Требования, предъявляемые к оформлению текстов документов

Содержание

Введение

1. Официально-деловой стиль

2. Требования к текстам документов

3. Ошибки в оформлении текстов документов

Выводы

Список использованной литературы

Введение

Язык профессионального общения требует однозначности толкования основных ключевых понятий, выраженных в терми­нах. Для документационного обеспечения управления это особен­но важно: язык делового общения тесно связан с лексикой зако­нодательных и нормативных актов, опирается на нее, и неточное употребление того или иного термина может иметь юридические последствия.

На язык и стиль официальной документации распространя­ются законы составления служебных текстовых документов в ас­пекте так называемого официально-делового стиля речи. Этот стиль имеет свои специфические отличия от разговорной речи и других стилей литературного языка (научного, публицистическо­го, художественного).

В официально-деловом стиле речи выделяются подстили: законодательный, инструктивно-методический, организационно-распорядительный, статистический, технический, дипломатический и т. д.

1. Официально-деловой стиль

Стиль - это особенность языка, проявляющаяся в отборе, сочетании и организации языковых средств в связи с задачами общения. Различают такие функциональные стили, т. е. стили, выделяемые в соответствии с основными функциями языка, свя­занными с той или иной сферой деятельности человека, как пуб­лицистический, научный, художественно-литературный, разговор­но-обиходный, официально-деловой.

Официально-деловой стиль - это такая функциональная раз­новидность языка, которая обслуживает сферу официальных де­ловых отношений преимущественно в письменной форме[1].

Деловые бумаги бывают разнообразными по жанру и по со­держанию, по объему и языковому выражению.

Функция делового стиля заключается в том, что соблюдение нужной формы для передачи содержания дает основание считать документ официально-деловым. Поэтому языку деловых бумаг присуща стилистическая строгость, объективность изложения.

В официально-деловом стиле не должно быть эмоционально­сти, субъективной оценочности и разговорности. Именно это при­ближает стиль деловых бумаг к умеренному книжному, научному стилю, но обезличенность манеры изложения является характер­ным признаком языка документов.

Так как документы связаны с правовой нормой, объективность в стиле изложения подчеркивается утверждающим и предписыва­ющим характером документа. Как правило, документы составля­ются для того, чтобы либо заключенная в них информация была принята к сведению, либо соответствующее решение было обяза­тельно исполнено. Официально-деловым стилем пишут акты суда, прокуратуры, милиции, администрации.

Такие документы опираются на научный анализ обществен­ных отношений, поэтому они должны быть точными и по воз­можности краткими, и это должно быть достигнуто с помощью соответствующих языковых средств.

Характерной особенностью официально-делового стиля явля­ется использование слов в их конкретном значении. Во избежа­ние ошибок в служебных документах не следует допускать совме­щения деловой информации с элементами публицистики (напри­мер, в проектах решений, некоторых видах отчетов, протоколов и т. д.).

Как целостная структура любой документ должен отвечать определенным требованиям[2]:

-      краткость и компактность изложения официального мате­риала;

-      точность и определенность формулировок, однозначность и единообразие терминов;

-      последовательность использования технических приемов правотворчества.

Официально-деловому стилю присуще использование слов только в тех значениях, которые признаются нормой общелите­ратурного словоупотребления, а также в значениях, традицион­ных именно для деловых документов, которые не нарушают их стилистического единообразия и соответствуют общей тенденции стандартизации делового языка.

2. Требования к текстам документов

Текст является основным реквизитом формуляра доку­мента.

Формулировки документа должны быть правильными в юридическом отношении. Основными чертами делового языка являются простота, лаконичность, ясность, точность. При подготовке текста документа должны соблюдаться сле­дующие основные принципы: достоверность и объективность со­держания, полнота информации, краткость изложения, отсутствие рассуждений и повествования, нейтральность тона изложения, средства логической, а не эмоционально-экспрессивной оценки ситуаций и фактов. Такой стиль изложения можно назвать фор­мально-логическим.

Язык служебных документов отличают следующие особенно­сти: нейтральность тона изложения, неличный характер изложе­ния, унификация (трафаретизация), типизация речевых средств и стандартизация терминов, сужение диапазона используемых ре­чевых средств, высокая степень повторяемости (частотности) от­дельных языковых форм на определенных участках текстов доку­ментов, своеобразная модальность.

В устной речи наиболее значимое слово выделяется интона­ционно, а в русской письменной речи информационная роль слова или словосочетаний возрастает к концу предложения. Иными словами, отсутствие в письменной речи активной, не формирую­щей смысл интонации компенсируется наличием специфического принципа «линейной» подачи информации.

