Ошибки в оформлении текстов документов

3. Ошибки в оформлении текстов документов

Структурные ошибки. Источником структурных ошибок является неверное построе­ние делового письма, несоразмерное расположение его частей. Важно, чтобы каждый аспект содержания занимал определенное место в логической структуре делового письма и не совпадал с другим аспектом. Несоблюдение этого условия приводит к длин­ным введениям и сложным системам мотивировок.

В связи с тем, что в бланке письма отведено специальное мес­то для указания связи между предыдущим и последующим пись­мом, не следует текст письма начинать с повторения того, что уже отражено в индексах, дате отправления и теме письма. Нет необ­ходимости указывать наименование предприятия рядом с долж­ностью лица, подписавшего письмо, поскольку это уже указано на бланке или в прямоугольном штампе, поставленном в верхнем левом углу письма.

Синтаксические ошибки - это ошибки, связанные с неправильным порядком слов в предло­жении. В текстах деловых писем встречаются ошибки, свидетель­ствующие о том, что их составители не знают правила порядка слов в русской письменной речи. Как уже отмечалось, его информационная роль возрастает к концу предложения. Так, например, из предложения «Для определения фонда оп­латы в конце года уточняются расценки за продукцию» непонят­но, «расценки уточняются в конце года» или «расценки уточня­ются для определения фонда оплаты в конце года».

Нарушение специфики употребления деепричастных оборотов. Деепричастный оборот служит средством передачи действия, происходящего одновременно или в связи с другим действием.

Используя это обстоятельство, через деепричастный оборот мож­но передать различные этические моменты, такие как, например, внимание, оказанное затронутому в письме вопросу в ходе его изучения, заинтересованность в скорейшем завершении работы и т. д. Например: «Внимательно рассмотрев представленный к утверждению про­ект, Совет директоров считает...»

Пользуясь деепричастными оборотами, можно сформули­ровать причины, послужившие основанием для принятия того или иного управленческого решения. Деепричастным оборотом следует начинать, а не завершать фразу. Например: «Учитывая...» «, «Считая...», «Принимая во внимание...», «Руководствуясь...» и т. д.

Ошибки при употреблении деепричастных оборотов нетруд­но исправить, заменяя предложения с деепричастными оборота­ми предложениями с обстоятельствами, выраженными сочета­ниями слов, или сложноподчиненными предложениями с обсто­ятельственными придаточными частями, а также употребляя глаголы-сказуемые не в страдательном, а в действительном за­логе.

Неправильно: «Изучая проблемы городского транспорта, учеными были полу­чены интересные результаты». Правильно: «При изучении проблем городского транспорта ученые получили интересные результаты».

Ошибки, возникающие в результате незнания структуры слож­ного предложения. При построении сложных предложений следует учитывать, что наиболее употребительны сложные предложения с союзами «что; который; если; вследствие того, что; при условии, чтобы; где; как».

Нередко составители деловых писем неоправданно усложняют текст. Появляются письма, насыщенные сложноподчиненными предложениями с однотипными придаточными частями, перечислениями, сложно построенными конст­рукциями, развернутыми цитатами (например, из предварительной деловой беседы или телефонного разговора) и т. д.

Придаточные предложения могут быть заменены синонимич­ными причастными и деепричастными оборотами. Этим дости­гается сжатость и лаконизм текста. Например: «Направляем Вам для сведения Основные положения Единой государственной системы делопроизводства, одобренные Государ­ственным комитетом...» (вместо: «которые одобрены»).

Неправильное использование предлогов. Наиболее частая ошибка - неправильное использование предлогов. В деловой письменной и устной речи получили большое распространение словосочетания с предлогом «о» и с зависимыми существитель­ными в предложном падеже типа: «вопрос о доверии; решение о кадрах; соглашение с...» и т. д. Однако наблюдаются случаи не­правильного использования предлога «о», что создает языковые помехи. Например: «Директор завода отметил о важности поставленной пробле­мы». Правильно: «Директор отметил важность поставленной проблемы».

«Цех нуждается в ремонте, о производстве которого мы на­стоятельно требуем». Правильно: «Цех нуждается в ремонте, производства которого мы насто­ятельно требуем».

