Навигация
Присоединенные файлы: текст электронного документа, изображения, графики, диаграммы, аудио- и видеоматериалы и т.д
34532
знака
0
таблиц
0
изображений
2. Присоединенные файлы: текст электронного документа, изображения, графики, диаграммы, аудио- и видеоматериалы и т.д.
3. Контрольная карточка документа, содержащая список поручений и согласований по исполнению документа.
Как правило, новые документы создаются на рабочем месте регистратора, заполняющего регистрационную карточку документа и прикрепляющего к нему дополнительные файлы. Если документ будет поставлен на контроль исполнения, то заполняется и контрольная карточка документа.
Любой зарегистрированный документ может относиться к одному из следующих потоков документов:
- поток входящих документов: содержит документы, пришедшие на Предприятие извне;
- поток исходящих документов: содержит документы, которые будут направлены другим организациям и частным лицам;
- поток внутренних документов: как правило, содержит документы, регламентирующие внутреннюю жизнь организации и циркулирующие только внутри ее самой;
Функциональные обязанности пользователей СЭД
Существует несколько функциональных обязанностей, выполняемых пользователями СЭД:
- регистратор – лицо, ответственное за регистрацию документов в организации, а также занимающееся вопросами отправки исходящих документов. Регистратор создает поручения или согласования по документу, назначает контролера, ответственных исполнителей и соисполнителей по поручениям согласно резолюции и устным указаниям руководителя. Он также выбирает для документа маршруты выполнения поручений или согласований, и выполняет связывание документов и присоединяет файлы документов к регистрационной карточке документа. Регистратором для входящих документов является специалист по делопроизводству и контролю (далее секретарь), также секретарь осуществляет окончательную регистрацию исходящих документов, внося данные об отправке. Регистратором внутренних документов может быть любой работник Предприятия, регистратором исходящих – начальник отдела;
- руководитель – лицо, принимающее решения по обработке документов и распределяющее работы по документу, а также налагающее резолюции. Для входящих документов эту роль выполняет директор, для исходящих и внутренних – начальники отделов или заместители директора;
- исполнитель (соисполнитель) – работник Предприятия, выполняющий поручение по документу;
- ответственный исполнитель – лицо, отвечающее за исполнение поручения или проведения согласования по документу. Ответственный исполнитель обладает более широкими полномочиями, чем соисполнители, и может сам создавать новые поручения по данному ему поручению (т. н. подпоручения);
- контролер – лицо, контролирующее ход исполнения работ по документу. Контролер может создавать новые поручения и согласования, переназначать исполнителей по поручениям, изменять сроки исполнения поручений, прерывать исполнение поручений, возвращать поручения ответственным исполнителям на доработку, снимать поручения с контроля и т.д.
Схемы обработки документов
Рассмотрим типичную схему документооборота на Предприятии для потока входящих документов.
1. Регистратор просматривает и сортирует корреспонденцию, присланную по почте, доставленную курьером или переданную лично. Он подготавливает документы для просмотра руководителем, регистрирует их и относит руководителю для получения резолюции.
2. Руководитель, получив документ, поданный регистратором, составляет резолюцию, в которой определено, в частности, кому документ должен быть разослан, надо ли ставить документ на контроль, какие и кому даются поручения по документу, определяет срок исполнения документа. Руководитель дает в устной или письменной форме указания по составлению поручений по документу, назначает контролера, ответственного за контроль исполнения поручений, и возвращает документ регистратору.
3. Регистратор завершает заполнение полей документа и создает поручения или согласования по документу согласно резолюции, полученной от руководителя. Или подключает ранее созданный маршрут выполнения поручений или согласований, а также корректирует его. Регистратор обладает достаточными полномочиями, чтобы создавать и менять поручения или согласования по исполнению документа в случае, если руководитель дал лишь общие рекомендации. Регистратор может назначить контролера и срок исполнения документа.
4. Контролер может изменить срок исполнения документа и контролера по документу. Он может вводить тексты заданий ответственным исполнителям и устанавливает сроки исполнения поручений или согласований по документу.
