групи, що вирішує певну проблему, незалежно від географічного положення кожного із учасників групи.

3.2 Інформаційні технології підтримки ухвалення рішень

Системи підтримки ухвалення рішень і, відповідна їм, інформаційна технологія з'явилися зусиллями в основному американських учених в кінці 70-х - початку 80-х рр.. Цьому сприяли:

1.      широке розповсюдження персональних комп'ютерів та стандартних пакетів прикладних програм,

2.       успіхи у створенні систем штучного інтелекту.

Головною особливістю інформаційної технології підтримки ухвалення рішень є якісно новий метод організації взаємодії людини і комп'ютера. Вироблення рішення, що є основною метою цієї технології, відбувається в результаті ітераційного процесу в якому беруть участь:

·     система підтримки ухвалення рішень в ролі обчислювальної ланки і об'єкту управління;

·     людина як управляюча ланка - вона задає вхідні дані і оцінює результат, отриманих на комп'ютері, обчислень.

Закінчення ітераційного процесу відбувається по рішенню людини. В цьому випадку можна говорити про здатність інформаційної системи спільно з користувачем створювати нову інформацію для ухвалення рішень, див. Рис. 3.1.

Рис. 3.1. Рішень в системах підтримки ухвалення рішень

Додатково ( до цієї особливості інформаційної технології підтримки ухвалення рішень можна вказати ) ще ряд характеристик:

1.         орієнтація на рішення слабо структурованих ( неформалізованих) задач;

2.         поєднання традиційних методів доступу і обробки комп'ютерних даних з можливостями математичних моделей і методами вирішення задач на основі математичних моделей;

3.         спрямованість на непрофесійного користувача комп'ютера;

4.         висока адаптивна можливість пристосовуватися до особливостей наявного технічного і програмного забезпечення, а також до вимог користувача.

Інформаційна технологія підтримки ухвалення рішень може використовуватися на будь-якому рівні управління.

Крім того, рішення, що приймаються на різних рівнях управління, часто повинні координуватися.

Тому важливою функцією як систем підтримки прийняття рішень, так і технологій є забезпечення координації дій осіб, що ухвалюють рішення, як на різних рівнях управління, так і на одному рівні.

Основні компоненти

Розглянемо структуру системи підтримки ухвалення рішень, а також функції її блоків, які визначають основні технологічні операції, див. Рис.3.2, що наведено нижче.

До складу системи підтримки ухвалення рішень входять такі головні компоненти:

·          база даних,

·          база моделей,

·          програмна підсистема, яка складається з систем управління базою даних (СУБД), системи управління базою моделей ( СУБМ) і системи управління інтерфейсом між користувачем і комп'ютером.

База даних. База даних відіграє в інформаційній технології підтримки ухвалення рішень важливу роль. Дані із баз даних можуть використовуватися безпосередньо користувачем для розрахунків, що здійснюються за допомогою математичних моделей.

 Розглянемо джерела даних і їх особливості.

1. Частина даних надходить у базу даних від інформаційної системи операційного рівня. Щоб ефективно використовувати вказані дані, останні повинні бути заздалегідь оброблені. Для цього є дві можливості:

a).        використовувати для обробки даних операційного рівня фірми систему управління базою даних, що входить до складу системи підтримки ухвалення рішень;

b).       здійснити обробку операційних даних фірми за межами системи підтримки ухвалення рішень, створивши для цього спеціальну базу даних.

Останній варіант більш бажаний для фірм, що проводять велику кількість комерційних операцій.

Оброблені дані про операції фірми утворюють файли, які для підвищення надійності і швидкості доступу зберігаються за межами системи підтримки ухвалення рішень.

2.Окрім даних про операції фірми, для функціонування системи підтримки ухвалення рішень потрібні і інші внутрішні дані, наприклад дані про рух персоналу, інженерні дані і т.п., які повинні бути своєчасно зібрані, введені і оброблені.

3.Важливе значення, особливо для підтримки ухвалення рішень на верхніх рівнях управління, мають дані із зовнішніх джерел.