Составители деловых писем нередко не различают случаев, когда речь идет об учреждении, а когда о здании. Например: «В наше предприятие распределены на работу молодые специа­листы» (правильно: «На наше предприятие»).

Неправильное согласование в падеже. Наи­более частым является неверное употребление существительного в родительном падеже вместо дательного. Неправильно: «Согласно Вашей просьбы...»; «Согласно приказа...»; «Согласно решения...». Правильно: «Согласно Вашей просьбе...»; «Согласно приказу...»; «Согласно решению...».

Слово «руководство» требует после себя не родительного, а творительного падежа. Например, неправильно писать: «Руководство производственной практики осуществляется ве­дущими специалистами предприятия». Правильно: «Руководство производственной практикой осуществляется ведущими специалистами предприятия».

Морфологические ошибки. Согласование определений. Если определение относится к име­ни существительному, имеющему при себе приложение, оно со­гласуется с главным словом сочетания: новый вагон-лаборатория, универсальная лебедка-автопогрузчик. Главное слово в таких со­четаниях обычно стоит на первом месте.

Ошибки при употреблении полной и краткой формы имен прилагательных. Составителям деловых писем следует учитывать, что краткие формы имен прилагательных более употребитель­ны в официально-деловой речи. Полные формы прилагательных (в форме именительного падежа) в подобных текстах оказыва­ются неуместными, ощущаются как разговорные и даже просто­речные. Неправильно: «Выводы комиссии обоснованные и справедливы»; «Данное решение обязательное для исполнения». Правильно: «Выводы комиссии обоснованны и справедливы»; «Данное решение обязательно для исполнения»

Ошибки при употреблении количественных имен числительных. При употреблении количественных числительных в деловых письмах следует помнить, что все количественные имена числи­тельные склоняются; при этом изменяются все части сложных и составных числительных: до семисот рублей, с семьюстами семь­юдесятью семью рублями и т. д.

Лексические ошибки. Неправильное использование слов и терминов. Основное ко­личество ошибок в деловых письмах относится к лексическим. Природа их кроется в ряде случаев в недостаточной грамотности некоторых адресантов.

Отдельные термины и профессиональные жаргонные слова бывают знакомы лишь узкому кругу лиц определенной профес­сии, поэтому требуется обязательная расшифровка их в тексте.

Расшифровывать нужно и термины, которые в разных отрас­лях промышленности имеют различное значение, например: «ре­дуктор» в химической промышленности означает «приспособле­ние для снижения давления газа», а в машиностроении - «при­способление, снижающее скорость вращения валов».

Стремление придать словам большую значимость выливается в «терминологическую игру», приводящую к разнообразным ошибкам. Часто встречаются обороты, которые в стилистике име­нуются расщеплением сказуемого: вместо «премировать» пишут «производить премирование», вместо «монтировать» - «произ­водить монтаж», вместо «внедрить» — «осуществить внедрение».

Неуместное или неоправданное употребление иностранных слов. Часто в деловой язык попадают иностранные слова, обозначаю­щие понятия, за которыми уже закреплен русский эквивалент. Например, пишут: «срок выполнения может быть пролонгирован» вместо «про­длен»; «презентовать» вместо «представить».

При использовании иностранного слова необходимо точно знать его смысл. Например, неверно предложение: «Эффективность режима экономии во многом зависит от того, насколько лимитируются финансовые расходы». Слово «лимит» означает «предельная норма». Лимитируются средства, а не расходы, т. е. дается предельная норма денежных средств, в пределах которых осуществляются те или иные расходы.

Употребление нескольких слов с одним и тем же значением (конвенция - условие, экстраординарный - особенный) часто затруд­няет работу с документами, особенно при обработке их на машине. Неправильное употребление иноязычной лексики, как прави­ло, ведет к тавтологии.

Тавтологией называются смысловые повторы, которые возни­кают в тех случаях, когда в предложении соседствуют однокоренные слова: «польза от использования навесных агрегатов»; «следует учитывать следующие факторы». Тавтологические повторы делают фразу неблагозвучной. Кроме того, они затрудняют ее восприятие, по­скольку привлекают к себе особое внимание.