5. Ответственные исполнители, получив уведомления о поручениях или согласованиях, выполняют их или создают подпоручения (поручения по поручениям) по документу и назначают исполнителей этих поручений.
6. Исполнители получают поручения по документу, просматривают их тексты и выполняют связанные с ними поручения (возможно, для этого им потребуется забирать документ на редактирование).
7. При выполнении согласования по документу исполнитель принимает решение: одобрить или отклонить документ.
8. Выполнив поручения, исполнители пишут отчеты.
9. Отчеты о выполнении поручений попадают к контролеру. Он может принимать отчеты и снимать поручения с контроля либо признавать отчеты неудовлетворительными и возвращать поручения исполнителям на доработку. Ответственный исполнитель по поручению выступает в роли контролера для подпоручений, созданных им самим.
10. По выполнении всех поручений или согласований контролер снимает документ с контроля. При этом он пишет при необходимости комментарий по результатам исполнения документа. Сам документ с этого момента считается исполненным.
Рассмотрим типичную схему документооборота на Предприятии для потока внутренних документов.
Документ создается кем-либо из сотрудников, имеющих право на регистрацию документов в потоке внутренних документов. После регистрации внутреннего документа с ним могут выполняться те же операции, что и с входящими документами после их регистрации.
Рассмотрим типичную схему документооборота на Предприятии для потока исходящих документов.
Документ создается кем-либо из сотрудников, имеющих право на регистрацию документов в потоке исходящих документов.
При регистрации исходящего документа указывается организация-корреспондент, в которую этот документ будет отправлен. После согласования и окончания работы над документом он направляется секретарю для визирования директором и отправки. Секретарь проверяет подписи документа, визирует их подлинность, формирует бумажную версию документа и получает подпись директора. Последней операцией, выполняемой при обработке исходящего документа, является его отправка организации-корреспонденту секретарем и присвоение ему собственного исходящего номера, отдельного от внутреннего регистрационного номера документа.
Контроль исполнения документов
Контроль исполнения документов включает в себя следующие операции:
1. Постановка документа на контроль. Назначение контролера по документу и контрольных сроков исполнения документа.
2. Задание маршрута обработки документа (маршрута документа): контролер или лицо, наделенное правами редактирования документов (если контролер еще не задан), создает цепочку поручений или согласований по обработке документа.
3. Движение документа по маршруту:
- исполнение поручений или согласований;
- создание отчетов об исполнении поручений;
- снятие поручений или цепочки поручений с контроля (выполняется контролером);
- отмена поручения или согласования, а также цепочки поручений или согласований (выполняется контролером или регистратором).
Похожие работы
... все названные критерии. Причем данным набором дело не ограничивается, поскольку наука и практика не стоит на месте, появляются новые реалии и обстоятельства. 2.2.Проблема выбора система электронного документооборота на предприятиях малого и среднего бизнеса Основными российскими тенденциями начала третьего тысячелетия стал безбумажный технологический бум во всех сферах человеческой ...
... , а также отсутствие необходимости в покупке и внедрении дополнительного программного обеспечения сторонних разработчиков. Базой для создания модели электронного документооборота будет являться реально существующая коммерческая организация ЗАО «Bona Fide»-Волгоград, которая предоставляет юридические и аудиторские услуги на городском и региональном уровне. Внутри предприятия выделяются 4 ...
... АИС способствует повышению эффективности производства экономического объекта и обеспечивает качество управления. Результатом данного курсового проекта являлась разработка системы автоматизированного электронного документооборота для заданного предприятия, позволяющая оптимизировать движение документов в соответствии с рациональной организацией труда. Использование данной системы в реальных ...
... и количеством пользователей от 20 до 150.«Гран-Док» - корпоративная версия («Единая система электронного документооборота и делопроизводства муниципальных структур управления административного округа») - единая система электронного документооборота и делопроизводства административного округа. Ее можно отнести к специализированным системам автоматизации делопроизводства и ...
0 комментариев