В числі необхідних зовнішніх даних слід вказати дані про конкурентів, про національну і світову економіку. На відміну від внутрішніх даних зовнішні дані звичайно отримуються у тих організаціях, що спеціалізуються на зборі і підтримці потрібної інформації.

4.В даний час широко досліджується питання про включення в базу даних ще одного джерела даних - документів, що включають записи, листи, контракти, накази і т.п.

Якщо зміст цих документів буде записаний в пам'яті і потім оброблений за деякими ключовими характеристиками ( постачальниках, споживачах, датах, видах послуг і ін.), то система отримає нове могутнє джерело інформації.

Рис 3.2. Структура системи підтримки ухвалення рішень.

Система управління базою даних повинна володіти наступними можливостями:

·          складання комбінацій даних, одержуваних з різних джерел, за допомогою використання процедур агрегації і фільтрації;

·          швидке підключення або виключення того або іншого джерела даних;

·          побудова логічної структури даних в термінах користувача;

·          використання і маніпулювання неофіційними даними для експериментальної перевірки робочих альтернатив користувача;

·          забезпечення повної логічної незалежності цієї бази даних від інших операційних баз даних, що функціонують в межах фірми.

База моделей. Метою створення моделей є опис і оптимізація деякого об'єкту або процесу.

Використання моделей забезпечує проведення аналізу в системах підтримки ухвалення рішень. Моделі, базуючись на математичній інтерпретації проблеми, за допомогою певних алгоритмів сприяють знаходженню інформації, корисної для ухвалення правильних рішень. Наприклад, модель лінійного програмування дає можливість визначити найвигіднішу виробничу програму випуску декількох видів продукції при заданих обмеженнях на ресурси. Використання моделей у складі інформаційних систем почалося із застосування статистичних методів і методів фінансового аналізу, які реалізовувалися командами звичайних алгоритмічних мов. Пізніше були створені спеціальні мови, що дозволяють моделювати ситуації типу "що буде, якщо ?" або "як зробити, щоб?". Такі мови, створені спеціально для побудови моделей, дають можливість побудови моделей певного типу, що забезпечують знаходження рішення при гнучкій зміні незалежних змінних.

Існує безліч типів моделей і способів їх класифікації, наприклад по меті використання, області можливих додатків, способу оцінки змінних і т.п.

Коротко охарактеризуємо деякі класи моделей.

За метою використання моделі підрозділяються на:

·          оптимізаційні, пов'язані із знаходженням точок мінімуму або максимуму деяких показників ( наприклад, керівники часто хочуть знати, які їх дії ведуть до максимізації прибутку або мінімізації витрат),

·           описові, що описують поведінку деякої системи і не призначені для мети управління ( оптимізації).

За способом оцінки моделі класифікуються як: - детерміністичні, використовуючи оцінку змінних одним числом при конкретних значеннях початкових даних; - стохастичні, якщо початкові дані задані ймовірнісними характеристиками .

Моделі-детерміністи більш популярні, ніж стохастичні, тому що вони менш дорогі, їх легше будувати і використовувати. До того ж часто з їх допомогою надходить цілком достатня інформація для ухвалення рішення.

По області можливих додатків моделі розділяються на: - спеціалізовані, призначені для використання тільки однією системою, - універсальні - для використання кількома системами.

Зазначимо, що спеціалізовані моделі більш дорогі. Вони звичайно застосовуються для опису унікальних систем і володіють більшою точністю.

Структура бази моделей. В системах підтримки ухвалення рішення база моделей складається із:

·          стратегічних,

·          тактичних

·          оперативних моделей,

·          сукупності модельних блоків, модулів і процедур, що використовуються як елементи для побудови різноманітних математичних моделей.

Стратегічні моделі використовуються на вищих рівнях управління для:

·          встановлення мети організації,

·          визначення об'ємів ресурсів, необхідних для досягнення поставленої мети,

·          для визначення політики придбання і використання необхідних ресурсів.