Согласно этому принципу сначала в предложение вводится вспомогательная информация, а затем - основная, причем основ­ная информация располагается после сказуемого, а вспомогатель­ная - в начале предложения до сказуемого. Именно поэтому текст трафарета не может начинаться с пробела. В зависимости от того, где располагается то или иное словосочетание, меняется смысл предложения.

Продуманное расположение слов позволяет пишущему при­влечь внимание адресата к той или иной мысли или оттенить важ­ные моменты высказывания. Неправильный порядок слов затруд­няет восприятие фразы и даже создает возможность ее двоякого понимания. Например:

«Учащиеся школы помогали взрослым во время каникул в ра­боте по благоустройству парка», - данный порядок слов в пред­ложении затрудняет восприятие главной мысли.

Следует написать: «Во время каникул учащиеся школы помогали взрослым в ра­боте по благоустройству парка».

При составлении документов следует избегать длинных фраз с большим количеством причастных и деепричастных оборотов, не употреблять эпитетов, гипербол, метафор. В дело­вом письме не должно быть устаревших слов и выражений (ар­хаизмов), например, таких слов, как: ибо, коего, посему, сего, сей, нежели, обрести, благодарственный и т.д.

Из речевого состава современных служебных документов целесообразно исключить такие устаревшие выражения, как: настоящим сообщаю, предъявитель сего, на предмет выдачи, препровождаю, доношу, действительно работает и т.д.

Канцеляризмы лишают текст документов необходимой простоты, гибкости, создают штампы и готовые шаблоны, де­лающие речь казенной и невыразительной, например: «Поста­вить во главу угла...»; «Развернуть культмассовую работу...»; «В части удовлетворения запросов...»; «Имеет место рост произво­дительности труда...» и т.д.

Не рекомендуется использовать в документах выражения с такими предлогами, как «за счет», «по линии», «в части» («по линии намеченных мероприятий», «за счет применения новой техники» и т.д.). Это относится и к словам-спутникам, непременно сопутствующим какому-либо слову, например: критика-обязательно резкая, поддержка - всегда горячая, размах - обычно широкий и т.д.

Не следует употреблять также слов, которые, не уточняя и не раскрывая мысли, только загромождают текст, затрудняют его понимание, так называемых плеоназмов (от греч. «pleonasmos» - многословие), например: своя автобиография (в сло­ве «автобиография» уже заключено понятие «своя»); отступать назад; не нужны слова «месяц», «человек» в сочетаниях «в марте месяце», «10 человек рабочих» и т.д.).

Явным недостатком при составлении текстов документов является тавтология (повторение одних и тех же слов), напри­мер: «Следует отметить следующие недостатки...»; «В целях улучшения работы целесообразно...»; «Объединить воедино...»; «Хронометраж времени...» и т.д.

В деловом письме используются слова иноязычного проис­хождения, когда им не находится соответствующих синонимов, обозначающих то же понятие. Но не следует употреблять ино­странные слова, когда имеются равнозначные им русские, на­пример: утрировать вместо преувеличивать, индифферентно - равнодушно, конвенция - условие, дефекты - недостатки и т.д. Применяя в деловом письме узкоспециальные термины (профессионализмы) и не имея уверенности в том, что адресатом они будут поняты, следует в скобках объяснить их значение.

Составить служебный документ тем легче, чем боль­шим запасом слов располагает его составитель, используя синонимы - слова, разные по звучанию, но близкие по зна­чению, например: договор - условие, согласование; извес­тие - извещение, сообщение, новость; взгляд - убеждение, мнение, точка зрения; отчетливый - четкий, определенный, ясный, очевидный и т.д.

В организационно-распорядительных документах должны применяться только общепринятые сокращения.

Если сокращение образуется по первым буквам полного наименования конкретного учреждения, такое сложносокра­щенное название пишется прописными буквами, например: Белорусский государственный университет - БГУ. Сокращен­ные нарицательные имена существительные пишут строчными буквами, например: вуз - высшее учебное заведение.

Употребляются и сокращения, образованные по началь­ным слогам слов, входящим в сложные наименования, напри­мер: завхоз, главбух и т.д., или состоящие из начальных слогов первого слова с полным вторым словом, например: жилотдел, капремонт, спецотдел, хозрасчет, хозчасть и т.д., а также слова, представляющие собой тип простых слов-усечений, например: спец., зам., зав., пом. и т.д.

