Краткие характеристики системы «БОСС-Референт»

2.3.2. Краткие характеристики системы «БОСС-Референт»

Система «БОСС-Референт» разработана компанией «АйТи» на базе продукта Lotus Notes компании IBM, который представляет собой средство проектирования систем поддержки групповой работы и может рассматриваться в качестве стандарта в этой об­ласти.

Данная разработка ориентирована на средние коммерческие предприятия.

Система обеспечивает поддержку следующих процессов:

·           подготовка и согласование документов;

·           подготовка, и исполнение и контроль поручений;

·           обработка входящей и исходящей корреспон­денции. Входящие документы подвергаются следующим операциям: экспедиционной об­работке (с возможностью сканирования и по­токового ввода документов, а также автомати­ческого преобразования факсов и e-mail во входящие документы), регистрации, рассмот­рению руководством и выдаче резолюции, оз­накомлению в структурном подразделении или исполнению, контролю за исполнением.

Основные процедуры обработки исходящих документов: разработка проекта документа исполнителем, согласование проекта доку­мента, регистрация документа, экспедицион­ная обработка документа;

·           управление прохождением внутренних доку­ментов: распорядительных, организационных и информационно-справочных;

·           хранение и динамическое обновление данных о структуре и работниках предприятия, подде­ржка механизма делегирования полномочий. Хранение и динамическое обновление данных о контрагентах предприятия;

·           поддержка технологического документообо­рота по трем направлениям работы: а) веде­ние реестра и обслуживание материальных объектов, б) подготовка договоров и обработ­ка событий по ним, в) взаимоотношения с кли­ентами, поставщиками и партнерами;

·           поддержка обмена знаниями и информацией внутри рабочих групп, комитетов, между цент­ральным офисом организации и ее подчинен­ными структурами, а также напрямую между подчиненными структурами.

Каждому пользователю в системе предостав­лен свой Рабочий «Кабинет» - персональный поч­товый ящик, куда приходят все уведомления и размещаются по папкам в зависимости от стату­са. Однако статус исполнения выданных вами приказов - недоступен, потому что механизм поч­товой базы не приспособлен для реализации по­добных функций.

Система не рассчитана на полиструктурные организации, т.е. в холдинге невозможен конт­роль исполнения распоряжений в нижестоящих организациях. Кроме того, почтовые механизмы передачи документов между организациями и удаленными подразделениями не могут рассмат­риваться как, безусловно надежные.

По данным, представленным разработчиками, система имеет сертификат соответствия ГСДОУ. Компания «АйТи» имеет сертификат ГОСТ РИСО9001 [http://www.boss-referent.ru/www.boss-referent.ru].

2.3.3. Краткие характеристики системы «Optima Workflow»

Данная система разработана компанией «Оптима» и предназначена для управления процессами создания, обработки, ти­ражирования и хранения документов или иных ин­формационных объектов, а также для автоматиза­ции основных процедур современного делопроиз­водства и организации документооборота. В сос­тав системы «Optima Workflow» входят пять программных модулей, которые могут быть установлены на различные клиентские станции или серверное оборудование в корпоративной сети, в зависимос­ти от методов организации процессов документо­оборота и создания рабочих мест пользователей.

По словам разработчиков, внедрение подобной системы в организации обеспечивает следующие возможности:

·           централизованное хранение документов в электронном виде;

·           формализацию процедур создания и обработ­ки документов;

·           наличие case-подобного графического редак­тора для описания процессов движения доку­ментов и технологических операций на этапе работы с ними;

·           единые управление и контроль за движением документов в рамках бизнес-процессов. Конт­роль реализован следующим образом: созда­ется специального вида документ - «документ на контроле», который помещается на «доску объявлений». Исполнители могут не только оз­накомиться с содержанием поручения, но и непосредственно в документ внести сведения о ходе исполнения, отметить факт выполнения и так далее. Все это отражено в одном экземпляре документа, который не тиражируется и не рас­сылается в адрес всех упомянутых в докумен­те контролеров, исполнителями соисполните­лей. Уведомления рассылаются по электрон­ной почте MS Outlook/Exchange [http://www.boss-referent.ru/www. optima-workflow.ru].

Система «Optima Workflow» содержит инструмен­ты задания маршрутов прохождения документов, аудита, отслеживания их статуса в процессе обра­ботки, настраиваемые на специфику организа­ции, и не предлагает каких-либо стандартных про­цедур.

Информации о наличии сертификата соответ­ствия ГСДОУ нет.

2.3.4. Краткие характеристики системы « Documentum»

Данная система – это разработка одноименной корпорации «Документум Сервисиз», продукты которой ориентированы на автоматизацию более крупных и сложных систем управления документами.

Следует еще раз обратить внимание на то, что «Documentum» по функционалу и стоимости сравним с базовым программным обеспечением, таким как IBM Content Manager. Обе эти систе­мы обладают примерно равными возможностями и на базе каждой из них можно построить систему электронного документооборота – разница состоит только в стоимости. Но все же в рамках данной дипломной работы мы попытались обрисовать некоторые возможности и недостатки системы, применительно к системам автоматизации делопроизводства.

Documentum обладает следующими возмож­ностями:

·           масштабируемость и работа в территориально-распределенном режиме, есть возмож­ность подключения мобильных пользователей;

·           рассылка уведомления и поручения происходит с по­мощью механизма электронной почты;

·           поддержка многоязычности через языковые пакеты. Смысл в том, что заказчик устанавли­вает одну версию программного обеспечения, но может применять раз­личные ее локализации. На пользовательском экране имеется выпадающее меню, в нем он может выбрать язык. Механизм поиска позволяет вести одновременный поиск в документах на разных языках. Русификация продукта реа­лизована совместно с компанией «ПРОМТ»;

·           сервисы генерации аудиторского следа (то есть наблюдения за действиями пользователей);

·           управление потоками работ (workflow), в том числе и с помощью средств графических ре­дакторов;

·           управление мультимедиа-данными - извлече­ние информации из неструктурированных дан­ных, например, текста из изображения;

·           печать с поддержкой цифровых водяных зна­ков и временных меток;

·           потоковый ввод документов через сканер и распознавание.

По информации, предоставленной разработчиками, в пятой версии осуществлен переход на стан­дарт J2EE, вследствие чего «Documentum» может работать на самых разных серверах: WebLogic, WebSphere, iPlanet и так далее [http://www.boss-referent.ru/www.documentum.ru].

Система «Documentum» является системой управления содержанием (ЕСМ), а система документооборота строится на ее основе под конкретного заказчика. В ходе нашего исследования, мы установили, что из всех систем электронного документооборота «Documentum» является самой дорогой и ориентирована на очень крупные внедрения.