Стратегічні моделі можуть бути також корисні при виборі варіантів розміщення підприємств, прогнозуванні політики конкурентів і т.п. Для стратегічних моделей характерна значна широта обхвату, безліч змінних, представлення даних в стислій агрегованій формі. Часто зазначені дані базуються на зовнішніх джерелах і можуть мати суб'єктивний характер.

Горизонт планування в стратегічних моделях, як правило, вимірюється роками. Ці моделі звичайно-детерміністи, описові, спеціалізовані для використання на одній певній фірмі.

Тактичні моделі застосовуються керівниками середнього рівня для розподілу і контролю використання наявних ресурсів.

Серед можливих сфер використання тактичних моделей слід вказати:

·          фінансове планування,

·          планування вимог до працівників,

·          планування збільшення продажі,

·          побудова схем компоновки підприємств.

Тактичні моделі застосовують, як правило, лише до окремих частин фірми (наприклад, до системи виробництва і збуту) і можуть також включати агреговані показники. Часовий горизонт, охоплюваний тактичними моделями, складає від одного місяця до двох років. Тут також можуть бути потрібними дані із зовнішніх джерел, але основну увагу при реалізації вказаних моделей потрібно надавати внутрішнім даним фірми. Як правило, тактичні моделі реалізуються як детерміністи, оптимізаційні і універсальні.

Оперативні моделі використовуються на рівнях управління для підтримки ухвалення оперативних рішень з горизонтом, що виміряється днями і тижнями. Можливі застосування цих моделей включають ведення дебіторських рахунків і кредитних розрахунків, календарне виробниче планування, управління запасами і т.д. Оперативні моделі звичайно використовують для розрахунків внутрішньо фірмові дані. Ці моделі, як правило, детерміністи, описові, інколи оптимізаційні, і універсальні ( тобто можуть бути використаний в різних організаціях).

Математичні моделі складаються з сукупності модельних блоків, модулів і процедур, що реалізовують математичні методи. Сюди можуть входити процедури лінійного програмування, статистичного аналізу, випадкових рядів, регресійного аналізу і т.п. від найпростіших процедур до складних пакетів прикладних програм (ППП). Модельні блоки, модулі і процедури можуть використовуватися як поодинці, так і комплексно для побудови і моделей підтримки.

Система управління базою моделей повинна володіти наступними можливостями: - створювати нові моделі або змінювати існуючі, - підтримувати і обновляти параметри моделей, - маніпулювати моделями.

Система управління інтерфейсом. Ефективність і гнучкість інформаційної технології багато в чому залежать від характеристик інтерфейсу системи підтримки ухвалення рішень. Інтерфейс визначають: - мова користувача; - мова повідомлень комп'ютера, - організуючий діалог на екрані дисплея; - знання користувача. Мова користувача - це ті дії, які користувач проводить відносно системи шляхом використання можливостей клавіатури; електронних олівців, пишучих на екрані; джойстика; "миші"; команд, що подаються голосом, і т.п. Найпростішою формою мови користувача є створення форм вхідних і вихідних документів. Отримавши вхідну форму ( документ), користувач заповнює його необхідними даними і вводить в комп'ютер. Система підтримки ухвалення рішень проводить необхідний аналіз і видає результати у вигляді вихідного документу встановленої форми.

Зазначимо, що (за останній час) значно зросла популярність візуального інтерфейсу – він також буде мати розвиток у подальшому. У вказаному випадку за допомогою маніпулятора типу "миша" користувач вибирає представлені йому на екрані у формі картинок об'єкти і команди, реалізовуючи таким чином свої дії.

Управління комп'ютером за допомогою людського голосу - найпростіша і тому найбажаніша форма мови користувача. Вона ще недостатньо розроблена і тому малопопулярна. Існуючі розробки вимагають від користувача серйозних обмежень: певного набору слів і виразів; спеціальної надбудови, особливості голосу користувача, що враховує; управління у вигляді дискретних команд, а не у вигляді звичайної гладкої мови. Технологія цього підходу інтенсивно удосконалюється, і в найближчому майбутньому можна чекати появи систем підтримки ухвалення рішень, що використовують мовне введення інформації.