Употребление иностранной лексики должно быть обус­ловлено тремя обстоятельствами, тесно связанными между собой: необходимостью, уместностью и точностью словоупотребления.

Плеоназмы. Плеоназмом (греческое pleonasmos - излишество) называется частичное совпадение значения слов, образующих словосочетание: памятный сувенир (сувенир - подарок на память), передовой авангард (авангард - те, кто идет впереди), совмест­ное сотрудничество (сотрудничество - совместная работа, совме­стное решение проблем).

Часто встречаются выражения: промышленная индустрия (в слове «индустрия» уже заключено понятие «промышленная»); фор­сировать строительство ускоренными темпами (форсировать - и так означает вести ускоренными темпами); потерпеть полное фиаско (фиаско и есть полное поражение). Как отмечалось выше, одной из причин плеоназма является неправильное употребление иностранной лексики.

Не различение слов-паронимов. Смысловая точность речи - одно из главных условий, обеспечивающих практическую, а не­редко и правовую ценность делового письма. Неправильно выб­ранное слово может исказить фразу или придать тексту нежела­тельный оттенок. Речевой ошибкой, связанной с незнанием зна­чения слова, является не различение слов-паронимов.

Паронимами называются близкие по звучанию родственные сло­ва, различающиеся значением: гарантийный - гарантированный; поместить - разместить; проводить - производить; оплатить - заплатить и т. д.

Иногда составители деловых писем путают многозначные гла­голы «представить» и «предоставить». Глагол «представить» имеет значения: предъявить, сообщить (представить список необходи­мого оборудования, представить документы); познакомить с кем-либо (представить коллективу нового сотрудника).

Глагол «предоставить» имеет значения: отдать в чье-либо распоряжение, пользование (предоставить транспортные средства); дать право, возможность сделать, осуществить что-либо (предос­тавить отпуск, предоставить слово, предоставить решение вопро­са коллективу завода). Например: «Ваш институт должен представить список сотрудников, же­лающих принять участие в конференции».

Выводы

При подготовке текста документа должны соблюдаться сле­дующие основные принципы: достоверность и объективность со­держания, полнота информации, краткость изложения, отсутствие рассуждений и повествования, нейтральность тона изложения, средства логической, а не эмоционально-экспрессивной оценки ситуаций и фактов. Такой стиль изложения можно назвать фор­мально-логическим.

Язык служебных документов отличают следующие особенно­сти: нейтральность тона изложения, неличный характер изложе­ния, унификация (трафаретизация), типизация речевых средств и стандартизация терминов, сужение диапазона используемых ре­чевых средств, высокая степень повторяемости (частотности) от­дельных языковых форм на определенных участках текстов доку­ментов, своеобразная модальность.

Список использованной литературы

1.         Басаков М. И. Делопроизводство и корреспонденция. - Ростов н/Д, «Феникс», 2001. 215с.

2.         Давыдова Э.Н. Делопроизводство: Учеб.-практич. руководство. - Мн.: Тетра Системе, 2004. 356с.

3.         Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: документационное обеспечение управления: Учебное пособие. - М.: ИНФРА-М, 2003. 298с.

4.         Кузнецова Т.В. Назначение документа (функции документа) // Секретарское дело. - №12. - 2004. - 14-19 с.

5.         Кузнецов И. Н. Делопроизводство: Учебно-справочное пособие. - М: Издательско-торговая корпорация «Дашков и К°», 2005. 168с.

6.         Охотников А.В., Булавина Е.А. Документоведение и делопроизводство. - Ростов н/Д: «Март», 2004. 203с.

7.         Павлюк Л. В. Справочник по делопроизводству, архивному делу и основам работы на компьютере. - СПб: «Герда», 2000. 189 с.

[1] Давыдова Э.Н. Делопроизводство: Учеб.-практич. руководство. - Мн.: ТетраСистемс, 2004. - С. 49

[2] Кузнецов И. Н. Делопроизводство: Учебно-справочное пособие. -М: Издательско-торговая корпорация «Дашков и К°», 2005. - С.95