АС «Летограф»

2.4.2. АС «Летограф»

 «ЛЕТОГРАФ» провела интеграцию своей систе­мы управления документами и бизнес-процессами с ABBYY Recognition Server, первым серверным продуктом для распознавания документов.

ABBYY Recognition Server, интегрированный в универ­сальную многофункциональную систему управле­ния документами и бизнес-процессами ЛЕТОГ­РАФ, позволяет:

·            автоматизировать конвертирование в/из фор­мата PDF и распознавание документов, сос­тавленных на разных языках;

·           быстро и качественно обрабатывать массивы изображений;

·           сохранять документы в различных форматах;

·           масштабировать файлы в промышленных ко­личествах.

ABBYY Recognition Server наряду с другими продуктами ABBYY, интегрированными в систему «ЛЕТОГРАФ», позволит заказчику улучшить управление информацией. В частности, могут быть существенно сокращены временные и ресурсные затраты на обработку, распознавание и конвертирование больших объемов информа­ции, перевод документов из бумажного архива в электронный вид.

На данном этапе стратегия компании «ЛЕТОГРАФ» ориентирова­на не только на экспансию на российском рынке систем электронного документооборота (СЭД). Планируется активно вести работу и с зару­бежными заказчиками. Интеграция ABBYY Recognition Server и системы «ЛЕТОГРАФ» позволяет предло­жить пользователям систему нового поколения, многофункциональную, гибкую и надежную.

Система «ЛЕТОГРАФ» является первым в мире и единственным на сегодня решением со встро­енным серверным приложением ABBYY Recognition Server [www.letograf.ru].

2.4.3. АС «ДЕЛО – Старт»

Компания «Электронные офисные системы» разработала новую однопользовательскую версию системы «ДЕЛО»- «ДЕЛО-Старт», поставляемую с СУБД Microsoft® Data Engine (MSDE).

Система «ДЕЛО-Старт» - это полноценная система автоматизации делопроизводства, отвечающая всем отечественным нормативным требованиям, предназначенная для автоматизации делопроизводства в небольших организациях.

Система «ДЕЛО-Старт» обеспечивает поддержку всех основных делопроизводственных функций:

·     регистрацию входящих, исходящих и внутренних документов;

·     ввод резолюций руководства;

·     контроль исполнения;

·     отметку отправки документов внешнему корреспонденту;

·     формирование оперативных сводок и стандартных отчетов.

Система «ДЕЛО-Старт» легко устанавливается, предъявляет минимальные требования к компьютеру пользователя, не требует наличия предустановленной СУБД. Ограничения системы по отношению к другим версиям компании:

·     один пользователь - одно рабочее место;

·     отсутствие функций электронного обмена документами с внешними корреспондентами;

·     отсутствие журнала передачи экземпляров бумажных документов и ряда связанных с этим функций.

Система «ДЕЛО-Старт» полностью совместима по данным и интерфейсу с другими версиями семейства [www.eos.ru].

Выводы

Подведем итог нашего исследования, в ходе которого было установлено, что при выборе системы электронного документооборота следует учесть множество факторов и окончательное решение предпочтительно принимать на основе комплексного анализа возможностей СЭД в зависимости от требований и специфики заказчика. Критерии, по которым были рассмотрены системы, достаточно универсальны и соответствуют задачам автоматизации документооборота как в коммерческих, так и в государственных учреждениях.

Если говорить о выборе СЭД для организации с предполагаемым количеством одновременно работающих пользователей около 50, то наиболее оптимальным решением видится система «ЕВФРАТ-Документооборот», разработка компании Cognitive Technologies. При умеренной стоимости система, с одной стороны, содержит весь необходимый функционал для автоматизации работы с документами, а с другой стороны, предлагает широкие возможности настройки и модификации при внедрении разработчиком, партнерами и непосредственно заказчиками.

Кратко об исследовании

Данное исследование подготовлено на основе технических описаний систем, взятых из открытых источников, и тестирования демо-версий программных продуктов «Дело», «Евфрат-Документооборот», «Optima-Workflow». Исследование возможностей систем «Босс-Референт», «CompanyMedia», «Documentum», «LanDocs» проводилось только на основе технических описаний, поскольку компании-разработчики данных систем демо-версии не представляют.

Глава 3.

 Модель электронного документооборота

Основываясь на вышеперечисленных характеристиках автоматизированных систем, на практике внедрения, стоимости и функциональности, в своей описательной модели мы решили остановиться на АС «Евфрат-Документооборот». На наш взгляд, это наиболее удобная, простая во внедрении и применении система, с необходимым набором функций, которые способствуют удачному переходу документооборота предприятия на высокий технологический уровень, с использованием современных компьютерных средств. Таким образом, отличительными чертами АС «ЕВФРАТ-Документооборот» перед вышеописанными программами являются следующие.

·           Система рассчитана на работу как в рамках небольшого отдела, например, канцелярии или локальной организации в целом, так и в рамках территориально-распределенной организации со сложной схемой информационных потоков.

·           Организация современной технологии делопроизводственного процесса на основании действующих стандартов и нормативов.

·           Более наглядный и удобный интерфейс системы.

·           Более простой и понятный алгоритм (технология работы) для пользователя при выполнении основных функций системы (регистрация документа, поиск).