Мова повідомлень – це: - те, що користувач бачить на екрані дисплея (символи, графіка, колір), - дані, отримані на принтері, - звукові вихідні сигнали і т.п. Важливим показником ефективності інтерфейсу, що використовується, є вибрана форма діалогу між користувачем і системою.

В даний час найбільш поширені наступні форми діалогу: - режим запитів, - командний режим, - режим меню, - режим заповнення пропусків у виразах, запропонованих комп'ютером.

Кожна форма ,залежно від типу задачі, особливостей користувача і схвалюваного рішення, може мати свої переваги і недоліки. Довгий час єдиною реалізацією мови повідомлень був віддрукований або виведений на екран дисплея звіт або повідомлення. У наш час з'явилася нова можливість представлення вихідних даних - машинна графіка. Вона дає можливість створювати на екрані і папері кольорові графічні зображення в тривимірному вигляді. Використання машинної графіки, значно підвищує наочність і інтерпретацію вихідних даних, стає все більш популярним в інформаційній технології підтримки ухвалення рішень. За останні декілька років намітився новий напрям, що розвиває машинну графіку, - мультиплікація, це також й технології майбутнього. Мультиплікація виявляється особливо ефективною для інтерпретації вихідних даних систем підтримки ухвалення рішень, пов'язаних з моделюванням фізичних систем і об'єктів. Наприклад: система підтримки ухвалення рішень, що призначена для обслуговування клієнтів в банку, за допомогою мультиплікаційних моделей може реально проглянути різні варіанти організації обслуговування залежно від потоку відвідувачів, допустимої довжини черги, кількості пунктів обслуговування і т.п. В найближчі роки слід чекати використання як мови повідомлень людського голосу. Зараз ця форма застосовується в системі підтримки ухвалення рішень сфери фінансів. У вказаній системі в процесі генерації надзвичайних звітів голосом пояснюються причини винятковості тієї або іншої позиції.

Знання користувача - це те, що користувач повинен знати, працюючи з системою. До них відносяться не тільки план дій, що знаходиться в голові у користувача, але і підручники, інструкції, довідкові дані, що видаються комп'ютером. Вдосконалення інтерфейсу ІС і системи підтримки ухвалення рішень визначається успіхами в розвитку кожного з трьох вказаних компонентів.

Інтерфейс повинен володіти наступними можливостями:

·          маніпулювати різними формами діалогу, змінюючи їх в процесі ухвалення рішення за вибором користувача;

·          передавати дані системі різними способами;

·          одержувати дані від різних пристроїв системи в різному форматі;

·          гнучко підтримувати знання користувача (надавати допомогу за запитом, підказувати).

Висновок

З кожним днем в оточуючому нас світі збільшується кількість інформації стосовно найрізноманітніших сфер нашого життя. Тобто розширюється інформаційна сфера. А оскільки жодна з організацій, підприємств, фірм не являється інформаційне ізольованою, то дуже важливим питанням є питання отримання якісної та корисної інформації й інформаційних технологій, які б забезпечували оптимальність процесу управління. Концепція інформатизації управління пов’язана з тим, що водночас із традиційними важелями управління з’являється ще один – управління бізнесом за допомогою інформаційних технологій.

В даній курсовій роботі саме було розглянуте інформаційні технології в управлінні, як складові того, що з самого спочатку інформаційний менеджмент сприймався як менеджмент створення систем, пов’язаних із розробкою, рекламою, торгівлею та експлуатацією комп’ютерних систем, які обслуговують різноманітні інформаційні потреби сучасних промислових підприємств. В роботі доведено, що у сучасних умовах світового соціально-економічного розвитку, особливо важливою областю стало інформаційне забезпечення процесу управління, яке полягає у зборі й переробці інформації, необхідної для прийняття обґрунтованих управлінських рішень. В роботі також зроблено опис й аналіз інформаційних технології й програм інформаційного менеджменту в управлінні роботою менеджерів, запропоновано опис обробки інформації за допомогою інформаційних технологій, також розглянуті всесвітні тенденції з погляду інформаційних технологій управління. Звичайно, інформаційна система чи технологія менеджменту пов’язана із зовнішнім світом (Інтернет, електронна пошта, форуми, конференції, відеотекст, корпоративні мережі, тощо). Таким чином, інформаційні технології відіграють дуже важливу роль у діяльності кожної організації оскільки фактично являється потужною та ефективною інформаційною підтримкою. А це забезпечує їх існування у сучасних економічних умовах, які вимагають досить швидкого планування та прийняття рішень.