В сложносокращенных словах, образованных по смешан­ному принципу, буквенные сокращения пишутся прописными буквами, слоговые или слова-усечения - строчными, напри­мер: НИИхиммаш.

Употребляются также традиционные текстовые сокраще­ния, принятые во всех разновидностях документов. После тек­стового сокращения всегда ставится точка. Допускаются со­кращения «и т.д.» (так далее), «и т.п.» (тому подобное), «и пр.» (прочие), «и др.» (другие). Разрешается сокращение союза «т.е.» (то есть).

Встречающиеся в документах сокращения «т.к.» (так как), «т.о.» (таким образом), «п.ч.» (потому что), «т.н.» (так называе­мый) не являются общепринятыми, и поэтому употребляться не должны.

Не допускается сокращение слов через косую черту, на­пример: н/заводе (на заводе) и т.п.

Названия географических понятий сокращают только пе­ред словом, к которому они относятся, например: г. Минск, оз. Нарочь.

Слово «город» сокращают до одной буквы - г. (с точкой). Это сокращение применяется в реквизите «место издания или составления документа», в адресате при написании почтового адреса, а также в тексте документа. При употреблении слова «город» во множественном числе ставят две буквы без точки между ними.

После нескольких дат пишут две буквы «г» с точкой по­сле второго «г.» При этом второй год пишется полностью, а не двумя последними цифрами, например: 1991-1995 гг.

Учебные и финансовые годы пишут через косую черту, сокращая последний год на две первые цифры и употребляя слово год в единственном числе, например: 1990/91 г.

Слово год не сокращается в заголовках, а также при упо­минании в тексте только года, например: «... в начале 1991 года».

В текстах документов должны быть указаны конкретные даты (точное календарное время), например: 19 декабря 1996 г., 19.12.1996, а не 19 декабря с.г. или 19 декабря т.г.

Употребляются и сокращения, принятые в планово-учет­ной документации, например: госбанк, квит. №, накл. №, техпромфинплан, расч. счет и т.д.

Принятая форма обращения «господин» сокращается в начале и середине фразы, а также в реквизите «адресат» сле­дующим образом: г-н. Слово «господа» - сокращается только в середине фразы (при этом точка ставится после второго «г»). В начале и в конце» фразы это сокращение не допускается. При употреблении слова «господин» вначале пишется фамилия, а затем инициалы. При употреблении фамилии и инициалов без слова «господин» даже при наличии наименования должности перед фамилией пишут инициалы, а затем фамилию, напри­мер: «Поручить сотрудникам Г.М. Ивановой и В.А. Смирно­вой...»

При составлении организационно-распорядительных до­кументов рекомендуется пользоваться простыми предложения­ми; применять устойчивые (трафаретные) словосочетания и словесные формы; применять прямой порядок слов (подлежа­щее предшествует сказуемому). При этом определение должно стоять перед определяемым словом, дополнение - после уп­равляющего слова, обстоятельственные слова - ближе к тому слову, к которому они относятся, а вводные слова и выраже­ния (как правило, в связи с тем, ввиду того) - в начале пред­ложения. Сказуемое в предложении следует выражать простой глагольной формой, а в решениях, распоряжениях, приказах употреблять глаголы неопределенной формы (утвердить, обя­зать, отменить и т.д.) и языковые конструкции повелительного характера.

Для текстов официальных документов не характерно исполь­зование образной фразеологии, оборотов со сниженной стилис­тической окраской.

Стандартные обороты речи типа: «в связи с распоряжением Правительства», «в порядке оказания материальной помощи», «в связи с тяжелым положением, сложившимся...» - постоянно воспроизводятся в служебных документах, приобретают устойчи­вый характер и по своей роли сближаются с фразеологизмами. В языке документов они выполняют ту же функцию, что и устойчи­вые сочетания типа: «принять во внимание», «довести до сведения».

В названиях органов при Президенте Российской Федерации с прописной буквы пишутся первое слово и имена собственные, например, Федеральное агентство правительственной связи и ин­формации при Президенте Российской Федерации.

В названиях министерств, государственных комитетов и дру­гих центральных органов государственного управления Россий­ской Федерации и республик в ее составе с прописной буквы пи­шется первое слово. Если в словосочетание входят имена собствен­ные или названия других учреждений, эти имена собственные и названия пишутся так же, как при самостоятельном употреблении.

В названиях актов высших органов государственной власти и управления Российской Федерации прописные буквы употребля­ются следующим образом:

Конституция Российской Федерации; Конституция (но; конституции республик); Декларация прав и свобод человека и гражданина; Федеративный договор.