Краткие характеристики системы «Евфрат-Документооборот»

2.3.7. Краткие характеристики системы «Евфрат-Документооборот»

Данная система была разработана компанией Cognitive Technologies. Новая версия системы «ЕВФРАТ-Документооборот» v.12 позволяет построить полноценную систему управления бизнес-процессами и документами организации, а также содержит весь необходимый инструментарий для успешной организации электронного документооборота любой компании, независимо от численности и формы собственности.

 «http://www.evfrat.ru/about/ - 2#2ЕВФРАТ-Документооборот» позволяет:

1)         автоматизировать регистрацию документов и заданий;

2)         обеспечить эффективное взаимодействие сотрудников в рамках работ по документам;

3)         осуществлять мгновенный поиск информации;

4)         контролировать выполнение работ, инициируемых документами и заданиями;

5)         проводить мониторинг состояния выполняемых процессов и анализ загрузки персонала за счет формирования различных журналов и отчетов;

6)         организовать долговременное хранение документов организации;

7)         обеспечить разграничение прав доступа сотрудников к информации.

Основными функциями системы являются: http://www.evfrat.ru/features/ - 3#3

·           регистрация документов в системе (заполнение электронной регистрационной карточки), присоединение к карточке любого количества файлов произвольного формата;

·           постановка документов на контроль;

·           возможность создания параллельных и последовательных поручений, подпоручений соисполнителям;

·           возможность проектирования типовых маршрутов движения документов;

·           слежение за ходом исполнения поручений, рассылка уведомлений и напоминаний;

·           поиск документов по любому из полей регистрационной карточки и по тексту присоединенных к карточке файлов с учетом морфологии русского языка;

·           разграничение прав доступа к документам, в том числе с использованием ролей, что удобно при временном или постоянном замещении должностей;

·           протоколирование действий пользователей, криптографическое шифрование и применение ЭЦП;

·           подготовка и печать журналов и отчетов;

·           рассылка документов, переписка между пользователями системы при помощи встроенной почтовой службы;

·           возможность автоматизации процессов хранения и списания документов в архив;

·           доступ к документам и поручениям при помощи веб-браузера из любой точки мира.

По данным, предоставленным разработчиками, в новой версии АС «ЕВФРАТ-Документооборот» v.12 появились и были усовершенствованы следующие функциональные блоки:

поддержка территориально-распределенной работы: создание единого пространства управления филиальной структурой; сквозной контроль за исполнением заданий, выданных филиалам;

интеграция с электронной почтой: регистрация писем из электронной почты в системе «ЕВФРАТ-Документооборот»; отправка документов по электронной почте внешним адресатам с использованием адресных книг почтовых программ;

регистрация документов - облегчение труда делопроизводителя: регистрация нового документа на основе существующего; автоматическая проверка документа на дублирование при его регистрации; поддержка потокового сканирования;

контроль и анализ деятельности организации: расширение списка уведомлений и напоминаний о приближении и наступлении срока исполнения каждого контролируемого задания; автоматизация процесса приема исполнителем поручения на исполнение или отказа от исполнения с отсылкой соответствующего уведомления; развитие возможностей построения и работы со сложными отчетами;

возможности администрирования: поддержка работы с иерархическими словарями; организация резервного копирования информационной базы данных по расписанию; работа «ЕВФРАТ-Документооборот Сервер» как сервиса; экспорт/импорт типовых маршрутов, форм документов, шаблонов отчетов; администрирование хранилища форм документов; новый Генератор отчетов [www.evfrat.ru].

Особенностью системы АС «ЕВФРАТ-Документооборот» является ее гибкость и простота настройки, обслуживания и администрирования.

Информации о наличии сертификата соответ­ствия ГСДОУ отсутствует.

2.4. Последние разработки на российском рынке систем автоматизации документооборота

На сегодняшний момент наблюдается возрастание интереса к системам электронного документооборота, как среди государственных, так и коммерческих структур. Подобная заинтересованность способствует большему оснащению отечественного рынка такими системами, позволяющими удовлетворять все потребности организации.

Ниже нами представлены несколько последних разработок систем, информация о которых в относительно полной мере представлена разработчиками.

2.4.1. АС «DocFlow 2006»

В 2006 году консорциум «Кодекс» представил новое поколение своих систем элект­ронного документооборота.

По мнению разработчиков, новая система воп­лотила в себе все последние достижения инфор­мационных технологий в области автоматизации делопроизводства в органах государственной власти, а также в средних и крупных коммерческих предприятиях [www.docflow.ru].

Система обеспечивает подготовку электронных документов, создание банка электронных копий документов, централизованный и децентрализованный учет докумен­тов, ведение единых корпоративных классифика­торов и справочников, обмен структурированной и документальной информацией между структур­ными подразделениями (в том числе удаленны­ми), корпоративный контроль исполнения, а также подготовку организации к переходу к безбумаж­ной технологии работы с документами. Адаптиро­ванная к работе в сложных гетерогенных сетях, архитектура системы спроектирована с учетом большого числа пользователей. Вся работа с дан­ными осуществляется на сервере приложений, что позволяет снизить нагрузку на сеть и ускорить обработку пользовательских запросов.

За каждую из типовых задач делопроизводства отвечают соответствующие модули, которые, в зависимости от требований заказчика, могут внедряться частично или поэтапно. Так, модуль «Система подготовки документов» решает одну из важнейших задач документооборота - создание и ведение корпоративного банка документов с воз­можностью контекстного поиска внутри этого ин­формационного массива. Безопасность и досто­верность информации достигается за счет разг­раничения прав доступа, поддержки электронно-цифровых подписей, шифрования трафика между сервером приложений и клиентом. Удобство ра­боты - обеспечивается интеграцией системы по схеме «тонкий клиент» с основными офисными приложениями, что позволяет пользователю раз­мещать документы в базе данных, не выходя из привычных редакторов'MS Word или MS Excel. В результате планируемой интеграции системы с программой Autodesk AutoCAD пользователь сможет строить хранилища проектной документа­ции, обеспечивающее коллективный доступ к чер­тежам, другим материалам проектной документа­ции и их сканированным копиям.

Развивая принципы электронного документо­оборота, новая версия системы «Кодекс» учиты­вает и традиции документооборота бумажного. Так, подсистема «Кодекс: Потоковое сканирова­ние» позволяет значительно ускорить процесс об­работки входящей бумажной корреспонденции. Каждый регистрируемый документ получает штрих-код и сканируется, а его электронная копия сохраняется в базе данных «Системы подготовки документов». Штрих-код, нанесенный на доку­мент, позволяет мгновенно найти документ с по­мощью сканера штрих кодов в базе данных.

В числе новых решений, предлагаемых новой версией системы «Кодекс: Документооборот», разработчики также называют мощный генератор отчетов, ориентированный на представление данных в пакете Microsoft Office и позволяющий поль­зователю по определенным критериям поиска сформировать отчет, не обладая специальными навыками в области программных технологий [www.docflow.ru]. Ра­ботая с консолидированными данными, пользова­тель сможет производить группировки сведений, строить линейные таблицы, подотчеты, кросс таб­лицы, избегая рутинных и сложных операций.

Наряду с новой архитектурой системы «Кодекс: Документооборот», особо отмечались возмож­ности ее масштабирования и динамической наст­ройки интерфейса, позволяющие самостоятельно расширять функциональность подсистем, а также, в зависимости от специфики деятельности поль­зователя, вводить новые атрибуты и классифика­торы документов, скрывать редко используемые атрибуты, включать новые элементы дизайна.