Література

1. Петров В.Н. Информационные системы. С-Пб.: Питер, 2002. – 686 с.

2. Статья Ларина М.В.,доктора исторических наук, професора "Применение методологии информационного менеджмента в документационном обеспечении управления" .Опубликовано: Всероссийская конференция "Автоматизация делопроизводства и электронный документооборот в органах власти"

3. Костров, А.В. Основы информационного менеджмента: Учебное пособие. – М.: Финансы и статистика, 2001.

4.         Костров, А.В. Введение в информационный менеджмент. – М.: Финансы и статистика, 1996.

5.         Інформаційні системи в менеджменті: Навчальний посібник. - Львів: НУ "Львівська політехніка", 2004.

6.         Введение в информационный бизнес: Учеб. пособие / Голосов О.В и др. – М.: Финансы и статистика, 1998. – 240 с.

7.         Ситник В.Ф., Писаревська Т.А., Єрьоміна Н.В., Краєва О.С. Основи інформаційних систем: Навч. Посібник. – К.: КНЕУ, 2001. – 420 с.

8.         Устинова Г.М. Информационные системы менеджмента: Основные аналитические технологии в поддержке принятия решений. Изд-во DiaSoft-UP, СПб, 2000. -368 с. Глава 2.

9.         За матеріалами "Information Management Trends in Data Management and Architecture", http://www.accenture.com/Global/Research_and_Insights/ Скорочений переклад: Ярослав Федорак, 2007.

10.       За матеріалами "Information Management Trends in Data Management and Architecture", http://www.accenture.com/Global/Research_and_Insights/ Скорочений переклад: Ярослав Федорак, 2008.

11.        Википедия. http://uk.wikipedia.org/wiki/%D0%86%D0%BD%D1%84%D0%BE%D1%80%D0%BC%D0%B0%D1%86%D1%96%D0%B9%D0%BD%D0%B8%D0%B9_%D0%BC%D0%B5%D0%BD%D0%B5%D0%B4%D0%B6%D0%BC%D0%B5%D0%BD%D1%82

12.       Матвієнко О.В., Цивін М.Н. Інформаційний менеджмент, опорний конспект лекцій, Київ: Слово КНУКіМ, 2002

13.        Галіцин В.К., Сидоренко Ю.Т. Програмні оболонки і пакети: Навч. посібник. — К.: КНЕУ, 2003. — 212 с.

14.       Грещак М.Г. Внутрішній економічний механізм підприємства: Навч. посібник – к.: КНЕУ, 2001. – 228с.

15.       Гуменюк Н.Д. і ін. Економічні методи керування і прискорення розвитку виробництва.-Київ Техніка, 1999. -192с.

16.       Рогач І.Ф., Сендзюк М.А., Антонюк В.А. Інформаційні системи у фінансово-кредитних установах. Навчальний посібник. Видання 2-ге, перераб. і доп.Київ, КНЕУ, 2001.-239 с.

17.       Завгородній В.П. Автоматизація бухгалтерського обліку, контролю, аналізу та аудиту. К.: А.С.К., 2002. – 759 с.

18.       Іваненко С.В. Інформаційні технології в організації бухгалтерського обліку та аудиту. К.: Знання-Прес, 2003. – 349 с.

19.       Бутинець Ф.Ф., Іваненко С.В., Давидюк Т.В., Шахрайчук Т.В. Інформаційні системи бухгалтерського обліку. Житомир: ПП „Рута”, 2002. – 544 с.

20.       Гурков И. Стратегии выживания промышленных предприятий в новых усовиях//Вопросы экономики 1995-№6 19-21