·           Создание единого информационного пространства предприятия.

·           Обеспечение надежности учета и хранения документов.

·           Организация эффективной защиты информации.

·           Гибкость и простота настройки, обслуживания и администрирования.

·           Возможность работы с системой специалиста со средними знаниями современных компьютерных технологий.

·           Отсутствие особых условий установки и эксплуатации, а также отсутствие необходимости в покупке и внедрении дополнительного программного обеспечения сторонних разработчиков.

Базой для создания модели электронного документооборота будет являться реально существующая коммерческая организация ЗАО «Bona Fide»-Волгоград, которая предоставляет юридические и аудиторские услуги на городском и региональном уровне. Внутри предприятия выделяются 4 подразделения: Бухгалтерия, Секретариат, Юридический и Аудиторский отделы, которые в свою очередь взаимодействуют с рядом предприятий-клиентов, а также с головной компанией, которая находится в Москве (ЗАО «Bona Fide»-Москва). В этих отделах работают специалисты по отдельным вопросам, готовящие квалифицированные решения в соответствии со своей компетенцией, а утверждает их линейный руководитель – генеральный директор.

Схема 1. Структура организации

Юрист 1 Юрист 2 Аудитор 1 Аудитор 2

Юрист 3 Аудитор 3

Таким образом, в документационном обмене задействовано 4 подразделения. Согласно своим функциям, каждый отдел разрабатывает соответствующие документы, которые передает в другие отделы, а также внешним организациям и предприятиям и, соответственно, головной компании.

Поскольку предприятие имеет достаточно сложную структуру организации как внутри, выделяя отделы, так и внешне – являясь филиалом Московской компании, то внедрение общекорпоративной системы электронного управления документами происходило на базе уже внедренных систем внутри Волгоградского филиала. Такими системами можно считать, например: документооборот, бухгалтерия, управление отношениями с клиентами. Данные системы были переведены к интеграции сервисов в корпоративную информационную систему. Мы выбрали внедрение сервисами в качестве способа внедрения СЭУД. Данный способ подразумевает собой деление всего процесса внедрения на сжатые промежутки времени этапы, в течение которых решается определенная задача, например, обеспечение управления нормативной документацией. В данном случае под сервисами следует понимать выделенный набор функций ПО, позволяющий полностью решить некую частную задачу. В рамках одной системы сервисы могут быть обособлены или полностью интегрированы друг с другом, однако в каждом из случаев они сохраняют свою работоспособность [Куциняк 2003: 20].

В ходе внедрения сервисами архитектура всего решения приобрела следующую структуру:

§   на нижнем уровне находятся общесистемные данные: информация о пользователях всех систем (LDAP, MS AD и прочие), также на этом уровне происходит авторизация и аутентификация пользователей, и организован доступ к общим справочникам информационной системы;

§   над общими данными находятся приложения, формирующие бизнес-логику. Эти приложения работают независимо друг от друга, поскольку общая информация хранится на нижнем уровне, доступном всем приложениям;

·           интерфейсы всех систем сводятся в едином портале и представляются в едином интерфейсе пользователя; пользователь получает доступ ко всем системам через веб-браузер, что обеспечивает единую авторизацию и привычность интерфейсов.

Мы выбрали именно такой способ, потому что подобная архитектура информационной системы позволяет нам наращивать сервисы в сжатые сроки, использовать разные системы без опасения проблем несовместимости, выполнять небольшие этапы, закрывающие частные задачи.

Преимущества, безусловно, были очевидны:

1)         при добавлении нового сервиса не было необходимости изменять бизнес-процессы, уже реализованные в программном обеспечении;

2)         поскольку добавление набора сервисов реализуется в виде последовательности небольших этапов, в результате мы получаем законченное решение. Благодаря этому, в случае если у нас возникала необходимость отложить работы на более поздний период или отказаться от дальнейших работ, система сохранялась с тем же набором функционала, который позволял решить конкретные задачи;

3)         в ходе внедрения и в последующем нами был использован веб-интерфейс, который позволил охватить всю организацию вместе с головной компанией, не производя работ по настройке клиентских мест.

Для нормативного урегулирования и защиты электронного документооборота в организации, специалистами ДОУ был разработан ряд документов:

1.         Руководство по организации электронного делопроизводства и документооборота.

2.         Руководство по организации хранения документов на электронных носителях.

3.         Руководство по установления сроков хранения.

4.         Руководство по определению дальнейшего маршрута продвижения документов и информации с истекшим сроком хранения.

Наряду с вышеперечисленными руководствами были разработаны номенклатура дел, в которую были внесены основные виды документов с установленными сроками хранения, и реестр источников ключевой информации.

Для регламентации работы с конфиденциальной информацией был создан перечень сведений, относящихся к конфиденциальным. В нем зафиксированы: период и уровень (гриф) конфиденциальности, список сотрудников, которым предоставлено право использовать эти сведения в работе. А также дополнительно составлен перечень документов, в которых эти сведения документируются.

Использование электронно-цифровой подписи (ЭЦП) также регламентируется инструкциями и правилами по использованию ЭЦП.

Отдельно были внесены добавления и корректировки в должностные инструкции сотрудников.